Spørgsmål/svar til digiflow

Vi har lavet en liste over diverse spørgsmål, som vi mener kan være relevant for jer alle:

 

 Afvis/afvent bilag

Hvorfor kan fx vores lærer ikke afvise et bilag til godkendelse?

1. godkender har ikke en afvis knap. 1. godkender kan enten vælge at trykke Afvent og lade bilaget ligge indtil man fx har fået kreditnota mv. og ellers kan man videresende til bogholderiet og skrive, hvorfor man ikke kan godkende bilaget.
Det er kun vedr. 2. godkendelse, at der vil fremgå en afvis knap.

 

 

APP

Hvorfor kan man ikke scanne flere sider ind i én fil via app'en?

Man kan ikke scanne flere sider ind i én fil via app'en. Her anbefaler vi, at man scanner bilaget ind på en PC og sender til ean@digiflow.dk

 

 

Betalings oplysninger: 

Kreditor er oprettet med NETS i KOMiT, men kommer over med bankkonto eller FI?

Hvis kreditor er oprettet med nets i KOMiT, så er det vigtigt at leverandøren også skriver på faktura at den betales via betalingsservice eller leverandørservice.
Hvis der på faktura fx står bankoverførsel eller står FI kode, så vil systemet tage det, fremfor det, som kreditor er oprettet med i KOMiT. 

 

 

Bilag

 Nogle gange vises original bilaget - (billede af bilag) under bilag og andre gange skal man klikke over til højre for at se bilaget, hvorfor? 

Der er en begrænsning på størrelsen af billeder, som kan håndteres i systemet.
Nogle mobiltelefoner tager meget store billeder, og på dem vil bilaget foreløbigt kun blive vist som et tilknyttet underbilag med navn "original.pdf".
Digiflow kommer til at løse det på sigt ved, at komprimerer billeder taget med den mobile app.

 

Dankort/Mastercard

Hvordan håndtere systemet, hvis en medarbejder bruger et dankort til at handle på?

En måde at håndtere det på, er at lave en kreditor, hvor alle kvitteringer betalt med dankortet bliver knyttet op på. Så kan man afstemme modposterne på den kreditor. Dog skal man huske at oprette kreditoren med "NETS", så den ikke kommer med over i betalingsfilen til banken, men istedet bliver hævet på kontoen. Der er lavet en vejledning vedr. dette: Behandling af bilag, som er hævet via nets (betalingsservice)

 

 

Dimensioner

Får et popup med vælg dimensionering, når personen kontere'?

Det skyldes ikke et krav om dimension, men blot fordi brugeren har rettigheden "Må dimensionere". Så vil Digiflow komme med den boks, men da der ingen dimensioner er, så kan der ikke vælges noget. Enten skal rettigheden fjernes på brugeren eller skal der blot trykkes Godkend i boksen.

 

 

 Distribution

Hvis en kreditor fx sender faktura med henvisning på et aftalenr. i stedet for fx. navn på medarbejder, kan man så fordele disse fakturaer automatisk til en medarbejder?

Ja så skal skolen have åbnet op for et ekstra distributionsfelt på brugerens stamdata. Kontakt KOMiT og så vil vi bestille åbning af dette ekstra felt hos Digisense.

 

EAN-nr. 

Kan skolen få overdraget EAN-nr. hvis de opsiger digiflow?

Ja digisense kan godt overdrage EAN nummeret til skolen. GS1 vil tage et beløb for overdragelsen og digisense vil fakturere tidsforbrug ifbm. flytningen. Herfra kan skolen bruge det til, hvad de ønsker. 

 

 

Faktura med CPR. nr. 

Kreditor skriver et cpr-nr. på faktura vedr. hvem det drejer sig om Fx Atea, men det vises ikke i digiflow?

Dette felt vises ikke i digiflow, da det er en personhenførbar oplysning. Dette ville kræve langt højere krav til oprydningsprocesser da GDPR skal overholdes. 

 

Genvejstaster

Findes der genvejstaster i digiflow?

Ja, de ligger i vejledningerne, hvor avanceret kontering er beskrevet, da det er der, der findes genveje i digiflow. Kontering af bilag

 

 

Flere godkendere

Har behov for flere skal ind over at godkende en faktura, da det både kan være pedel, køkken og fx lærer, der skal godkende samme faktura. Hvordan gør man det?

