Sidst opdateret februar 2025
Indhold
2.1.3 Tjek af den udarbejdede formularer
2.1.5 Ændring af en eksisterende formular
2.1.6 Kopiering af en formular
3. Hent tilmeldingsoplysninger ind i EDB-Brugsen
3.1 Se alle modtagne tilmeldinger
1. Log på løsningen
Du logger på løsningen ved at vælge "Webtilmeldinger" under menuen "Programmer" i programskallen.
Hvis der havde været tilmeldinger til eksisterende formularer, ville disse automatisk have været indlæst. Hvis man har programmet stående åbent og gerne vil tjekke for yderligere tilmeldinger, er dette muligt, ved at klikke på knappen "Tilmeldinger".
For at komme i gang med at udarbejde formularer klikkes der på "Formularer".
1.1 Opsætning af standarder
Det er muligt at opsætte standarder for hvordan forældre til efterskoleelever indlæses. Dette gøres via filer > standarder.
Her opsættes hvordan eleverne som standard er opsat, samt hvilke flueben der som standard er sat på forældre.
1.2 Formularer
I dette billede kan du administrere dine forskellige formularer og udarbejde nye.
Ønsker du logo på formularerne eller en signatur i en kvitteringsmail, kan disse uploades til EDB-Brugsens server, ved at trykke på knappen "Logo på formularer".
Der kan uploades følgende billedformater: jpg, bmp og gif.
Når logo og signatur er uploadet, kan de indsættes i formularerne - dette vises senere i denne vejledning. For vejledning i opsætning og brug af ePay-løsningen henvises til vejledningen om E-betal.
Logo uploades ved at trykke på "Upload nyt logo" og signatur uploades ved at trykke på "Upload ny signatur".
Når der er uploaded noget, kan det ses ved at trykke på "Vis nuværende..."
3. Oprettelse af formularer
For at komme i gang med at oprette formularer skal du trykke på knappen "Ny formular". Herved fremkommer flg. billede:
I ovenstående billede skal der tages stilling til i hvilket kursus, som tilmeldingerne skal hentes ned i.
Når man har valgt det kursus, som man ønsker at hente tilmeldingerne ned i, får man adgang til nedenstående billede, hvor man kan designe sin formular.
Der indtastes nu de nødvendige oplysninger.
Formular for kartotek her er det muligt at vælge om, hvis man har fået valgt det forkerte kursus/kartotek.
Kort beskrivelse/Identifikation, til eget brug anvendes til at identificere formularen.
Toptekst på webformularen er den tekst som vises øverst i formularen.
Beskrivelse der vises på webformularen vises på tilmeldingsformularen som meddelelse til tilmeldere. Ønskes skolens logo indsat i formularen, kan man skrive teksten [logo] eller [signatur] og logoet indsættes.
Bemærkninger til eget brug er udelukkende egen beskrivelse af formularen og bliver ikke vist på formularen.
Kvittering til elev efter tilmelding er foretaget ved at klikke på "Redigér kvittering" er det muligt at vælge mellem forskellige muligheder for kvittering. Når der klikkes på "Redigér kvittering" fremkommer følgende billede:
Man kan vælge at lade WebTilmeld vise en bekræftelse. Den viste tekst kan man selv ændre i det hvide område.
Alternativt kan man dirigere tilmelderen hen til et givent sted på eksempelvis ens egen hjemmeside, hvor man kan udforme sin kvitteringsskrivelse inden for eget layout og design. Dette gøres ved at flytte prikken hen til "Gå til link på egen hjemmeside" og her skrive det relevante link.
Man kan også vælge, at tilmelderen skal have en emailbekræftelse. Dette sættes op ved at markere boksen "Afsend Email" og klikke på "Afsend Email". Dette giver adgang til følgende opsætningsbillede:
De forskellige felter udfyldes i forhold til de informationer, som man ønsker skal fremgå af emailbekræftelsen. Afsender mailadresse SKAL udfyldes.
Det er muligt at indsætte den information, som tilmelderen har tastet, som felter i bekræftelsesmailen. Der kan også indsættes logo eller signatur. Dette gøres ved, at man med musen trækker felterne fra blokken i højre side over til selve mailen i venstre side.
Det er muligt at gemme den tekst man har lavet ved at trykke på
På den måde kan man i en senere formular hente teksten igen og rette de små ændringer som der måtte være. Dette gøres ved at trykke på
Kvitteringen ser således ud i mailen (dette er kun en del af kvitteringen):
Skolen får en lignende mail såfremt der er sat flueben i feltet "Send kvittering til skolen".
