Udskrifter, forsendelser og ret data

Udskriftsmodulet giver mulighed for udskrift ved hjælp af skabelon, design af egen udskrift ud fra skabelon og oprettelse af ny udskrift fra begyndelsen. Denne vejledning omhandler brug af skabeloner og redigering af skabeloner. Hvis du vil oprette udskrifter fra bunden, kan du benytte guiden i programmet og dette materiale som understøtning.

1.1 Udskriv ved hjælp af skabelon

Fra Stamdatakortet vælges:

Vælg Udtræk, søg og ret.
Vælg Udskrifter, forsendelser og ret data.
Vælg Skabeloner.
Udvælg den rapport du vil bruge ved at markere gruppe, undergruppe og udskriftsnavnet.

Tryk "Hent markeret" og gem skabelonen under eget valgt gruppe/undergruppe/navn.

Tryk udskriv og se om udskriften udskriver det, du ønsker.

1.1.1 Små-ændringer i skabelon

Hvis ikke den valgte skabelon lever helt op til det du gerne vil have med ud, men i store træk passer dig, så kan du lave forskellige små-ændringer.

Er det teksten i udskriften der skal rettes?
- Vælg Design udskrift
- Ret det der skal rettes og gem (du bliver spurgt om du vil overskrive eller give ny placering og nyt navn, når du lukker udskriften).
Er der for mange, for få eller forkerte personer med på listen?
- Vælg "Rest søgning/sortering".
  - Udvælg de søgekriterier du vil have med og tryk Udskriv (husk flueben for sortering i stigende orden - hvis ikke det skal være faldende orden).
  - Du bliver spurgt om dette skal være din nye standardsøgning.
    - Hvis ja, vil det være den søgning, der også vises næste gang ud udskriver udskriften.
    - Hvis nej, vil det være den oprindelige søgning, der er på udskriften næste gang du udskriver den.

1.2 Søgning til udskrift

Marker den udskrift der indeholder de felter du gerne vil have skrevet ud.

Der gives mulighed for at anvende alle felter på stamdatakortet som søgekriterium, når du skal udvælge, hvad du skal have med på en udskrift. Du kan derfor ofte nøjes med en enkelt udskrift til flere formål.

Start med at finde ud af hvilke oplysninger du skal bruge på din udskrift:

Vurder nu hvilke søgekriterier, der skal afgrænse oplysningerne på din udskrift og hvilken sortering du ønsker udskriften skal dannes efter.
Bemærk fanen "Udvælg elever", som giver dig mulighed for at udvælge nogle enkelte elever der ikke kan udsøges på anden vis.

Eksempel: Du har søgt alle på golflinjen ud, men det er kun nogle af dem, du skal have labels ud til - du har ikke noget registreret i systemet, men du har et ark, med dem der skal med på turen til Xby.

Du starter med i søg og sorter at søge "golf" ud på linjen dernæst trykker du "udvælg elever", hvorefter du afkrydser dem der skal med på turen.
Tryk Udskriv og du får kun dem med på listen, du har afkrydset.

Du bliver spurgt om dette skal være din nye standardsøgning:
- Hvis ja, vil det være den søgning, der også vises næste gang du udskriver udskriften.
- Hvis nej, vil det være den oprindelige søgning, der er på udskriften næste gang du udskriver den.

2. Tilpas skabelon til egen udskrift

Hvis ikke du kan finde en skabelon, der passer dig, kan du vælge at lave din egen udskrift. Selv om du skal ændre meget, er det bedst at tage udgangspunkt i en skabelon, da opbygningen kræver, at du kender "reglerne" for hvordan de enkelte bånd arbejder, så du kan få de ønskede informationer med ud.

2.1 Udskriftsbånd

Alle udskrifter er bygget op i udskriftsbånd.

Der er en række udskriftsbånd, som hver især kan indeholde forskellige typer af informationer, der er bestemmende for hvor og hvor ofte data medtages i udskriften.

Når udskriften er dannet starter systemet øverst i det første bånd der er fremme f.eks. sidehoved. Efter at have udført kommandoer i dette bånd fortsættes til de efterfølgende.

Detailbåndet er "gennemløbsbåndet" eller "sløjfebåndet". Informationer i dette bånd vil blive gentaget indtil hele kartoteket er løbet igennem, hvorefter der fortsættes til de næste bånd.

