Vejledning for Efterskoler, Højskoler og Frie Fagskoler
Forudsætninger:
- Nemhandel er installeret
- Vejledning til installation findes her: Installation Nemhandel
- Der er oprettet skoleår og kursus opsat med kursusøkonomi og priskatalog
- Skolen har modtaget bevillingsskrivelser på én eller flere elever.
Hvordan vil vi holde styr på kommunernes opkrævninger og indbetalinger?
- Et kartotek - et kontonr - styring ved hjælp af elevens startår kartoteksnr.
- Et kartotek pr. år - et kontonr pr. år - styring ved hjælp af elevens kartoteksnr.
Det er dit valg.
Du opretter enten et eller flere kommunebetalerkartoteker og tilsvarende debitorsamlekonti med kartotekstilknytning.
Opret kommunerne som debitorer
Opret kartotek til debitorerne
- Vejledning til oprettelse af kartotek til debitorer findes her: Opret kommunerne som debitorer
Opret en debitorsamlekonto i kontoplanen hvor kartoteket er tilknyttet
- Vejledning til oprettelse af debitorsamlekonto findes her: Opret Debitorsamlekonto
Der skal oprettes en debitor pr. elev.
Hvis der skal betales til mere end et ean-nr. pr. elev skal der oprettes en debitor for hvert ean-nr.
- Find tilskudsbevillingerne frem så du har de nødvendige oplysninger, noter elevens nr. fra stamdatakartoteket.
- I det valgte kommunekartotek oprettes kommunen som debitor:
- F.eks 24013 Odense Kommune (elev nr. 13 starter i skoleåret 2024/25, derfor tildeler vi Odense kommune nr. 24013 i debitorkartoteket.
- Kommunen oprettes i fornavn med "kommunenavn", efternavn "afdeling", Adresse, Postnr og by.
- F.eks Nr. 24013 Odense Kommune Børne-ungeforvaltningen, Torvet 2, 5000 Odense C
Hvis skolepengene opkræves over PBS er det vigtigt at feltet PBS er udfyldt med -1 på kommunerne.
Opkræves skolepenge som faktura/eanfaktura har PBS-feltet ingen betydning under oprettelsen.
Når de ønskede debitorer er oprettet fortsættes til Skoleøkonomi.
Sæt kursusøkonomi op til EAN-fakturering
Under fanen kursusøkonomi sættes til- og fra datoer op.
Husk at trykke Gem opsætning når du er færdig med at taste.
Selv om rate 1 er opkrævet i juni eller juli kan der godt stå august i datosættet, hvis opkrævningen dækker den periode.
Det er muligt at ændre i datoerne (under Fakturaprogrammet) inden fakturaen sendes.
Forbered priskatalog
Betaler kommunen det hele eller kun delvis?
Der skal oprettes priser i priskataloget, som gør det muligt for kommunerne at blive opkrævet via EAN-faktura, uanset om de betaler hele opholdet eller kun er delvis-betalere.
1. pris oprettes som beløb pr. rate, uden værdi, med Specielberegningen Suppl.komm.støtte og med Modkonto hvor kun kartoteket står, men uden en tilknyttet kommune
2. pris oprettes som beløb pr. rate, uden værdi, UDEN Specielberegning og med både Debitorkonto OG Modkonto hvor kun kartoteket står, men uden en tilknyttet kommune.
Elevens økonomikort og kontering
Eleven der er fuldt kommunebetalt oprettes med de ønskede priser. Der står ingen betaler, fordi det som udgangspunkt er eleven selv der er betaler
Vælg Fanen Kontering og tryk på Betaler
Vælg nu det rigtige Kartotek, Det rigtige kontonr som kartoteket er knyttet til og den Kommunebetaler der skal anvendes. Afslut med at trykke Vælg Betaler
Tilbage på elevens konteringskort kan du nu se at der er kommet en betaler og en ny Debitor Samlekonto.
Debitor samlekonto skal altid være identisk med de priser som er UGEPRISER
Du retter dem ved at trykke på Debitorkonto for hver enkelt pris der skal rettes. VÆR OPMÆRKSOM PÅ AT DET VIL VÆRE NØDVENDIGT MED OMBEREGNINGER, HVIS DER ALLEREDE ER OPKRÆVET.
Du er nu klar til at lægge EAN-oplysninger på
Tryk på EAN nummer og udfyld oplysninger for de priser kommunen skal betale
Eleven som er fuldt betalt af kommunen er nu klar til at komme med i næste opkrævning, med mulighed for forsendelse til Nemhandel.
---
Eleven som kun er delvis kommunebetalt er stadig selv betaler og kommunen vil derfor optræde som en tilskudsgiver, som skal opkræves via Nemhandel.
Eleven oprettes med ønskede priser inkl. kommunetilskuddet, som i eksemplet er 1.000 kr. pr. rate
Under konteringsfanen ses eleven selv som Debitor/Betaler på alle priser. Kommunen står som modkonto
En modkonto er ikke en debitor, så der skal laves en ompostering (der gør kommunen til debitor), så det bliver muligt at opkræve kommunen via Nemhandel. Omkonteringen laves ved hjælp af en pris
Omkonteringen gør det muligt at sætte EAN-nummer på prisen (se hvordan i ovenstående på delvis betaler) og derved opkræve kommunen over Nemhandel.
Opkrævning af rater
Opkrævningsoversigten viser
Linje 1 og 2, at elev nr. 2 bliver bogført 4.204,- i skolepenge og fratrukket 1.000 kr. i kommuneandel
Linje 3, at Odense kommune KB24001 (altså elev nr. 1 kommunebetaler) bliver opkrævet det fuldebeløb 4.204,-
Linje 4 at Nyborg Kommune KB 24002 (altså elev nr. 2 kommunebetaler) bliver opkrævet 1.000,- kr. som jo modsvarer det beløb eleven blev fratrukket (linje 2).
Ved opkrævning er det vigtigt, at der vælges
Enten PBS (hvis skolen bruger dette) eller Faktura/efaktura da det ellers ikke er muligt at opkræve via NemHandel
Send til Nemhandel
Fra Programskallen vælges Finans -> Faktura
På opkrævningen ses hvordan der er opkrævet
Elev nr. 2 er opkrævet 3.204,- som vist i ovenstående opkrævningsoversigt linje 1 og 2.
Kommune nr. 24001 er opkrævet 4.204 i XML, Art (klargjort til Nemhandel)
Kommune nr. 24002 er opkrævet 1.000 i XML, Art (klargjort til Nemhandel)
Vælg eFakturaknappen dernæst eFaktura OIOUBL (programmet finder selv alle de opkrævninger der er tilknyttet EAN-nummer)
Du er nu klar til at at sende e-fakturaerne gennem NemHandel.
Tryk på knappen eFaktura
Hvis der er fejl i oplysningerne, vil du kunne se dem på en af de markerede faner.
TIPS: Det er altid en god idé at kigge de enkelte fakturaer igennem under specifikationer inden du Opretter dem og sender dem til NemHandel.
Hvis du kan se der mangler en opkrævet pris på en elev er det fordi du har glemt at sætte EAN-oplysninger på under skoleøkonomi.
Fakturering af støttetimer, udlejning og andet salg
Ovennævnte kan faktureres gennem Fakturamodulet og sendes direkte til kommunerne
Vejledning findes her: Vejledning af EAN-faktura
Kommentarer
0 kommentarer
Log ind for at kommentere.