Elevstøtte

Sidst opdateret juni 2019 

 

Indhold

1. Indledning 

2. Ansøgningsskema til forældrene 

2.1 Ansøgningsskema med post 

2.2 Ansøgningsskema med mail 

2.3 Har du glemt nogen? 

3. Ansøgningsskema - retur fra forældrene 

3.1 Styr hvilke skemaer du mangler at få retur 

4. Dan datafil til SU 

5. Ændring i bopælssammensætning inden skolestart 

6. Ændring i bopælssammensætning efter kursusstart 

 

 

1. Indledning 

Alle elever på  en efterskole har mulighed for at få statslig Elevstøtte. 
Elevstøtte søges af skolen med forældrenes accept. 

Gennem KOMiTs Skoleøkonomi har du mulighed for at: 

• Udskrive/sende på mail fortrykt ansøgningsskema til forældrene 
• Videregive forældrenes oplysninger til SU-styrelsen  
• Indtaste SU-styrelsens tilbagemelding 

Der er blevet mulighed for at maile ansøgningsskema til forældrene - dette forudsætter at mail-programmet i KOMiT er opsat. Vejledning til opsætning af mail-program findes når du fra Programskal vælger FTP > Vejledninger/Manualer > Klik her for at hente > Tilslut > Øvrige vejledninger > Hent "Vejledning massemail". 

 

 

2.  Ansøgningsskema til forældrene 

For at få  mulighed for at udskrive/sende ansøgningsskema til forældrene skal eleven være oprettet på kursus og have en pris med specialberegningen "statsstøtte" på deres elevøkonomi-kort. 

Det er vigtigt, der ikke er angivet et beløb i elevstøtteprisen. 

 

Det kan være en god idé at lægge alle standardpriser på eleven med det samme, da det kan spare en del arbejde efterfølgende (der henvises til vejledningen om nyt skoleår på efterskolen). 
Husk at trykke Beregn denne. 

 

 

Vælg nu Knappen Efterskole og dernæst 
1. Ansøgning om Elevstøtte. 

 

Der er mulighed for enten at udskrive ansøgningsskemaet eller at danne en PDF som kan sendes som vedhæftet bilag i mail til forældrene. 

Sæt kryds ved de elever, der skal udskrives/sendes skema til. 

Tryk Udskriv forsendelsesliste (mail), hvis du vil se hvem du kan sende mail til og Udskriv forsendelsesliste (ingen mail), hvis du vil se hvilke elever du ikke kan sende mail til. 

2.1 Ansøgningsskema med post 

Hvis du vil udskrive ansøgningsskemaet og sende det med posten sætter du kryds i den eller de elever der skal skrives skema ud på og trykker Udskriv. 
Ansøgningsskemaerne kan udskrives og sendes løbende, efterhånden som eleverne tilmeldes kurserne - du kan også genudskrive skemaet, hvis skemaet er blevet væk. 

 

 

2.2 Ansøgningsskema med mail 

Forudsætning: Mail-programmet er opsat (se indledning) 

 

Hvis du vil sende skemaet vedhæftet i en mail til elevens forældre, sætter du kryds i den eller de elever, der skal skrives skema ud på og trykker PDF. 

Der skal vælges en mappe, hvori ansøgningsskemaerne skal gemmes (i formatet PDF). 

 

Der dannes en fil pr. elev. Filen navngives med elevens kartotekskode og nr. 

Du trykker nu Opret PDF udskrifter og dernæst Multimail, hvorfra du kan sende mail. Yderligere hjælp til mail findes i vejledningen nævnt under Indledning. 

 

Modtager
Da ansøgningsskemaet kun skal sendes til forældre/samlever på samme adresse som eleven, sendes der kun til en af de forældre/samlever, der er oplyst email-adresse på. Rækkefølge er mor, far, samlever. 

 

Nogle af forældrene har muligvis ikke en email-adresse, dem vil du kunne finde ved at udskrive forsendelsesliste (ingen mail), husk det er kun de elever, der er markeret du vil få tjekket. 

Ansøgningsskemaerne kan udskrives og sendes løbende, efterhånden som eleverne tilmeldes kurserne - du kan også genudskrive skemaet, hvis du ændrer en email-adresse eller skemaet er blevet væk. 