2.1 Redigering af formularen
Indholdet på selve formularen fastlægges i ”ruden” til højre i billedet. Du kan vælge at se alle felter eller kun felter på hhv. Elev, Mor, Far, 3. voksen og egne felter. Et felt vælges ved at der i ”vis” kolonnen står ”Ja”. Man kan gøre et felt obligatorisk ved, at der i kolonnen ”Kravsfelt” står ”Ja”. I kolonnen ”tekst” er det muligt at ændre feltnavnet efter eget ønske. I kolonnen ”Felttype” er det muligt at vælge mellem felttyperne ”Ja/nej”, ”Liste”, ”Notat”, ”Tekst” og ”Tal”. Vælger man ”Liste” giver knappen ”Listevalg” mulighed for at oprette valgmulighederne eksempelvis i forbindelse med valg af linje eller lignende.
I kolonnen "Fane" har man mulighed for at vælge på hvilken fane, at det pågældende felt skal vises. I kolonnen "Nr" har man mulighed for at ændre rækkefølgen af felterne i formularen.
VIGTIGT
I feltet Kvittering kan man vælge om oplysningerne i feltet skal medtages på mailkvitteringen. Står der "Ja" i feltet kommer oplysningen med, står der "Nej" kommer oplysningen ikke med i mailen.
Vi opfordrer til at felter som kan indeholde personfølsomme oplysninger altid er markeret med Nej.
Det er muligt at opdele formularen i flere faneblade. Dette gøres ved at klikke på "Ret faner". Dette giver adgang til følgende billede:
Det er muligt at trække oplysningerne om Elev, Mor, Far, 3. voksen og egne felter rundt på de forskellige faner efter behov. En fane bliver kun vist, hvis den har en tekst. I ovenstående eksempel vil formularen komme til at bestå af 4 faner: En fane med overskriften ”Elev”, en fane med overskriften ”Forældre”, en fane med ”Andre voksne” og en fane med ”Indsend tilmelding”.
Hvis den nederste fane anvendes bliver man "tvunget" til at gå igennem alle faner, før man kan trykke på "Indsend tilmelding". Hvis der ikke udfyldes noget i fane 6, vises "Indsend tilmelding" allerede på første fane.
2.1.1 Egne felter
Det er kun muligt at vælge egne felter (frifelter), der er oprettet i det pågældende kartotek/kursus, som man har valgt at importere til. Dette gøres ved at klikke på knappen ”Vælg eget felt”, som bliver aktiv, når man har markeret ”Egne felter”. Dette giver et overblik over tilgængelige egne felter, som kan anvendes i den pågældende formular. Hvis man ønsker at anvende et eget felt, som ikke fremgår af skærmbilledet, skal man først oprette det i stamdata i det relevante kursus/kartotek. Herefter vil det være tilgængeligt for formularen.
Når feltet er valgt, kan man flytte det til en anden fane (f.eks. elev)
Når der som her er valgt felttype "Liste", kan man i bunden af skærmen trykke på listevalg.
Når der som her er valgt et priskodeflet, er der kun plads til et tegn. Dette kan gøre det vanskeligt at lave en ordentlig beskrivelse, så tilmelderen kan træffe det rigtige valg.
Det er derfor muligt, at skrive det tegn man ønsker i feltet efterfulgt af "=" og derefter kan man skrive den tekst man ønsker som beskrivelse. F.eks. således:
Af denne tekst vises de 2 første ikke på formularen og det er kun det 1. tegn, der tages med i priskodefeltet.
2.1.2 Hint
Det er muligt at indsætte et hint til de enkelte felter. Dette gøres ved at skrive en tekst i feltet "Hint".
2.1.3 Tjek af den udarbejdede formular
Når du er færdig med at vælge de felter, som du ønsker skal indgå i formularen, kan du tjekke hvordan formularen kommer til at se ud. Dette gøres ved at klikke på "Send formular til Webtilmelding".
Når der er klikket på "Send formular til Webtilmelding" kommer denne boks frem.
Der klikkes "Ja" og formularen bliver vist.
Hvis man ønsker at ændre design/layout på formularen er det muligt at klikke på "Farvevalg på Webformular". Herved fremkommer en række valgmuligheder.
Ved ovenstående valg kommer formularen i stedet til at se ud på følgende måde.