Hvis der er et subdetailbånd knyttet til detailbåndet er gennemløbet en smule anderledes. Her gennemløbes subdetailbåndet nemlig i sløjfe inden der fortsættes til den næste i detailbåndet.

Der er mulighed for redigering af de enkelte bånd.
Placér musen i et bånd og højreklik - vælg rediger.
Der er mulighed for at understrege, indramme eller give baggrundsfarve til båndet. Ligesom man kan vælge sideskift før bånd.

Der kan vælges redigering af printer- og sideopsætninger for hele udskriften ved at vælge Rapport - opsætning. Der er således mulighed for at ændre margen, kolonner m.m.

3. Sæt felter på båndene

3.1 Felttypeoversigt

De felter der er mulighed for at trække direkte fra databasen findes i den smalle oversigtsboks i højre side. Felterne er delt ind efter hvilken type, det drejer sig om. Elevinformation under Elev, forældre og lign. under Elevrelationer osv.

Derudover findes der systemfelter (dem der ligger i venstre side af skærmbilledet) der kan trækkes ind i udskriften, tid, sidetal og lign.
Der kan ligeledes indsættes billeder af elever, logo, tekstbokse og lign.
Husk: Resultatet er afhængigt af hvilket bånd feltet er placeret i.

3.2 Hvad betyder knapperne?

For alle knapper gælder at de skal aktiveres ved et klik med musen og placeres i det bånd de ønskes - også med et klik.

3.3 Justering og tilpasning

Hvis du holder musen hen over de enkelte knapper, vil du få forklaring på, hvad de kan/gør.
Hvis du vælger justeringer vandret, skal du sørge for, at de felter du justerer, står over hinanden og ikke på linje.

Juster venstre horisontalt.

Det betyder, at den venstre vandrette justeringer bliver præcis under hinanden. Det er det felt du trykker på først, som danner standard for hvor i venstre side, felterne skal justeres efter.

Juster højre horisontalt
Det betyder at den højre vandrette justering bliver præcis under hinanden. Det er det felt du trykker på først, som danner standard for hvor i højre side, felterne skal justeres efter. Der skal være en fast bredde på felterne, for at det her kan lade sig gøre.

Centreret horisontalt
Centrering horisontalt betyder centreret på siden horisontalt. I nedenstående eksempel kan du se at de 2 felter pludselig ligger under nogle andre felter, nemlig dem der stod centreret på siden i forvejen.

Horisontal centrering
Her bliver felterne centreret under hinanden.

Vertikalt gælder præcis det samme. Hvis du justerer efter øverste kant skal skrifttyperne være lige høje ellers kommer det felt med den mindste skrift til at hoppe på linjen - det vil derfor ofte se pænest ud at justere efter nederste kant.
Hvis du vil lave ens mellemrum - skal felterne være lige store.
De vertikale centreringer - retter ind efter båndets højde.

Skrifttyper, Fed, Kursiv, Understregning, Farvevalg, Venstrestil, Centrer, Højrestil og Rammer er alle knapper, der kan bruges enkeltvis på en knap eller ved at vælge flere felter samtidig og redigere mange på en gang.

4. Elektroniske udskrifter

Du har mulighed for at gemme din udskrift i flere forskellige elektroniske formater.
Fra Udskriftsbilledet markeres den udskrift, du ønsker.
Tryk Udskriv og vælg mellem nedenstående formater.

Filtyper:

5. Del udskrifter med andre

Har du lavet en udskrift, som du gerne vil dele med andre (eller dig selv, hvis du arbejder i flere datasæt). Er der mulighed for at eksportere udskriften til en USB-nøgle eller sende den pr. mail, hvorefter den kan indlæses i et nyt datasæt.
For at andre datasæt kan bruge udskriften kræver det naturligvis at de samme felter er til stede i kartoteket (alle faste felter findes, så det er kun "egne felter" det drejer sig om.

Fra oversigtsbilledet markeres den ønskede udskrift, der højreklikkes og trykkes eksporter udskrift.
Gem udskriften et sted du kan finde den igen.
Åben dit mailprogram og send udskriften vedhæftet.

