Udskriftsredigering ikke-elevkartoteker

Sidst opdateret november 2008.

 

Indhold

1. Generelt om udskrifter (BDE-version)

2. Stamdatakartotek 

2.1 Hvordan redigerer jeg mit stamdatabillede? 

3. PDF Printer 

4. Øvrige filformater for en elektronisk udskrift 

5. En udskrifts opbygning 

6. Specialefelter 

7. SQL - Structured Query Language 

8. Sammenhænge - udskriftsredigering 

 

1. Generelt om udskrifter (BDE-version)

Der er to typer udskrifter i EDB-Brugsen - de redigerbare udskrifter - og de "systemgenerede udskrifter" du ikke kan redigere. (Et eksempel på en systemgenereret udskrift som du ikke kan redigere, kunne være udskriften af din kontoplan fra EDB-Brugs Finans (Donna) > udskriv kontoplan).  

 

Hvordan ser jeg hvilke redigerbare udskrifter jeg har? 
De redigerbare udskrifter kan du se ved at klikke på ikonet "Udskrift" fra Programskallen:

 

Mapper med redigerbare udskrifter: 

 

Mappen "Donna"s udskrifter ses ved at dobbeltklikke på mappen "Donna": 

Hvordan opdaterer jeg mine redigerbare udskrifter? 

Opdatering af udskrifter: Fra Programskallen: 

Dataoverførsel > FTP > Udskrift m.m. > Klik her for at hente opdateringsfiler til udskrifter > Tilslut > Dobbeltklik på ønsket mappe > Hent alle nye filer (eller markér ønsket udskrift og klik "Hent markeret"). 

Filerne er nu hentet hjem til egen pc, og er installeret i den korrekte mappe på din egen pc.

 

 

2. Stamdatakartotek 

Dit stamdatabillede indeholder felter, du kan få med på en udskrift - hvis man kender feltets nøjagtige navn. Derfor er det en god idé at udskrive sit stamdatabillede på papir, og have det liggende ved siden af sig, når man redigerer udskrifter. 

Hvordan skriver jeg mit stamdatabillede ud? 

Fra Programskallen klikker du på ikonet "Karto": 

Vælg/markér kartoteket for det stamdatabillede, du ønsker at skrive ud: 

Her er kartoteksgruppen "Elevhold" og kartoteket LQ "Elevhold forår 2007" markeret. 

Klik på "Opsætning" og vælg "Ret kartoteksopsætning" - Nu fremkommer vinduet "Kartoteksvedligeholdelse": 

Klik på knappen "Ret skærmbilleder". I det efterfølgende billede klikkes på fanebladet "Stamdata". 

Klik på fanebladet "Stamdata"

Nu ser du dit stamdatabillede i "Redigeringsmodus". Det kunne for eksempel se således ud: 

Stamdatabilledet i Redigeringsmodus. 

Når du har stamdatabilledet fremme på din skærm i "Redigeringsmodus" kan du se/redigere dine stamdata-felters navne. Disse navne er vigtige at kende nøjagtigt, når du redigerer udskrifter. For eksempel har felterne: 

"Skolegang" stamdatafeltet "Fri451".
"Postnr./by" stamdatafeltet "Adresse 3". 

TIP:  

• Der er forskel på store og små bogstaver i feltnavne. 
• Et mellemrum er OGSÅ et tegn. 
• Dette billede skal skrives ud så du kender feltnavnene i dit stamdatakartotek: 
  Tryk på tastaturknappen [PRINT SCREEN] - start dit tekstbehandlingsprogram op (eksempelvis Word) og hold knappen [CTRL] nede mens du klikker tast [V] (sæt ind). Nu indsættes det skærmbillede du havde, da du klikkede [PRINT SCREEN]. Print testdokumentet ud på normal vis. Læg det så der tilgængeligt, når du vil redigere udskrifter. Denne udskriftsmetode er GENEREL og kan altid anvendes i alle WINDOWS-baserede programmer. 

 

2.1 Hvordan redigerer jeg mit stamdatabillede? 

Når du har stamdatabilledet fremme i redigeringsmodus, kan du redigere/indsætte/slette/flytte de felter du har på dit stamdatabillede. 

Hvordan indsætter jeg et felt på mit stamdatabillede? 

