Rettigheder for brugere i Digiflow

Brugerens rettigheder opsættes enkeltvis - der kan således vælges individuelle opsætninger som passer til den enkelte bruger. Nedenfor er en beskrivelse af de forskellige rettigheder.

Må godkende bilag - brugeren skal have mulighed for at godkende en faktura.
Det betyder ikke, at brugeren "frigiver" fakturaen, idet det kommer an på, hvilken opsætning der er under prokura ved denne bruger. Normalt vil en lærer fx godkende en faktura, hvorefter den går videre til forstander (2. godkender), som derefter frigiver fakturaen, så den kan komme videre og blive betalt mv. 

Må dimensionere - anvendes kun hvis man bruger dimensioner. Og når man har valgt denne, så vil der altid komme følgende pop up, når man vil godkende et bilag. Her skal man enten vælge en dimension eller vælge godkendt for at komme videre. Så vigtigt at slå denne rettighed fra, hvis man ingen dimensioner har og brugeren ikke skal dimensionere.

Må afvise bilag - anvendes hvis man får en faktura til godkendelse, men man ikke kender til dette bilag, så kan man afvise bilaget og sende retur til fx bogholderiet.

Må slette bilag - kun administrator/bogholder bør have denne rettighed.

Må videresende bilag - anvendes hvis man har behov for at kunne videresende fakturaen, hvor fx en anden skal godkende eller man er flere, der skal godkende fakturaen.

Må kontere - anvendes hvis brugeren må kontere og beløbet kun skal kunne konteres på et kontonummer.

Må omkostningsfordele - anvendes hvis brugeren skal kunne kontere en faktura på flere kontonumre fx hvis fakturaen indeholde både madvarer og transport, så vil den skulle fordeles ud på 2 konti.

Må godkende alle bilag som indkøb - anvendes ikke

Må tilføje notat - anvendes hvis brugeren har behov for at kunne skrive et notat på en faktura

Må søge i alle bilag - som oftest kun administrator/bogholder samt evt. 2. godkender. Hvis man ikke sætter hak i denne, så vil det betyde, at brugeren kun vil kunne fremsøge i egne bilag.

Må søge bilag fra udvalgte kreditorer - hvis der fx er 2 pedeller, og de har brug for at kunne se alt fra samme kreditorer, også bilag de ikke selv har godkendt, så vil man her kunne vælge, hvilke kreditorer de må søge på.

Vis konteringsforslag - anvendes hvis brugeren skal kunne kontere. Hvis der tidligere er konteret på en kreditor, så vil systemet foreslå hvilke konti, der tidligere er konteret på. 

• vis forslag ud fra alles historik - som oftest kun administrator/bogholder samt evt. 2. godkender, idet den går ind og kigger på alle konteringer for denne kreditor
• foreslå kun konti i egne kontobindinger - hvis fx en pedel er sat op med kun at kunne kontere på 5 konti, så vil den kun foreslå ud fra disse 5 konti på denne kreditor. 

Vis revisionsspor - anvendes hvis brugeren skal kunne se, hvad der er sket med fakturaen fra den er kommet ind i systemet og landet hos den enkelte bruger. Oftest vil det være administrator/bogholder samt evt. 2. godkender.

Vis notater - anvendes hvis man skal kunne se de notater, der er oprettet på fakturaen.

Vis posteringer - anvendes hvis man skal kunne se, hvordan fakturaen er konteret.

Vis kreditorbilag - anvendes hvis man skal kunne se, hvis der er lagt et bilag ind på kreditor, hvor der fx. står, hvad der er aftalt vedr. rabat ved køb hos den kreditor.

Må angive avance - anvendes ikke

Skal angive købsbeskrivelse - anvendes hvis man altid vil have en købsbeskrivelse fra den, som skal godkende et bilag. Denne tekst kommer med over som bogføringstekst. 

Husk at trykke på "gem indstillinger" når rettighederne er sat på den enkelte bruger.

Nedenfor ses eksempel på opsætningen af en administrator/bogholders rettigheder:

Derudover kan der være brug for opsætning i følgende punkter:

Indstillinger se vejledning her

Roller se vejledning her

Kontoplan se vejledning her

Dimensioner se vejledning her

Prokura se vejledning her