1 Indledning

2 Om Elevdatabasen

2.1 Elevoplysninger, der skal indberettes til Elevdatabasen

2.2 Data om elever, der indberettes til Elevdatabasen, skal opfylde følgende kriterier:

2.3 Særlige oplysninger for elever i grundskolen

2.4 Kilder til data i Elevdatabasen

3 Brug af programmet til ElevDatabasen

3.1 Opsætning

3.2 Elever

3.3 Opret nye elever

3.4 Genindlæs

3.5 Indberet afkrydsede elev(er)

4 Mulige meddelelser og fejl

5 Status på den enkelte elev

6 Forklaring af begreber

 

1 Indledning

STIL har i maj måned udsendt mail vedr. ny Elevdatabase til næste skoleår (2023/24). Der er tale om indberetning til en ny database. Det er skolernes ansvar at indberette de påkrævede elevoplysninger til den nye elevdatabase.

Vi har i Komit besluttet at hjælpe jer ved at understøtte denne indberetning i Komits administrationsprogram – på trods af, at STIL også gør det muligt for skolerne selv at indberette manuelt.

2 Om Elevdatabasen

Elevdatabasen er et fælles register for oplysninger om elever, der er indskrevet på en uddannelse under Børne- og Undervisningsministeriets ressort.

Elevdatabasen skal understøtte administrative opgaver på tværs af Børne- og Undervisningsministeriets it-systemer, herunder gennemførelse af prøver, indberetning af beviser og ansøgning til ungdomsuddannelserne.

Elevdatabasen skal også sikre bedre data til brug for Børne- og Undervisningsministeriets statistiske opgaver og mindske behovet for tilbagevendende indberetninger fra institutioner/afdelinger. 

På sigt kan Elevdatabasen danne grundlag for opgaver hos andre myndigheder.

Aktuelt arbejder STIL sammen med alle systemleverandører på at implementere indberetningen og indlæse og kvalitetssikre data for gymnasiale uddannelser og grundskolen.

 

2.1 Elevoplysninger, der skal indberettes til Elevdatabasen

Følgende oplysninger om elever indberettes til Elevdatabasen (pr. 1. august '23):

• CPR-nummer
• Igangværende uddannelse og tilknytning til institution/afdeling
• Klassetrin (0-10 for grundskole og 1-4 for gymnasiale uddannelser), klassebetegnelse og oplysning om klassen er årgangsopdelt.
• Oplysning om eleven modtager specialundervisning i minimum ni timer pr. uge, herunder om eleven modtager undervisning i en specialklasse (kun grundskole)
• Oplysning om eleven er hjemmeundervist eller ikke følger uddannelsen på fuld tid på denne afdeling (kun grundskole)
• Oplysning om eleven følger en forlænget (3- eller 4-årig) gymnasial uddannelse (kun gymnasiale uddannelser)
• Start- og sluttidspunkt for hver skoleperiode med ovenstående oplysninger, inklusive historik

Indberetning til Elevdatabasen anvender CPR-nummer som identifikation for en elev. Øvrige CPR-oplysninger (navn, adresse m.m.) indberettes ikke til Elevdatabasen.

 

2.2 Data om elever, der indberettes til Elevdatabasen, skal opfylde følgende kriterier:

Eleven har et ordinært eller administrativt CPR-nummer, som er registreret i CPR-registret. Hvis eleven har skiftet CPR-nummer, skal indberetningen ske med elevens aktuelle CPR-nummer.

Eleven er indskrevet på en afdeling (enhedsart 2 i Institutionsregistret) - eller en selvejende institution uden afdelinger (enhedsart 0).

De indberettede oplysninger udgør samlet set en lovlig kombination af oplysninger om elevens uddannelse og status. 

Personoplysninger i Elevdatabasen behandles alene til formål, der følger af ministeriets opgaver eller med hjemmel i anden lovgivning.

 

2.3 Særlige oplysninger for elever i grundskolen

Elever i grundskolen indberettes til Elevdatabasen med oplysning om klassetype og elevtype. Det er derfor vigtigt, at disse oplysninger registreres korrekt.

Elever, der modtager specialundervisning kan have et tilhørsforhold til enten en specialklasse eller en almen klasse. Dette tilhørsforhold er nærmere beskrevet i §8 + 9 i specialundervisningsbekendtgørelsen https://www.retsinformation.dk/eli/lta/2014/693 og afsnit 40 i Vejledning om folkeskolens specialundervisning og anden specialpædagogisk bistand (retsinformation.dk). I tvivlstilfælde henvises til Styrelsen for Undervisning og Kvalitet (STUK).

 

2.4 Kilder til data i Elevdatabasen

Elevoplysninger indberettes til Elevdatabasen fra institutionens/afdelingens elevadministrative system.

For at kunne indfri ovenstående har Komit tilføjet et program under persondata, nemlig

, hvor data  tjekkes og indberettes fra.

