Sidst opdateret august 2019
Indhold
1.1 Indstillinger i "Masseafsendelse af Emails"
2. Afsendelse af digital post til e-Boks
2.1 Begrænsninger/forhindringer for afsendelse til e-Boks
4. Karakterudskrifter via Karakter
5. Forsendelse af vilkårlig udskrift via e-Boks
6. Forudsætning om omkostninger ved brug af digital post til e-Boks forsendelse
6.3 Registrering på KOMiTs cloudplatform (KOMiT cloud)
Bilag 1: Info om e-Boks og adgang
1. Indhold
Denne vejledning viser hvordan punktet "Digital post til e-Boks" under massemail kan anvendes. I øvrigt henvises til vejledningen: "Massemail_multimail og e-Boks".
Der skal i øvrigt bemærkes, at de er en ydelse, som koster særskilt. Priser m.m. gennemgås i afsnit 6.
1.1 Indstillinger i "Masseafsendelse af Emails"
Nedenstående ses skærmbilledet for massemails. Det findes ved Programskallen at vælge Programmer -> Multimail.
Her ses særskilt på fanen "Digital post til e-Boks". Denne fane vælges, når man vil sende til elevens og/eller relationernes e-Boks. Fremgangsmåden gennemgås nedenfor i selvstændigt punkt.
2. Afsendelse af digital post til e-Boks
I den seneste version af multimail er der indbygget muligheden for at afsende digital post til e-Boks.
Nedenfor ses afsendelsesbilledet. Følgende funktioner/valg findes:
- Forsendelsestype: Her er inddelingen "Klar til forsendelse", "Afsendt" og "Delvis afsendt". De enkelte forsendelser viser, oprettelsestidspunkt, navn på dokument, afsender, status (klar/afsendt), afsendelsestidspunkt.
- Slet forsendelse: Det er muligt at slette forsendelser, men dermed forsvinder også historikken.
- Modtagere i forsendelse: Her angives modtager, relationstype (eks. elev eller mor), cpr.nr., send til e-Boks (ja/nej), dokumenttype, PDF-fil og dens placering (eks. c:\TEMP), kartoteksnummer samt alder på modtager. Sidstnævnte er relevant, da man typisk først kan få en e-Boks, når man er 15 år.
- Man har mulighed for at vælge/fravælge, hvem der skal sendes til.
- Vis PDF: Her kan man se det konkrete dokument, der sendes til e-Boks.
Senere vises, hvordan man når frem til dette skærmbillede, hvor forsendelsen finder sted.
Når man trykker på "Send til e-Boks" - Kommer nedenstående boks, og der tastes "Ja".
Beskeden sendes til e-Boks og forsendelsen skifter status til "Afsendt".
Ved at skifte fra "Klar til forsendelse" til "Afsendt" kan man se, hvad der er sendt. Hvis der af forskellige grunde er nogle, der ikke skal med, ses dette under "Delvist afsendt".
Ligegyldigt hvor man står, så kan man se udskriften ved at trykke "Vis PDF", efter man har klikket på den konkrete elev.
Hvis man har slettet PDF-filen, vil der stå "PDF-filen findes ikke", og man får denne fejlbesked. Og så kan man kun afbryde.
Hvis man står under "Delvist afsendt", kan man gensende PDF-filen. F.eks. hvis eleven i første omgang ikke havde en e-Boks, men senere har fået en.
Man markerer under "Modtager" og trykker "Send til e-Boks". Som en sikkerhed skal man svare "Ja".
Under "Bemærkninger" står der nu: "Afsendt dd-mm-åååå" og tidspunkt.
2.1 Begrænsninger/forhindringer for afsendelse til e-Boks
Følgende ting skal være opfyldt, hvis man skal kunne sende til e-Boks:
- Man skal kende modtagerens cpr-nummer.
- Personen skal have en e-Boks.
- Man skal være over 15 år. Derfor tester systemet for alder. Hvis man er under 15 år, fjernes fluebenet under "Modtager", og der vil stå "u/15 år" under "Bemærkninger".
- Det er muligt at få en e-Boks, men så skal man søge særskilt. Derfor kan man sætte fluebenet under "Modtager" og sende.
