Opsætning af ViggoSync

Sidst opdateret i 2014

 

Indhold

1. Generelt om ViggoSync

2. Sådan opsættes synkroniseringen mellem EDB-Brugsen og ViGGO

2.1 Trin 1 - Forberedelse i ViGGO

2.2 Trin 2 - Opsætning af ViggoSync programmet til synkronisering af elever og relationer

2.3 Trin 3 - Opsætning af ViggoSync programmet til synkronisering af kontaktlærere

2.4 Trin 4 - Synkronisering af elever og deres relationer

2.5 Trin 5 - Nye knapper i stamdatabilledet

2.6 Automatisk synkronisering af oplysninger fra EDB-Brugsen til ViGGO

 

1. Generelt om ViggoSync

Med henblik på synkronisering af elever, relationer og kontaktlærere mellem EDB-Brugsen og ViGGO, er der udviklet programmet ViggoSync.

ViggoSync anvendes til at angive oplysninger om:

• Tidsinterval for synkronisering
• Adgangskoder til ViGGO
• Opdateringsmuligheder samt logning af synkronisering
• Hvilke kurser der synkroniseres

Herudover anvendes programmet til første synkronisering af et kursus og ansatte. Endvidere findes muligheder for afsendelse af en enkelt elev med relationer, samt ansatte, hvor disse funktioner typisk kun anvendes i igangsætning, fejlsituationer eller ved test. Programmet vil herefter normalt kun skulle anvendes ved oprettelse af nye kurser, nedlæggelse af eksisterende kurser samt første opdatering af ansatte.

 

2. Sådan opsættes synkroniseringen mellem EDB-Brugsen og ViGGO

I dette kapitel kan du læse, hvordan du opsætter synkroniseringen mellem EDB-Brugsen og ViGGO.

 

2.1 Trin 1 - Forberedelse i ViGGO

Der skal minimum være følgende 3 brugertyper oprettet i ViGGO, for at kunne lave en fuldstændig synkronisering indeholdende elever, forældre og kontaktlærere:

1. Ansatte
2. Elever
3. Forældre

Disse brugertyper styrer de overordnede brugerrettigheder, så ansatte har en type adgang, elever en anden og forældre en tredje. Disse brugertyper skal bruges under opsætningen af ViggoSync i EDB-Brugsen.

Brugertyperne oprettes ved at gå i Administrator > Brugere og typer > Opret brugertype. Se også nedenstående skærmbillede.

 

Næste trin i ViGGO er at oprette en synkroniseringsbruger.

 

Dette gøres under Administrator > System > Synkronisering > Opret

 

Først opretter du en Sync-bruger:

Ved eks.

Navn: EDB-sync

Username: SyncDemoskole (der må ikke anvendes et brugernavn, som anvendes et andet sted i ViGGO)

Password: 12345 (blot et eksempel - vælg dit eget password)

Tryk "Create sync user"

 

Så skal der udfyldes:

• Navn
• User type f.eks. elever

Tryk "Opret konfiguration" (nede i bunden)

 

Opret endnu en konfiguration hvor der vælges den sync bruger, som er oprettet før:

• Login user
• Navn
• User type f.eks. elever

Nu er du klar til at gå over i EDB-Brugsen og opsætte ViggoSync programmet.

 

2.2 Trin 2 - Opsætning af ViggoSync programmet til synkronisering af elever og relationer

ViggoSync programmet finder du øverst i stamdatabilledet.

Når du klikker på "Synkronisering Viggo" åbner følgende billede.

I dette billede klikkes på "opsætning".

Herved fremkommer følgende billede:

I ovenstående billede anbefaler vi, at indstillingerne bliver sat som angivet. I øverste højre hjørne skrives de adgangsoplysninger, som man har oprettet i ViGGO under trin 1. Når disse oplysninger er skrevet ind, skal man klikke på "Tilføj/Ret kursus til synkronisering". Dette giver adgang til følgende billede:

I dette skærmbillede vælger man først det aktuelle kartotek, som man vil have synkroniseret. I dette tilfælde "Elever 2014/15". Herefter tilknytter man de relevante brugertyper fra ViGGO til sine elever og relationer. Dette gøres ved at vælge i rullemenuerne. Når dette er gjort, klikkes OK. Dette bringer os tilbage til det overordnede opsætningsbillede, hvor man nu kan se, at der fremstår et kursus til synkronisering.

Du er nu færdig med opsætningen af ViggoSync for elever og deres relationer og kan klikke på "Afslut". Dette bringer dig tilbage til ViggoSync programmet. Nu skal du klargøre de ansatte/kontaktlærerne til synkronisering.

 

2.3 Trin 3 - Opsætning af ViggoSync programmet til synkronisering af kontaktlærere

For at kunne synkronisere kontaktlærere mellem EDB-Brugsen og ViGGO, er det nødvendigt med enten cpr.nr. eller emailadresse på lærerene. Hvis man i forvejen har lærere oprettet i ViGGO, er det endvidere nødvendigt at tilføje cpr.nr. eller emailadresse på lærerne i ViGGO inden synkronisering. Angivelse af oplysninger på lærere, som skal synkroniseres med ViGGO, indtastes i et nyt skærmbillede, som findes ved at gå i "Opsætning" > "Lærere" og herefter klikke på knappen "Viggo".