Du indsætter nye felter ved at højreklikke hvor feltet ønskes > og klik "Opret Nyt felt". Prikmarkér den felttype, du ønsker: 

Alm. tekstfelt 
Viser et fast tekstfelt i dit "normale" stamdatabillede. Man bør altid have et tekstfelt foran et datafelt, så man ved hvad feltet skal bruges til. 
Eksempelvis et tekstfelt med teksten "Skolegang" foran Datafeltet "Fri451" nødvendigt, så man ved hvad der forventes indtastet her. (Se på stamdatabilledet i redigeringsmodus, ovenfor). 

Datafelt, vis
Viser værdien af et felt som hentes fra systemet. 
Eksempelvis kunne det være feltet "Startdato", der viser kartoteksmedlemmets kursus-startdato. 

Datafelt, opret/ret
Når dette felt er indsat i dit stamdatabillede, har brugeren på det "normale" stamdatabillede mulighed for at indtaste i dette felt. Eksempelvis kunne det være at du ønskede, at der var mulighed for at kunne indtaste oplysninger om "kontaktperson", så det var tilgængeligt på dit "normale" stamdatabillede. I det tilfælde kunne man bruge et "Fri-felt". Der er 15 forskellige frifelter at bruge. Nedenfor findes en tabel med alle tilgængelige datafelter. 

CPR-check
Hvis der markeres i dette felt, foretages der en automatisk kontrol om tallene man indtaster, overholder de danske modulus-regler for danske CPR-numre. 
Dette felt bør derfor ikke bruges til noget som helst andet end CPR-numre - og CPR-nummer-feltet findes ofte i forvejen. 

Modulus 10-check
Hvis der markeres i dette felt, foretages der en automatisk kontrol om tallene man indtaster, overholder reglerne for modulus 10. 

Grøn/gul/rød zone
Vælges  disse zoner, får man henholdsvis en grøn, gul og rød firkant.
Disse firkanter kan man trække hen over de oplysninger, man har på sit stamdatabillede, så det "tildækker" oplysningerne. Når man opretter en ny bruger, giver man adgang i programmet "Karto" til hvilke zoner en bruger må se, og hvad han ikke må se - i dette kartotek. Man  ændrer størrelsen på firkanten ved at finde firkantens nederste højre hjørne (den almindelige musepil ændrer sig til en "diagonalpil") og "trække" firkanten større eller mindre. Man flytter på en firkant/zone ved at "trække" firkanten med musen. 

HUSK AT DISSE RETTIGHEDSZONER KUN ER GÆLDENDE FOR DET KARTOTEK, SOM DU REDIGERER I - ISÆR HØJSKOLER HAR JO MANGE  KARTOTEKERS STAMDATA-BILLEDER MED KORTE KURSER. 

Billede
Vælges "Billede" indsættes et persondata-billede-felt på dit stamdatabillede, hvor brugeren har mulighed for at indsætte et personbillede. 

Memofelt
Vælges  dette felt indsættes et felt på dit stamdatabillede, hvor man kan skrive længere bemærkninger. 
Man ændrer størrelsen på memofeltet ved at finde firkantens nederste højre hjørne (den almindelige musepil ændrer sig til en "diagonalpil") og "trække" memofeltet større eller mindre. Man flytter på et memofelt ved at "trække" firkanten med musen. 

Historyfelt 
BRUGES IKKE.  

 

Oversigt over tilgængelige datafelter:
(Anden brug anbefales ikke)

Fælles for felterne: - font/farve/skrifttype/placering/feltstørrelse: 

Man kan angive ønsket farve og font/skrifttype for felterne. Når det ikke giver mening at vælge font/skrifttype/baggrundsfarve for et felt (for eksempel feltet "Billede") forsvinder knapperne. 

Man kan "trække og slippe" ethvert felt hen på stamdatabilledet, hvor man ønsker det. 

Hvis man ønsker at et felt skal have en anden størrelse, kan man også "trække og slippe". Find feltets nederste højre hjørne (præcis dér hvor din musepil bliver til en diagonalpil") > hold venstre museknap nede - træk billedet til ønsket størrelse - slip museknappen igen). Teknikken kræver meget muse-præcision, så vær tålmodig! 

Almindelig musepil:                                                      
 "Diagonalpil":

Når du er færdig med at redigere dit stamdatabillede, skal du klikke "Exit", og svare "Ja" til at gemme kartoteksdefinitionen. Husk hvad kartotekskoden var for det stamdatabillede du redigerede, da det kan bruges som "Standard-skærmbillede" for andre kartoteker du ønsker. 

TIP: 

• Hvis man opretter et "Opret/ret"-felt, fremkommer et felt der hedder "Faste data ved oprettelse". Heri kan man skrive det, man fast ønsker foreslået. Det vil sige: de kartoteksmedlemmer man opretter fremover, automatisk vil blive foreslået dette nummer. (Det kan med fordel bruges, hvis f.eks. man ønsker at programmet skal foreslå et fast kursustypenummer ved en oprettelse). 
• Hvis man i sine eksisterende stamdatabilleder ønsker at systemet fremover skal foreslå "Faste data ved oprettelse" på et bestående Opret/ret-felt, skal man rette feltet (Man retter et felt ved at højreklikke på det, og klikke "rette felt"). 
  
  
• Når man har redigeret et stamdatabillede for et kartotek - kan man "Kopiere" dette stamdatabillede til alle andre kartoteker. Husk hvad kartotekskoden er for det kartotek (eksempelvis E7) du ønsker skal kopieres til et andet kartotek og være nyt "standardskærmbillede". Se hvordan du gør dette nedenfor: 

Hvordan kopierer jeg et stamdatabillede ind på andre kartoteker? 

Fra Programskallen klikker du på ikonet  "Karto": 

Vælg/markér herefter det kartotek, du ønsker skal have et nyt standardskærmbillede.

Klik i menuen "Opsætning" og vælg "Ret kartoteksopsætning". 

Klik på knappen "Ret skærmbilleder" > klik på knappen "Standard-skærmbillede". 

Her har vi valgt at kartotek "EN - Familie-Idræt 2" skal have et nyt standardskærmbillede. 

Nu får du en oversigt over de skærmbilleder der er til rådighed. Filerne med filnavnet "Display" først i filnavnet - efterfulgt af en 2-cifret kartotekskode, er dine kartotekers standardskærmbilleder. På nogle pc'ere ser man filtypenavnet ".DEF" - det er uden betydning. Her markerer du det skærmbillede du ønsker skal være de nye standardskærmbilleder (Her er markeret filen "DisplayE5"): 

Her i eksemplet vælges standardskærmbilledet for kartotek "E5". 

Klik nu på knappen "Åben". 

Nu skal du blot klikke "Gemme" og "Exit", og kartotek "EN" har fået standardskærmbilledet for kartotek "E5". 

 

Hvordan retter jeg et allerede bestående felt på mit stamdatabillede? 

Du retter et allerede bestående felt, ved at føre musepilen hen over feltet (den almindelige musepil bliver til en "hånd". Højreklik på feltet:

Vælg "Rette felt" for at rette feltet: 

Nu kan du rette egenskaberne for feltet. 

 

Hvordan sletter jeg et allerede bestående felt på mit stamdatabillede? 

Du sletter et felt ved at føre musepilen hen over feltet (den almindelige musepil bliver til en "hånd". Højreklik på feltet: 

Vælg "Slette felt" for at slette feltet. 

 

Stamdata har fanebladende "Stamdata", "Side 1", "Side 2" og "Side 3". Hvad bruges de til?  

Dit stamdatabillede består af siderne "Stamdata", "Side 1", "Side 2" og "Side 3". Normalt bruger skolerne/menighederne kun siden/fanebladet "Stamdata", men der er også mulighed for at bruge de øvrige sider. Hvis du ønsker at flytte et bestående felt til en anden side, vælges "Flyt til side"... 

Der er samme sammenhæng til dine udskrifter uanset hvilken side et felt står placeret på. 

De øvrige sider betyder blot, at du har mere "plads". 

TIP: Hvis du vil indsætte et felt, bør du altid kigge om feltet allerede er brugt på en af de øvrige faneblade. Du må IKKE oprette et felt, der allerede "ligger og gemmer sig" på en af de andre sider. 

TIP: Man kan med fordel bruge oplysninger, som man ikke ønsker skal være så "synlige" (eks. personfølsomme oplysninger - bemærkninger osv.) på en af de andre sider. På den måde ses de ikke af forbipasserende "nysgerrige blikke". 

3. PDF Printer 

Hvad er en PDF Printer?  

