Scannede bilag

Indholdsfortegnelse 

1. Opsætning

2. Send faktura til scannede bilag

3. Udfyldelse af felter 

4. Kan man bladre i scannede bilag? 

5. Betalingsservice

1. Opsætning 

Det er vigtigt at bogholderen får adgang til mappen scannede bilag.

Brugeren skal have rollen "Håndterer scannede bilag" under Roller.

2. Send faktura til scannede bilag  

Når man sender en faktura til mailen EANnr@digiflow.dk (EANnr = skolens EANnr) eller via app'en på tlf., kommer bilaget ind i mappen "scannede bilag".

1. Log på digiflow.dk
2. Kopier DIT ean nr. øverst i højre hjørne
3. Åben dit mailprogram
4. Find faktura og videresend
5. Send mail til (Dit-eget-EAN-nr.)@digiflow.dk

Eksempel: 5790002643606@digiflow.dk

3. Udfyldelse af felter 

Her kan man vælge enten selv at taste oplysninger fra fakturaen eller bruge dataløft (benytter man dataløft koster det det dobbelte pr. faktura). 

Forslag til fakturanr. til udlæg kan evt. være dato samt initialer på den person, som har haft udlægget. 

Vær opmærksom på, at når der udfyldes en person i kontaktperson, så vil bilaget straks viderefordeles til den person til godkendelse. Så ønsker bogholderen at sende bilaget rundt manuelt, skal dette felt ikke udfyldes.

Husk altid at sætte kreditor på det scannede bilag. Dette gøres under "CVR:" hvor kreditoren søges frem. Hvis det fx er en lærer, som har haft et udlæg, så er det denne lærer, der skal findes frem, selvom læreren ikke har et cvr-nr. 

Hvis I glemmer at sætte en kreditor på skannede bilag, så vil den blive oprettet med "ukendt kreditor" og så vil bilaget blevet oprettet med tomme betalingsoplysninger. Når I så sætter kreditor på efterfølgende fx. en lærer, så skal I huske selv at sætte betalingsoplysninger på via knappen "ret hoveddata". 

4. Kan man bladre i scannede bilag?

Man kan godt bladre i scannede bilag. Det gør man ved at ruller helt ned på siden og trykke på den lille sorte pil under billedet. 

5. Betalingsservice

Hvis I har en kreditor, hvor den er opsat til at anvende betalingsservice, og I har en ældre udgave af programmet, så skal I huske selv at rette den til den korrekte betalingsmetode (Direct Debet). Dette er meget vigtigt, for ellers opretter den bilaget med et "tomt" kontonummer og så vil den ikke blive bogført korrekt, idet den vil stå med betales ikke i betalingsoversigten i KOMiT.