Sidst opdateret i 2023
Indhold
1. Generelt
Holdprogrammet er det overordnede program for Karaktermodulet og hold i Viggo. Oplysninger, som er indtastet i Holdprogrammet, er forudsætningen for, at karaktermodulet kan fungere.
Karaktermodulet kan ikke benyttes, hvis skolen ikke har Holdprogrammet.
2. Grundlæggende opsætning
Inden Holdprogrammet kan tages i brug, skal følgende generelle oplysninger indtastes:
1. Skolens data
2. Kalenderoplysninger for skoleår
3. Kursusperiode
4. Læreroplysninger - Navn, cpr, initialer og nummer
5. Klasseoplysninger
6. Fagkoder
2.1 Opsætning - System
Vælg Opsætning fra programskallen.
Skolens data
Skolens data indeholder oplysninger om navn, adresse mv. og benyttes i udskrifter.
Hvis Karaktermodulet benyttes, trækker systemet Underskrivernavn på afgangsbeviset fra disse indstillinger (Skoleleder).
Kurser - (Kalenderoplysninger for skoleår og kursus)
2.2 Skoleåret
Kalendersystemet benyttes til at afgrænse holdenes gyldighedsperioder. De enkelte hold/fag er ikke tilknyttet et bestemt kartotek, men er tilknyttet et bestemt sæt datoer. Herved opnås mulighed for, at et hold/fag kan benyttes af flere forskellige kartoteker.
Der skal være oprettet skoleår og kursus for at Holdprogrammet fungerer.
Det er vigtigt, at disse oplysninger er indsat korrekt inden den egentlige oprettelse af Fag/hold begynder.
Skoleåret - generelt
Skoleåret er fast defineret som perioden fra d.01-08-XX til d.31-07-XX.
Kursusperioden er den periode, hvor eleven/kursisten er på skolen. Der kan oprettes lige så mange kursusperioder, som der er behov for. Skal skolen oprette en kursusperiode der overlapper mere end et skoleår, oprettes de to skoleår og herefter kursusperioden.
Opret skoleår
Klik på "Opret skoleår".
Et skoleår går ALTID fra d.01-08-XX til d.31-07-XX.
Afslut med "OK".
Ret skoleår
Klik på "Ret". Ret oplysninger.
Afslut med "OK".
Slet skoleår
Markér skoleåret - tast CTRL + DEL.
Klik "OK".
NB! Når et skoleår slettes fjernes alle underliggende oplysninger:
- Kursusoplysninger
- Skemaperioder
2.3 Kurser
Et kursus er underlagt skoleåret. Kursets startdato og slutdato skal være indenfor de datoer, som afgrænser et skoleår. Starter et kursus i et skoleår og slutter i det næste, skal begge skoleår være oprettet. der kan være mange kurser under et skoleår. Efterskoler/Friskoler vil ofte kun have ét kursus. Højskolerne kan have lange kurser samt korte kurser.
Kursusoplysninger har betydning for Holdprogram og endvidere for elev- og kursusøkonomi.
Opret kursus
Ret kursus
Klik på "Ret kursus". Ret oplysninger.
Afslut med "OK".
Slet kursus
Markér kursus. Klik på "Slet kursus".
2.4 Medarbejderoplysninger
Alle lærere, som skal benyttes i holdprogrammet (og i Viggo) skal oprettes i skolens medarbejderkartotek (oftest LM eller MK) som minimum med navn, cpr, initialer + et nummer. Der må ALDRIG findes en tom linje i kartoteket.
Flyt fra medarbejderkartotek til "Lærere til Hold/Skema"
Marker den medarbejder der skal benyttes i holdprogrammet og klik på "hent navn"
2.5 Klasseoplysninger
Under klasser oprettes de forskellige klasser, skolen benytter. F.eks. 1. klasse, 2. klasse, 9. klasse, 9.A mv. Benyttes dette ikke, kan oplysningerne undlades.
Klassekoderne kan benyttes som sortering i Hold.
Klik på
Indtast klasse + evt. tekst.
Afslut med
NB! Der må ALDRIG være en tom linje. Alle klasser, som skal benyttes i Holdprogrammet, skal være oprettet i systemoplysningerne.
Slet en klasse
Markér klassen - klik på
2.6 Fagkoder
Regler for fagkoder
Fagkoderne skal være entydige. Det vil sige, at en fagkode kun kan benyttes til ét fag med samme tekst. F.eks. alle danskhold har fagkode 1, alle matematikhold fagkode 2 osv. Når skolen selv opretter fagkoder skal de være opmærksomme på følgende:
Eksempel A
En elev har valgt musik i 3 valgperioder. Skolen ønsker ikke musik stående på beviser 3 gange. Her oprettes en fagkode f.eks. 70 Musik. Alle musikhold får denne fagkode. Når der udskrives bevis, vil programmet finde ud af, hvor mange gange fagkode 70 optræder - lægge timerne sammen og udskrive musik èn gang med et samlet timetal.
