Vigtigt: Se de 2 videoer og læs denne introduktion grundigt

Kontoplanskonverteringen består af tre trin. I denne vejledning fokuseres der på de to første: oprydning og mapping. Selve konverteringen til KOMiT Finans udføres først, når der er klarhed til at overgå til det nye KOMiT Finans."

1 Kort introduktionsvideo

2 vigtig informationsvideo

Forudsætning for Finanskonvertering - oprydning og mapping 

Der skal være årsafsluttet til og med 2024, og der skal være ryddet op i poster og kartoteker til og med 31.12.2019. Find vejledning til oprydning her

Vigtigt!

Ingen må arbejde i systemet, mens der foretages oprydning. Dette er en forudsætning for at undgå fejl og sikre, at data bliver håndteret korrekt. 

Programmet skal færdiggøres i én arbejdsgang! Når du starter Finans konverteringsprogrammet skal alle 29 punkter gennemføres uden afbrydelser. 

Når finanskonverteringsprogrammet åbnes, vil du blive guidet igennem to hovedtrin:

1. Oprydning og oprettelse af OLD-database (opslagsværk). Tidsforbrug ca. 2 timer. For skoler med mange kartoteker, kurser og kursister kan det tage længere tid. Det er vigtigt, at der er ryddet op til og med 31.12.2019 inden opstart. Oprydningen skal færdiggøres i én arbejdsgang. 

Hele oprydningsprogrammet skal være afsluttet, før du kan gå videre til mapping. 

2. Mapping af kontoplan. Her mapper/matcher du den eksisterende kontoplan til den nye kontoplan. Tidsforbrug ca. 1-2 arbejdsdage afhængig af længden på kontoplanen. For skoler med en meget omfattende kontoplan, kan det tage længere tid. 

Det er ikke nødvendigt at færdiggøre mapping på én gang. Der kan arbejdes lidt ad gangen og vendes tilbage efter behov. Når alle konti er mappet, fortsættes arbejdet i den eksisterende kontoplan med de gamle kontonumre, indtil der er klarhed til at konvertere til KOMiT Finans. Det anbefales, at mapping færdiggøres inden for en kort periode, da der låses for oprettelse af nye konti, indtil alle konti er færdig­mappet.

Hvorfor skal databasen ryddes op før konvertering?

Ved skift til det nye finanssystem er det vigtigt kun at overføre nødvendige og relevante data. Den gamle database indeholder uaktuelle kartoteker, konti og inaktive poster samt data, der ikke længere er lovpligtige at opbevare. Uden oprydning risikeres det, at unødvendige og forældede oplysninger overføres til det nye system, hvilket kan medføre fejl. Et rent datasæt betyder desuden, at det nye program kan arbejde hurtigere og mere effektivt. Se procedurebeskrivelsen Overgang til KOMiT Finans her
 

Forberedelse inden arbejdet påbegyndes:  

Driftskonti uden posteringer eller saldo i 2024, 2025 eller 2026

Hvis der er oprettet driftskonti, der endnu ikke er posteringer på, eller ikke er tilknyttet til f.eks. budget, kursus økonomi eller priskatalog, vær opmærksom på dette:

Disse konti vil blive slettet i trin 1.  oprydning.
For at undgå dette skal der sættes en startdato på efter 01.01.2026 på disse konti, såfremt de ikke i forvejen er tilknyttet til budget (2024 eller frem) kursus eller priskatalog. Dette skal gøres, inden programmet startes op.

Hvis konti alligevel bliver slettet, kan de oprettes manuelt igen bagefter inden mapping. 

Kartotekstilknytning

Hvis der findes driftskonti i kontoplanen med tilknyttede kartoteker eller poster med et driftskontonummer, hvor der er kartotekstilknytning, så skal du kontakte os, inden du går i gang. Der må ikke være driftskonti med kartotekstilknytning.

Afstemning af kartoteker til finans

Det anbefales, at der afstemmes kartoteker til finanskonti inden oprydningen påbegyndes. Se vejledning her. 

Når ovenstående er gjort - Klar til at gå i gang: 

Trin 1. Oprydning og oprettelse af ny OLD-database (opslagsværk)

Udskriv først en saldobalance for perioden 01.01.2024 - 31.12.2024. Du skal bruge den til løbende afstemning. 

Opret en mappe på din pc og kald den kontoplanskonvertering. Her gemmer du de udskrifter, der bliver oprettet i programmet som dokumentation.

Når du åbner programmet, skal alle andre brugere være logget ud! Du vil løbende møde en række "advarselsvinduer" og "informationsvinduer" . Det er vigtigt, at du læser alle bokse grundigt HVER GANG, da dit klik vil være af stor betydning for det fortsatte arbejde.

