Denne "fiktive" bruger oprettes, hvis man har behov for en mappe, hvor alle medarbejdere i fx. køkken kan godkende bilag fra. Dette gør det nemt, da bilag ikke kommer til at ligge hos den enkelte bruger men i gruppen og man kan i revisionssporet se, hvilken af medarbejderne, der har godkendt bilag mv.
Hvis man kun har en mailadresse til flere pedeller på skolen, vil der ikke skulle oprettes en fiktiv bruger, men en bruger til denne mailadresse man har. Ulempen ved denne måde er, at man ikke kan se, hvem der godkender de enkelte bilag, da det vil være samme bruger, der står i revisionssporet. Man kan evt. løse dette ved at bede medarbejderen om at skrive notat på bilaget eller tvinge en købsbeskrivelse på denne bruger, hvor medarbejderne skal skrive, hvem der har godkendt.
Alle medarbejdere skal have adgang til den fiktive bruger via feriefanen, så de kan få bilag mm. videre i systemet.
Det er vigtigt, når sekretær/bogholder skal sende bilag til en pedel eller til køkkenet, at de sender til denne "fiktive" bruger i stedet for den enkelte pedel- eller køkkenmedarbejder.
Følgende skal udfyldes for denne "fiktive" bruger:
Som udgangspunkt tager man sine egne rettigheder med i gruppen. Dvs. hvis en pedel må kontere på en bestemt konto, så behøver man ikke udfylde dette i den fiktive bruger også.
Har gruppen yderligere rettigheder, kan disse så også bruges i gruppen af brugerne.
Stamdata - her udfylder man med en "fiktiv" mail fx. pedelgruppen@xxxx.dk (@skolens normale domænenavn) eller køkkengruppen@xxxx.dk samt de andre relevante felter.
Indstillinger - her udfylder man det samme, som man har gjort på den enkelte køkken- eller pedelmedarbejder. Her vil man oftest fjerne advisering, idet det er en fiktiv mail.
Roller - oftest vil der ikke skulle vælges noget her, da det skal være samme rolle, som den enkelte køkken- eller pedelmedarbejder har.
Rettigheder - udfyld de relevante rettigheder, hvis der skal tildeles yderligere rettigheder i forhold til den enkelte bruger, kan man oprette dem her.
Kontoplan - udfyld de relevante konti, som gruppen må kontere på, hvis der skal have yderligere konti i forhold til den enkelte bruger, kan man oprette dem her.
Dimensioner - hvis I anvender dimensioner og brugeren skal kunne dimensionere, så skal det udfyldes her.
Prokura - udfyldes ikke, da prokura ligger på den enkelte bruger.
Ferie - alle de medarbejdere, der skal have adgang til pedel- eller køkkenmappen skal oprettes her. Man kan oprette med f.eks. feriestart fra 01-07-2022 til 31-12-2099.
Kommentarer
0 kommentarer
Log ind for at kommentere.