Vi vil kort orientere jer, så I og jeres revisor bliver klogere på processen omkring konvertering.
Vi har udviklet ”Finans Konvertering”, som er et program, der skal bruges, når I skal forberede overgangen til det nye finansprogram. Programmet sikrer, at data er klar til brug i begge systemer, og at åbningsbalancen stemmer i KOMiT Finans, når der konverteres.
Programmet, Finans Konvertering består af 3 trin. Oprydning og Mapping er blot forberedelse og påvirker ikke den daglige drift eller jeres kontoplan, før der trykkes på konverter, som er 3. trin.
Oprydning:
Vi starter med at rydde op i gamle data. Alt, der ligger før 31.12.2023, bliver lagt i et opslagsværk, som vi kalder Old. Det betyder, at de gamle oplysninger stadig er tilgængelige, men de ligger ikke i den aktive drift.
Fra 1.1.2024 og frem arbejder vi kun med relevante og aktuelle data. Vi fjerner data, der ikke længere er i brug eller nødvendige, så som gamle konti, elevdata og kurser mm. Vi ønsker kun at få nødvendige og relevante data med over i KOMiT Finans.
Når oprydningen er færdiggjort, kan der arbejdes videre som normalt, indtil man vælger at mappe konti. I vil opleve, at der er fjernet ”ikke aktive” konti i jeres kontoplan.
Det er vigtigt at understrege, at der ikke slettes konti med poster. Dette betyder, at vi ikke justerer eller ændrer beløb i saldobalancen.
Mapping:
Når oprydningen er færdig, kan man begynde at mappe (matche) konti fra den gamle kontoplan til den nye kontoplan. Alle eksisterende konti efter oprydning skal mappes op og placeres i de korrekte kontogrupper.
Mapping behøver ikke færdiggøres i en arbejdsgang, man kan gå til og fra denne opgave.
Bemærk: der kan ikke oprettes nye konti, mens mapping står på.
Der dannes en saldobalance/kontrolliste til afstemning, hvor man kan se hvilke eksisterende konti, der er mappet op til de ”nye” konti. Denne saldobalance skal sendes og eventuelt gennemgås med revisor.
Under og efter mapping arbejdes der videre som normalt med gamle kontonumre, indtil der konverteres. Hvis der er behov for at oprette nye konti, efter mappingen er overstået, skal disse mappes inden den endelige konvertering. Programmet sørger for, at det ikke er muligt at konvertere, før dette er gjort.
Oprydning eller mapping påvirker ikke driften i 2025 eller 2026, men det er en forberedelse, der med fordel kan laves allerede nu. Der kan tilføjes og ændres i mapping helt op til dagen før der konverteres.
Konvertering:
Det er en forudsætning at at oprydning og mapping er færdiggjort.
Konverteringen er blot et tryk på en knap, hvor data og systemer opdateres. Selve konverteringen kommer til at foregå i mindre udrulningshold, så KOMiT kan dække ind med support. Konverteringsknappen er ikke synlig før der er lavet en aftale med KOMiT om at der konverteres.
Hvornår der konverteres aftales med revisor og KOMiT. Der er ikke en hård deadline på nuværende tidspunkt. Konvertering sker i skolens tempo. Der vil på et tidspunkt i løbet af 2026 komme en deadline.
Ny kontoplan implementeres i KOMiT finans og de nye kontonumre aktiveres. Alle poster pr 1.1.2024 og frem medtages i KOMiT Finans. Der arbejdes nu i KOMiT Finans.
Der synkroniseres automatisk med Digisense og lønprogram.
Ny kontoplan slår igennem fra den dato der konverteres og bagud, så der arbejdes kun i én kontoplan
Hvad skal du gøre:
For at få adgang til finanskonverteringsprogrammet, skal du skrive ind til os når du har ryddet op til og med 31.12.19 og er klar til at mappe. Skriv gerne ”kontoplanskonvertering” i overskriften. Mange har allerede skrevet ind til os og er blevet skrevet på vores liste, over skoler der gerne vil i gang. Er du tilmeldt kontoplanskonvertering kursus, vil du automatisk få programmet inden kurset.
Når du er færdig med at mappe alle konti op, høre vi også gerne fra dig. Skriv gerne ”færdig med at mappe” i overskriften
Kommentarer
0 kommentarer
Log ind for at kommentere.