Kommunebetaler for kostskoler

Indhold

1. Om kommunebetaling for kostskoler

2. Sådan har jeg altid gjort

3. Kartotek til registrering kommunerne

4. Kommunen betaler hele opholdet

5. Kartoteket tilknyttes en konto i kontoplanen

6. Ændre betaler på eleven

7. Kommunen betaler en del af opholdet

8. Fakturering med NEM-Handel (EAN-fakturering)

9. Opsætning af NemHandel programmet

10. PBS og NemHandel ved delvis kommunebetaler

 

 

1. Om kommunebetaling for kostskoler

Kostskolerne kan have flere betalere for deres elever. Det kan være en kommune og en forælder.

 

Denne vejledning er dækkende, uanset om du opkræver ved faktura, PBS, Virk.dk eller NemHandel, eller kombinere dem.

 

Nedenstående vejledning viser de forskellige situationer du kan komme ud for, og hvordan du skal håndtere det i elevernes skoleøkonomi.

 

 

2. Sådan har jeg altid gjort...

Nogle skoler har gennem flere år tildelt kommunestøtten som en ugepris, der derfor bliver periodiseret ved opkrævning. Det kan gøres smartere, så det giver et hurtigere overblik.

 

Lige så mange skoler vælger fortsat, at bruge det gamle AK-kartotek, til at bogføre alle kommunetilskud til elever fra samme kommune. AK-kartoteket er udelukkende beregnet til indberetningsbrug, og er ikke egnet som debitorkartotek.

 

Nedenstående er en vejledning til, hvordan du både kan opkræve kommunerne, og holde styr på deres indbetalinger for de enkelte elever.

 

 

3. Kartotek til registrering kommunerne

AK-kartoteket er udelukkende beregnet til indberetningsbrug, og er ikke egnet som debitorkartotek. Derfor skal der oprettes et nyt kartotek, hvis du ikke allerede har et du bruger.

Se vejledningen om oprettelse af kartotek til andre debitorer - f.eks. kommuner.

 

Du finder vejledningen til oprettelse af kartotek her: FTP - Vejledninger/manualer - "Kartotek-Stamdata".

 

4. Kartoteket tilknyttes en konto i kontoplanen

Gå i finans - kontoplan.

Find den konto du vil bruge til samlekonto, for det kartotek du har til betalingskommunerne, eller opret en ny konto. Det vigtigste er, at du har en konto, hvor kartoteket er knyttet til, og den ligger i dine statuskonti.

Her f.eks. 12134 - Tildelt K9 som kommunekartotek.

 

 

 

5. Kommunen betaler hele opholdet

Hvis kommunen betaler opholdet, så skal forældrene ikke have en betalingsoversigt. Så derfor kan vi godt ændre betaleren, så det er kommunen der er registreret.

 

Opret kommunen i det kartotek du har oprettet til det (Hvis du er i tvivl, kan du finde hjælp i vejledningen "kartoteksoprettelse - andre debitorer"). Du kan enten vælge, at lade systemet bestemme, hvilket nr. de får, eller du kan selv indtaste det i oprettelsesfasen. Man kan f.eks. lave et betalernr., der svarer til opstartsår og elevnr- F.eks. nr. 19097 som betyder opstartsår 19 og tre cifre til elevnr. som er 97 - derfor 097. Vi anbefaler altid, at kommunens navn står i Fornavne og elevens navn i efternavn.

 

5.1  Ændre betaler på eleven

Hvis du har lagt priser på eleven, og skal ændre betaler - se vejledningen "Ændre betaler - efter priserne er lagt på elev".

I Kursusdata vælges eleven, vælg derefter fanen kontering. Tryk på Betaler. Vælg den korrekte kommune og det korrekte kontonr. ud. Her kontonr. 12134, kartotek K9 og Betaler 19097, Ålborg Kommune, Sofie Jensen. Vælg betaler.

 

 

Når betaleren er valgt, er du klar til at lægge priser på.

Du kan se, at kommunen står som betaler, og at Standard debitorkontoen nu er rettet til, så den passer med det kontonr. kartoteket er knyttet op på.

 

 

Når du opretter priser på eleven, kan du se, at det nu er kommunen, der står som debitor på alle priser.

 

6. Forældrene betaler del af opholdet

Der er stor forskel på, hvordan kommunerne oplyser, hvad de betaler til en elevs ophold på skolen.

Hvordan kommunen oplyser deres andel, er blot en oplysning om, hvor mange penge I modtager fra dem. Om de oplyser det pr. uge, pr. måned eller pr. år, er indtastningen i KOMiT ens.

Kommuneprisen er blot en flytning af et beløb imellem 2 debitor konti. Derfor ønsker vi, at de bliver bogført med det samme, for at kan afstemme kommunens konto på samme måde, som når eleven er betaler.

Fanen kontering vil komme til at se således ud:

Opret en pris i dit priskatalog som nedenfor:

 

8. Fakturering med NEM-Handel (EAN-fakturering)

Generel opsætning inden programmet kan anvendes:

Gå i Kursus data og fanen Kursusøkonomi. Der skal sættes en fra dato og en til dato i systemet, for at der kan sendes EAN faktura igennem NemHandel programmet.

 

 

Opsætningen på den enkelte elev:

Find eleven og indsæt en ny pris, der er opsat som nedenstående. Tilpas pris, debitorkonto og modkonto.

 

 

Vælg derefter fanen kontering, og tryk på knappen.

 

 

Alle *-markerede felter udfyldes og gemmes.

 

 

Tryk beregn denne på eleven, og du er nu klar til, at opkræve eleven og få tilsendt EAN faktura.

 

Du vil i fanen Kontering, kunne se, om priserne er konteret korrekt.

 

Eksempel:

 

 

 

9. Opsætning af NemHandel programmet

Se vejledningen til opsætning af NEM-Handels programmet i vejledningen FTP - Vejledninger/manualer - Øvrige vejledninger.

 

 

10. PBS og NemHandel ved delvis kommunebetaler

Ved brug af PBS og NemHandel sammen, kan opsætningen gøres på flere måder. Se hvordan I tidligere har haft lavet opsætningen, eller kontakt KOMiT Support på tlf.nr.: 62 61 43 54.