Sidst opdateret i 2019
Indhold
2. Indstillinger i "Masseafsendelse af Emails"
3. Selve afsendelsen af massemail
a. Informationer i selve mailforsendelsen
4. Forskellige vej ind til massemail eller eBoks
ii. Multimail/Brev/Eksport/Ret data
b. Betalingsopgørelse via SKOKO
d. Karakterudskrifter via Karakter
e. Afsendelse af standpunktsprotokoller
5. Eventuelt - Typiske fejl muligheder
1. Indhold
Massemail eller multimail er en funktion, der er indarbejdet i KOMiT´s programsuite.
Massemailprogrammet sender en mail til kartoteksmedlemmer efter valgfrie søgekriterier. F.eks. kan man sende en mail til alle medlemmer i 9. klasse (her er søgekriteriet = 9. klasse). De ønskede kartoteksmedlemmer kan mailes enten med "ren" tekst, eller ved en vedhæftet fil (bilag), som man kender det fra øvrige mailprogrammer.
Man kombinerer således søgekriterier med funktionen massemail.
2. Indstillinger i "Masseafsendelse af Emails"
Nedenstående ses skærmbilledet for massemails. Det findes i programskallen, ved at vælge Programmer > Multimail.
Der er flere indgange fra de forskellige program moduler. Som eksempler kan nævnes:
- Betalingsopgørelser eller statsstøtteskemaer fra skoleøkonomien.
- Breve, lister o. lign. fra Udskrifter under stamdata
- Karakterudskrifter fra karakterdelen under Hold
- Standpunktsprotokoller fra karakterdelen under Hold
Her gennemgås kort de forskellige faner:
a. eBoks
Denne fane vælges , når man vil sende til elevens og/eller relationernes eBoks. Fremgangsmåden gennemgås i selvstændig vejledning (eBoks via multimail).
b. Afsender (Opsætning)
Multimail – opsætning af afsender
Komit har foretaget en væsentlig ændring i vores multimailprogram.
Da vi gennem tiden har oplevet udfordringer med afsendelse på grund af skift af password, ændret sikkerhedsniveau, ændringer ude hos de enkelte mailudbydere, har vi nu valgt, at afsendelsen sker via Komits mailsystem. Går ind i Multimail og under Afsender.
Man skal blot vælge, om man vil have sit skolenavn med i mailen. Navnet findes under Opsætning ->Skoledata.
Testforsendelses-emailadresse: Dette er en funktion til at teste om opsætningen er korrekt. Der kan sendes en testmail til adressen, der er angivet. Så kan man se, hvordan forsendelsen ser ud. Hvis der er en fejl i opsætningen, vil det fremgå af "Forsendelsesinformation"-feltet.
Modtager vil se mailen således:
Man skal gå ind i afsender første gang programmet anvendes, så konfigurationen tjekkes og virker korrekt.
Pt. er det ikke muligt at svar på denne mail. I næste version af programmet, vil det blive muligt at tilføje en afsendermail.
c. Indlæs mailliste
Her kan indlæses den seneste mailingliste, der er dannet. Man trykker "Indlæs mailliste" og vælger filen Email.mail, som typisk ligger i TEMP-mappen. Kan bruges, hvis man vil sende en anden besked til samme modtagergruppe.
d. PDF indstillinger
Her opsættes den kryptering, som lægges på PDF-filerne. Krypteringen er AES 128 bit.
Der sættes to koder på den enkelte fil, nemlig skolens private adgangskode og elevens cpr.nr. (standard) eller kartotekskode. Skolens kode er lavet, så man enklere kan læse Pdf´er, hvis det bliver nødvendigt. Koden skal meddeles modtageren for at muliggøre åbning af dokumentet.
e. Version
Her ses, hvilken udgave af programmet, der anvendes. Dette kan være relevant ved fejlsøgning af en konsulent fra KOMiT.
