Spørgsmål/svar til digiflow

1. godkender har ikke en afvis knap. 1. godkender kan enten vælge at trykke Afvent og lade bilaget ligge indtil man fx har fået kreditnota mv. og ellers kan man videresende til bogholderiet og skrive, hvorfor man ikke kan godkende bilaget.

Det er kun vedr. 2. godkendelse, at der vil fremgå en afvis knap.

Når billedet er sendt ind, så kan man se kameraet igen (altså det er ikke et billede længere) og så er bilaget sendt ind.

Der kan være lidt forskelligt mellem Android og iOS, om der kommer en bekræftelsesboks.

Hvis man ikke har fået opdateret programmet jf. ovenstående spørgsmål, så laver den fx en bankkonto uden et kontonr. idet man ikke har det på kreditor.

Og hvis man glemmer at sætte kreditor på fra skannede bilag, så vil den også oprette en tom bankkonto og derfor vigtigt, at når man så ændrer fra ukendt kreditor til ny kredtor, så skal hoveddata ændres ved betalingsoplysninger under værktøjer.

Det skyldes ikke et krav om dimension, men blot fordi brugeren har rettigheden "Må dimensionere". Så vil Digiflow komme med den boks, men da der ingen dimensioner er, så kan der ikke vælges noget. Enten skal rettigheden fjernes på brugeren eller skal der blot trykkes Godkend i boksen.

Ja så skal skolen have åbnet op for et ekstra distributionsfelt på brugerens stamdata. Kontakt KOMiT og så vil vi bestille åbning af dette ekstra felt hos Digisense.

Den er sat automatisk op til at tage kreditor og fakturanr. Man kan fx. vælge at sætte på, at en bruger skal angive en købsbeskrivelse, så vil denne beskrivelse komme med over som tekst i KOMiT på udgiftsposteringen.

Der er også mulighed for at lave nogle ændringer i, hvad der kommer på som tekst, idet man kan enten ændre den rækkefølge, som den gør i dag under omkostningsbilag og ellers vil man skulle vælge avanceret kontering og denne tekst vil komme med over i bogføringen, som står i denne. Det er kun teksten vedr. udgiften, som kan ændres.

Vi anbefaler, at I anvender avanceret kontering, selvom I fx. kun skal kontere på en konto, for så vil I kunne skrive den tekst, som I gerne vil have med over i bogføringen på udgiftskontoen.

Man har mulighed for at manuelt håndtere bilag i digiflow uden at de kommer over i kassekladden. Dvs. man skal så selv bogføre dem efterfølgende i KOMiT.
Denne indstilling står under roller og som typisk vil være sat på en bogholder.

Man kunne evt anvende denne, hvis man fx har 10 bilag, som kommer fra en leverandør og de behandles med godkendelse mv. rundt i systemet og når så kontoudtog kommer, så kan de 10 behandles manuelt dvs. man bogføre ikke noget og så bogfører man kontoudtoget (men det vil være besværligt, for så skal man hen og åbne alle 10 for at se, hvordan de konteres og så sætte det på kontoudtog. Det er derfor ikke helt optimalt, men man kunne det og så henvise til hver fakturaer, når man bogfører).

Husk at hvis man starter manuel håndtering op, så skal man også huske at afslutte denne manuel håndtering. Og denne indstilling bruges til det enkelte bilag. Der kan sagtens være bilag, hvor det kører efter den normale opsætning.

På den enkelte bruger, så skal man under indstillinger vælge under bogholder "Ingen tilknyttet", for så vil brugeren altid skulle kontere alt selv inden de kan godkende bilag. De skal selvfølgelig også have rettigheden under rettigheder, at de må kontere.

Når bilaget ligger i indbakken kan vi ikke ændre det viste beløb på selve fakturaen. Men hvis man ændre beløbet i hoveddata, så  registreres det i oversigterne og i revisionssporet.

Alternativt skal bilaget slettes og sendes ind på ny og der skal tastes korrekt i Skannede bilag mappen, inden bilaget rammer indbakken.