1 Indledning

2 Om Elevdatabasen

2.0 Hvad er det for en behandling, der foregår i Elevdatabasen? 

2.1 Elevoplysninger, der skal indberettes til Elevdatabasen

2.2 Data om elever, der indberettes til Elevdatabasen, skal opfylde følgende kriterier:

2.3 Særlige oplysninger for elever i grundskolen

2.4 Kilder til data i Elevdatabasen

3 Brug af programmet til ElevDatabasen

3.1 Opsætning

3.2 Elever

3.3 Opret nye elever

3.4 Genindlæs

3.5 Indberet afkrydsede elev(er)

4 Mulige meddelelser og fejl

5 Forklaring af begreber

1 Indledning

STIL har valgt at bruge Elevdatabase fra skoleåret (2023/24). Der er tale om indberetning til en ny database. Det er skolernes ansvar at indberette de påkrævede elevoplysninger til den nye elevdatabase.

Vi har i Komit besluttet at hjælpe jer ved at understøtte denne indberetning i Komits administrationsprogram.

Forudsætningen for indberetning er, at skolen har godkendt Komit, som leverandør. Dette sker på tilslutning.stil.dk.

2 Om Elevdatabasen

Elevdatabasen er et system under Styrelsen for It og Læring (STIL), som indsamler oplysninger om elever på uddannelser under Børne- og Undervisningsministeriets (BUVM) område.

Oplysningerne udveksles til andre it-systemer i STIL, så systemerne viser de samme data om elever af høj kvalitet.

Oplysningerne registreres og vedligeholdes af skolens medarbejdere. Dette sker som hovedregel i skolens eget elevadministrative system, hvorfra data automatisk overføres til Elevdatabasen.

Elevdatabasen er fortsat under etablering, og indeholder ved starten af skoleåret 25/26 aktuelle oplysninger om elever på

• 0.-10. klassetrin, herunder frie skoler og efterskoler.
• Gymnasiale uddannelser, herunder STX, HF, HTX, HHX og IB, 

Elevdatabasen skal understøtte administrative opgaver på tværs af Børne- og Undervisningsministeriets it-systemer, herunder gennemførelse af prøver, indberetning af beviser og ansøgning til ungdomsuddannelserne. Allerede i efteråret vil optagelsen til ungdomsuddannelserne være afhængig af en korrekt registrering og indberetning af elever til Elevdatabasen.

Elevdatabasen skal også sikre bedre data til brug for Børne- og Undervisningsministeriets statistiske opgaver og mindske behovet for tilbagevendende indberetninger fra institutioner/afdelinger.  

På sigt kan Elevdatabasen danne grundlag for opgaver hos andre myndigheder.

Aktuelt arbejder STIL sammen med alle systemleverandører på at implementere indberetningen og indlæse og kvalitetssikre data for gymnasiale uddannelser og grundskolen.

2.0 Hvad er det for en behandling, der foregår i Elevdatabasen?

Behandling af elevoplysninger omfatter nedenstående trin:

• System-til system-indberetning, hvor data overføres fra en institutions elevadministrative system til Elevdatabasen.
• Manuel registrering i Elevdatabasens lokale brugergrænseflade, hvor fortrinsvist institutioner, der ikke har eget elevadministrativt system, kan registrere og vedligeholde oplysninger om egne elever. 
• Opbevaring, historik og oprydning, hvor elevdata lagres med den historik, der er nødvendig aht. de formål, Elevdatabasen understøtter. Når data ikke længere anvendes, bliver de slettet.
• Kvalitetskontrol. Data sammenholdes og kontrolleres i forhold til aktuelle kvalitetskriterier, med henblik på at opnå en høj datakvalitet. I et vist omfang involverer dette institutionerne, da data som hovedregel korrigeres hos kilden.
• Udveksling af data til andre systemer, hvor den egentlige behandling foregår.

Det er i alle tilfælde medarbejdere på den enkelte institution, der registrerer og vedligeholder elevoplysningerne. 