Eksempel B
En elev har musik i tre valgperioder. Disse musikhold har forskelligt indhold, så skolen ønsker alle tre hold udskrevet på beviset.
Her oprettes en fagkode for hvert musikhold. f.eks. 70 musik1, 71 musik2, 72musik3 (eller en lidt mere forklarende tekst). Alle 3 fag vil blive udskrevet på elevens bevis.
Opret fagkoder
Her oprettes fagkoderne.
De skoler, som afholder Folkeskolens prøver, skal benytte ministeriets fagkoder for de prøveforberedende fag. Derfor er fagkoderne 1 - 49 beregnet til dette og må kun benyttes til dette formål.
For at kunne indberette korrekt til Karakterdatabasen skal fagene være oprettet til dette.
Sæt "flueben" i prøve og klik på opret fag automatisk
Følgende skal bekræftes, da der ellers ikke kan indberettes karakterer
Fra 50 - 999 kan skolen selv oprette fagkoder, desuden kan markeres, om faget skal udskrives på efterskole-/højskolebevis.
Sæt "flueben" i Egne fag og vælg Opret eget fag
3. Hold programmet
3.1 Hold-data
Under holddata oprettes/rettes og slettes alle hold. Når alle hold er oprettet, kan der søges/sorteres i de oprettede hold.
Oprette hold/fag
Klik på Hold > Holddata > markér skoleår - klik på "Opret".
Fagkoden kan hentes på to måder:
Herefter indsættes de øvrige oplysninger.
Prøveniveau
Klik på
Vælg A = Folkeskolens 9. klasse prøve, U = Folkeskolens 10. klasse prøve, I = Ingen prøve
Gruppekode + Gruppebeskrivelse
Nogle skoler ønsker, at efterskolebeviset eller højskolebeviset kan opdeles i grupper afhængig af skolens prioriterede fagopdeling.
Indtastes f.eks. 1 i gruppekode og der i gruppeteksten skrives "Hovedfag", vil alle fag med gruppekode 1 blive udskrevet øverst på beviset. Herefter gruppekode 2 osv.
Kort sagt er gruppekoderne en prioriteret opdeling af teksten på beviserne.
Holdoversigt
Når holdoplysningerne er gemt , vises de i holdoversigten.
Filter/sortering
De oprettede fag kan sorteres på skærmen ved klik i overskriften på nedenstående kolonner:
Klikkes på kolonneoverskriften sorteres holdoplysningerne ud fra denne kolonne.
Rette hold
Det er muligt at rette ét/flere fag samtidig. Markér holdet. Skal flere hold rettes - hold CTRL-tasten nede og markér holdene. Klik på "Ret". Indsæt rettelsen. Afslut med "OK, ret".
Kopier hold
Alle eller udvalgte hold kan kopieres fra en periode til en anden. Udvælg, hvor du vil kopiere fra. Vælg den periode, som du ønsker at kopiere til. Vælg kopier. Udvælg de fag der skal kopieres. Slut med "OK". Alle fagets oplysninger kopieres til de nye gyldighedsdatoer. Hvis der er elever på holdene, kopieres eleverne IKKE med.
Tjek data
Når alle fag er oprettet, er det en fordel, at lave et tjek af, om alle brugte lærere, klasser, lokaler samt fagkoder er oprettet. Klik på "Kontrollér hold". Alle oplysninger gennemgås. Mangler en oplysning fremkommer en fejlmeddelelse. Herefter bør alle fejl rettes. Manglende oplysninger kan være årsag til fejl i udskrivning af holdlister.
Skift lærer
Det er muligt at skifte lærer på alle hold + på alle skemaer. Hvis en lærer rejser, og skal udskiftes med en anden, kan alle fag ændres på én gang.
Gå i Holddata. Klik på
Alle oplysninger ændres.
3.2 Pr. hold
Generelt
Under menupunktet "Pr. hold" udvælges holdet/faget og de elever, som har dette hold/fag markeres og overføres til holdet/faget.
Når dette er sket vil der kunne udskrives holdlister, karakteroplysninger mv.
Holddelen er altså forudsætning for at en lang række andre funktioner kan benyttes.
Arbejdsgang
Sortering/filtrering Holdene/fagene sorteres evt. inden udpegningen af eleverne.