Bliver programmet åbnet flere gange, vil det låse. Dette kræver en konsulentkode at åbne for programmet igen.  Hvis du ikke kan finde oprydningsprogrammet så prøv først at trykke alt+tab og se om programmet er åbent.

1.  Programmer > vælg Finans Konvertering 

Programmet og alle 29 punkter skal færdiggøres i én arbejdsgang. 

2. Oprydningsprogrammet starter automatisk og guider dig trin for trin gennem hele processen. Du skal gennemføre alle 29 punkter i oprydningen. 

Når programmet åbnes kommer dette skærmbillede op. Vi skal sikre os, at balancen indeholder disse konti. 

Du skal i din nuværende kontoplan finde følgende statuskonti: Egenkapital primo - Årets resultat - Kreditorer samlekonto og Fejlkonto. Alle 4 konti skal være markeret med blåt. 

Skoler med momskonti: Her skal også vælges Indgående- og Udgående momskonti. Klik dernæst på Alle konti fundet. OBS: Ovennævnte konti kan hedde noget andet i din kontoplan, find den konto der svarer dertil. 

Findes fejlkontoen ikke, skal programmet lukkes ned og kontoen oprettes i kontoplanen under status. Start herefter programmet igen.  

Noter disse konti fra din nuværende saldobalance, da du skal bruge dem igen senere. (Egenkapital primo, Årets resultat, Kreditor samlekonto, Fejlkonto og evt. moms ind- og udgående)   

3. Der dannes automatisk en saldobalance før oprydning pr. 1.1.2024-31.12.2024. Denne udskrives eller gemmes på pc til løbende kontrol. Vi skal løbende sikre og dokumentere, at saldobalancen ikke ændres. Den gemmes automatisk i C:temp. Du kan vælge, at gemme det i den mappe, du har oprettet, så alt dokumentation ligger samlet.

Nedenstående boks vises - Klik på Ja. Klikker du nej lukker programmet ned, og du skal starte forfra. 

´

Oprydningsprogrammet vises. Hver opgave er nummereret.

Bemærk: Du kan klikke på linjerne øverst til højre og se, hvad der bliver udført på de enkelte punkter. Alt hvad der foretages i programmet bliver logget i systemet.

Systemet markerer automatisk hvert punkt med et flueben og gør feltet gråt, når en handling er fuldført. 

Klik på "Start" for at komme i gang.

Beskrivelse af punkter:

Punkt 1 Kopier database. Klik på foretag sikkerhedskopiering. Her dannes Old-Database, som er det nye opslagsværk, der indeholder alle de data, som findes i systemet til og med d.d. 

Afvent at punktet bliver gråt og markeret med flueben, når handlingen er gennemført. Klik på fortsæt.

Punkt 2 Tjek system. Dernæst vises nedenstående skærmbillede. Programmet laver en kontrol af arter i kontoplanen. Der må ikke findes statuskonti i resultatopgørelsen eller resultatkonti i balancen. Er dette tilfældet rettes det i systemet. Det er meget forskelligt fra skole til skole, om der er konti med forkert angivelse eller ej. 

Vælg det første kontonummer i balancen (status). Hvis det første kontonummer i balancen er en overskriftskonto er den der vælges. Det er vigtigt, at du vælger det korrekte kontonummer. Du kan finde kontonummer i den udskrevne kontoplan. Der må IKKE vælges en resultatkonto (drift)!

Klik på ret konti

Klik på fortsæt

Næste tjek. Ved dette tjek kontrollerer systemet, om der er kartotekstilknytninger på driftskonti. Hvis det er tilfældet, bliver fejlen automatisk rettet. VIGTIGT: Systemet fjerner kartotekstilknytninger, og dette vil påvirke det aktuelle kartotek.

Næste tjek. Der tjekkes, at alle kartoteker er afstemt til finanskonti - Hvis dette ikke er tilfældet, retter systemet fejlen på kartoteksniveau. Systemet danner en "oprydningsdebitorer", som efterfølgende skal bogføres væk, da kartoteket ikke tidligere har været korrekt afstemt.

Det er vigtigt at understrege, at der ikke rettes på kontoniveau, men udelukkende på kartoteksniveau.

Nedenstående billeder vises, hvis der er fejl på kartotekstilknytning og fejl i kartoteksafstemning. 

Til venstre vises fejlen / til højre vises løsningen. 

Billede 1 - specifikationsfejl

Billede 2 - manglende kartoteksafstemning. Kartotekerne er ikke afstemt korrekt.  

