Vi har lavet en liste over diverse spørgsmål, som vi mener kan være relevant for jer alle:
Emne/område | Spørgsmål | Svar |
Afvis/afvent bilag | Hvorfor kan fx vores lærer ikke afvise et bilag til godkendelse? |
1. godkender har ikke en afvis knap. 1. godkender kan enten vælge at trykke Afvent og lade bilaget ligge indtil man fx har fået kreditnota mv. og ellers kan man videresende til bogholderiet og skrive, hvorfor man ikke kan godkende bilaget. |
App | Hvorfor kommer der ikke altid pop up i app med kvittering, når man sender billede? |
Når billedet er sendt ind, så kan man se kameraet igen (altså det er ikke et billede længere) og så er bilaget sendt ind. Der kan være lidt forskelligt mellem Android og iOS, om der kommer en bekræftelsesboks. |
App | Hvorfor kan man ikke scanne flere sider ind i én fil via app'en? | Man kan ikke scanne flere sider ind i én fil via app'en. Her anbefaler vi, at man scanner bilaget ind på en PC og sender til ean@digiflow.dk |
Betalingsoplysninger | Hvorfor vælger den ikke direct debet (betalingsservice) i skannede bilag, hvis man har oprettet kreditor som PBS (betalingsservice)? | Den kan kun finde bankkonto og FI oplysninger på kreditor, hvis man ikke har fået den nye programpakke. Den nye programpakke kom 1. juli 2022 , hvor den også automatisk kan finde betalingsservice (Direct debet). Når man vælger en kreditor med PBS, og systemet automatisk vælger bankoverførsel uden noget kontonr. , så har du den gamle programpakke. Hvis man ikke er obs på at få rettet det til debet direct enten under skannede bilag eller under værktøjer - ret betalingsoplysninger, så vil den komme over i KOMiT i kassekladden med bankoverførsel uden bankkontonr. og ja så bliver den ikke bogført korrekt via betalingsoversigten, idet den sætter den til betales ikke (når den ikke kan finde et kontonr.). |
Betalingsoplysninger | Hvorfor kommer den over med "blank" bankkonto, når den kommer over i KOMiT, dvs i betalingsoversigten ender den med at stå betales ikke, da der ingen betalingsoplysninger er på? |
Hvis man ikke har fået opdateret programmet jf. ovenstående spørgsmål, så laver den fx en bankkonto uden et kontonr. idet man ikke har det på kreditor. Og hvis man glemmer at sætte kreditor på fra skannede bilag, så vil den også oprette en tom bankkonto og derfor vigtigt, at når man så ændrer fra ukendt kreditor til ny kredtor, så skal hoveddata ændres ved betalingsoplysninger under værktøjer. |
Betalingsoplysninger | Kreditor er oprettet med NETS i KOMiT, men kommer over med bankkonto eller FI? | Hvis kreditor er oprettet med nets i KOMiT, så er det vigtigt at leverandøren også skriver på faktura at den betales via betalingsservice eller leverandørservice. Hvis der på faktura fx står bankoverførsel eller står FI kode, ja så vil systemet tage det fremfor det som er oprettet i KOMiT. Så derfor skal kreditor rette det til, når de sender næste faktura til jer. |
Bilag | Nogle gange vises bilaget - billede af bilag under bilag og andre gange skal man klikke over til højre for at se bilaget, hvorfor? | Der er en begrænsning på størrelsen af billeder, som kan håndteres i systemet. Nogle mobiltelefoner tager meget store billeder, og på dem vil bilaget foreløbigt kun blive vist som et tilknyttet underbilag med navn "original.pdf". Digiflow kommer til at løse det på sigt ved, at komprimerer billeder taget med den mobile app. |
Dankort/mastercard | Hvordan håndtere systemet, hvis en medarbejder bruger et dankort til at handle på? | En måde at håndtere det på, er at lave en kreditor, hvor alle kvitteringer betalt med dankortet bliver knyttet op på. Så kan man afstemme mod posterne på den kreditor. Og så skal man oprette den med NETS, så den ikke kommer med over i betalingsfilen til banken, men bliver hævet på kontoen. Der er lavet en vejledning vedr. dette. |
Dimensioner | Får et popup med vælg dimensionering, når personen kontere? |
Det skyldes ikke et krav om dimension, men blot fordi brugeren har rettigheden "Må dimensionere". Så vil Digiflow komme med den boks, men da der ingen dimensioner er, så kan der ikke vælges noget. Enten skal rettigheden fjernes på brugeren eller skal der blot trykkes Godkend i boksen.
|
Distribution | Hvis en kreditor fx sender faktura med henvisning på et aftalenr. i stedet for fx. navn på medarbejder, kan man så fordele disse fakturaer automatisk til en medarbejder? |
Ja så skal skolen have åbnet op for et ekstra distributionsfelt på brugerens stamdata. Kontakt KOMiT og så vil vi bestille åbning af dette ekstra felt hos Digisense.