- Under stamdata på den enkelte elev og relationerne er der et felt
Her er defaultværdien, at man vil modtage e-Boks beskeder. Hvis dette er tilfældet, kan man her fjerne muligheden ved at sætte et flueben på trods af, at eleven er over 15 år. for eleverne kan det også ændres via "Ret data".
3. Udskrifter via Stamdata
Fra stamdata kan man vælge at udskrive og sende dokumenter til flere personer, dette kaldes massemail eller multimail. Nu kan man også sende digital post til e-Boks. Programmet startes ved at vælge "Udtræk, søg og ret" og derefter "Udskrifter, forsendelser og ret data".
Så fremkommer nedenstående, hvor der vælges "Ret søgning/sortering".
Her kan man vælge en udskrift og trykke på "Ret søgning/sortering", så kommer man ind i nedenstående billede, hvor man kan sortere modtagerne efter forskellige kriterier. Hvorefter man vælger "Digital post til e-Boks".
Her fremkommer nedenstående billede, hvor man skal foretage nogle valg:
- Mappe: Her vælges den mappe, hvor den PDF-fil, man vil sende videre, skal gemmes.
- Slet PDF-filer: Her kan man slette PDF-filer, som ligger i mappen.
- Navngivning af PDF-filer: Her bestemmer man, hvad filen skal hedde. Det kan gøre det lettere at finde filen senere.
- Tilføj til filnavn: Her kan man sætte et navn på f.eks. N1 1_betalingsopgørelse, så man kan skelne mellem de filer, der sendes til samme elev.
- Forsendelse til e-Boks oprettes til: Her vælges, hvem der skal have filen. Bemærk, at det er muligt at sende til både elev og relationer.
- Dokumenttype: Her ses hvilken type udskrift, der ligger bag PDF-filen.
- Opret PDF-udskrifter: Efter at have foretaget de foregående valg, kan man nu danne PDF-filerne.
- Udskriv fravalgte: Det er her muligt at få en udskrift af de fravalgte.
Efter at have oprettet PDF-udskrifterne svares "Ja".
Og man når frem til boksen "Send bilag til e-Boks". Se det videre forløb i punkt 2.
4. Karakterudskrifter via Karakter
Det er muligt via Karakter -> Afgangsbeviser og Udtalelser -> Afgangsbeviser PDF at sende til e-Boks via Multimailprogrammet.
Der afkrydses den/de konkrete elever. Man trykker på "Afgangsbeviser PDF", derefter vælger man hvor PDF-filerne skal placeres. Filnavnet vælges, default er kartoteknummer. Der trykkes "Opret PDF-udskrifter" og "Ja" til start af multimail.
Derefter kommer man direkte ind i afsendelse af digital post til e-Boks.
Vælg "Send til e-Boks".
Tryk "Ja" og der sendes. Samtidig lægges forsendelsen over i kategorien "Afsendt".
5. Forsendelse af vilkårlig udskrift via e-Boks
Det er muligt at tage en vilkårlig udskrift valgt under "Ret søgning/sortering", og sende den til elev og/eller relationerne.
Man vælger en udskrift, går ind i "Ret søgning/sortering" og foretager den relevante begrænsning i modtagerne.
Det er en forudsætning, at relationerne har sat flueben i "Modtage korrespondance vedr. eleven".
Dernæst vælges "Digital post til e-Boks". I modsætning til massemail er der kun en fremgangsmåde. Udgangspunktet er den valgte udskrift, hvis navn ses i øverste højre hjørne. Dette er også "Dokumenttype", Som er med til at definere dokumentet i afsendelsen til e-Boks.
Man vælger mappen, hvor udskriften skal gemmes. Dernæst vælges navngivningen af filen. Her kan man tilføje en beskrivelse til filnavnet - her Betalingsopgørelse.
Så vælges modtagerne, der kan både vælges elev og relationer i samme forsendelse. Endelig vælges "Opret PDF-udskrifter" - der kommer en melding, hvis der forefindes filen i den valgte mappe - og tryk "Ja".
Resultatet af udskriften vises, og man trykker "Ja", hvis man vil sende.