Klik på Print begge steder for at udskrive/gemme oversigten over de fejl, som systemet har fundet. Dette skal bruges som dokumentation til eget brug. Navngiv f.eks. dokumentet; fejl1 og fejl1rettet - fejl2 og fejl2rettet. Gem i den oprettede mappe. 

Når dette er gemt klik på ret data. Dernæst klik på luk. Du skal vælge ret data for at komme videre.

Nedenstående boks åbnes. Klik på Ja, fortsæt. Klikker du på Stop Oprydning lukkes programmet ned, og du skal starte forfra. Vi anbefaler, at kartotekerne afstemmes efter oprydningsprogrammet er afsluttet.  

Punkt 3. Sikkerhedskopier. Klik på fortsæt 

Punkt 4. Udskriv/gem saldobalance1 for regnskabsåret 2024. Vælg PDF og klik ok. Den kan minimeres i stedet for at lukkes, da den skal bruges til sammenligning i punkt 9. Klik fortsæt

Du skal nu sammenligne "SaldobalanceFørOprydning" med "Saldobalance1". Du skal sammenligne nogle udvalgte konti f.eks. driftsresultat i resultatopgørelsen samt egenkapital primo, aktiver i alt, passiver i alt og afstemningskonto. Sammenlign tallene i de to balancer og kontrollér, at beløbene er ens. Kontakt KOMiT support hvis der er uoverensstemmelser.  

Nedenstående boks dukker op.

Vi skal sikre os, at saldobalancen er gemt, da den er dokumentation for, at den stemmer. Klikker du Nej lukker programmet ned, og du skal starte forfra. Er du i tvivl, om den er gemt, tjek via Stifinder uden at lukke programmet ned.

Punkt 5. Der slettes poster. Klik OK, slet poster. VIGTIGT: Der må IKKE arbejdes, mens der slettes poster. Der må ikke tjekkes mail, arbejdes i andre programmer eller andet. Det kan tage meget lang tid, så hav tålmodighed og afvent. Der blinker en rød tekst, så længe der slettes poster. Systemet kan håndtere at slette flere hundrede tusind poster. 

Når teksten på "Afslut" knappen bliver sort. Klik afslut. Klik fortsæt

Punkt 6. Her slettes alle konti, der ikke er i brug. Klik Slet konti ikke i brug. Klik Ok. Klik fortsæt 

Resultat af punkt 6.  Klik Vis Resultat. Her ses en oversigt over de konti, der slettes. Print. evt. listen.

Klik dernæst Fortsæt. 

Punkt 7. Slet poster uden kontonummer. Klik OK. Hvis du klikker Stop! lukker programmet ned, og du skal starte forfra.

Klik dernæst Fortsæt

Punkt 8. Slet konti. Ekstra tjek om der er flere konti frigivet. Hvis der er flere konti at slette - klik Slet konti ikke i brug som punkt 6. Ellers ok

Klik dernæst Fortsæt

Punkt 9. Der dannes nu en "Saldobalance2" for regnskabsåret 2024, til sammenligning med "Saldobalance1". Udskriv eller gem balancen. Kontroller de samme konti, som der blev sammenlignet i punkt 4.

Punkt 10. Manuel handling:  Sammenlign de to balancer og bekræft, at de stemmer overens. klik Ja når du har sammenlignet og fortsæt først, når du er helt sikker på, at de er afstemt korrekt. Klik Fortsæt

Stemmer de to balancer ikke overens klik Stemmer IKKE og kontakt KOMiT support.

Klik dernæst Fortsæt. Klikker du på Stop lukkes programmet ned, og du starter helt forfra.  

Punkt 11. Slet alt i både Multimail, Betal og Opkrævninger. Grundskoler kan have en 4. fane. Luk derefter ned på krydset i højre hjørne. 

Når alt er slettet klik afslut

Klik dernæst Fortsæt

Punkt 12. Dine gamle løndata kan findes i opslagsdatabasen efterfølgende. Klik derfor Ja. 

Klik dernæst Fortsæt

Punkt 13. Fjerner kun synkronisering til Viggokurser med slut før 01.01.2024 - klik derfor Ok.

Klik dernæst fortsæt 

Punkt 14. Manuel sletning af kurser og skoleår. Vælg skoleår - vælg Kurser klik slet alle kurser - gå tilbage til skoleår og klik Slet skoleår. Fortsæt denne proces indtil alle kurser og  gamle skoleår er slettet. Der må ikke slettes kurser og skoleår, der har start- eller slutdato efter 31.12.2023! Skolekreds eller ventelister skal slettes enkeltvis. Er der kurser, der ikke skal slettes, skal disse have en slutdato ud i fremtiden. eksempelvis 31.12.2099.