En PDF- (Portable Document Format) Printer er en "Virtuel printer" (fiktiv printer) som danner en elektronisk fil af din udskrift. På en almindelig printer får du udskriften på papir. Med en PDF Printer printer du i stedet udskriften som en elektronisk fil. 

Hvad kan jeg bruge det til? 
I stedet for at sende en almindelig papir-udskrift med posten, kan du e-maile den elektroniske fil (udskriften) til hvem som helst og dermed spare penge. 

Hvad er mine fordele ved at installere denne printer?

• PDF Printeren er gratis
  
  
• Alle modtagere af PDF-filen kan læses den på deres computer - uanset om de har pc (en almindelig computer) eller Mac (Apple-computer). 
  
  
• Det er ligegyldigt hvilket styresystem eller tekstbehandlingssystem modtageren har installeret på deres pc/Mac. På den måde er du altid sikker på, at modtagerne af den elektroniske udskrift kan læse udskriften. Derfor: når du sender en PDF-udskrift som vedhæftet fil med din mail, er du sikker på, at modtageren kan læse den. 
• PDF Printeren kan ikke bare bruges til at danne elektroniske filer i EDB-Brugsens programmer, men også i alle andre programmer, man har mulighed for at udskrive fra. Derfor kan du også med fordel installere en PDF Printer på computeren derhjemme. 

 

Hvordan installerer jeg PDF Printeren? 

LUK ALLE PROGRAMMER NED. VÆR SIKKER PÅ AT DER ER INTERNETADGANG. 
Start internettet op. Find siden www.cutepdf.com: 

Klik på linjen "Create PDF files on the fly - for Free!".

Nu ser du denne side: 

Klik på linjen "Free Download". 

Nu hentes PDF Printeren til din egen computer. Du vil se denne dialogboks: 

Klik på knappen "Kør". 

Nu hentes filen hjem til din computer: 

Når filen er hentet hjem til din computer, skal den installeres: 

Klik på "Kør". 

Nu ser du denne dialogboks: 

Klik på "Next". 

Nu skal du acceptere at du vil installere PDF Printeren. 

Sæt "Prikken" op i "I accept the agreement". 

Klik på "Next". 

Klik på "Install". 

Nu installeres PDF Printeren. Når PDF Printeren er installeret kommer denne dialogboks. 

Klik på "Ja". 

Vent ca. 1. minut. 

Når de sidste trin af installationsproceduren er afsluttet, ser du endelig denne side: 

Luk blot siden ned, og din PDF Printer er installeret. 

 

Bemærk: 

Skærmbillederne i denne vejledning kan varier fra computertyper, da det er afhængigt af opsætningen/programmerne på din computer.

 

TIP: 

• Hvis der er flere pc-arbejdspladser på skolen/menigheden, hvor EDB-Brugsen er installeret, skal PDF Printeren også installeres på disse computere. 
  
  
• Husk at selv om du har installeret PDF Printeren/afprøvet installationsproceduren på et kursus, skal du også gøre det derhjemme på skolen/menigheden. DEN INSTALLERES IKKE SAMTIDIG PÅ SKOLENS/MENIGHEDENS COMPUTER! 
  
  
• Du kan med fordel også installere dem på din egen computer derhjemme eller på andre computere. Fra de fleste programmer, kan der printes til en PDF Printer og dermed dannes en elektronisk fil af udskriften. 
  
  
• PDF-filen (udskriften) kan vedhæftes en mail. 

 

Hvordan bruger jeg en PDF Printer i praksis? 

Når du har udskrevet din udskrift til skærmen, kan du se et lille printerikon med en fastnøgle: 

(Printer setup) øverst i billedet. 

Her kan du udskrive til forskellige printere og dermed også din PDF Printer. 

Normalt vil udskriften sendes til din rigtige "Papirprinter", men du kan vælge mellem dine tilgængelige printere ved at klikke på den lille pil forenden af feltet NAVN Vælg din PDF Printer "CutePDF Writer" og klik "OK".  
Når du efterfølgende vil danne den elektroniske udskrift , klikker du blot på det almindelige printerikon uden fastnøglen:

I stedet for en almindelig papirprinter, "printes" udskriften nu til en fil. Du får nu mulighed for at bestemme hvor PDF filen skal gemmes, og hvad filen skal hedde: 

Her er valgt at gemme den elektroniske udskrift i mappen "Brugs" med filnavnet "elevliste i PDF-format". 