Dernæst åbnes siden, hvor forsendelsen til digital post til e-Boks foregår. Se det videre forløb i punkt 2.
6. Forudsætning og omkostninger ved brug af digital post til e-Boks forsendelse
6.1 Forudsætninger
Nedenstående skal opfyldes for at kunne bruge løsningen:
- Det forudsættes, at man har en brugeradgang til KOMiTs cloudbaserede løsninger, Kaldet KOMiT cloud. For indeværende gælder det for lønbrugerne, men alle skoler kan få en adgang.
- Brugeren skal have adgang til digital post. Dette får man ved at rette henvendelse til skolens administratorbruger, som tildeler funktionen/rettigheden til den/de konkrete brugere.
- Som afsender vil der stå Skolepost.
- De vedhæftede dokumenter slettes på KOMiTs server inden for 24 timer fra afsendelsen.
6.2 Omkostning
I modsætning til afsendelse via mail er der nogle omkostninger forbundet med afsendelsen af meddelelser til folks e-Boks. Det sker som en betaling baseret på størrelsen af den enkelte fil samt antal modtagere.
De aktuelle priser fremgår af KOMiTs prisliste
Selve afregningen sker via KOMiT, som kvartalsvis sender en opkrævning til skolen. Se i øvrigt KOMiTs
6.3 Registrering på KOMiTs cloudplatform (KOMiT cloud)
For at kunne følge afsendelserne til e-Boks skal man være oprettet med en bruger til KOMiT cloud med adgang til "Digital post". Det gør, at man kan se følgende, når man er logget ind:
I dette billede vil forsendelserne fremkomme efterhånden, som de bliver afsendt fra multimailfunktionen i KOMiT.
Der er fire forskellige statusser, som ses nedenfor. Der skelnes her mellem ikke sendt, sendt men ikke modtaget, sendt og modtaget = OK og endelig sendt og modtaget = Fejl.
6.4 Mulighed med Digital post
Nedenfor ses mulighederne i ovenstående billede samt lidt forklaring. Det er muligt at sende en PDF-fil direkte fra KOMiT cloud uden at skulle ind over skolens lokale database.
Man trykker på "Opret ny forbindelse" og kommer frem til nedenstående billede:
Her indtastes cpr-nummer på modtageren, og den relevante fil vælges. Så vender man tilbage.
Ved at trykke på prikkerne øverst i højre hjørne får man mulighed for at sende eller gense den valgte fil.
Bilag 1: Info om e-Boks og adgang
Vejledning til at logge på e-Boks første gang:
Link: https://brugersupport.e-boks.dk/hc/da/articles/206788290-Sådan-logger-du-på-e-Boks
Bemærk: Man kan godt modtage digital post fra det offentlige, selv om at man ikke har aktiveret sin e-Boks, men man kan ikke modtage fra det private.
Kan forældre oprette e-Boks til sine børn?
Hvis dine børn er over 15 år, kan de få NemID og selv oprette e-Boks. Er dine børn under 15 år, kan de kun være tilmeldt e-Boks, hvis de modtager lønsedler i e-Boks som del af ansættelsesforhold eller kontoudtog som en del af en aftale med banken. E-Boks kan ikke oprette e-Boks for dine børn, men vi kan hjælpe med at etablere adgang til dit barns e-Boks fra din egen e-Boks, hvis barnet allerede modtager lønsedler eller kontoudtog i e-Boks. For at anmode om adgang skal denne formular udfyldes og sendes til e-Boks.
Søg yderligere information på brugersupport.e-Boks.dk .
NemID
Hvordan bestiller jeg NemID?
Du kan gratis bestille NemID, som sendes med posten til din folkeregisteradresse.
- Gå ind på NemID.nu, her kan du bestille NemID og vælge om det er til privat eller erhverv.
- Følg vejledningen på skærmen.
- Afvent modtagelsen af NemID der kommer med posten i løbet af 2-3 hverdage.
Har du øvrige spørgsmål omkring NemID kan du kontakte DanID på telefon: 80 30 70 50.
Kommentarer
0 kommentarer
Log ind for at kommentere.