Når du er tilfreds med indhold og layout på din formular, klikker du på "Afslut redigering". Dette bringer dig tilbage til hovedbilledet for formularer.
2.1.4 Publicering af formular
Der er nu generet et unikt link til din formular, som kan indsættes på din hjemmeside eller sendes frem via mail.
Du skal bemærke, at formularer kan have status som hhv. Online og Offline. Hvis en formular har status som Offline, vil en bruger se følgende billede, hvis han/hun klikker på formularlinket:
Ændring af status på en formular gøres ved at klikke på "Off-line" knappen. Hermed kommer følgende boks:
Skift fra Online til Offline eller modsat gøres ved at klikke på knappen "Skift status til..."
Du kan hurtigt få et overblik over hvilke formularer, der er Online, og hvilke der er Offline, ved at forholde dig til farvekoderne. Hvis en formular er markeret med rødt er den Offline og modsat er den Online, hvis den er markeret med grønt.
2.1.5 Ændring af en eksisterende formular
Hvis du ønsker at ændre i en eksisterende formular, skal du i formularbilledet markere den pågældende formular og klikke på "Design formular".
2.1.6 Kopiering af en formular
Hvis du allerede har oprettet en formular, som kan anvendes som skabelon for øvrige formularer, så kan du hurtigt kopiere denne formular. Dette gøres ved at markere den formular, som du ønsker at kopiere og klikke på ”Kopiér formular”. Herefter kan du give den kopierede formular et mere sigende navn samt lave de nødvendige tilrettelser.
Du skal være opmærksom på, at du ikke kan kopiere formularer på tværs af konverterede kurser (ny stamdata) og kartoteker (gammel stamdata). Dette skyldes, at der, som tidligere nævnt, ikke er de samme felter til rådighed i de to typer stamdata (konverteret/ikke-konverteret).
3. Hent tilmeldingsoplysninger ind i KOMiT
Når du har publiceret din tilmeldingsformular, og tilmeldingerne er begyndt at komme ind, kan du løbende hente tilmeldingsoplysningerne direkte ned i EDB-Brugsen til registrering og viderebearbejdning. Til dette skal du bruge samme program, som du anvendte til at oprette formularen altså EDB-Brugs programmet ”Web tilmeldinger”. Du finder dette program under menupunktet ”Programmer” i programskallen.
Programmet ser ud på følgende måde:
Hver gang du åbner programmet, undersøger det selv, om der er kommet nye tilmeldinger til. Hvis du løbende ønsker at tjekke for nye tilmeldinger, kan dette gøres ved at klikke på knappen "Tilmeldinger".
Herefter har du eksempelvis mulighed for at skrive oplysninger ud, hvis du ønsker et overblik over tilmeldingerne inden viderebehandling.
Du er nu klar til at hente oplysningerne ned i dit kartotek. Dette gøres på følgende måde:
For at få tilmeldingsoplysningerne lagt ned i dit kartotek skal du først markere den tilmeldingsformular, som du ønsker at behandle – i dette tilfælde ”Tilmelding til skoleåret 2013/2014”. Herefter er der mulighed for at behandle den enkelte tilmelding hver for sig eller mulighed for at markere alle. Når du har markeret en eller flere tilmeldinger, klikker du på ”Opret i kartotek”. Det giver følgende billede:
Som standard står oplysninger omkring 3. voksen til at blive registreret på samlever, hvis man ønsker det, kan oplysningerne i stedet registreres på en anden relation på eleven. Dette gælder dog alle de elever der importeres. Hvis man ønsker at registrere oplysningerne på forskellige relationer, skal eleverne importeres en ad gangen.
Dette gælder kun for konverterede efterskoler – for øvrige skoler vises feltet ikke. Hvis alt ser OK ud klikkes der på knappen ”Opret elever i stamdata”.
Der kommer nu en informationsboks.
Der klikke "Ok" til dette, og importen er nu afsluttet.
Du er nu klar til at arbejde videre med tilmeldingsoplysningerne i EDB-Brugsen.
3.1 Se alle modtagne tilmeldinger
Hvis der på et tidspunkt skulle blive tvivl om, hvilke oplysninger der er blevet importeret, så er der altid mulighed for at se de importerede oplysninger i WebTilmeldings-programmet. Dette gøres ved at klikke på fanen ”Behandlede tilmeldinger”.
Herefter er der mulighed for at se de oprindelige oplysninger og evt. udskrive dem.
Kommentarer
0 kommentarer
Log ind for at kommentere.