Indhold:
1. Start
11. Slet data i gammelt løn program
I 2018 trådte ny GDPR-lovning i kraft. Dette betyder at virksomheder, myndigheder og organisationer skal leve op til nogle forpligtelser, blandt andet at personoplysninger skal slettes når det ikke længere er nødvendigt for den dataansvarlige at have oplysningerne.
Det er op til den dataansvarlige at vurdere, hvor længe det er nødvendigt at opbevare oplysningerne.
Du kan læse meget mere på datatilsynets hjemmeside.
https://www.datatilsynet.dk/hvad-siger-reglerne
Fra KOMiT's side anbefaler vi, at der ikke ligger nogen personoplysninger som er mere end 6 år gammelt. Dette gør vi på baggrund af, at der i henholdt til finansloven skal opbevares regnskabsmateriale for indeværende regnskabsår +5 år tilbage.
Programmet er trin-baseret - Du kan derfor ikke komme til at slette i en forkert rækkefølge.
OBS: Ingen må arbejde i Komit mens oprydningsprogrammet er åbent.
1. Start
1. Tryk på "Programmer" på forside billedet.
2. Tryk på "Oprydning Kartoteker"
3. Tryk på "Finans Kontoplan" (Udskriv saldobalance - til sammenligning bagefter)
4. Tryk på "Beregn"
5. Tryk på "Print pdf"
6. Tryk på "OK"
7. Lav en sikkerhedskopi
8. Tryk på "Næste trin"
Sikkerhedskopien vil blive opbevaret i ca. 14 dage hos KOMiT hvorefter den slettes og ikke vil kunne genskabes.
2. Slet poster
1. Tryk på knappen "Slet poster"
2. Systemet finder selv den ældste post i systemet og vælger denne dato som den øverste dato (fra og med)
3. Ret feltet ”Slet poster til og med dato:” så du når et ønsket antal poster til sletning. Der skal altid være poster for indeværende år + 5 år, så det er ikke muligt at slette disse poster.
Her vises i 2024, hvor der ikke kan slettes poster for 2019-2023 + indeværende år.
KOMiT anbefaler at du sletter poster under 30.000 ad gangen af hensyn til hastigheden.
Tjek derfor om dette tal er under 30.000 (ellers sæt årstal og måneder tilbage)
4. Tryk "Ok slet poster"
5. Tryk "Ja" (Programmet arbejder)
6. Når du er helt færdig tryk "Afslut"
7. Luk programmet og beregn en saldobalance (som i pkt. 13)
Sammenlign at tallene er de samme som da du startede.
8. Tryk på "Næste Trin"
3. Slet kurser
Læs teksten på skærmen.
1. Tryk på "Slet kurser"
2. Tryk på et skoleår som må slettes
3. Tryk på "Kurser"
4. Tryk på "Slet alle kurser"
5. Tryk "Ok"
6. Tryk på "Skoleår"
7. Tryk på "Slet skoleår"
Udfør punkt 2.-7. igen, indtil du kun har skoleår som er op til 5 år gamle tilbage.
8. Tryk på "Afslut"
9. Tryk på "Næste trin"
4. Tjek Kartoteker
Hvis der på din skærm står "Alle Kartoteker er i orden" skal du ikke foretage mere i dette trin.
Tryk "Næste trin" og gå til trin 5 i vejledningen (spring trin 4 over).
Hvis der står "Der findes kartoteker i databasen...... osv."
1. Tryk "Tjek kartoteker
2. Tryk på én linje til venstre. Linjerne har forskellige titler/navne. Sæt prik i den knap til højre som tilhører den gruppe som passer bedst til gruppen.
Det er vigtigt du er omhyggelig med at prikke de enkelte kartoteker ud og godkende typen af kartoteket, da det har betydning for den videre sletning.
3. Tryk herefter "Godkend"
Udfør punkt 2 igen til alle linjerne er væk.
3. Tryk "Afslut"
4. Tryk "Næste trin"
5. Slet kursister
1. Tryk "Slet kursister"
Vær opmærksom på hvilke kartoteker du sletter. AK og UU-kartotekerne bruges til indberetninger, så dem må du ikke slette, hvis de står med den mulighed.
Hvis skolekredsen optræder i listen, så vær opmærksom, du vil kunne slette her hvis der ikke er opkrævet økonomi på medlemmerne.
Generelt: Vær opmærksom på hvilke kartoteker du sletter i - især hvis der er kartoteker, hvor der ikke er opkrævet økonomi.
Vælg det kartotek som gerne må slettes.
Hvis de to tal i de grønne cirkler stemmer overens betyder det at alle kursister i kartoteket kan slettes (der er ingen poster eller opsat økonomi på dem)
Hvis tallene ikke er ens, kan du se hvilke elever der ikke kan slettes ved at fjerne fluebenet "Vis kun elever, der kan slettes" - du kan se om der er økonomiopsætning eller poster på dem.
2. Sørg for at fluebenet er sat og tryk "Slet"
Hvis Antal herefter er 0:
2.1 Tryk herefter "Slet kartotek"
Hvis Antal ikke er 0:
2.2 Notere Kartotekskoden på et papir fx. B2 - så du efterfølgende kan søge under Debitorer og finde årsagen. (Typisk er der bogført længere frem end du har slettet poster)
3. Udfør punkt 2 indtil du har slettet/noteret alle de kartoteker som må fjernes
4. Hvis årsagen til at du ikke kan slette kursisterne IKKE er bogføringer længere fremme end du har slettet poster, skal du kontakt Supporten, så vi kan hjælpe dig videre.
Hvis årsagen er bogføringer med fremtidige datoer skal I sammen med jeres revisor finde ud af hvad der skal gøres.
5. Tryk "Afslut"
6. Tryk "Næste trin"
6. Slet ikke Anvendte
1. Tryk "Ikke anvendte"
2. Tryk på knappen "Relationer der ikke længere anvendes"
3. Tryk "Slet"
4. Tryk på "Personer der ikke er elever eller relationer"
5. Tryk "Slet"
Hvis du er en grundskole skal du lave punkt 6-8, ellers spring over.
6. Tryk "Forældre der ikke længere har børn i grundskole" (Hvis du har den mulighed)
7. Sæt prik i "Betalere der kan slettes"
8. Tryk "Slet ikke anvendte betalere"
9. Tryk "Diverse oprydning"
10. Tryk "Slet billeder"
11. Tryk "Slet udg. økonomi-oplysninger"
12. Tryk "Afslut"
13. Tryk "Næste trin"
7. Slet forsendelser
1. Tryk "Slet forsendelser"
2. Tryk "Multimail"
3. Tryk "Slet multimail forsendelser"
4. Tryk "Betal"
5. Tryk "Slet betalforsendelser"
6. Tryk Opkrævninger
7. Tryk "Slet opkrævninger"
8. