Konvertering af kontoplan til NY FINANS

DENNE VEJLEDNING ER UDELUKKENDE TIL TESTBRUG OG DER ER IKKE TALE OM DEN ENDELIGE VERSION AF PROGRAMMET

Indhold:

Intro
Mapning via kontoplan
Mapning via keywords
Oprette nye konti
Sammenlægning af konti
Fortryde mapning
Konti der ikke skal mappes

Intro

For at starte konverteringen vælges Programmer > Finans Konvertering



Herved åbnes programmet til konvertering.



Når billedet åbnes, er der ikke valgt skoletype, så man starter med at sætte flueben ud for den relevante skoletype. Er man kombineret skole, sættes der flueben i flere skoletyper.

Her er valgt en friskole, og til den skoletype findes der 411 konti i den nye kontoplan. Der vil være forskelligt antal konti alt afhængigt af, hvilken skoletype der er valgt.



Undervejs i konverteringen vil tallene ændre sig efterhånden, som man får konverteret sine konti eller får valgt konti fra i den nye kontoplan (mere herom senere).

Trykkes på "Se detail information", kan man se en status over samtlige konti.



Der vises samtidig en oversigt over, hvor mange konti der findes i den gamle kontoplan og hvor mange af disse, der er konverteret.



For at starte konverteringen trykkes først på "Keywords".

Herefter trykkes på knappen "Vis Keywords".

Herved vises de 250 keywords, der findes i systemet. For at fjerne de ord, der ikke findes i skolens kontoplan, trykkes på "Fjern keywords med 0 forekomster"





Herved er der kun de keywords tilbage, som findes i skolens kontoplan.

Der vises samtidig, hvor mange gange de forskellige ord findes.



Herefter trykkes på Afslut.

Mapning af konti via kontoplan

Tryk på knappen "Map Konti".

Herved vises de intervaller, der er i kontoplanen. Det er muligt at sortere på de enkelte kolonner, det anbefales dog, at der sorteres på "SumFraKonto" - dette gøres ved at trykke på feltet (der vises en lille trekant i det felt, der sorteres på).



Der kan vælges at mappe konti ud fra den gruppe, som de ligger i (f.eks. som ovenfor konto 10000 til konto 99999 eller fra konto 10000 til konto 19999). Det anbefales at konvertere konti i så små grupper som muligt.

Det er også muligt at mappe konti enkeltvis, dette vises længere nede i vejledningen.

Dobbeltklik på den gruppe der skal mappes.



Her er gruppen "Statstilskud grundskole i alt" valgt.

I venstre side vises de konti, der findes i den nye kontoplan, og i højre side vises den gamle kontoplan.

Først vælges en konto i venstre side, og herefter skal den mappes med en konto i den gamle kontoplan.



Der findes 2 metoder man kan finde sine konti på. "Metode 1" tager udgangspunkt i den gamle kontoplan. Det er muligt at filtrere, hvilke konti der vises for f.eks. kun at vise de konti, der vedrører den gruppe, som man er i gang med. Dette gøres ved at skrive et interval i de 2 felter, herefter sættes flueben i "Filter", og  der trykkes på "Vis konti".



Man kan også vælge ikke at skrive noget i filtreringen, så er det hele kontoplanen, der vises.

Mapning af konti via Keywords

"Metode 2" tager udgangspunkt i "Keywords".

Her kan man dobbeltklikke på et ord, og ud fra dette ord findes en eller flere konti, hvor ordet indgår. Man kan også vælge at taste et søgeord og trykke søg, og så vil det fremkomme, hvis ordet findes.


For begge metoder gælder det, at for at mappe kontoen kan man enten dobbeltklikke på den eller markere den og så trykke på knappen "Map valgte konti".



Når kontoen er mappet, vises det i begge sider





Det kan være en fordel at sætte flueben i, at det kun er konti, der ikke er mappet, der skal vises. Da der efterhånden gerne skulle være en overvægt af konti, som er mappet.



Det samme kan gøres i den nye kontoplan (nederst i venstre side af billedet).

Oprette nye konti

I den nye standard kontoplan vil der være steder, hvor der kun findes 1 konto til f.eks. løn, skolepenge m.v., men hvor det er nødvendigt at skulle oprette flere for at fortsætte som hidtil.

Her er valgt en lønkonto.



I den nuværende kontoplan er der oprettet 1 konto til hver medarbejder. Ønsker man at blive ved med at have en konto til hver, markeres de enkelte konti i højre side (enten ved at holde CTRL nede og klikke på dem en ad gangen, eller ved at holde SHIFT nede og så markere en hel række).



Herefter trykkes på knappen "Opret konto" i venstre side af billedet.

Kontonumrene vil automatisk blive tilpasset, så de passer inden for det interval, der er mellem den valgte konto og den efterfølgende konto.



Ønsker man at rette kontonavn eller kontonummer, kan man rette i billedet og trykke på Godkend.



Konti oprettes ved tryk på OK.

Sammenlægning af konti

Ønsker man at sammenlægge konti, kan dette gøres ved at markere en konto i venstre side og flere konti i højre side og herefter at trykke på "Map Valgte Konti".

Herved lægges alle de valgte konti sammen på det valgte kontonummer.



Alle de valgte konti kan ses nederst i billedet.

Fortryde mapning

Har man fået mappet en konto forkert (valgt forkert konto, fået slået for mange eller for få konti sammen osv.) kan man fortryde mapningen.

Dette gøres ved at markere kontoen og så trykke på knappen "Ophæv mapning".



Ved tryk på Ja, bliver den tidligere mapning ophævet.

Konti der ikke skal mappes

I den nye kontoplan findes alle de konti, der "skal" være der ift. paradigmet, men det betyder ikke nødvendigvis, at alle konti skal benyttes på alle skoler. Derfor kan det være en god idé at markere de konti, man ikke skal benytte.
Det er bedst at notere de forskellige konti hen ad vejen, men man kan også gå hele listen igennem og markere dem med det samme.

Tryk på knappen "Mangler mapning"



Her vises alle de konti i den nye kontoplan, som endnu ikke er mappet.

Der findes 2 knapper til at markere, at en konto ikke skal "med videre".

Skal kontoen ikke anvendes (fordi kontoens formål aldrig bliver relevant) trykkes på "Registrér konto ikke skal anvendes"). F.eks. "Tilskud til kostafdelinger grundskole" hvis man er sikker på, at "det får vi aldrig hos os". Er man bare det mindste i tvivl, er det bedre at trykke på den anden knap "Registrér at konto ikke skal mappes". Denne knap benyttes, hvis der bare er en lille chance for, at man en gang skal bruge kontoen.