Programmet er nu klar til at påbegynde mapping
Start mapping til KOMiT Finans
Når to eller flere konti skal mappes
Mapping kan nu påbegyndes. Det er dog en forudsætning, at kontoplanskontering trin for trin er færdiggjort. Se vejledningen her.
Bemærk, at der lukkes for oprettelse af nye konti indtil alle konti er mappet ! Derfor opfordres der til, at der mappes færdigt inden for kort tid. Tidsforbrug cirka 1-2 dage afhængig af længden på ens kontoplan.
Hvis der er brug for nye konti inden for den nærmeste fremtid, kan de med fordel oprettes, før selve mappingen påbegyndes. Mapping behøver ikke at færdiggøres i én arbejdsgang. Systemet kan forlades og genoptages, og der kan arbejdes lidt ad gangen.
Hvordan kontoplanen opbygges, er op til skolen, eventuelt i dialog med revisor. Det anbefales at følge det eksisterende paradigme, men det er ikke et krav. Kontoplanen kan derfor i princippet struktureres på samme måde som den nuværende. Find standardkontoplanen for de enkelte skoletyper her.
Start mapping til KOMiT Finans
I menulinjen vælges programmer efterfulgt af Finans Konvertering
Vælg ny kontoplan for den relevante skoletype. Der skal eventuelt vælges flere skoletyper. Klik på Fortsæt og klik Ja efterfulgt af OK.
Beskrivelse af forside
På forsiden ses til venstre det samlede antal konti i den nye kontoplan. Til højre vises de konti fra den nuværende kontoplan, som skal mappes. Alle konti fra den nuværende kontoplan skal mappes eller matches til en konto i den nye kontoplan. Bemærk, at der kun kan mappes driftskonti til driftskonti og statuskonti til statuskonti.
Statuskonti med kartoteker kan kun mappes én til én.
"Antal konti til mapping" = drift- og statuskonti, der skal mappes
"Antal konti der er mappet" = oversigt over hvor mange konti der er mappet
"Antal der ikke mappes" = overskrifter og sum konti skal ikke mappes
"Konti der mangler mapping"= antallet af konti, der endnu ikke er mappet. Når tallet er 0, er mappingen fuldført.
For at starte selve mappingen vælges Gå til mapping af konti
Gennemgang af programmets funktioner og anvendelse
Gul = ny standardkontoplan
Hvid = eksisterende kontoplan
På venstre side findes en oversigt over kontogrupper. Når en kontogruppe vælges, markeres den med blå, og de tilhørende konti vises i højre side. For at komme videre kan der klikkes på ‘Map kontogruppe’ nederst til venstre, men det er også muligt at dobbeltklikke på enten selve kontogruppen eller en af de enkelte konti i højre side. Alle handlinger fører videre til næste trin.
Der kan afgrænses på visningen af standardkontoplanen ved at klikke på Vis konti øverst i venstre side. Herefter kan visningen afgrænses til kun at omfatte driftskonti, enten indtægter eller udgifter, eller til kun at vise statuskonti, enten aktiver eller passiver.
Vælg den gruppe, der skal mappes, og klik f.eks. på Map kontogruppe.
Til venstre vises de konti, der findes i den nye kontoplan inden for den valgte gruppe.
Til højre vises den nuværende kontoplan svarende til saldobalance 3. Det kan med fordel afgrænses i højre side, så kun de konti vises, der ligger i samme gruppe. Dette giver et bedre overblik.
Det anbefales at tage udgangspunkt i den nuværende saldobalance og afgrænse den til den kontogruppe, der ønskes arbejdet med, f.eks. statstilskud.
Når to eller flere konti skal mappes
Når to konti skal mappes, skal hele linjen i højre side være markeret med blå, og den tilsvarende konto i venstre side skal ligeledes være markeret med blåt. Det bør samtidig kontrolleres, at det faktisk er de korrekte konti, der er markeret med blåt, som ønskes mappet. Klik på Map valgte konti, eller dobbeltklik på kontoen i højre side
Når to konti er mappet, vil kolonnerne Map Dato automatisk blive udfyldt. I venstre side vil feltet Brugskonti være udfyldt med kontonummeret fra den eksisterende kontoplan. I højre side vil Map Til konto være udfyldt med det nye kontonummer.
Bemærk, at når to konti er mappet, springer systemet automatisk videre til linjen nedenunder i venstre side.