Der er en mulighed, hvor I blot efterlader et notat på fakturaen og videresende den. Alternativt kan digisense aktivere en mulighed, hvor I kan gemme en kladde under avanceret kontering. Så kan hver godkender skrive initialer på deres linjer --> trykke gem kladde og videresende. Sidste godkender trykker på godkend knappen.. Hvis I er interesseret i den sidste løsning, skal I skrive til supporten hos KOMiT.

 

 

Kassekladde til KOMiT

Ligger klar til overførsel og trykker på "hent kassekladde fra Digiflow", men kommer ikke over i kassekladde 3 i KOMiT, hvorfor?

Det tager typisk 5-10 sekunder. 
Hvis det skulle ske, at det er væk, så skal I finde ud af, hvilke kladde nr. bilagene har. Det finder man i søgning og sortere i kolonnen til højre, hvor man kan se kladde nr. Skriv herefter til KOMiT, så beder vi Digisense om at genskabe kladden.  

 

KOMiT - Tekst til kreditor 

Kan vi få skolens navn med over i teksten, som kreditor får på bankoverførslen?

Nej ikke pt. men ændring er lagt til udvikling, hvor man tager "Tekst til kreditor" fra kreditorkortet i KOMiT, og skriver det før det fakturanummer, som der i dag kommer i feltet. Derefter er det vigtigt, at man ikke laver en lang tekst på kreditorkortet, idet banken som oftest kun tager 20 tegn. 

 

 Konteringstekst 

Hvilken tekst kommer der over i KOMiT til bogføring og kan man selv vælge en tekst?

 

Den er sat automatisk op til at tage kreditor og fakturanr. Man kan fx. vælge at sætte på, at en bruger skal angive en købsbeskrivelse, så vil denne beskrivelse komme med over som tekst i KOMiT på udgiftsposteringen.

Der er også mulighed for at lave nogle ændringer i, hvad der kommer på som tekst, idet man kan enten ændre den rækkefølge, som den gør i dag under omkostningsbilag og ellers vil man skulle vælge avanceret kontering og denne tekst vil komme med over i bogføringen, som står i denne. Det er kun teksten vedr. udgiften, som kan ændres.

Vi anbefaler, at I anvender avanceret kontering, selvom I fx. kun skal kontere på en konto, for så vil I kunne skrive den tekst, som I gerne vil have med over i bogføringen på udgiftskontoen.

 

Ukendt kreditor

Der står ukendt kreditor på et bilag, selvom kreditoren er oprettet i KOMiT?

Digiflow kan ikke selv finde kreditoren, hvis kreditoren i KOMiT ikke er oprettet med cvr-nr. For at digiflow skal kunne kende en kreditor, så skal kreditoren i KOMiT være oprettet med cvr-nr. Vi anbefaler, at I ajourføre dette løbende, når I får en faktura, som står med ukendt kreditor.

 

 Manuel håndtering

Under værktøjer kommer der en mulighed frem med manuel håndtering, hvorfor?

Man har mulighed for at manuelt håndtere bilag i digiflow uden at de kommer over i kassekladden. Dvs. man skal så selv bogføre dem efterfølgende i KOMiT.
Denne indstilling står under roller og som typisk vil være sat på en bogholder.

Man kunne evt anvende denne, hvis man fx har 10 bilag, som kommer fra en leverandør og de behandles med godkendelse mv. rundt i systemet og når så kontoudtog kommer, så kan de 10 behandles manuelt dvs. man bogføre ikke noget og så bogfører man kontoudtoget (men det vil være besværligt, for så skal man hen og åbne alle 10 for at se, hvordan de konteres og så sætte det på kontoudtog. Det er derfor ikke helt optimalt, men man kunne det og så henvise til hver fakturaer, når man bogfører).

Husk at hvis man starter manuel håndtering op, så skal man også huske at afslutte denne manuel håndtering. Og denne indstilling bruges til det enkelte bilag. Der kan sagtens være bilag, hvor det kører efter den normale opsætning.