Holdet/faget markeres Der kan markeres ét hold/fag eller flere hold/fag samtidig. Hvis en gruppe elever har dansk, matematik og engelsk på samme hold, kan alle tre fag udpeges samtidig. Dette gøres ved at holde CTRL-tasten nede og markere holdene/fagene.
Tilknyt elever Efter udpegningen af hold/fag markeres de elever, som skal tilknyttes hold/faget. Hvis der er markeret flere hold/fag, bliver eleven tildelt alle de udpegede fag samtidig.
Sortering
Fagene kan sorteres på samme måde som under oprettelse af hold - skemakode, lærer, klasse, fagkode og fag. Endvidere kan eleverne sorteres efter:
Klassetrin - felt kursusnuvklasse på elevens skærmbillede.
Holdoplysninger i felt kursusholdkode på elevens skærmbillede. I feltet kan indsættes koder med forskellig betydning. Der er plads til 8 tegn - hvert tegn har en selvstændig betydning.
Eksempel: En elev har koden GPA stående i feltet. Skolen har vedtaget tegnene som:
G = Værelsesgang gymnastikfløj
P = Kontaktlærer Peter
A = Linjefag "Alternativt boldspil"
Ønskes en sortering af elever på ét af disse tegn indsættes søgeoplysningerne på følgende måde:
Skrives A% - findes alle de elever, hvor teksten i feltet begynder med A.
Skrives %A - findes alle de elever, hvor teksten i feltet slutter med A.
Skrives %A% - findes alle de elever, hvor teksten i feltet indeholder A, uanset placering.
"Wildcart"-tegn "%" i feltet benyttes som erstatning for ét eller flere tegn.
Filtrering
Fagkode - Det er muligt at udvælge og sortere på fagkoder. Indtastes f.eks. 1 i "kun fagkode" vises kun de fag, som har fagkode 1 osv. I elevlisten fremkommer kun de elever, som ikke har fået faget dansk = fagkode 1. Elevlisten tømmes efterhånden, som eleverne tildeles faget. Når listen er tom, har alle elever fået dansk. På samme måde kan f.eks. indtastes 70 - 75. Når eleverne tildeles hold tømmes elevlisten, og når alle har fået ét af de fag, der har fagkoden 70 - 75 er elevlisten tom.
Find navn - Indtast et navn i feltet - klik på find. Nu hentes den/de elever, som opfylder de indtastede betingelser. Indtastes f.eks. Peter, vil alle elever som hedder Peter fremkomme + Petersen mv. Ønskes kun Peter indtastes Peter + mellemrumstasten.
Endvidere kan elevlisten sorteres i nummer, navn, klassetrin og drenge/piger.
Fjern elever - Ønskes en elev fjernet fra et fag markeres faget - herefter eleven klik på "Slet markerede elever".
Elev på flere fag samtidig - Ønskes tildeling af elever på flere fag, markeres faget. Hold CTRL-tasten nede og klik på næste fag. Når antal fag er markeret, markeres eleverne.
Udpeges flere elever til samme fag, udpeges flere elever på samme måde.
Nu tildeles de markerede elever på alle de fag/hold, der er markeret.
3.3 Pr. elev
Sortering
Eleverne kan sorteres på: Navn, Nummer, Klasse...
Filtrering
Eleverne i det aktuelle kartotek, kan filtreres efter:
Klassetrin - på elevens skærmbillede.
Hold - på elevens skærmbillede.
Tast f.eks. 9 i klassekode - klik på Find. Nu fremkommer alle elever, som i felt 27 har klassekoden 9. Find navn - indtast et navn i feltet - klik på Find. Nu hentes den /de elever, som opfylder de indtastede betingelser.
Fagene kan sorteres på skemakode, lærer, klasse og fagkode.
Fagvalg
Ønskes en elev fjernet fra et fag, markeres faget - herefter eleven og klik "Slet markerede indhold".
4. Udskrifter
Generelt
Udskriftmenuen indeholder følgende muligheder:
I øvrigt henvises til vejledningen om Rapportudskrivning.
Vælg udskrift
Markér udskriften - klik på åben.
Sortering/søgning
Når en udskrift er valgt, kan der søges og sorteres i de data, der skal udskrives. Sorteringen bestemmer i hvilken rækkefølge fagene udskrives. Klik på pilen i sorteringsfelt og vælg det felt, der skal sorteres på-
Søgning
Der kan søges på de felter, som findes under søgefelt. Klik på pilen og vælg søgefelt. Indtast herefter søgeoplysningerne i fra - til.
Afslut med "OK".
Udskrift til skærm/printer
Klik på det ønskede ikon. Vælges at udskrive til skærm, kan der herfra udskrives direkte til printeren.
Kommentarer
0 kommentarer
Log ind for at kommentere.