Først skal man sikre sig, at data står korrekt for den enkelte elev, det gælder værdierne klassetrin, klassekode, klassetype og Elevtype.

Klassetrin er lig skoleperiode, mens klassebetegnelse er lig klassekode.

Der skal vælges en Klassetype, samt vælges en elevtype. Når det er sket, skal man trykke ”Registrer indberetning til Elevdatabasen”. Det skal gøres, hver gang der sker en ændring på den konkrete elev mht. de fire valg.

 

3 Brug af programmet til ElevDatabasen

Når man går ind i programmet ”ElevDatabasen ses nedenstående:

 

3.1 Opsætning

Forudsætningen for indberetning er, at skolen har godkendt Komit, som leverandør. Dette sker på tilslutning.stil.dk.

Man skal registrere hvilken institution, der indberettes fra, der anvendes skolekoden.

Hovedinstitution er den afdeling, hvor eleven modtager undervisning. Afdeling vil typisk have samme nummer. Registreringen sker kun første gang.

Der registreres som standard på eleven under hændelser, når der indberettes, så man kan følge med i ændringer.

Skoletype defineres fra kartoteksopsætningen, mens navnet for skole fanges fra opsætningen under Skole data.

Hvis man har glemt det, vises nedenstående boks:

 

3.2 Elever

Knappen Elever viser de elever, der findes i tabel Elevdatabasen hos den enkelte skole. Når programmet tages i brug, vises ingen elever, der skal først klikkes på knappen ”Opret nye elever”.

Ved nyt skoleår skal der igen oprettes nye elever på tilsvarende vis.

 

3.3 Opret nye elever

Som udgangspunkt er tabellen tom. Der trykkes på ”Opret nye elever” og denne dialogboks vises – tryk OK.

Derefter ses de aktive elever på en liste.

 

3.4 Genindlæs

Hvis man har foretaget rettelse på en eller flere elever, trykker man på ”Genindlæs”, hvorved data opdateres.

Der vil nu stå INDSEND under status på de rettede elever, som afkrydses og indberettes.

 

3.5 Indberet afkrydsede elev(er)

Der trykkes på ”Indberet afkrydsede elever”, hvorefter de sendes enkeltvis.

Der vil nu komme til at stå ”4-COMPLETE” under status, og der fyldes data i kolonnerne ”Sidst indberettet” og ”Indb. ID”.

 

4 Mulige meddelelser og fejl

IndbStatus	Modtaget	Bemærkning
4-COMPLETE	"Status": 4	Overførsel er gået korrekt
INDSEND		Data er ikke afsendt
Fejl	the remote server returned an unexpected response: (400) Bad Request.",
Fejl: IPL171001	"ErrorMessage": "An internal server error occurred on the source service",   "Details": "Der skete en fejl ved kald til Persondata Modulet"	Cpr nr ikke korrekt

 

5 Status på den enkelte elev

Denne indberetning sker enkeltvis, dvs. man kan gå ind og se den enkeltes status. På sigt vil der her ses eleven historik i skolesystemet. Eksempelvis er der skiftet klasse, er man begyndt med noget specialundervisning o.lign.

I undtagelsestilfælde kan man også slette en indberetning. Man vil dog få følgende besked:

Hver gang der sker en ændring på start- eller slutdato, klassetrin, klassekode, klassetype eller elevtype, skal der indberettes til Elevdatabasen, da STIL ønsker en historik på eleven.

6 Forklaring af begreber

Begreb	Betydning
CPR	Eleven har et ordinært eller administrativt CPR-nummer, som er registreret i CPR-registret. Hvis eleven har skiftet CPR-nummer, skal indberetningen ske med elevens aktuelle CPR-nummer.
Elevdatabasen	Elevdatabasen er et fælles register for oplysninger om elever, der er indskrevet på en uddannelse under Børne- og Undervisningsministeriets ressort.
Enhedsart	Eleven er indskrevet på en afdeling (enhedsart 2 i Institutionsregistret) - eller en selvejende institution uden afdelinger (enhedsart 0).
Elevtype	Information om eleven er prøvefri, får specialundervisning mv.
Klassebetegnelse	Svarer til klassekode i Komit ex. 9a
Skole	Navnet for skolen fanges fra opsætningen under Skole data.
Skolekode	6-cifret tal – står i Komit under Opsætning/Skole Data
Skoleperiode	Svarer til klassetrin i Komit – værdi mellem 0 og 10
Speciale	Speciale for uddannelsen, hvis dette er tilfældet
Skoletype	Skoletype defineres fra kartoteksopsætningen.
Status	Mulige værdier: CREATED, RECEIVED, DUPLICATE, PROCESSING, COMPLETE, FAILED
Uddannelseskode (Uddkode)	Den officielle uddannelseskode (CØSA-formål) for uddannelsen.
Uddannelsesversion (Udd.version)	Den version af uddannelsen, som eleven går på. I Uddannelsesmodel ses de forskellige versioner.