Når mailen er modtaget gemmes udskriften et sted hvor den kan findes.
Modtageren stiller sig i oversigten over udskrifter, højreklikker og importerer.

6. PDF/Multimail

Fra Stamdatakortet vælges:

Vælg Udtræk, søg og ret.
Vælg udskrifter, forsendelser og ret data.
Vælg ret søgning/sortering
Tilpas søge- og sorteringskriterierne.
Der er mulighed for gennem PDF/Multimail at sende mail til flere modtagere på én gang.
Der er tre valgmuligheder:

6.1 Aktuel udskrift

Ved Aktuel udskrift vil der blive dannet en PDF pr. elev ud fra den udskrift du stod på, da du valgte PDF/Multimail (husk der er både søgninger og sorteringer på alle udskrifter, som kan begrænse det antal modtagere du kan se).

Start med vælge hvilken mappe du vil gemme PDF'erne i - hvis du skal se dem igen på et senere tidspunkt, er det vigtigt du ikke vælger at bruge den samme mappe hver gang du sender PDF'er.

Navngiv PDF'erne - hvad er lettest for dig, hvis du skal åbne en enkelt PDF og tjekke. Navngiv efter det du synes er lettest. Anbefalingen er at gemme på Kartoteksnr.

Vælg om du kun vil lave PDF'er til dem med mail (sæt flueben i "Forbered forsendelse med Multimail"). Eller om der også skal dannes en PDF til dem du ikke har e-mailadresse på lige nu (Opret PDF-udskrift selvom e-mailadresse mangler).

Udvælg modtager.
Enten elev eller Relation (bemærk du skal have afmærket de ønskede relationer i søgebilledet, da det er udgangspunktet for hvem, du skal sende til).

Det er muligt at kryptere PDF'erne (sæt flueben i krypter PDF).
Vælg din egen kode, som du kan bruge til at åbne de afsendte PDF'er med (koden er kun til dit brug - den må ikke udleveres).
Vælg hvilken "kode" modtageren af e-mailen skal kende for at kunne lukke PDF'en op i mailen. Husk, at skrive i mailen, hvilken kode de skal kende. F.eks. "For at åbne den vedhæftede e-mail, skal du kende elevens cpr.nr.".

Der er mulighed for fire niveauer af sikkerhedskryptering - det anbefales som minimum 128 bit AES, som kan læses af alle med Adobe 7 eller senere version af Adobe.

Tryk "Opret PDF-udskrifter" og udfyld hændelse, hvis du gerne vil have forsendelsen noteret på eleverne.

Tryk "Ja" til at åbne Multimail.

6.2 Samme udskrift til alle

Du ønsker ikke at sende en udskrift, men har et andet bilag liggende, som skal med i en Multimail.

Husk, du er kommet ind i søgningen gennem en udskrift med søge- og sorteringskriterier, som kan begrænse det antal modtagere du kan se.

Du har allerede en udskrift eller et bilag liggende som skal sendes til alle elever/relationer. Der er intet individuelt - det er f.eks. indbydelse til forældredag.

Udvælg den fil der skal vedhæftes.

Tryk "Send bilag med Multimail" og det vedhæftede bilag bliver knyttet til forsendelseslisten. Udfyld hændelse, hvis du gerne vil have forsendelsen noteret på eleverne.

Tryk "Ja" til at åbne Multimail.

6.3 Kun mailliste Multimail

Du skal sende en mail til nogle udvalgte modtagere - der er ikke noget bilag.

Husk, du skal have tilpasset søge- og sorteringskriterierne, da der kan ligge nogle begrænsninger på den søgning du er kommet ind i programmet med.

Vælg "Opret forsendelsesliste". Udfyld hændelse, hvis du gerne vil have forsendelsen noteret på eleverne.

Tryk "Ja" til at åbne Multimail.

6.4 Brug af Multimail

Se vejledningen der er udarbejdet for brug af Multimail.
Du finder den under :
FTP -> Vejledninger/Manualerv ->Tryk klik her for at hente -> Tryk på Tilslut -> Dobbeltklik på teksten "Øvrige vejledninger" -> sæt flueben i boksen ud for "Vejledning massemail" -> Tryk Hent vejledninger.
Du kan nu Trykke på "Læs vejledning" og evt. udskrive denne. Hvis du har brug for på et senere tidspunkt at kigge i vejledningen igen er den gemt på den placering du har valgt i nederste højre hjørne.
F.eks.

