Sidst opdateret november 2011
Indhold
1. Brugere af efaktura og NemHandel via EDB-Brugsen
2. Oprette periode til brug ved eFaktura
3. Tilknytte EAN-nr. til elevpriser
4.1 Brugere, der ikke opkræver rater via PBS
4.2 Opkrævning af rater via PBS
1. Brugere af eFaktura og NemHandel via EDB-Brugsen
Ændring pr. 01.12.2011 i eFaktura format.
Pr. 01.12.2011 skal eFakturaer udformes i OIOUBL-format for ikke at blive afvist af offentlige myndigheder.
OIOUBL-formatet stiller større krav til en fakturas indhold og opbygning end det tidligere OIOXML-format. For at kunne overholde kravene til indhold og opbygning af eFaktura, er der sket nogle ændringer i EDB-Brugsens program og måden en eFaktura dannes på.
For fortsat at kunne danne eFaktura i EDB-Brugsen og sende via NemHandel skal du gøre følgende:
2. Oprette periode til brug ved eFaktura
Gå i Kursusdata på det aktuelle kursus.
Tryk på "Kursusøkonomi"
Udfyld søjlerne Fra-/til dato med de datoer, som de enkelte rater dækker over.
Tryk "Ret data"
3. Tilknytte EAN-nr. til elevpriser
Tryk på "Konterings-fanebladet".
Da denne ændring kommer midt i et skoleår, er det ikke hensigtsmæssigt at ændre på den betaler/debitor der er oprettet på den enkelte elev, men der skal tilknyttes et EAN-nr. til de enkelte priser på eleven, som kommunen skal opkræves, for at man kan danne en eFaktura med de korrekte oplysninger.
Derfor i indeværende skoleår skal der IKKE ændres på den/de debitorkonti eller debitorer, som eleven er oprettet med.
Men der skal knyttes et EAN-nr. i henhold til bevilling fra offentlig myndighed (kommune) til hver af de priser, som kommunen skal opkræves.
Tryk på "EAN-nr."
Her tastes eFaktura modtagers EAN-nr. samt øvrige oplysninger. Felter mærket med * skal udfyldes for at eFakturaen kan dannes.
Ordrenr- (CPR-nr. elev): Systemet henter selv elevens CPR-nr. ind i dette felt. Kan rettes, hvis der skal stå et andet ordrenr.
Tryk "OK".
EAN-nr. er nu knyttet til prisen.
Marker næste pris, som kommunen skal opkræves og tryk "EAN-nr."
I højre side af billedet står de priser, der allerede er tilknyttet et EAN-nr. på denne debitor.
Marker den pris med det EAN-nr. som den aktuelle pris skal faktureres til og tryk "Anvend markeret".
Og EAN-oplysningerne fra denne pris indsættes på den nuværende pris.
Hvis den aktuelle pris skal tilknyttes et andet EAN-nr. tastes dette og øvrige oplysninger i felterne til venstre.
Tryk "OK".
Nu er begge priser på denne elev tilknyttet et EAN-nr. og der vil blive dannet en eFaktura for denne elev ved opkrævning af rate.
Der kan være forskellige variationer af hvilke priser, der skal dannes en eFaktura på.
I nedenstående eksempel er det kun et tillæg for materialer, der skal faktureres til en kommune.
Her skal 2 forskellige afdelinger i en kommune faktureres og her dannes 2 eFakturaer.
Når priserne på de enkelte elever, der skal dannes eFaktura på, er blevet tilknyttet et EAN-nr. opkræves raten som sædvanlig.
Tilknytning af EAN-nr. til priserne på elever, der skal opkræves via eFaktura, skal kun foretages den første gang, derefter er EAN-nr. på priserne og raterne opkræves som beskrevet i pkt. 4.1 eller 4.2.
4. Opkrævning af rater
Gå i kursusøkonomi
Udskriv opkrævningsoversigt og tryk på "Opkrævning elever".
HVIS DER OPKRÆVES RATER VIA PBS GÅ TIL PKT. 4.2.
4.1 Brugere, der ikke opkræver rater via PBS
VIGTIGT! For at samle de opkrævninger op, som skal omdannes til eFaktura SKAL prikken sættes i "Faktura/eFaktura".
Derefter trykkes "Opkræv nu" og Ja eller Nej til "Ønskes opkrævningen bogført nu?"
Hvis der svares Ja, bliver raten opkrævet og bogført for alle aktive elever. Samtidig bliver elever med priser, hvor der er tilknyttet et EAN-nr. samlet op i et eFaktura-modulet.
Afslut kursusøkonomi og gå i Kurser og Faktura.
Marker den netop krævede rate og tryk på "eFaktura" øverst i billedet.
Tryk "OIOUBL version".
Her er de elever, der har et EAN-nr. tilknyttet deres priser, opsamlet.
Gå videre til pkt. 5.
4.2 Opkrævning af rater via PBS
Hvis du opkræver rater via PBS sættes prikken i PBS som sædvanligt.
Derefter trykkes "Opkræv nu" og Ja og Nej til "Ønskes opkrævningen bogført nu?
Hvis der svares Ja, bliver raten opkrævet og bogført for alle aktive elever. Samtidig bliver elever med priser, hvor der er tilknyttet et EAN-nr. samlet op i eFaktura-modulet.
Fortsæt som sædvanligt til "PBS Opkrævning" - "Opkræv" - "Opret" og "Overfør" til PBS.
Afslut kursusøkonomi og gå i Kurser og Faktura.
Marker den netop oprkævede rate og tryk på "eFaktura" øverst i billedet.
tryk på "OIOUBL version".
5. Opkrævning med eFaktura
Her er de elever, der har EAN-nr. tilknyttet deres priser, opsamlet.
VIGTIGT - at følgende står i linjen "Fakturaer gemmes i følgende mappe".
c:\Users\xx\AppData\Roaming\NemHandel\MessageStore\Insert
xx er dine initialer.
Vælg betalingsform.
Indsæt dine initialer og navn.
Hvis man trykker på Specifikation, kan man se, hvad den enkelte faktura indeholder og perioden, som kommer fra Til-/fra datoerne i Kursusøkonomi.
Trykker man på Faktura modtager, kan man se oplysningerne på eFaktura modtager. (De oplysninger, man tastede på priserne på den enkelte elev + adresseoplysninger hentet fra den debitor, her AK 101, som er knyttet til den enkelte pris på konteringsfanebladet på eleven).
Det er muligt at ændre, adresse, EAN-nr. m.m. her og danne eFakturaen med de ændrede oplysninger.
Ændringer her slår ikke igennem på eFakturamodtager-kartoteket (her AK). Hvis det er en permanent ændring, skal denne rettes på stamdata i eFakturamodtager-kartoteket (her AK).
Tryk derefter på "Opret eFaktura".
Tryk på "Ja".
Tryk "OK".
Derefter trykkes på "Start NemHandel" ikonet nederst til højre i billedet og NemHandel-programmet starter op.
De dannede eFakturaer ligger nu klar til afsendelse via NemHandel.
Marker fakturaerne. Tryk på "Funktioner" og "Send".
Hvis man gerne vil se, hvordan fakturaen ser ud inden afsendelse, markerer man fakturaen og dobbeltklikker. Så åbnes fakturaen i NemHandel og man kan se de oplysninger, der sendes til kommunen.
Kommentarer
0 kommentarer
Log ind for at kommentere.