Når du har valgt placering og filnavn, klikke du "Gem". 

 

TIP: 

• Du bør aldrig vælge mappen "Bedata" at gemme din elektroniske udskrift i. Mappen "Bedata" er din datamappe i EDB-Brugsen , og hvis den bliver fuld af elektroniske udskrifter, bliver din sikkerhedskopi også større og større. Når du sender dine data til "Til konsulent" eller "Egenmappe" bliver overførselstiden alt for lang. 

Øjeblikket efter dannes denne elektroniske fil i mappen "Brugs": 

Når man åbner denne elektroniske udskrift, ser den nøjagtigt ud som papirudskriften. Hvis der er grafiske billeder på udskriften bliver disse også skrevet korrekt ud på din elektroniske udskrift:  

Her den elektroniske udskrift færdig. Der er dannet en elektronisk PDF-fil med 2. sider. 

 

TIP:

Hvis man ikke ønsker at installere en PDF Printer, kan man alligevel danne en elektronisk PDF-fil. 

Fordelen ved ikke at installere PDF Printeren er, at man ikke behøver at bruge tid på dette, men fordelene er talrige!

 

 

4. Øvrige filformater for en elektronisk udskrift 

Hvordan gemmer jeg en udskrift i et elektronisk format? 

Når du har valgt at udskrive til skærm, kan du se ikonet med en diskette:

Når du klikker på dette ikon, får du mulighed for at ændre filtype for udskriften: 

Under feltet "Filtype" kan man vælge en lang række forskellige elektroniske formater.

Alt efter hvad man skal bruge elektroniske udskrifter til, kan man vælge at gemme udskriften i forskellige filtyper/filformater: 

TIP: 

.PDF formatet er ikke et direkte "redigerbart" format. Hvis man ønsker, at der skal kunne redigeres i den elektroniske udskrift, kan man med fordel vælge andre formater - redigere i denne - og efterfølgende "printe" til din PDF Printer. 

Dette kræver ligeledes at PDF Printeren er installeret. Med PDF Printeren kan man nemlig skrive den elektroniske fil ud fra det program den er redigeret i. 

 

 

5. En udskrifts opbygning 

Udskriftsbånd 

Sådan ser en udskrift ud i "redigeringsmodus" (Rediger udskrift) 

De 8. udskriftsbånd - Sideheader, Titel, Kolonneheader, Gruppeheader, tekst, Gruppefooter, Totaler og Sidefooter. 

De udskriftsbånd der er markeret med flueben, vises på udskriften i redigeringsmodus. Her er således valgt visning af alle 8. udskriftsbånd.

Det er udskriftsbåndet "Tekst" der er det "vigtige" udskriftsbånd, der henter dit kartoteks datafelter! 

Udskriftsbåndene bestemmer hvad der medtages på din udskrift og hvor de placeres. 
I tabellen nedenfor gennemgås egenskaberne for de forskellige udskriftsbånd. 

Hvad er sammenhængen mellem en udskrift i redigeringsmodus og udskriften til skærmen/printeren? 

Resultatet er en udskrift, der ser sådan ud:

Udskriften til skærmen giver også mulighed for at gemme udskriften i mange elektroniske formater - klik på "disketteikonet" øverst - se afsnittet "Øvrige filformater for en elektronisk udskrift". 

 

Der er yderligere muligheder for at vælge egenskaber for det enkelte udskriftsbånd. Man kan vælge: 

• At understrege udskriftsbånd 
• At indramme udskriftsbånd 
• At få systemet til at indsætte et sideskift før båndet dannes

Samtidig er der to forskellige stregtykkelser, man kan vælge for bånd-understregningen eller bånd-indramningen. 

Hvordan vælger jeg yderligere egenskaber for et udskriftsbånd: Højreklik på Udskriftsbåndet > Vælg "Båndopsætning" > Vælg mulighed i menu: 

TIP: Når du redigerer en udskrift, kan du til hver en tid klikke "Udskrift til skærm," for at se om din redigering, har den ønskede effekt. Det bør du hele tiden gøre! Husk at gemme ændringerne undervejs - eventuelt som et andet filnavn. Så har du hele tiden "skabelonen", som der var udgangspunktet for din redigering. 