2.1 Elevoplysninger, der skal indberettes til Elevdatabasen

Følgende oplysninger om elever indberettes til Elevdatabasen (pr. 1. august '25):

• CPR-nummer
• Igangværende uddannelse og tilknytning til institution/afdeling
• Startdato, slutdato og afgangsårsag for denne uddannelse.
• Klassetrin (0-10 for grundskole og 1-4 for gymnasiale uddannelser), klassebetegnelse og oplysning om klassen er årgangsopdelt.
• Oplysning om eleven modtager specialundervisning i minimum ni timer pr. uge, herunder om eleven modtager undervisning i en specialklasse (kun grundskole)
• Oplysning om eleven er hjemmeundervist eller ikke følger uddannelsen på fuld tid på denne afdeling (kun grundskole)
• Oplysning om eleven følger en forlænget (3- eller 4-årig) gymnasial uddannelse (kun gymnasiale uddannelser) 
• Start- og sluttidspunkt for hver skoleperiode med ovenstående oplysninger, inklusiv historik

Indberetning til Elevdatabasen anvender CPR-nummer som identifikation for en elev. Øvrige CPR-oplysninger (navn, adresse m.m.) indberettes ikke til Elevdatabasen.

2.2 Data om elever, der indberettes til Elevdatabasen, skal opfylde følgende kriterier:

1. Eleven har et ordinært eller administrativt CPR-nummer, som er registreret i CPR-registret. Hvis eleven har skiftet CPR-nummer, skal indberetningen ske med elevens aktuelle CPR-nummer.
2. Eleven er indskrevet på en afdeling (enhedsart 2 i Institutionsregistret) - eller en selvejende institution uden afdelinger (enhedsart 0). For at undgå unødig omregistrering tillader Elevdatabasen indberetning af elever på en gymnasial hovedinstitution, hvis eleven er startet før 1. august 2023. 
3. De indberettede oplysninger udgør samlet set en lovlig kombination af oplysninger om elevens uddannelse og status (defineret i uddannelsesmodellen. For tekniske detaljer henvises til Grænsefladebeskrivelsen).  

Personoplysninger i Elevdatabasen behandles alene til formål, der følger af ministeriets opgaver eller med hjemmel i anden lovgivning.

2.3 Særlige oplysninger for elever i grundskolen

Elever i grundskolen indberettes til Elevdatabasen med oplysning om klassetype og elevtype. Dette anvendes bl.a. til at registrere oplysninger om elevens deltagelse i specialklasse eller juniormesterlære. Det er derfor vigtigt, at disse oplysninger registreres korrekt.

De relevante værdier af klassetype og elevtype fremgår af denne beskrivelse. 

Elever, der modtager specialundervisning kan have et tilhørsforhold til enten en specialklasse eller en almen klasse. Dette tilhørsforhold er nærmere beskrevet i §8 + 9 i specialundervisningsbekendtgørelsen https://www.retsinformation.dk/eli/lta/2014/693 og afsnit 40 i Vejledning om folkeskolens specialundervisning og anden specialpædagogisk bistand (retsinformation.dk). I tvivlstilfælde henvises til Styrelsen for Undervisning og Kvalitet.

2.4 Kilder til data i Elevdatabasen

Elevoplysninger indberettes til Elevdatabasen fra institutionens/afdelingens elevadministrative system. 

3 Brug af programmet til ElevDatabasen

Som noget nyt åbner programmet automatisk, når der er ændringer, som skal indberettes.

3.1 Opsætning

Forudsætningen for indberetning er, at skolen har godkendt Komit, som leverandør. Dette sker på tilslutning.stil.dk.

Der registreres hvilken institution, der indberettes fra, her anvendes skolekoden. Skoletypen findes  i programmet via opsætningen af det relevante kartotek.

3.2 Angivelse af data i Elevdatabasen

Komit har gennem den nye version prøvet at gøre indberetningerne mere intuitive, og som et flow i forbindelse med oprettelse/ændringer i elevdata i Stamdata. Der vil også være mulighed for automatisering – dette vælges i opsætningen.

3.3 Programmet

Nedenfor ses programmets skærmbillede.

Funktionalitet i programmet

Funktion	Ikon	Forklaring
Indberet afkrydsede elev(er)		Alle afkrydsede elever indberettes til elevdatabasen.
Slet indberetning		(ingen status) – de gamle id’er bliver ikke slettet.
		Indberetningen slettes i fht. STIL, men står stadig i Komit, mens sendes ikke med videre, når der laves en ny indberetning,
Hent Status		Her vises i det højre felt, hvad der er sendt til Elevdatabasen.
		Vises, hvis der ikke er data på denne elev.
Til indberetning		Viser de elever, det er muligt at indberette, da de har ændret relevante informationer. Der er som udgangspunkt sat flueben.
Ikke til indberetning		De elever, som er indberettede.
Alle		Viser både de indberettede og de mulige nye.
Fravælg alle		Fjerne fluebenene under CPRNr
Læg sammen med forrige linie		se punkt ??????
Afslut		Lukker programmet
Send automatisk		Når dette flueben er sat, sendes ændringer automatisk til Elevdatabasen

3.4 Indberetninger

Der er to typer indberetninger, dels ved start af nyt kursus, dels når der sker ændringer på de enkelte elever.

3.4.1 Første indberetning ved start af nyt kursus

Når man går ind i ”Kurser” første gang, dukker nedenstående dialogboks frem.

Ved klik på ”Indberet kurset”, går man til indberetning.

Hvis der er flere kurser, tjekkes de også. Man springer videre ved tryk på ”Vent med at tage stilling” eller ”Indberet ikke”. Man kan altid gå ind i stamdata på det relevante kursus og trykke på Elevdata. Her kan man så foretage en indberetning.

I nedenstående eksempel skal der trykkes ”Indberet ikke”, da eleverne på ventelisten ikke skal indberettes.

Her ses de elever, som systemet vil indberette. Hvis der mangler elever, skal disse gennemgås, og manglende informationer tilføres elevens stamdata.

Dette flow følges:

• Man tjekker eleverne og trykker "Indberet afkrydsede elev(er)".
• Systemet sender så eleverne afsted til Elevdatabasen (STIL).
• Herefter ses eleverne under "Ikke til indberetning":
• Hvis der er nogen tilbage under  "Indberet afkrydsede elev(er)" og "Til indberetning", skyldes det, at der mangler data på eleven.
• Eleven tjekkes, rettes og sendes igen.

3.4.2 Ændring af data på enkelte elev

Når der i stamdata ændres på en af værdierne (klassetrin, klassekode, klassetype og/eller elevtype), åbner programmet, og man kan se eleven under "Indberet afkrydsede elev(er)". Derefter kan der indberettes.

3.4.4 Sammenlægning af to indberetninger

Hvis man har fået oprettet en indberetning med forkerte data, skal man rette eleven til det korrekte. Der vil nu være to linier.

Man markerer nederste linie (her Id25) og trykker på . Herefter forsvinder den forkerte linie (Id11), og man skal så sende data igen, så STIL har den korrekte historik på eleven.

4 Mulige meddelelser og fejl

IndbStatus	Modtaget	Bemærkning
UNDEFINED		Elev har ikke været sendt afsted til Elevdatabasen
0-CREATED
2-DUBLICATE	"Status": 2	Samme data er sendt tidligere
4-COMPLETE	"Status": 4	Overførsel er gået korrekt
INDSEND		Data er ikke afsendt
Fejl	the remote server returned an unexpected response: (400) Bad Request.",	Der kan være tommefelter (mellemrum" i/efter  klassekode eller holdkode
Fejl: IPL171001	"ErrorMessage": "An internal server error occurred on the source service",   "Details": "Der skete en fejl ved kald til Persondata Modulet"	Cpr nr ikke korrekt
Fejl: IPL171003	Dublet (Elev har allerede været indsendt i dette skoleår)	Markere eleven og tryk på historik, slet de indberetninger der ligger for dette skoleår.     Markere eleven og send.
Tom linie		tom linie – det skyldes, at der mangler informationer i stamdata på eleven, ex. Klassekode.
ingen klassekode		Eleven kommer ikke med til elevdatabasen. Her skal klassekode tilføjes, og så ses eleven under "Indberet afkrydsede elev(er)".

5 Forklaring af begreber