Sidst opdateret i 2022
Indhold
1. 5. september indberetning - Hvorfor?
2. Hvordan kan jeg forberede mig?
2.2 Hvordan kan elevernes oplysninger kontrolleres?
3. Indberetningsskemaer til Ministeriet
3.1 Indberetning af elever, der er på skolen i nuværende skoleår
3.1.1 Indberetning - skema A, B, C og 10. klasse
3.2 Indberetning vedr. sidste år - skema F
1. 5. september indberetning - Hvorfor?
Børne- og Undervisningsministeriet (Ministeriet) forlanger hvert år - 5. september som skæringsdato - at grundskolerne indsender oplysninger om årets elever.
Indberetningen bruges af Ministeriet i forbindelse med udregning af tilskud til elevernes hjemmekommuner for det kommende år, og efterregulering af tilskuddene i skoleåret der sluttede i juli. Kommunernes tilskud vil blive tildelt, i forhold til de elever, der er på skolen.
Indberetningen af aktivitet på frie skoler, skal ske som en fil-indsendelse gennem ministeriets indberetningshjemmeside.
KOMiT henter oplysninger fra elevernes stamdata og elevernes økonomikort, hvilket betyder at evt. rettelser skal foretages de pågældende steder. En gennemgang af disse oplysninger, inden filen forsøges dannet, vil derfor spare en del klik. Filen KAN først dannes, når alle oplysninger er udfyldt korrekt.
Filindberetningen giver mulighed for, at oplysninger omkring omgængere i 0. klasse, SPS-elever og 999-elever* kan ske i KOMiT, inden oplysningerne indsendes. Skoler med Ø-afdelinger kan også indberette disse herfra.
Filen, som programmet danner, indeholder oplysninger, der skal indberettes på skema A, B, C og skema for 10. klasse.
Skema F skal indtastes manuelt på Ministeriets hjemmeside, men oplysningerne kan trækkes KOMiT, hvis økonomien på eleverne er sat op med de korrekte koder. En grundig gennemgang anbefales, der er mulighed for, at trække lister til dette brug.
Efter evt. tilretning på elever, forældre og økonimikort vil arbejdsgangen være følgende:
- Skolen danner og afleverer filen på Ministeriet hjemmeside
- Skolen godkender de afleverede oplysninger på hjemmesiden.
- Kommunerne logger sig på Ministeriets hjemmeside og godkender eller afviser indberetningen.
- Skolen logger sig på Ministeriets hjemmeside og retter for evt. fejl (husk efterfølgende at rette i KOMiT også)
- Skolerne danner skema BC og F og udskriver disse til underskrift af skoleleder, bestyrelsesformand og revisor. Revisorerklæring indsendes til Ministeriet.
PÅ MINISTERIETS HJEMMESIDE FINDES DE TIDSFRISTER, DER SKAL OVERHOLDES:
- Dato for indberetning, som dog altid tidligst er d. 5. september.
- Dato for kommunernes kontrol og godkendelse.
- Dato for skolernes rettelser og revisorerklæring.
*elever der ikke har dansk cpr-nr., men som kan indgå i tilskudsberegningen - f.eks. børn af ansatte i Nato. Læs mere om dette i vejledningen fra Ministeriet ved tvivlsspørgsmål.
2. Hvordan kan jeg forberede mig?
2.1 Hvad skal indberettes?
I forbindelse med denne indberetning, er Ministeriet interesseret i en del oplysninger om eleverne.
Flg. oplysninger findes i KOMiT, og det bør kontrolleres, at de er korrekte
- Cpr-nr. - Hentes fra stamdata
- Navn - Hentes fra stamdata
- Adresse - Hentes fra stamdata
- Kommune - Hentes fra stamdata
- Kostelev - Hentes fra stamdata
- Klasse - Hentes fra stamdata (feltet "klassetrin")
- Tilgangsdato - Hentes fra elevens økonomikort. Udfyldes kun hvis eleven er startet efter første skoledag, men før 5. september.
- SFO - Udfyldes med J hvis eleven er tilmeldt SFO i september måned. Elever medregnes, hvis der i september måned, er opkrævet for en pris, der er markeret med "SFO" i "Special beregning".
Flg. oplysninger findes ikke i KOMiT, og skal derfor udfyldes manuelt:
- Omgænger - Omgænger i 0. klasse
- SPS - Specialpædagogisk støtte
- Ø-Elev - Elever på ø-afdelinger
- Nationalitet - Anvendes kun på 999-elever*
- Organisation - Anvendes kun på 999-elever*
*elever der ikke har dansk cpr-nr., men som kan indgå i tilskudsberegningen, f.eks. børn af ansatte i Nato.
læs mere om dette i vejledningen fra Ministeriet ved tvivlsspørgsmål.