 

Forsendelse 
Skemaernes sende til den Relation du kan se på din forsendelsesliste (Mail) 

 

 

2.3 Har du glemt nogen? 

Hvis en elev ikke har en statsstøttepris, kan du ikke skrive skema ud. 
Tjek ved tryk på linket Elever uden Støttepris om du har glemt at sætte statsstøtteprisen på en eller flere elever. 

3. Ansøgningsskema - retur fra forældrene 

Efterhånden som  ansøgningsskemaerne kommer retur fra forældrene, i udfyldt og underskrevet stand, skal du have dem indtastet. 
Tryk på knap 2. Indtast oplysningsskema. 

 

Husk CPR-nr. skal være udfyldt. 
Tjek om dine indtastede oplysninger stemmer med forældrenes skema - husk også bopælsbørn. 
Hvis der er rettelser, trykker du Ret Oplysninger på den markerede elev. 

 

Et lille udsnit af elevens stamdatakort åbner sig. 
Du retter de ønskede informationer 

Husk: 

• Antal bopælsbørn. 
• På nogle få skoler er der elever, som får tildelt Forældre uafhængig støtte, disse elever markeres her. 
• Tryk OK når alt er rettet. 
• Når du ikke har flere rettelser på en elev - er det vigtigt, at du godkender "skema modtaget retur" inden du fortsætter til den næste eller Afslutter. 

 

3.1 Styr hvilke skemaer du mangler at få retur 

Benyt prikkerne "skema modtaget" og "skema ikke modtaget" til at styre modtagelse af skemaer retur fra forældrene. 

Sæt prikken i Skema modtaget retur - og du kan se hvem du allerede har tastet oplysninger på. Sæt prikken i Skema ikke modtaget og du kan få et overblik over hvilke forældre, der endnu ikke har sendt oplysninger retur. 

 

 

4. Dan datafil til SU 

 

Når du har modtaget skema retur fra en eller flere af forældrene og oplysningerne er tjekket og rettet er næste punkt, at videregive oplysningerne til SU-styrelsen - tryk på knap 3. Dan datafil til SU. 

 

 

• Elever hvor alle nødvendige oplysninger er tastet korrekt vil være grønne. 
• Elever med mangelfulde eller forkerte indtastninger er røde. 
• Elever der allerede har en statsstøttesats er gule. 
• Elever der er indsendt og afventer svar er hvide. 
• Elever der er mangler at aflevere underskrevne skemaer fra forældre er blå (dem der ikke er trykket skema retur på). 

Når du trykker Opret SU datafil dannes en fil kun bestående af Grønne elever - disse kan indberettes til SU. 
Login og adgangskode har du fået tilsendt fra SU-styrelsen. 

 

 

5. Ændringer i bopælssammensætning inden skolestart 

Hvis en forælder/samlever eller et barn under 18 år flytter til/fra bopælen inden skolestart, skal der ændres i statsstøtteansøgningen. 
På stamdatakortet tilføjes/fjernes forælderen/samleveren - ændringerne gemmes. 

På elvens økonomikort sættes statsstøtteprisen = 0 og der trykkes beregn. 

 

 

Dernæst skal du vælge fanen Efterskole. 
Pkt. 3. Dan datafil til SU. 

 

 

Eleven er tidligere indberettet og står derfor som "hvid". 

Du skal sætte prikken i hvid hvorefter du får mulighed for at vælge eleven ud og nulstille ansøgningsfristen i nederste højre hjørne. 

 

Du kan nu fortsætte fra pkt. 2. (hvis du ikke har et støtteskema med korrekte oplysninger og underskrift). 
Eller du kan fortsætte fra pkt. 3. (hvis du har et støtteskema med korrekte oplysninger og underskrift). 

 

VIGTIGT: HVIS DU ALLEREDE HAR OPKRÆVET EN ELLER FLERE RATER, ER DET VIGTIGT DU FÅR DEM GENBEREGNET EFTER DU HAR 0-STILLET PRISEN, DA UDLIGNING AF PERIODISERINGSKONTOEN ELLERS VIL GIVE PROBLEMER. 

 

 

6. Ændring i bopælssammensætning efter kursusstart 

Hvis der sker ændringer i bopælssammensætningen efter eleven er begyndt på skolen, skal der udfærdiges en ny elevstøtteberegning efter de gældende regler (spørg efterskoleforeningen ved evt. tvivl). 

I KOMiT opretter du en ny elevstøttepris. 

 

Når prisen sættes på eleven, angives uger, ligesom den oprindelige elevstøttepris begrænses til de uger, hvor den er gældende. Husk at trykke Beregn denne.