Hvis der er mappet forkert, kan handlingen fortrydes ved at klikke på Fjern mapping på konto nederst i højre side. Det kræver, at markeringen står på de to konti, der skal ophæves, og at hele linjen er markeret med blåt, før mappingen kan fjernes
Ret kontonavn
Hvis der ønskes at rette et kontonavn i den nye kontoplan, kan det gøres ved at klikke på Ret kontonavn. Det er kun selve kontonavnet, der kan ændres ikke kontonummeret.
Opret konti i ny kontoplan
Hvis der findes en konto i den eksisterende kontoplan, som ønskes oprettet i den nye, kan dette også gøres. Den nye konto bliver oprettet lige under den linje, der er markeret med blåt i venstre side. Markeringen placeres på den konto i den eksisterende kontoplan, som ønskes oprettet i den nye, og derefter klikkes på Opret konto.
Kontrollér det angivne kontonummer og ret det eventuelt til et andet. Tilret derefter feltet for kontotekst. Tryk Godkend og tryk OK.
Hvis der ønskes at oprette flere konti i den nye kontoplan, kan de markeres direkte i den eksisterende kontoplan (brug Shift + pil op/ned for at markere). Kontiene oprettes herefter under den blå linje i den nye kontoplan. Hvis et andet interval end 1 mellem kontonumrene foretrækkes, kan der vælges et andet interval, så længe der er plads i nummerserien i den nye. Klik derefter på Godkend og afslut med OK.
Sammenlæg flere konti
Hvis der ønskes at sammenlægge flere konti fra den eksisterende kontoplan til én konto i den nye, f.eks. lønkontoen, kan de relevante konti markeres i den eksisterende kontoplan, hvorefter den ønskede konto i den nye kontoplan vælges. Klik derefter på Map valgte konti.
Det vil herefter fremgå under Brugskonti og Map til konto, hvilke konti der er blevet mappet.
Ophæv mapping
Hvis det ønskes at fjerne mapping på en konto, kan begge linjer markeres, hvorefter der klikkes på Fjern mapping på konto. Hvis flere linjer er lagt sammen, skal mappingen fjernes én ad gangen
Hvis der er oprettet konti manuelt, skal funktionen Ret mapping øverst til venstre anvendes. Marker de konti, der skal have fjernet mapping. Klik derefter på Ret mapping, marker de konti, der ikke længere skal være mappet, og klik OK. Mappingen er herefter fjernet.
Hvis der findes konti, hvor det driller med at få fjernet mapping, eller hvis en konto er mappet flere gange, skal denne funktion også bruges
Obligatoriske konti
I starten af oprydningsprogrammet blev der valgt 4-6 obligatoriske konti, afhængigt af om der anvendes moms. Disse konti skal også mappes og betegnes som obligatoriske konti. Gå ind på en vilkårlig sumkonto, og sæt flueben ved Obligatorisk mapping. Afgræns derefter søgningen i den eksisterende kontoplan, og map kontiene én ad gangen, indtil alle obligatoriske konti er mappet.
Vis "ikke mappede konti"
Hvis det kun ønskes at se de konti, der ikke er mappet i enten den eksisterende eller den nye kontoplan, kan der sættes flueben i Vis ikke mappede. Husk at fjerne filteret igen, hvis alle konti skal vises.
For at komme tilbage til forsiden vælges først Retur til oversigt og derefter Status.
Mappet saldobalance
På forsiden fremgår nu, hvor mange konti, der mangler at blive mappet. Under Vis mappet saldobalance vises, hvilke konti der er mappet med hinanden i de enkelte grupper.
I den mappede saldobalance vises tallene i sort for den nye konto og i rødt for den eksisterende konto. Denne bør til sidst afstemmes endeligt mod saldobalance 3 på udvalgte konti, f.eks. driftsresultat, egenkapital, aktiver i alt og passiver i alt. Det anbefales, at denne gennemgås med revisor.
Indtil der gives adgang til den endelige konvertering, er det muligt at foretage ændringer i mapping af konti.
Afslut mapping
Når alle eksisterende konti er mappet, vælges Afslut mapping. Hvis meddelelsen ikke vises, selv om alle konti er mappet, skal mapping fjernes på en vilkårlig konto og tilføjes igen.
Når alt er mappet, bliver det igen muligt at oprette konti i den eksisterende kontoplan. Det skal bemærkes, at disse konti efterfølgende også skal mappes."
Du er nu i mål med mapping.
Der arbejdes videre i den eksisterende kontoplan med de gamle kontonumre, indtil der gives adgang til at konvertere. Først efter overgangen til KOMiT Finans træder de nye konti i kraft.
Kommentarer
0 kommentarer
Artiklen er lukket for kommentarer.