 

Det giver adgang til ovenstående billede, hvor cpr.nr. og/eller emailadresse indtastes på lærerne. Når indtastningerne er afsluttet klikkes der på "Afslut".

Herefter åbnes ViggoSync programmet igen og der klikkes på "Ansatte".

Hvis du i forvejen har cpr.nr. og/eller emailadresse på de ansatte stående i et lønkartotek eller andet medarbejderkartotek, så har du mulighed for at hente disse oplysninger ind på kontaktlærerne. Det forudsætter dog, at numrene på de ansatte er ens.

Nummer på medarbejderen i venstre kolonne og nummer på den samme medarbejder i højre kolonne, skal være ens. Hvis man sørger for, at numrene er ens, så har man mulighed for at klikke på "Viggo" og herefter klikke på "Opdater". Dette vil påføre cpr.nr. og/eller emailadresse på de ansatte, som skal med over i ViGGO som kontaktlærere. Efter du har klikket på "Opdater", kommer der en boks frem, hvor du skal tage stilling til, hvor telefonnummer fra dit medarbejderkartotek skal overføres til under kontaktlærere. Der kan vælges mellem "fastnet", "mobil" og "arbejdstelefon".

 

Når opdateringen er gennemført, klikkes der på "Afslut". Herefter åbnes ViggoSync Programmet igen og der klikkes på "Ansatte".

 

I dette skærmbillede klikkes der på "Hent alle brugertyper" og brugertypen "Ansat" vælges. Herefter klikkes der på "Send alle ansatte til Viggo". Dine ansatte er nu synkroniseret med Viggo, og kontaktlærer vil komme til at fremgå af elevernes stamkort.

 

2.4 Trin 4 - Synkronisering af elever og deres relationer

Du skal nu sende alle elever og relationer til ViGGO, så de er klar til at blive synkroniseret. Det gør du ved at gå tilbage i ViggoSync programmet.

Du er nu klar til at trykke på knappen "Send alle elever og relationer til Viggo". Idet emailadresse kan bruges som unikt login hos ViGGO, tillades det ikke at overføre elever og/eller relationer med ens emailadresser, eller hvor emailadressen ikke lever op til den gældende syntaks. Programmet tjekker dette og gør opmærksom på, hvis det skulle være tilfældet. Et eksempel på en sådan meddelelse er vist herunder:

 

Klikker man på afbryd, får man en oversigt over de problematiske emailadresser.

Der er mulighed for at udskrive listen, så man efterfølgende kan rette de pågældende mailadresser til. Herefter trykkes der på afslut.

Havde man alternativt klikket på OK, så var de elever og relationer med valide og ikke dublerede emailadresser blevet synkroniseret med ViGGO, som vist nedenfor.

Dine data omkring elever og relationer er nu tilgængelige i ViGGO.

 

Hvis man senere vil tjekke data, hvis man eksempelvis ikke kan finde en elev eller relation i ViGGO, så kan man altid klikke på "Tjek data" i ViggoSync programmet. Dette giver samme oversigt, som ved at klikke "afbryd", som beskrevet tidligere.

 

2.5 Trin 5 - Nye knapper i stamdatabilledet

Når synkroniseringen er opsat, vil der komme to nye knapper i stamdatabilledet:

 

Der er kommet en knap "Synkroniser elev" og en knap "Viggo Totalsync". Når der er lavet en ændring på en elevs stamdata, kan der klikkes på "synkroniser elev" og ændringerne vil blive sendt til Viggo. Ønsker man at gennemtvinge en ajourføring begge veje - altså både sende ændrede data til ViGGO og hente ændrede oplysninger fra ViGGO - skal man klikke på knappen "Viggo Totalsync". Brugen af disse knapper er en mulighed for at gennemtvinge en synkronisering uden for de tidspunkter, som er fastsat i den automatiske synkronisering eksempelvis hver 60. minut (se afsnit 2.2).

 

2.6 Automatisk synkronisering af oplysninger fra EDB-Brugsen til ViGGO

Hvis du har valgt "automatisk synkronisering" under opsætningen af synkroniseringen, har du mulighed for at lave en yderligere opsætning, så ændringer foretaget i EDB-Brugsen med det samme synkroniseres med ViGGO. Du skal altså hverken manuelt trykke på "Synkroniser elev" eller vente til den automatiske synkronisering eksempelvis hver time. Ønsker du at gøre brug af denne mulighed, skal du gøre følgende.

I stamdatabilledet skal du gå til "filer" og vælge "indstillinger. Dette giver følgende billede:

I dette skærmbillede krydser du "Viggo: Synkronisér efter hver ændring af elev/relationer" af og trykker på Anvend. Du vil nu se i stamdatabilledet, at knappen "synkroniser elev" ikke længere er aktiv, da systemet selv sørger for, at ajourføre ViGGO med ændringen.