2.2 Hvordan kan elevernes oplysninger kontrolleres?
Det anbefales at starte med at kontrollere, at elevernes oplysninger er korrekte.
Fra Programskal vælges:
- Kurser.
- Markér nuværende skoleår og elevkurset for samme.
- Vælg fanebladet "Persondata".
- Vælg knappen "Udtræk, søg og ret".
- Vælg hurtigliste.
- Tryk på knappen "Ryd søgekriterier" og sæt prik i "Kun aktive på kursus".
- Er antal elever det forventede? - Hvis nej, skal du sørge for, under elevernes økonomi, at få vedkommende elev gjort aktiv/ikke aktive (husk også at tilrette til korrekte datoer).
- "Ryd søgekriterier" og sæt * i Kassetrin og * i Klassekode.
- Vælg fanen "Udvælg elever" og tryk på teksten "Klassetrin"
- Har alle elever et klassetrin? - Det skal rettes på de der mangler.
- Tryk på teksten "Klassekode"
- Har alle elever en klassekode? - Det skal også rettes, hvis nogle mangler.
- Vælg fanen generelt
- "Ryd søgekriterier" - Sæt prik i Dagelev
- Er antal elever det forventede? - Hvis nej, sæt prikken over i kostelev og kig under fanen Udvælg Elever, hvilke der skal rettes.
3. Indberetningsskemaer til Ministeriet.
Der skal foretages 2 indberetninger:
- Nuværende skoleår
- Sidste skoleår
3.1 Indberetning af elever, der er på skolen i nuværende skoleår.
Fra Programskal vælges:
- Kurser
- Markér nuværende skoleår og elevkurset for i år
- Vælg Kursusdata
- Vælg fanebladet "Kursusøkonomi"
- Noter hvilken rate, der dækker opkrævningen for september i år.
- Noter hvilken rate, der dækker december i år, og dermed er den sidste i nuværende finansår.
- Vælg fanebladet "Grundskole"
- Vælg "Indberetning UVM 5. september"
3.1.1 Indberetning - skema A, B, C og 10. klasse
- Tryk på knappen "indberetnin
- Tryk på knappen "Opret indberetning" og udfyld nedenstående 4 felter.
- Tælledato: Vælg tælledato (5. september)
- År: Vælg årstal (nuværende år/finansår)
- Oplysning om SFO pr. 5/9 findes i rate: Udfyld hvilken rate der dækker opkrævningen for september i år. Oplysningen bruges til at afgøre, om eleven er tilmeldt SFO.
- Sidste rate indeværende år: Udfyld hvilken rate, der dækker december i år.
- Tryk "OK"
- Elever der mangler oplysninger står under fanen "Manglende oplysninger".
- Rettelser skal foretages på elevernes stamdatakort, hvorefter der skal laves en ny indberetning.
- Når alle fejl er rettet, kan man på fanen "Fordeling", se oversigt over, hvilke kommuner eleverne bor i, hvilke klassetrin de går på, og om de er tilmeldt SFO.
- Tryk på fanen "Elever der indberettes", for at gennemgå oplysningerne på de enkelte elever. Ved at klikke på en overskrift, bliver data sorteret. F.eks. på klassetrin. På knappen "Udskriv", er der forskellige muligheder, for at få udskrevet lister til afstemning. Nedenfor er der en gennemgang af, hvad man bør kontrollere.
Tjek nu at alle er udfyldt med de nødvendige oplysninger:
1. Står der J ud for de elever, der er tilmeldt SFO? - Hvis ikke kan det skyldes:
- Der står et forkert klassetrin på elevens økonomikort
- På elevens økonomikort, er der ingen pris med en SFO-specialberegning i den rate, som omhandler 5. september. NB! Pris skal blot stå på økonomikortet og behøver ikke at være opkrævet.
2. Er eleven startet på skolen senere end første skoledag, men før 5. september, skal der være en "Tilgangsdato".
- Mangler tilgangsdatoen, skal du på elevens økonomikort sørge for, at startdato står rigtigt.
3. Er der elever i 0. klasse, som er omgængere (går i 0. klasse for anden gang), markeres disse og der trykkes på knappen "Omgænger".