 

Kan jeg vælge yderligere egenskaber for den udskrift jeg redigerer? 
Du kan vælge yderligere egenskaber for den udskrift du redigerer. Højreklik i et tilfældigt udskriftsbånd på udskriften og vælg menupunktet "Printer og Side-opsætning". 

Nu kan du yderligere vælge margenstørrelse - antal kolonner & kolonnemellemrum (især praktisk for labels-udskrifter). I øvrigt kan du vælge om udskriften skal "ligge ned" som landskab, samt hvor mange kopier udskriften skal komme i. 

TIP:  Husk at det kun er den enkelte udskrift du vælger disse særlige egenskaber for. 

 

Hvordan sætter jeg nye felter ind på min udskrift? 

 Højre/Modsatklik i det udskriftsbånd hvor feltet ønsket indsats > Vælg felttype: 

 

Brug skemaet nedenfor til at danne dig et overblik over felternes egenskaber: 

Hvilke egenskaber har de felter man kan sætte ind på sin udskrift? 

 

Hvilke felter kan jeg sætte ind på min udskrift? 

Det er forskelligt fra udskrift til udskrift hvilke felter, der er til rådighed, og kan indsættes på udskriften. Det er udskriftens SQL - der bestemmer hvilke felter, der er til rådighed til den enkelte udskrift. (Se også afsnittet om SQL). 

I udskriftsredigeringsbilledet har du en knap øverst, der hedder "Vis feltnavne": 

Udskriftsredigeringsbilledet har knappen "Vis feltnavne".  

Når man klikker på knappen "Vis feltnavne" kommer en liste over de felter, der er til rådighed på den udskrift man er i gang med at redigere: 

 

6. Specialefelter 

Der er nogle "Specialfelter" som du ikke vil kunne finde under listen med "Feltnavne". Disse "specialfelter" er brugbare på alle udskrifter. 

 

7. SQL - Structured Query Language 

Hvad er SQL? 

Mappen "Datadefinition" indeholder ikke egentlige udskrifter men SQL'er. SQL står for "Structured Query Language". 

Alle udskrifter har en SQL, som bestemmer hvilke felter, der er til rådighed til udskriften. 

En forkert SQL til en udskrift kan derfor være en grund til at udskriften ikke medtager de korrekte oplysninger, eller slet ikke virker. Dette ses ofte, hvis man har udskrifter/labels som man tidligere selv har oprettet/redigeret. Disse udskrifter har måske en "gammel" SQL, som man skal skifte, for når man gemmer en udskrift, gemmes SQL'en til udskriften også. 

Derfor er det vigtigt at man har - og kun har - de nyeste/opdaterede SQL'er.  

Derfor er det en god idé at slette alle de gamle SQL'er og hente alle de nye/opdaterede SQL'er hjem til din egen pc (se nedenfor). 

 

Hvordan opdaterer jeg mine SQL'er?  

Det gør du sådan: Dataoverførsel > FTP >Udskrift m.m. > Klik her for at hente opdateringsfiler til udskrifter > Tilslut > Dobbeltklik på mappen "Datadefinition" øverst i det hvide felt venstre: 

Det hvide felt til venstre er DATA HOS EDB-Brugsen. Det gule felt til højre er udskrifter/SQL'er PÅ DIN PC. 

 

Mappen "Datadefinition" åbnes nu og i det gule felt til højre ses de SQL'er du allerede har på din PC: 

Her er åbnet mappen "Datadefinition". Det hvide felt til venstre er DATA HOS EDB-Brugsen. Det gule felt til højre er SQL'er PÅ DIN PC. 

Du skal nu slette alle dine gamle SQL'er i det gule felt og efterfølgende hente alle de nye SQL'er: 

Markér den øverste SQL i det gule felt (her: Aktiv Forening 1.DEF) - og klik på knappen "Slet fil". Nu forsvinder denne SQL, og den næste SQL bliver automatisk markeret. Da alle SQL'er skal slettes, bliver du blot ved med at klikke "Slet fil", indtil der ikke er flere SQL'er at fjerne, og der kommer en "fejlmeddelelse". 

 

Nu dobbeltklikker du på "Tilbage "i det hvide felt... 

... og kommer tilbage til mappestrukturen, hvor du dobbeltklikker på mappen "Datadefinition". 