3. Selve afsendelsen af massemail
Nedenfor gennemgås, hvordan en afsendelse sker. Der er flere programmer, som har lidt forskellige indgange. Sidst i vejledningen vises, hvorledes man kommer frem til massemailsprogrammet.
Når man er kommet igennem sortering m.m., kommer man frem til nedenstående billede. Her ses, at der er indlæst 5 modtagere.
Man skal nu trykke "OK" og "Vælg Emailforsendelse".
a. Informationer i selve mailforsendelsen
I ovenstående billede kommer man altid ind i "Forsendelse Information". Man har valgt "Vis Klar til forsendelse". For at kunne sende en email, skal man udfylde "Overskrift til modtagerne" og "Meddelelse til alle email modtagere". Uden disse informationer vil de fleste mailprogrammer opfatte beskederne som spam.
Det er muligt at tilføje ekstra bilag (via "Tilføj bilag.."). Disse er ens for alle modtagere.
Hvis man flytter markeringen til "Vis Afsendte", kan man se de forsendelser, der er foretaget.
Her ses også overskrift og meddelelse samt evt. vedhæftede bilag for den konkrete forsendelse.
Under fanen "Modtagere" ses modtager, emailadresse, bilag (hvis det er individuelt), status og dato for afsendelse.
På fanen "Udskriv" kommer denne udskrift, hvor man kan se følgende:
- Hvilken overskrift har beskeden
- Hvem der har afsendt beskeden
- Hvilke bilag der var tilknyttet
- Hvilken besked/meddelelse der stod i mailen
- Hvem man har sendt mailen til
b. Afsendelse
Når man har skrevet en "Overskrift til modtagerne" og en meddelelse og trykket "Vælg", fremkommer nedenstående billede, hvor man via "Send" afsender mail til de modtagere, som ses i højre side af billedet.
I forbindelse med afsendelsen vil der under status stå "Klar", som ændres til "Afsendt", hvis afsendelsen går godt, mens der vil stå "Fejl", hvis mailen ikke kan sendes. I sidstnævnte tilfælde skal man kontrollere mailadressen.
Hvis man har digital signatur installeret på sin computer, vil man møde denne boks, hvor man skal indtaste koden for at komme videre.
Hvis man vil teste, kan man markere "Afsend som test". Så vil systemet afsende 2 mail, disse vil dog tilgå den adresse, som man under "Afsender" har sat på til testforsendelser.
Tryk "JA" - derefter vil der sendes 2 mails, som afsluttes med denne boks "Testforsendelsen er nu afsluttet", hvor man trykker "OK". Selve forsendelsen kan ses i mailboksen tilknyttet testmailen.
4. Forskellige vej ind til massemail eller eBoks
a. Udskrifter via Stamdata
Fra stamdata kan man vælge at udskrive og sende dokumenter til flere personer, dette kaldes massemail eller multimail. Programmet startes ved at vælge "Udtræk, søg og ret" og derefter "Udskrifter, forsendelser og ret data".
Så fremkommer nedenstående, hvor der er to muligheder til multimail, nemlig "Ret søgning/sortering" eller "Multimail/ Brev/ Eksport/ Ret data".
i. Ret søgning/Sortering
Her kan man vælge en udskrift og trykke på "Ret søgning/sortering". Så kommer man ind i nedenstående billede, hvor man kan sortere modtagerne efter forskellige kriterier, hvorefter man vælger "Pdf/Mulitmail".
Her kan man vælge mellem tre muligheder:
- Aktuel udskrift
- Samme udskrift til alle
- Kun mailliste Multimail
1. Aktuel udskrift
Ved "Aktuel udskrift" har man valgt en udskrift, men man skal vælge den mappe, hvor Pdf´erne skal placeres. Navngivning vælges mellem kartoteksnummer, elevnavn eller et løbenummer. Derudover kan man tilføje en vilkårlig tekst, f.eks. betalingsopgørelse, som knyttes til eksempelvis kartoteksnummer i det filnavn, der knyttes til udskriften. Dernæst vælges, om der skal dannes Pdf´er til alle, eller kun dem der har en mailadresse. Så skal man vælge, om mailen er til Elev eller Relation. Endelig har man mulighed for en kryptering af Pdf-filen.