 

Medarbejderliste

Når man skal videresende et bilag, er det så muligt at man kan få listen med medarbejdere til at være, så man kan vælge nogle foretrukne personer? Ofte er det de samme skolen altid sender til.

Nej, man kan desværre ikke vælge foretrukne personer til at stå øverst i listen. Nogle skoler har valgt, at de hyppigste oprettet med et nr. foran.

 

Opsætning - betalingsmetode

Når man modtager en faktura via nemhandel og der fx står i betalingsoplysninger, at det er FI betaling, men den skal de ikke anvende, da den er oprettet til at blive betalt via PBS en gang om måneden. Kan man rette dette på kreditor, så den ikke altid foreslår FI kort? Kan se der er noget som hedder betalingsmetode under kreditor (1-5) og er det evt der man kan vælge at det skal betragtes som PBS (BS) altid eller?

Betalingsmetoderne kan bruges, når leverandøren angiver flere forskellige metoder. Så vil anbefale, at man i stedet tager fat på leverandør og beder dem anføre noget andet som betalingsmetode fx betalingsservice i denne situation.

 

Opsætning - distribution

Under distribution står der både postfordeler og kreditorbinding - skal begge være udfyldt med bogholderiet?

 Hvis det er bogholderiet, der er postfordeler, behøver postfordeler kun at være udfyldt. Ok at der står bilag postomdeles under kreditorbinding. 

 

Opsætning kontering 

Hvordan sætter jeg op, hvis alle medarbejder SKAL kontere alt selv?

På den enkelte bruger, så skal man under indstillinger vælge under bogholder "Ingen tilknyttet", for så vil brugeren altid skulle kontere alt selv inden de kan godkende bilag. De skal selvfølgelig også have rettigheden under rettigheder, at de må kontere.

 

Skannede bilag

Når man har valgt, at der ikke skal ske direkte distribution, når en kreditor sætter navn på faktura, hvorfor fordeler den så direkte til en person, når man sætter navn på ved skannede bilag?

Hvis man aktivt vælger en kontaktperson fra skannede bilag, så vil bilaget blive distribueres direkte til denne bruger for 1. godkendelse. 

 

Hvor lang tid går der, fra man sender mail til ean@digiflow.dk?

Der kan gå op til 15 min fra man sender pdf ind.

 

Skannede bilag

Hvorfor kan man ikke kopiere fra pdf fil under skannede post?

Det har noget med filindholdet at gøre - er indholdet tekst eller en flad fil (fx et billede). Det er formentligt en fil uden tekst kopimaskinen danner.

 

Skift af server

Er der noget, der skal ændres, hvis en skole skifter server?

Ja I skal skrive til supporten i KOMiT, hvor vi skal aftale et tidspunkt, hvor vi skal ændre jeres indstillinger, så digiflow og KOMiT, kan kommunikere sammen.

 

Søgning

Når man søger et bilag frem via søgning, og går ind på det (ligger fx til godkendelse hos en anden), så kom godkendt knappen frem.

Hvis bogholder fx, ikke må godkende bilag, men er administrator, så kan bogholder gøre alt på vegne af den person, som bilaget står på dvs. bogholder kan godkende, hvis den står til godkendelse hos en der må godkende bilaget.

 

Ændring af hoveddata

Hvorfor viser den forkert beløb på faktura, når jeg har ændret i hoveddata?

Når bilaget ligger i indbakken kan vi ikke ændre det viste beløb på selve fakturaen. Men hvis man ændre beløbet i hoveddata, så  registreres det i oversigterne og i revisionssporet.

Alternativt skal bilaget slettes og sendes ind på ny og der skal tastes korrekt i Skannede bilag mappen, inden bilaget rammer indbakken.

 

Ændring af kreditor

Hvad skal jeg huske, hvis jeg ændrer kreditor på et bilag?

Husk at rette i betalings oplysninger (under hoveddata), idet de ikke rettes automatisk. Er indmeldt til udvikling.

 

Ændring af kreditor

Hvorfor udbetales et udlæg til en forkert medarbejder?

Hvis man fx har valgt en forkert medarbejder første gang man behandlede bilaget og derefter ændre til anden medarbejder, så skal man huske at rette i betalingsoplysninger, idet den beholder det, som den var oprettet med.