Opsætning af Aftaler og Enheder
Anvendelse af Aftaler og enheder
Opsætning af Aftaler og Enheder
For at kunne anvende Aftaler og enheder, skal man have rettigheder til det. Dette tildeles via System > Brugere.
For at have adgang til Aftaler og enheder, skal der være flueben i modulet Enheder. Skal der også være adgang til Dokumenter, skal der også være flueben i Dokumenter.
Se evt. nederst i denne vejledning omkring brugere og rettigheder : Tilføj / Slet bruger
Der bør kun gives adgang til Dokumenter til de brugere som også skal kunne læse de dokumenter der lægges ind. Skal man ikke kunne kigge i medarbejderens gemte kontrakt, skal man ikke have adgang til modulet.
Når adgangen er givet; Vælg HR og herefter Aftaler
Aftaler er opdelt i System aftaler og Egne aftaler og Enheder er opdelt i System enheder og Egne enheder.
Det er muligt at ændre indstillingen for hvornår man ønsker at blive gjort opmærksom på at en aftale skal fornys. Dette gøres i HR via Indstillinger > Aftaler
Her kan man angive hvor lang tid før en aftale udløber man vil have besked og hvor lang tid efter udløbet, beskeden skal blive stående, f.eks. som her med 60 dage før og 30 dage efter.
Aftaler
Under System aftaler er der pt. oprettet 2.
Børneattest som skal fornyes hvert år og som er aktiv og straffeattest som er aktiv og som ikke skal fornyes.
Det er muligt at rette i udvalgte indstillinger på disse aftaler. Først markeres aftalen og herefter klikkes på blyanten for at rette
Her er det børneattest man har valgt at redigere. Ønsker man at børneattesten skal opdateres med et andet interval end det år den er sat op til, rettes tallet i "Fornyelsesinterval" - ønsker man at den skal fornyes hvert andet år, skrives der 2 i feltet og vil man opdatere den hvert 1½ år, skrives 18 i feltet og så rettes feltet neden under fra År til Måneder.
Vær OBS på at hvis man ændrer fornyelsesintervallet på f.eks. Børneattest, så gælder ændringen for alle der er hentet børneattest på.
Ønsker man ikke at skulle angive et løbenummer, fjernes fluebenet i feltet "Løbenummer krævet"
Vil man ikke kunne anvende børneattester, fjernes fluebenet i "Aktiv (skal bruges på skolen)" og ønsker man ikke at blive mindet om at børneattesterne skal fornyes, fjernes fluebenet i "Skal fornyes"
Som udgangs punkt er Børneattester sat til at skulle fornyes og straffeattester er sat til ikke at skulle fornyes.
Her er Børneattesten rettet, så den nu skal fornyes hvert andet år.
Under enheder kan der også redigeres, her kan man dog kun vælge om man ønsker at kunne anvende enheden.
Egne aftaler
Ønsker man at blive mindet om andet end de aftaler der allerede er oprettet, kan man oprette egne aftaler. Dette kunne f.eks. til Lønsamtaler, jubilæum o.l.
For at oprette egne aftaler, trykkes på plusset
Her oprettes f.eks. en aftale om lønsamtaler som skal afholdes hver 1½ år
Der kan oprettes ligeså mange aftaler som man ønsker.
Det samme gælder Egne enheder.
Fornyelse af Aftaler
Når en aftale er tæt på at udløbe vil der blive vist en notifikation på HR fanen i øverste venstre hjørne i lønprogrammet
Når man klikker ind i HR, vil man kunne se hvilke medarbejdere der er tale om
Her vises hvilke medarbejdere der er tale om og hvilke aftaler, der er tæt på at skulle fornyes.
I dette tilfælde er der tale om en børneattest som udløber den 12. december 2024 (da den sidst blev hentet den 12-12-2022 og fornyelsesintervallet er sat til 2 år). Og en børneattest som udløber den 19. december.
For at registrere at man har indhentet en ny børneattest, dobbeltklikkes på medarbejderens navn. Her redigeres børneattesten og den nye indhentelsesdato samt det nye løbenummer udfyldes og der trykkes på gem.
Det samme gøres på de øvrige aftaler der er kommet frem.
Enheder
Under System Enheder er der pt. oprettet 3
Computer, Mobiltelefon og Nøgle
Disse har ingen fornyelse, da man i stedet for at forny, i stedet vil modtage en ny computer eller telefon. Der skal derfor kun tages stilling til om man vil anvende enhederne. Bliver der f.eks. ikke udleveret en nøgle til medarbejderne, kan man fjerne fluebenet i "Aktiv"
Egne enheder
Får medarbejderne udleveret andre enheder end dem der er oprettet under System enheder, man kan oprette disse under Egne Enheder
Tryk på plusset for at oprette egne enheder
Her navngives enheden
og der trykkes på gem. Hvis man på et senere tidspunkt ikke længere udleverer en motorbåd til de ansatte, kan man redigere enheden og fjerne fluebenet i "Aktiv"
Anvendelse af Aftaler og enheder
Når man på skolen har børn på 14 og derunder, skal der indhentes en børneattest på de ansatte som har med disse børn at gøre.
Denne attest bør opdateres med jævne mellemrum. For at hjælpe med at kunne huske at lave denne opdatering af attesterne, kan det registreres i Lønprogrammet under HR > Medarbejdere
Her dobbeltklikkes på den medarbejder hvor det skal registreres at der er indhentet en børneattest og så vælges fanen Aftaler
For at lægge en ny aftale på medarbejderen vælges +'et i linjen med aftaler
Først vælges hvilken aftale man vil lægge ind
Herefter kan evt. øvrige oplysninger angives
Datoen for indhentning skal angives, men det er ikke et krav at angive løbenummeret.
Når datoen er angivet, vil der blive givet besked 30 dage før den 11-11-2026 (se mere herom længere nede)
På samme måde kan man oprette enheder på medarbejderne
Først trykkes på plusset under Enheder og så vælges det hvilken enhed man gerne vil registrere på medarbejderen.
Når enheden er valgt, kan de øvrige oplysninger udfyldes
Når medarbejderen på et tidspunkt returnere computeren, kan det registreres ved at udfylde Returneringsdatoen.
(når der på et tidspunkt udfyldes en returneringsdato, vil enheden ikke længere blive vist, men kan ses ved at trykke på det lille "øje" ved siden af printikonet.
Har medarbejderen enheder der ikke er registreret som værende returneret når denne fratræder, vil der blive vist en besked herom når man registrerer fratrædelsen i lønnen.
Dokumenter
Ønsker man at opbevare kontrakter, samtykkeerklæringer o.l. i lønsystemet, bruges Dokumenter. Under Aftaler og Enheder vil man kunne uploade dokumenter. Den eneste begrænsning for brugen, er at det kun er pdf'er der kan uploades. Ellers er det kun fantasien der sætter grænser for hvilke dokumenter man kan gemme på medarbejderen.
For at oprette et dokument trykkes på plusset. Dokumentet navngives og man vælger et pdf-dokument.
ønsker man at se eller slette et uploadet dokument, trykkes på de 3 prikker ud for dokumentet. Her kan man vælge at hente, hente og få vist eller at slette
Kommentarer
0 kommentarer
Log ind for at kommentere.