Vælg først et skoleår - vælg dernæst Kursus

Slet alle kurser / Du kan også slette et enkelt kursus ad gangen. - gå tilbage til skoleår og slet skoleåret. Der må ikke slettes kurser og skoleår, der har start eller slut dato i 2024 og frem! 

Sørg for at alle skoleår og kurser med slutdato før 1.1.2024 er slettet. Programmet kan ikke fortsætte, før dette er gjort.  

Klik dernæst Fortsæt 

Punkt 15. Tjek af skoleår og kurser. Tjekker at alle relevante skoleår og kurser er slettet

Klik dernæst Fortsæt

Punkt 16. Tjekker kartoteker. Klik Okay. 

Klik dernæst Fortsæt

Punkt 17. Gennemgå alle kartoteker. Slet kursister der kan slettes. Der vises kun kursister, der kan slettes. Vælg Kartotek. Klik Slet under elever. Dernæst klik Slet kartotek, (øverst venstre hjørne), hvis det er står 0 i antal. 

OBS: Slet ikke ventelister og kommende kartoteker der ikke er lagt elever på. AK kartotek, der fejlagtigt ligger her, må ikke slettes. 

Klik dernæst Fortsæt

Punkt 18. Slet ikke anvendte relationer. Vælg fanen Relationer der ikke længere anvendes. Klik Slet -  Vælg fanen Personer der ikke er elever eller relationer. Klik slet -  Vælg fanen diverse oprydning. Klik Slet. Klik afslut. 

Klik dernæst Fortsæt

Punkt 19. Gamle Budgetter til og med 2023 slettes. Klik Ja. Klikker du Nej lukker programmet ned, og du skal starte forfra. 

Klik dernæst Fortsæt

Punkt 20. Hvis der er regnskaber i anlæg, skal disse slettes til og med 31.12.2023. Hvis der ikke er anlæg klik Ok.

Klik dernæst Fortsæt 

Punkt 21. Gamle noteregnskab slettes. Klik Ja. Klikker du Nej lukker programmet ned, og du skal starte forfra. 

Klik dernæst Fortsæt

Punkt 22. Slet konti ikke i brug. Der er nu frigivet flere konti, der kan slettes. 

Nedenstående billede vises. Der er nu slettet konti i kontoplanen. Derfor skal kontoplanen synkronisere til Digisense. Klik på send kontoplan og luk derefter ned på krydset i højre side. Digisense er nu automatisk opdateret. 

Resultat af punkt 22. Print. evt. listen.

Klik dernæst Fortsæt 

Punkt 23. Kartoteksvedligeholdelse. Print denne. Klik print. Brug oversigten når du har afsluttet din oprydning og ryd op i de kartoteker, der fremgår af oversigten. Dette er en manuel proces, som kan laves efter oprydning og mapping. Se vejledning til kartoteksvedligeholdelse her  

klik dernæst Fortsæt 

Punkt 24. Ret debitorspecifikation. Klik OK.

Klik dernæst Fortsæt 

Punkt 25. Udskriv/gem saldobalance3 for regnskabsåret 2024. Vælg PDF og klik ok.

Print saldobalance 3 ud, da du skal bruge den til at mappe kontoplanen. Den hjælper med at skabe et klart overblik over de konti, der skal mappes. 

Klik dernæst fortsæt

Punkt 26. Manuel handling: Sammenlign Saldobalance1 og Saldobalance3 og bekræft, at de stemmer overens som i punkt 4 og 9. Klik ja når du har sammenlignet og fortsæt først, når du er helt sikker på, at de er afstemt korrekt. Klik fortsæt. Klikker du nej lukker programmet ned, og du starter forfra. 

Klik dernæst Fortsæt

Punkt 27. Tjek af system. Dette er en konstatering 

 Klik dernæst fortsæt

Punkt 28. Der dannes en rapport. Så man kan se forskellen fra man startede i punkt 1. Denne rapport kan udskrives  

Klik dernæst fortsæt

Punkt 29. Sikkerhedskopi af ny database. 

VIGTIG! Klik Afslut. Programmet er først helt gennemført, når der er klikket på Afslut og programmet lukker ned og åbner nedenstående vindue.

Du er nu færdig med oprydningen og kan opstarte mapping af ny kontoplan. Hvis du ikke ønsker at mappe nu men senere, afslutter du blot programmet, og når du igen åbner Finans Konverteringsprogrammet åbnes programmet som ovenstående billede. 

Se vejledning til mapping her.