Default er det 128 bits AES. Man skal vælge egen kode (den skolen åbner dokumentet med) og modtagers kode - her angivet som Elev cpr.nr.
Tryk på "Opret pdf udskrifter" og "Ja", hvorefter Pdf-filerne dannes. Når dette er sket, er der mulighed for at tilføje en hændelse. Så svarer man "Ja" til at afsende multimail.
Tryk "OK", og dernæst skal man følge den generelle procedure til afsendelse af multimail bekrevet under pkt. 3.
2. Samme udskrift til alle
Ved "Samme udskrift til alle" vælges det dokument, der skal sendes til alle. Så skal man vælge, om mailen er til Elev eller Relation. Endelig trykker man på "Send bilag med Multimail". Når dette er sket, er der mulighed for at tilføje en hændelse. Så svarer man "Ja" til at afsende multimail.
Tryk "OK", og dernæst skal man følge den generelle procedure til afsendelse af multimail bekrevet under pkt. 3.
3. Kun mailliste til Multimail
Ved "Kun mailliste Multimail" vælges, om mailen er til Elev eller Relation. Så trykker man på "Opret forsendelsesliste". Når dette er sket, er der mulighed for at tilføje en hændelse. Så svarer man "Ja" til at afsende multimail.
Tryk "OK", og dernæst skal man følge den generelle procedure til afsendelse af multimail beskrevet under pkt. 3.
ii. Multimail/Brev/Eksport/Ret data
Hvis man her vælger "Multimail/Brev/Eksport/Ret data", kommer man videre til sorteringsbilledet. Her angives kriterier, som definerer, hvem der modtager mailen. Derefter vælges "Pdf/Multimail".
Hvis relationer skal modtage mails, skal der afkrydses under "Søgning Relationer".
Derefter kommer man videre til nedenstående billede:
Ved "Samme udskrift til alle", vælges det dokument, der skal sendes til alle. Så skal man vælge, om mailen er til Elev eller Relation. Endelig trykker man på "Send bilag med Multimail". Når dette er sket, er der mulighed for at tilføje en hændelse. Så svarer man "Ja" til at afsende multimail.
Tryk "OK", og dernæst skal man følge den generelle procedure til afsendelse af multimail beskrevet under pkt. 3.
Ved "Kun mailliste Multimail" vælges, om mailen er til Elev eller Relation. Så trykker man på "Opret forsendelsesliste". Når dette er sket, er der mulighed for at tilføje en hændelse. Så svarer man "Ja" til at afsende multimail.
Tryk "OK", og dernæst skal man følge den generelle procedure til afsendelse af multimail beskrevet under pkt. 3.
b. Betalingsopgørelse via SKOKO
Det er muligt at afsende betalingsopgørelser fra SKOKO. Dette gøres ved at vælge "Udskriftsmodul".
Herefter følger man fremgangsmåden, der er beskrevet i pkt. 3.a.i (Ret søgning/sortering).
c. Statsstøtteskema via SKOKO
Det er muligt at afsende statsstøtteskemaer fra SKOKO. Under fanen "Efterskole" vælges "1. Ansøgning om Elevstøtte".
Der er mulighed for enten at udskrive ansøgningsskemaet eller at sende det som e-mail til forældrene.
Sæt kryds ved de elever der skal udskrives/sendes skema til. Tryk Udskriv forsendelsesliste(mail), hvis du vil se, hvem du kan sende mail til og Udskriv forsendelsesliste (ingen mail), hvis du vil se, hvilke elever du ikke kan sende mail til.
Ansøgningsskemaerne kan udskrives og sendes løbende, efterhånden som eleverne tilmeldes kurserne. Du kan også genudskrive skemaet, hvis skemaet er blevet væk.