Nu figurerer alle SQL'er (Datadefinitioner) som nye, da du jo har slettet alle. 
Klik på knappen "Markér alle nye filer"... 

... og klik på knappen "Hent markerede". 

Nu er alle SQL'er hentet hjem til din egen PC. 

 

Hvordan redigerer jeg en udskrifts SQL? 

På udskriften redigeringsbillede finder du knappen "SQL" - denne giver adgang til at se udskriftens SQL: 

Udskriftsredigeringsbillede med vinduet "Feltnavne" åbent. 

 

SQL-vinduet: 

Her ser du udskriftens SQL.

Herfra kan du hente en ny SQL til udskriften. Det er en forudsætning, at du har hentet de nye SQL'er hjem og slettet de gamle SQL'er (se hvordan side 45-48 herover).

 

TIP: Hvis linjen "Bedata B" står i feltet "SQL-definition" er det tegn på at SQL'en SKAL udskiftes på denne udskrift! 

Knappen "Hent" giver dig mulighed for at vælge den rigtige SQL: 

 

Hent SQL: 

Vinduet "Hent SQL". 

Mappen "Datadefinition" åbner sig. Herfra er der mulighed for at hente nye SQL'er. Man skal vælge den SQL, der er den rigtige for den udskrift man er i. Egenskaberne for de SQL'er, der er til rådighed i billedet, nævnes her: 

Hvilken SQL skal vælges? 

Aktivpersondata.DEF 

Vælges, hvis udskriften skal finde data i et kartotek, hvor der er oprettet elevøkonomi og udskriften skal frasortere de personer, der ikke længere er aktive på kurset. 

TIP: Friskoler har både et forældrekartotek og et elevkartotek. Friskoler skal derfor huske, at hvis de udskriver en udskrift  fra forældrekartoteket, er der ingen forældre der er "aktive" på et kursus - det er jo eleverne/elevkartoteket! Friskoler bør tilstræbe at udskrive fra elevkartoteket, når denne SQL skal anvendes. Det betyder ikke at udskriften ikke kan medtage data fra forældrekartoteket - de har blot en anden feltkode (reference 5-kode) - f.eks. $5Navn, $5Adresse 1 osv. Det kan man se på skærmudskriften af kartoteket, som man altid har udskrevet, når man redigerer udskrifter. 

 

Persondata.DEF 

Vælges, hvis udskriften skal finde data i et kartotek, hvor der er oprettet elevøkonomi og udskriften skal medtage alle de personer, der er på kurset, uanset om de er aktive eller ej. 

 

Person.DEF 
Vælges, hvis udskriften skal finde alle i et kartotek. Benyttes til udskrivning af data fra kartoteker, hvor der ikke er oprettet kursusøkonomi/elevøkonomi/menighedsøkonomi. 

Forening_x.DEF 
Vælges, hvis man benytter foreningsfelter på stamdata. En udbygning af aktivpersondata.def.

Betalopg.DEF 
Vælges til udskrifter af betalingsopgørelser for aktive personer i kursusdata/økonomi for efterskoler. 

Betalopggrundskole.DEF
Vælges til udskrifter af betalingsopgørelser for aktive personer i kursusdata/økonomi for grundskoler (friskoler). 

 

Hold_xxxxx.DEF
Vælges hvis udskriften skal tage elevens holddata. 

Som udgangspunkt har man ikke brug for andre SQL'er end ovenstående. 

I dette eksempel ønskes en personliste, som skal kunne udskrive medlemmer der IKKE er aktive på et kursus, og hvor der ikke er oprettet kursusøkonomi (f.eks. Kreditorer eller kommuner), så vi vælger/markerer SQL'en Person.DEF - og klikker "Åbn".

Nu ser SQL-vinduet således ud:  

SQL-vinduet efter SQL'en Person.DEF er valgt.

I SQL-vinduet kan man se, hvilke oplysninger SQL'en medtager (se det store felt markeret med stiplet linje ovenover). Med højre-venstre-pilene kan man se yderligere kolonner/oplysninger, som SQL'en medtager. 

