Ventelistemodul for efterskoler, frie fagskoler og højskoler

• Hvor og hvordan?
• Forberedelse
• Brug af ventelistemodulet

• Løbende kommunikation mellem skolen og kommende elever/forældre.

Hvor og hvordan?

Du finder ventelistemodulet i KOMiT på stamdatabilledet 

Formålet er at hjælpe efterskoler, frie fagskoler og højskoler med at håndtere ventelister for kommende elever.

Hvis skolen anvender linjer er det en forudsætning at disse er sat op.

Forberedelse

1. Opret ventelistekartotek.
   1. Forslag: opret kurset først og opret ventelistekartoteket som en kopi af kursuskartoteket. F.eks B2 elever 25/26 - V2 venteliste 25/26
2. Opret Ventelistekursus i samme skoleår som kurset.
   1. Bruger skolen webtilmelding - findes samme "egne felter" i begge kartoteker og det er derfor muligt at bestemme om elever skal hentes direkte ind på kurset eller over ventelisten uden at miste info.
3. Opret Linjer
   1. Forslag: hvis linjen kun gælder en bestemt periode, så sæt start og/eller slutdato på, så undlader du at vise unødvendige linjer på oversigterne.

      

Brug af ventelistemodulet

1. Eleverne oprettes i kartoteket
   1. Husk at oprette eleverne med den ønskede linje (gerne fra webtilmelding)
2. Når eleverne er oprettet kan du vælge ventelistemodulet 
3. Eleverne står nu listet med de informationer der er på stamkortet, klassetrin og linje. Det er skolens eget valg hvordan ventelistenr. tilføjes i eksemplet her er ventelistenr afhængigt af valgt linje Der kan nu tilføjes et ventelistenr og en specifikation til Linjevalget. Linjespecifikationen er som ventelistenr. præcis som skolen ønsker at anvende det. I ovennævnte eksempel (til inspiration) er der valgt plads på banen ved valg af fodboldlinjen og handicap ved valg af golf-linjen.Der er ligeledes mulighed for at lave et ventelistenotat. Eleven markeres og der skrives i vinduet til højre. Ved tryk på anden elev eller Afslut gemmes teksten i Ventelistenotat på eleven. Når du har skrevet i elevens ventelistenota vil det kunne ses på elevens stamkort i en selvstændig fane. Du kan tilføje notater i fanen. Disse vil også kunne ses på Ventelistemodulet 
4. Elevens Linje og ventelistenr. kan ændres i ventelistemodulet og slår igennem til stamdatabilledet. Brug evt. ventelistenotatet skal at beskrive, hvad der er foretaget af ændringer. Hvis du ændrer linjen er det vigtigt du KUN vælger en oprettet linje og ikke skriver i feltet - da det kun er de oprettede linjer der vises i oversigten nederst til højre).
5. Udtræk til Excel. Der er mulighed for at udvælge på klassetrin, køn og linje til udtræk til Excel (eksemplet her har 8 linjer det kommende skoleår). Nedenstående eksempler viser hvordan ventelisten kan anvendes (til inspiration og overvejelse af hvordan I vil bruge den)
6. Der er søgt på alle køn, Fodboldlinjen.
7. Der er søgt kun på drenge på fodboldlinjen - eksemplet viser, at ventelistenr er tildelt ud fra Linjen.
8. Der er søgt kun på piger på fodboldlinjen - eksemplet viser, at ventelistenr. er tildelt ud fra først linje og dernæst Linjespecifikationen.  
9. Udtrækket der vises på skærmen kan vises i Excel.

Løbende kommunikation mellem skolen og kommende elever/forældre.

Det kan være praktisk løbende at holde eleverne opdaterede på deres opskrivning på skolen.

Under udskriftsskabeloner ligger to forskellige skabeloner der kan hentes ned og bruges til forsendelse med multimail eller til e-boks.