Det er en god idé at tjekke om der er kommet ny vejledning inden du begynder at læse i en vejledning der er hentet for længe siden.

7. Ret data

Fra Stamdatakortet vælges:

Vælg Udtræk, søg og ret.
Vælg Udskrifter, forsendelser og ret data.
Vælg Multimail/Brev/Eksport/Ret data.

Udvælg hvilke elever der skal rettes data på f.eks. Klassekode 10A.
Bemærk de to faneblade "Egne felter" og "Udvælg elever", hvor du har yderlig mulighed for at afgrænse hvilke elever, der skal med på listen over, hvem der skal have rettet data.
Når du har udvalgt det du ønsker, trykker du Ret Data.

Oversigtsbilledet viser nu listen af elever, du har udvalgt.
Vælg i listen "Vælg felt fra oversigt", hvilket felt der skal "masserettes".

Oversigtsbilledet viser nu hvilke værdier, der er i det valgte felt og du beslutter om det er "alle uden værdi", "alle viste" eller alle med en angiven værdi "søg/erstat", der skal rettes og hvilken ny værdi, der skal tildeles.

Tryk ret til ny værdi og afslut.

8. Brev/Eksport

Fra Stamdatakortet vælges:

Vælg Udtræk, søg og ret
Vælg Udskrifter, forsendelser og ret data
Vælg Multimail/Brev/Eksport/Ret data

Udvælg hvilke elever du skal med i en eksportfil eller sende brev til f.eks. Klassekode 10A.
Tryk Brev/Eksport når de ønskede elever er udvalgt . Husk fanerne "Egne felter" og "Udvælg elever", ligesom relationer der skal medtages vælges ud her.

På listen ses nu de udvalgte elever.

Vælg Brev/Eksport.

8.1 Brevfletning

Med udgangspunkt i listen over modtagere har du nu mulighed for at udvælge hvilke felter, der skal brevflettes med.
Vælg "alle felter" eller "Vælg eksport/flettefelter".

Det anbefales at vælge "alle felter" til brevfletning, så du ikke pludselig mangler et felt, når du designer dokumentet.

Efter udvælgelse af felter trykker du Foretag brevfletning og følger herfra vejledningen i i-boblerne.

Du kan brevflette til:

Nyt tomt dokument
Et dokument du har liggende på din pc.
Et dokument du har gemt i databasen og derfor kan bruge uanset hvilken arbejdssituation, du sidder på.

Læs mere om hvordan du bruger dokumenttyperne under

Du vælger om brevfletningen skal foretages til Elev eller Relationer (Der kan kun brevflettes til relationer, hvis disse er valgt under søgningen).

Herfra henvises til vejledning i Word for anvendelse af brevfletning.

8.2 Eksport

Med udgangspunkt i listen over modtagere har du nu mulighed for at udvælge hvilke felter, der skal med i eksport-filen.
Vælg "alle felter" eller "Vælg eksport/flettefelter".

Det anbefales at vælge "Eksport/flettefelter" til eksportfil, så du ikke efterfølgende skal sortere en fra.

Efter udvælgelse af felter trykker du "Vælg eksport til".

Der kan eksporteres til:

Kommasepareret fil
Word brevfletning
Postadresserede breve
"-separeret fil

Læs mere om hvordan du bruger filtyperne under

Når eksporttypen er valgt, kan du angive om:
- Eksportfilens 1. linje, skal medtage feltnavne (kan være en fordel for modtager)
- Om der ønskes et felt med Kartotekskode og nr. (kan være fordel, hvis du har mange kartoteker).
- Om elevens/elevernes kartoteksKODE skal medtages i et felt.
- Om elevens nummer skal medtages i et felt.

I feltet "Gem eksportfil som" vælges den placering eksportfilen skal gemmes på.

8.3 PDF/Multimail

Gennem denne indgang er der mulighed for at vælge to forskellige typer forsendelse til Multimail.
Se punkt 6. Det er ikke muligt at vedhæfte individuelle dokumenter fra udskriftsmodulet.

Artikler i denne sektion

Indhold

Generelt om udskrifter