|
EAN-nr. | Kan skolen få overdraget EAN-nr. hvis de opsiger digiflow? | Ja digisense kan godt overdrage EAN nummeret til skolen. GS1 vil tage et beløb for overdragelsen og digisense vil fakturere tidsforbrug ifbm. flytningen. Herfra kan skolen bruge det til, hvad de ønsker. |
Faktura med cpr-nr. | Kreditor skriver et cpr-nr. på faktura vedr. hvem det drejer sig om Fx Atea, men det vises ikke i digiflow? | Dette felt vises pt ikke i digiflow. Er indmeldt som udviklingsønske. Og det vil kun være bogholder, som vil kunne se dette felt, når det bliver lavet. |
Genvejstaster | Findes der genvejstaster i digiflow? | Ja, de ligger i vejledningerne, hvor avanceret kontering er beskrevet, idet det er der, der findes genveje til digiflow. |
Godkender - flere | Har behov for flere skal ind over at godkende en faktura, da det både kan være pedel, køkken og fx lærer, der skal godkende samme faktura. Hvordan gør man det? | Der er en mulighed, hvor I blot efterlader et notat på fakturaen og videresende den. Alternativt kan digisense aktivere en mulighed, hvor I kan gemme en kladde under avanceret kontering. Så kan hver godkender skrive initialer på deres linjer --> trykke gem kladde og videresende. Sidste godkender trykker på godkend knappen.. Hvis I er interesseret i den sidste løsning, skal I skrive til supporten hos KOMiT. |
Kassekladde til KOMiT | Ligger klar til overførsel og trykker på "hent kassekladde fra Digiflow", men kommer ikke over i kassekladde 3 i KOMiT, hvorfor? | Det er oftes fordi at I ikke lader "jobbet" kører færdig. Vigtigt at man lader "jobbet" kører færdig, når man trykker "hent kassekladde fra digiflow" (et sort vindue popper op. Det skal SELV lukke). Hvis man lukker ned for tidligt, så kan det ske, at den ikke sender dem over i kassekladden men er væk fra "Klar til overførsel" i digiflow. Hvis det skulle ske, at det er væk, så skal I finde ud af, hvilke kassekladde nr. I har de bilag der lå og det finder man i søgning og sortere i kolonnen til højre, hvor man kan se kassekladdenr. |
KOMiT - tekst til kreditor | Kan vi få skolens navn med over i teksten, som kreditor får på bankoverførslen? | Nej ikke pt. men ændring er lagt til udvikling, hvor man tager "Tekst til kreditor" fra kreditorkortet i KOMiT, og skriver det før det fakturanummer, som der i dag kommer i feltet. Og så er det vigtigt, at man ikke laver en lang tekst på kreditorkortet, idet banken oftes kun tager 20 tegn. |
Konteringstekst | Hvilken tekst kommer der over i KOMiT til bogføring og kan man selv vælge en tekst? |
Den er sat automatisk op til at tage kreditor og fakturanr. Man kan fx. vælge at sætte på, at en bruger skal angive en købsbeskrivelse, så vil denne beskrivelse komme med over som tekst i KOMiT på udgiftsposteringen. Der er også mulighed for at lave nogle ændringer i, hvad der kommer på som tekst, idet man kan enten ændre den rækkefølge, som den gør i dag under omkostningsbilag og ellers vil man skulle vælge avanceret kontering og denne tekst vil komme med over i bogføringen, som står i denne. Det er kun teksten vedr. udgiften, som kan ændres. Vi anbefaler, at I anvender avanceret kontering, selvom I fx. kun skal kontere på en konto, for så vil I kunne skrive den tekst, som I gerne vil have med over i bogføringen på udgiftskontoen. |
Kreditor - ukendt | Der står ukendt kreditor på et bilag, selvom kreditoren er oprettet i KOMiT? | Digiflow kan ikke selv finde kreditoren, hvis kreditoren i KOMiT ikke er oprettet med cvr-nr. For at digiflow skal kunne kende en kreditor, så skal kreditoren i KOMiT være oprettet med cvr-nr. Vi anbefaler, at I ajourføre dette løbende, når I får en faktura, som står med ukendt kreditor. |
Manuel håndtering | Under værktøjer kommer der en mulighed frem med manuel håndtering, hvorfor? |
Man har mulighed for at manuelt håndtere bilag i digiflow uden at de kommer over i kassekladden. Dvs. man skal så selv bogføre dem efterfølgende i KOMiT.