Husk, at kontrollere om udskriften nu er, som du vil have den: Klik på knappen "Rediger" for at vende tilbage til udskriften i redigeringsmodus - og klik "Gem udskrift". Systemet foreslår at udskriften gemmes med samme filnavn, som den havde i forvejen. Hvis der ikke skiftes filnavn, bliver den oprindelige udskrifts-fil overskrevet, så det er vigtigt først at have kontrolleret, at den er som du vil have den. 

Du kan også vælge selv at give filen et andet filnavn. Derved er den oprindelige fil stadig til rådighed. 

TIP: På samme måde som du henter en ny SQL til en udskrift, kan du også gemme en udskrifts SQL (her klikker du "Gem" i stedet for "Hent"). Den kan du hente ind på en anden udskrift. 

 

Hvad gør jeg, hvis mine udskrifter ikke virker? 
Man kan opleve problemer med sine udskrifter, såsom: 

• De nyeste oprettede kartoteksmedlemmer kommer ikke med. 
• Der kommer slet ikke nogen med. 
• Der kommer ikke længere skoleår eller klassetrin med på min udskrift. 
• Der kommer en fejlmeddelelse, når jeg udskriver. Herefter "Låser" udskriften.
• ... andre problemer. 

Det er en vigtig forudsætning,  at man har læst MånedsNyt januar 2007 omhandlende dette problem - det vil afhjælpe langt de fleste udskriftsproblemer. 

 

Det er en vigtig forudsætning,  at man har hentet alle SQL'er hjem (datadefinitioner) og har valgt dem på sin udskrift, og gemt den igen. 

 

TIP:  Husk, at der med ordene "Aktiv"/"Ikke aktiv" udelukkende tænkes på om der er tale om AKTIVITET PÅ ET KURSUS. Man kan ALTID hente en ny SQL, og prøve på at udskrive til skærm, og se om den medtager de ønskede. 

 

TIP: En udskrift bliver gemt med "SKJULT søgning". Hvis en udskrift f.eks. er gemt med søgning af elevnummer 45001-45092 for et tidligere år, men man nu har andre numre, vil der ikke komme noget  med. Fjern denne søgning - gem udskriften og prøv igen. (Rediger udskrift > Datavalg):

 

TIP:  Feltet "Fulde navn" må aldrig være til stede på en udskrift. Fjern feltet, og indsæt tekstfeltet "$Navn" (se i øvrigt MånedsNyt januar 2007). 

TIP:  Hvis man én gang har fået en fejlmeddelelse (her menes en decideret fejlmeddelelse i en dialogboks - ikke en udskrift  der ikke tager der ønskede antal med osv.) bør man gemme sin rettede udskrift, lukke alt  ned til man er ude i Programskallen igen, læse udskriften ind igen og starte forfra med redigeringen. 

 

Hvad er arbejdsgangen/rækkefølgen ved redigering af udskrifter, der ikke medtager det ønskede antal kartoteksmedlemmer/ingen kartoteksmedlemmer? 

Når du redigerer udskrifter er arbejdsgangens rækkefølge ikke altid ligegyldig. Brug dette diagram, når du redigerer i dine udskrifter. 

Hav MånedsNyt januar 2007 inden for rækkevide. 

På næste side findes et skema over sammenhænge mellem Kartotek - SQL - Søgning og din udskrift. Dette skema  bør også gennemgås ved problemløsning. 

Hvordan bruger jeg søgning sammen med en udskrift? 

Fra Programskallen klikker du ikonet "Karto": 

Vælg markér kartoteket for det stamdatabillede, du ønsker at skrive ud: 

Kartotek "E7" - Efterskoleholdet 2007/08 er markeret. 

Bemærk at der er 100 medlemmer (elever) i kartoteket. 

 

Klik på ikonet "Søgning":

(Du skal først bekræfte, at du vil søge i kartoteket E7 - elevhold) 

Nu kommer dit stamdatabillede op. I dette billede skriver du dit/dine søgekriterier. Her søger vi eksempelvis på 2 søgekriterier: 

HUS:  3

KLASSETRIN:   9

Klik "Ok" når du har indtastet dine søgekriterier. 

Systemet finder de elever/kartoteksmedlemmer, der opfylder de indtastede søgekriterier: 

 

Disse 9 personer kan nu udskrives på en liste. 

Klik på knappen "Print" - find din udskrift i den rigtige udskriftsmappe - og udskriv den! 

Her er listen for ovenstående eksempel: 

 

8. Sammenhænge - udskriftsredigering