Maj 2026

Før du går i gang

1.  NemHandel skal være installeret.
2.  Skoleår og kursus skal være oprettet.
3.  Du skal kende elevens bevilling og vide om eleven er fuldt eller delvist kommunebetalt.
4.  Du skal bruge kommune-kartotek, debitorsamlekonto, kursusøkonomi og priskatalog.

Trin 1 - Opret kommune-kartotek

Dette trin laves normalt kun én gang. Brug kartoteket til de kommuner der senere skal opkræves via EAN.

• Klik: Program Skald -> Kartoteker -> Opsætning -> Ret Kartoteksopsætning  -> Opret kartotek.

• Vælg det rigtige skærmbillede: brug skærmbilledet til kommunebetalere / debitorer - ikke et almindeligt økonomisk skærmbillede.

• Udfyld: kartotekskode og kartoteksnavn, fx KO og Kommunebetaler.

• Gem: når kartoteket er oprettet.

Trin 2 - Opret kommunerne som debitorer

Der skal oprettes én debitor pr. elev. Hvis samme elev skal opkræves på flere EAN-numre, skal der oprettes én debitor pr. EAN-nummer.

• Klik: gå til debitorkartoteket under det kommune-kartotek du lige har oprettet.

• Opret kommunen: som debitor med navn, afdeling, adresse, postnr. og by.

• Navngiv tydeligt: så du senere nemt kan vælge den rigtige kommune.

• Brug et fast debitor-nr.: fx elevens startår + elevnummer, hvis det er skolens model.

Trin 3 - Opret debitorsamlekonto

Debitorsamlekontoen kobler dit kommune-kartotek sammen med finansen.

• Klik: Finans -> FinansCloud -> Kontoplan -> Opret konto.

• Opret kontoen: under Tilgodehavender.

• Tilknyt kartoteket: vælg det kommune-kartotek du oprettede i trin 1.

• Gem: når kontoen er færdig.

Trin 4 - Opsætning af kursusøkonomi

Kursusøkonomien skal være udfyldt før der kan dannes e-fakturaer.

• Vælg: det relevante skoleår og kursus.

• Gå til: fanen Kursusøkonomi.

• Udfyld: datoer ved eFaktura (det er de datoer kommunerne ser på deres faktura)

. Fordelingstal: Brug dem IKKE hvis du har kommunebetalte elever. 

• Gem opsætning: når du er færdig med at taste.

Trin 5 - Delvist kommunebetalt elev: opret priser i priskataloget

Ved delvis kommunebetaling skal der være to priser. De to priser skal tilsammen flytte det samme beløb fra elev til kommune.

• Opret UGE-prisen: den trækker kommunens andel ud af elevbetalingen.

• Opret RATE-prisen: den vender debet/kredit rigtigt, så kommunen bliver debitor og derved kan få en e-faktura.

• Kontroller felterne: specielberegning, modkonto og øvrige felter skal stå præcis som i opsætningen.

Trin 6 - Delvist kommunebetalt elev:

 læg priserne på eleven og ret kontering

Nu skal begge priser lægges på elevens økonomi, og konteringen skal rettes.

• Læg begge priser på eleven: både UGE-prisen og RATE-prisen.

• Ret beløbet på UGE-prisen: skriv kommunens andel i minus, fx -250 pr. uge.

• Ret beløbet på RATE-prisen: skriv ratebeløbet i plus, fx 250 x 4,2 = 1050 pr. rate.

• Gå til konteringsfanen: på eleven eller på prisen.

• Ret modkontoen på begge priser: vælg den kommune der skal betale.

• Ret debitorkonto på RATE-prisen: vælg kartotek, konto og den konkrete kommune.

Trin 7 - Delvist kommunebetalt elev: 

udfyld EAN-oplysninger

Ved delvis kommunebetaling skal EAN-oplysninger kun lægges på RATE-prisen.

• Stå på RATE-prisen

• Klik: på EAN / eFaktura-feltet.

• Udfyld alle felter med rød stjerne: EAN-nummer, reference, afdeling mv.

• Ordrenr.: elevens CPR-nr. kommer normalt automatisk på.

• Gem: når EAN-oplysningerne er tastet.

Trin 8 - Fuldt kommunebetalt elev

Ved fuld kommunebetaling skal kommunen sættes som betaler på de priser kommunen skal betale.

• Gå til elevens økonomi: og vælg den elev du arbejder med.

• Klik på Betaler: under kontering.

• Vælg: det rigtige kartotek, den rigtige debitorsamlekonto og den rigtige kommune.

• Ret betaler på alle relevante priser: fx både elevstøtte, statsstøtte og andre priser kommunen skal betale.

• Læg EAN-oplysninger på alle de priser kommunen betaler: her er det ikke kun RATE-prisen.

• Kopiér eventuelt EAN-oplysningerne: fra den ene pris til den næste, hvis systemet giver mulighed for det.

Trin 9 - Opkrævning

EAN-fakturaer opkræves sammen med skolepengene.

• Kør opkrævningen: som du plejer for rater / skolepenge.

• Vælg korrekt opkrævningsform: der skal være markering ved Faktura/eFaktura - og PBS hvis skolen bruger PBS.

• Vælg aldrig: Kun bogføring ved EAN-fakturering.

• Kontroller oversigten: se om eleven er reduceret korrekt, og om kommunen bliver oprettet med det rigtige beløb.

Trin 10 - Send via NemHandel

Når opkrævningen er kørt, skal e-fakturaerne dannes og afsendes.

• Klik: Programskallen -> Finans -> Faktura.

• Vælg: eFaktura / eFaktura OIOUBL.

• Lad programmet hente de opkrævninger der har EAN-oplysninger: systemet finder normalt selv dem der er klar.

• Udfyld skolens kontaktperson.

• Opret fakturaerne: og markér derefter de dokumenter der skal afsendes.

• Klik: Afsend valgte dokument(er).

Trin 11 - Tjek kvittering og find fejl

Efter afsendelse skal du altid kontrollere om fakturaerne er gået igennem.

• I Nemhandel: fakturabilledet igen.

• Vælg: Kvitterede for at se de fakturaer der er sendt.

• Se efter fejlmeddelelser: hvis en faktura ikke kan sendes.

• Mangler en pris på en elev? så mangler der ofte EAN-oplysninger på den pris der skulle sendes.

Trin 12 - Nulstilling af allerede opkrævede elever

Hvis du skal starte forfra på en elev der allerede er opkrævet, så skal eleven nulstilles korrekt.

• Sæt: Aktive uger = 0.

• Sæt: Rater låst = 0.

• Klik: Beregn denne.

• Hvis der allerede er opkrævet RATE- eller KURSUS-priser: lav en kopi af prisen og opkræv den i præcis samme rate, men med minusfortegn.

• Genopkræv den relevante rate: i kursusøkonomi, hvis du skal have rettelsen med videre.

Tjekliste - hver gang du opsætter en EAN-elev

Når du sidder fast

• Tjek først om du er i det rigtige skoleår.

• Tjek derefter om du arbejder med den rigtige pris og den rigtige kommune.

• Tjek til sidst om EAN-oplysningerne ligger på den pris der faktisk skal sendes.