|
Medarbejderliste | Når man skal videresende et bilag, er det så muligt at man kan få listen med medarbejdere til at være, så man kan vælge nogle foretrukne personer? Ofte er det de samme skolen altid sender til. | Nej, man kan desværre ikke vælge foretrukne personer til at stå øverst i listen. Nogle skoler har valgt, at de hyppigste oprettet med et nr. foran. |
Opsætning - betalingsmetode | Når man modtager en faktura via nemhandel og der fx står i betalingsoplysninger, at det er FI betaling, men den skal de ikke anvende, da den er oprettet til at blive betalt via PBS en gang om måneden. Kan man rette dette på kreditor, så den ikke altid foreslår FI kort? Kan se der er noget som hedder betalingsmetode under kreditor (1-5) og er det evt der man kan vælge at det skal betragtes som PBS (BS) altid eller? | Betalingsmetoderne kan bruges, når leverandøren angiver flere forskellige metoder. Så vil anbefale, at man i stedet tager fat på leverandør og beder dem anføre noget andet som betalingsmetode fx betalingsservice i denne situation. |
Opsætning - betalingsmetode | Hvornår ændrer man i betalingsmetoder på en kreditor i kreditorens opsætning? | Betalingsmetoderne kan bruges, når leverandøren angiver flere forskellige metoder. Hvis skolen fx kun vil anvende bankoverførsel og kreditor skriver både bankoverførsel og FI oplysninger til betaling. Hvis man har behov for at rette dette, så kontakt KOMiT, så vi kan guide jer igennem, hvad I skal vælge. |
Opsætning - distribution | Under distribution står der både postfordeler og kreditorbinding - skal begge være udfyldt med bogholderiet? | Hvis det er bogholderiet, der er postfordeler, behøver postfordeler kun at være udfyldt. Ok at der står bilag postomdeles under kreditorbinding. |
Opsætning - kontering | Hvordan sætter jeg op, hvis alle medarbejder SKAL kontere alt selv? |
På den enkelte bruger, så skal man under indstillinger vælge under bogholder "Ingen tilknyttet", for så vil brugeren altid skulle kontere alt selv inden de kan godkende bilag. De skal selvfølgelig også have rettigheden under rettigheder, at de må kontere.
|
Skannede bilag | Når man har valgt, at der ikke skal ske direkte distribution, når en kreditor sætter navn på faktura, hvorfor fordeler den så direkte til en person, når man sætter navn på ved skannede bilag? | Hvis man aktivt vælger en kontaktperson fra skannede bilag, så vil bilaget blive distribueres direkte til denne bruger for 1. godkendelse. |
Skannede bilag | Hvor lang tid går der, fra man sender mail til ean@digiflow.dk? | Der kan gå op til 15 min fra man sender pdf ind. |
Skannede bilag | Hvorfor kan man ikke kopiere fra pdf fil under skannede post? | Det har noget med filindholdet at gøre - er indholdet tekst eller en flad fil (fx et billede). Det er formentligt en fil uden tekst kopimaskinen danner. |
Skift af server | Er der noget, der skal ændres, hvis en skole skifter server? | Ja I skal skrive til supporten i KOMiT, hvor vi skal aftale et tidspunkt, hvor vi skal ændre jeres indstillinger, så digiflow og KOMiT, kan kommunikere sammen. |
Søgning | Når man søger et bilag frem via søgning, og går ind på det (ligger fx til godkendelse hos en anden), så kom godkendt knappen frem | Hvis bogholder fx, ikke må godkende bilag, men er administrator, så kan bogholder gøre alt på vegne af den person, som bilaget står på dvs. bogholder kan godkende, hvis den står til godkendelse hos en der må godkende bilaget. |
Søgning | Kan man søge efter fakturatotal? | Ja det er muligt. Vælg alle kreditorer og derefter vælg Fakturatotal |
Ændring af hoveddata | Hvorfor viser den forkert beløb på faktura, når jeg har ændret i hoveddata? |
Når bilaget ligger i indbakken kan vi ikke ændre det viste beløb på selve fakturaen. Men hvis man ændre beløbet i hoveddata, så registreres det i oversigterne og i revisionssporet. Alternativt skal bilaget slettes og sendes ind på ny og der skal tastes korrekt i Skannede bilag mappen, inden bilaget rammer indbakken. |
Ændring af kreditor | Hvad skal jeg huske, hvis jeg ændrer kreditor på et bilag? | Husk at rette i betalingsoplysninger, idet de ikke rettes automatisk. Er indmeldt til udvikling. |
Ændring af kreditor | Hvorfor udbetales et udlæg til en forkert medarbejder? | Hvis man fx har valgt en forkert medarbejder første gang man behandlede bilaget og derefter ændre til anden medarbejder, så skal man huske at rette i betalingsoplysninger, idet den beholder det, som den var oprettet med. |
Kommentarer
0 kommentarer
Log ind for at kommentere.