Ønsker du at se en video klik her

I skal rydde op i det nuværende finans program. Dette skal gøres, så der kun kommer relevant data med over i KOMiT Finans. Vi har udarbejdet en vejledning samt en lille video som viser jer helt præcist hvordan. Det tager mellem et kvarter og en time alt efter hvor stor jeres database er. (Har I aldrig lavet en oprydning tager det længere tid)

Vær opmærksom på at ingen må arbejde i KOMIT imens du laver oprydningen.

Inden du går i gang bedes du udskrive en saldobalance. Dette gøres for at have et sammenligningsgrundlag, da alt i saldobalancen skal være uændret.

Det er også en forudsætning at der er lavet årsafslutning for alle år til og med 2024. Vejledning til årsafslutning

1. Udskriv saldobalance

1. Tryk på ”Finans” og ”Finans”
2. Tryk på ”Kontoplan"

1. Flueben i ”Vis Saldobalance” og vælg periode 1/1-24 til 31/12-24
2. Tryk på "Beregn"
3. Tryk på ”Print”
4. Tryk på "Print pdf" 
   
   
   
    
5. Gem for eksempel på skrivebord og ændre filnavn til foreslået navn + et 1-tal
6. Tryk ”ok”

2. Åben oprydningsprogram

1. Lav en sikkerhedskopi
   
   
2. Tryk ”Foretag sikkerhedskopiering”

Afvent til boksen selv lukker.

3. Slet finansposter

1. Tryk på knappen "Slet poster" 

2. Tryk ”okay” på informationsboksen

• Det gule felt fortæller hvor gammel den ældste post er.
• Det røde felt skal du skrive den dato du må slette til og med. ( 31-12-2019 ) Fra 2026 må du slette til og med 31.12.2020
• Det grønne felt må ikke være over 30.000! (tag derfor det røde felt i små bidder)

KOMiT anbefaler at såfremt antallet er over 30.000 bør man slette et år ad gangen.

20.000 poster tager typisk et par minutter – Så vær tålmodig og lad programmerne arbejde uden at arbejde på computeren. Vi oplever, at det for nogen kan tage længere tid - så vær tålmodig hvis det trækker ud.

3. Tryk "Ok, slet poster" 

4. Tryk "Ja"

5. Når du har slettet til og med år 2019/2020 tryk "Afslut" 

6. I programmet kan du åbne saldobalancen. Beregn en saldobalance som i punkt 1 - obs: Når du gemmer dokumentet, skriv da et 2-tal i filnavnet. 

7. Sammenlign at tallene i saldobalancerne er de samme, som den første.  
Tjek for eksempel ”Aktiver i alt” og ”Resultat” 

Er der en difference, skal du kontakte supporten. 

Tryk herefter "næste trin"  

4. Slet kurser 

Læs teksten på skærmen. 

1. Tryk på "Slet kurser" 

2. Tryk på et skoleår som må slettes 

3. Tryk på "Kurser" 

4. Tryk på "Slet alle kurser" hvis det er alle kurser der må slettes. Husk at være opmærksom på ventelister, skolekreds og andet der ikke må slettes.

5. Tryk "Ok" 

6. Tryk på "Skoleår"  

7. Tryk på "Slet skoleår" 

Udfør punkt 2.-7. igen, indtil du kun har skoleår som er op til 5 år gamle tilbage.  

5. Slet kursister

1. Tryk "Slet kursister" 

Vær opmærksom på hvilke kartoteker du sletter. AK og UU-kartotekerne bruges til indberetninger, så dem må du ikke slette, hvis de står med den mulighed.

Hvis skolekredsen optræder i listen, så vær opmærksom, du vil kunne slette her hvis der ikke er opkrævet økonomi på medlemmerne.

Generelt: Vær opmærksom på hvilke kartoteker du sletter i - især hvis der er kartoteker, hvor der ikke er opkrævet økonomi.

Vælg det kartotek som gerne må slettes. 

Hvis de to tal i de grønne cirkler stemmer overens betyder det at alle kursister i kartoteket kan slettes (der er ingen poster eller opsat økonomi på dem) 

Hvis tallene ikke er ens, kan du se hvilke elever der ikke kan slettes ved at fjerne fluebenet "Vis kun elever, der kan slettes" - du kan se om der er økonomiopsætning eller poster på dem.

2. Sørg for at fluebenet er sat og tryk "Slet" 

Hvis Antal herefter er 0:

Hvis du har elever som ikke er aktive på et kursus og du ikke ønsker at slette alle så skal de slettes enkeltvis ved at sætte fluebenet i slet kun markerede elever. 

2.1 Tryk herefter "Slet kartotek" 

Hvis Antal ikke er 0 kan kartoteket ikke slettes.

3. Udfør punkt 2 indtil du har slettet alle de kartoteker du kan.

4. Tryk "Afslut" 

6. når du har gennemført ovenstående oprydning - Afstem Kartoteker til Finans: 

Afstemning af kartoteker til finans