Hvis du vil sende skemaet vedhæftet i en mail til forældrene, sætter du kryds i den eller de elever, der skal skrives skema ud på og trykker PDF.
Der skal vælges en mappe, hvori ansøgningsskemaerne skal gemmes (i formatet PDF).
Hvis ikke den mappe, du gerne vil bruge, findes i forvejen, kan du oprette den ved at skrive direkte i linje under Mappe Navn - ellers peger du den bare ud og trykker OK. Der dannes en fil pr. elev. Filen navngives med elevens kartotekskode og nr.
Du trykker nu Opret Pdf udskrifter, og dernæst kan man se, at filerne dannes.
Da ansøgningsskemaet kun skal sendes til forældre/samlever på samme adresse som eleven, sendes der kun til en af de forældre/samlever, der er oplyst emailadresse på. Rækkefølgen er mor, far, samelever.
Nogle af forældrene har muligvis ikke en emailadresse. Dem vil du kunne finde ved at udskrive forsendelsesliste (ingen mail). - HUSK det kun er de elever, der er markeret, du vil få tjekket.
Ansøgningsskemaerne kan udskrives og sendes løbende, efterhånden som eleverne tilmeldes kurserne. Du kan også genudskrive skemaet, hvis du ændre en emailadresse eller skemaet er blevet væk.
Efter dannelsen af Pdf-filerne vælges , og man følger fremgangsmåden, der er beskrevet i pkt. 3.
d. Karakterudskrifter via Karakter
Det er muligt via "Karakter > Afgangsbeviser og Udtalelser > Markér elev > Afgangsbeviser Pdf", at sende til eBoks via Multimailprogrammet.
Der afkrydset den/de konkrete elever. Man vælger, hvor Pdf-filerne skal placeres. Filnavnet vælger, default er kartoteksnummer. Der trykkes "Opret Pdf udskrifter" og "Ja" til start af multimail.
Derefter kommer man direkte ind i afsendelse med eBoks.
Vælg "Send til eBoks".
Tryk "Ja" og der sendes. Samtidig lægges forsendelsen over i kategorien Afsendt.
En mere udførlig gennemgang af forsendelse til eBoks findes i vejledningen - "eBoks via multimail".
e. Afsendelse af standpunktsprotokoller
I holdprogrammet under karakter > Holdlister og Standpunktsprotokoller > Standpunktsprotokol pr. elev - (afkryds elev) > Pdf er det muligt at massemaile. Der skal vælges terminer samt elever, derefter vælges Pdf.
I nedenstående billede skal man først vælge, hvilken mappe Pdf-filerne skal dannes og gemmes i. Man kan slette tidligere Pdf´er i den konkrete mappe, hvis det ønskes. Der skal også sættes et flueben, hvis man vil sende med multimail (er sat default).
Endelig skal man vælge de relationer, der skal modtage en standpunktsprotokol.
Tryk OK og Ja i næste billede.
Derefter forsættes som beskrevet under pkt. 3.
5. Eventuelt - Typiske fejl muligheder
Hvis en mail ikke kan sendes, skyldes det oftest, at mailadressen ikke er korrekt. Når det sker, kan man tjekke følgende:
- Er navnet stavet korrekt
- Er der korrekt domænenavn f.eks. @gmail.com - her ses nogle gange, at det sidste bogstav mangler
- Er der specialtegn - ikke alle tegn er tilladte
Mail er ikke med i forsendelsen:
- Afhængig af ens udbyder, kan der være begrænsninger i det antal mails, som man kan sende ad gangen.
Fejl ved afsendelse. Her skal man tjekke oplysningerne under Afsender:
- Koden til afsendermail er ikke korrekt
- Ændret krypteringsniveau
- Mailudbyder kan have ændret krav til masseforsendelser
Kommentarer
0 kommentarer
Log ind for at kommentere.