4. Er der SPS-elever på skolen, markeres disse med et J ved tryk på knappen "SPS"
5. Er der elever som er 999-elever, markeres disse, og der trykkes på knappen "Ret 999 elev"
6. Har skolen en æ-afdeling, markeres eleverne på denne afdeling med et J, ved tryk på knappen "Ø-Afd."
BEMÆRK:
Har du været inde og rette på eleverne, skal du danne en ny indberetning (start ved pkt. 3.1). - HUSK at omgængere, SPS-elever, Ø-elever og 999-elever skal udfyldes igen på den nye indberetning.
3.1.2 Indsend fil
- Tryk "Indberet"
Hvis der var 10. klasser på skolen pr. 5. februar i sidste skoleår?:
- Tryk på "Ja, vælg kursus"
- Vælg kursus
- Vælg kursus (det der indeholdt 10. klasseelever pr. 5. februar i år)
- Vælg "Anvend"
- Vælg "Gennemse elever"
- Vælg "Godkend og fortsæt"
- Tryk "Åben hjemmeside til indberetning"
Bemærk, at filen du skal indberette ligger under: c:\temp\MBU-Grundskole.csv
- Log ind med skolens adgangskode.
Følg herefter vejledningen fra Ministeriet - der kan være indberetninger, der skal foretages direkte på ministeriets hjemmeside.
Tilbage i KOMiT, kan du trykke "Registrer indberetning foretaget", så du kan huske hvilken indberetning du har sendt afsted til Ministeriet.
3.2 Indberetning vedr. sidste år - skema F
Skema F indeholder oplysninger til brug for regulering af driftstilskud i sidste skoleår.
Kun elever fra 0. til 3. klasse tælles med i denne opgørelse.
Reguleringen omhandler SIDSTE SKOLEÅR, så du skal vælge sidste skoleår som udgangspunkt.
Oplysningerne kan hentes i KOMiT, hvis elevernes økonomi er sat op til dette (alle elevpriser omhandlende SFO skal have specielberegningen SFO - det gælder både indtægter, moderationer og korrektioner, hvis dette ikke er tilfældet, skal du huske, at korrigere inden indtastning på hjemmesiden).
BEMÆRK - DER TAGES IKKE HENSYN TIL HVAD FORÆLDRENE HAR INDBETALT, DET SKAL DU SELV TJEKKE OP PÅ.
Fra Programskal vælges:
- Kurser
- Markér det sidste skoleår (det der sluttede i juli) og elevkurset for sidste år.
- Vælg Kursusdata
- Vælg fanebladet "Kursusøkonomi"
- Noter hvilken rate, der dækker opkrævningen for september sidste år
- Noter hvilken rate, der dækker december sidste år, og dermed er den sidste rate i daværende finansår.
- Vælg fanebladet "Grundskole"
- Vælg "Indberetning UVM 5. september"
- Tryk på knappen "indberetning"
- Tryk på knappen "opret indberetning"
- Tælledato: Vælg tælledato (5. september)
- År: Vælg årstal (sidste år)
- Oplysning om SFO pr. 5/9 findes i rate: Udfyld hvilken rate, der dækker opkrævningen for september i år - oplysningen bruges til at afgøre, om eleven er tilmeldt SFO.
- Sidste rate indeværende år: Udfyld hvilken rate der dækker december i år.
- Tryk "OK"
Nu kan oplysningerne gennemgås og kontrolleres efter samme princip, som beskrevet under pkt. 3.1.1
Under knappen "SFO skema F" kan du nu se hvorledes indtægter har været for perioden.
Du kan udskrive kontrollisten "Udskriv kun elever med SFO-økonomi" og indberette disse tal på ministeriets hjemmeside under Skema F. VIGTIGT: (alle elevpriser omhandlende SFO skal have specielberegningen SFO - det gælder både indtægter, moderationer og korrektioner, hvis dette ikke er tilfældet, skal du huske at korrigere - husk der ikke er taget højde for forældrenes indbetalinger).
- Tryk "Indberet"
- Tryk "Åben hjemmeside til indberetning"
- Log ind med skolens adgangskode (koden begynder med UVM...)
- Vælg "251 Skema F" og følg herefter ministeriets vejledning på siden.
3.2.1 Kommunens godkendelse
Kommunen logger sig nu på, og godkender eller korrigerer skolens indberetning.
3.2.2 Revisorerklæring
Efter kommunens godkendelse, logger skolen sig igen på ministeriets hjemmeside.
Skolen danner skema BC og F og udskriver disse til underskrift af skoleleder, bestyrelsesformand og revisor.
Attesteret revisorerklæring, skema BC og F indsendes til Undervisningsministeriet.
Vi henviser til Ministeriets hjemmeside for yderligere vejledning.
Kommentarer
0 kommentarer
Log ind for at kommentere.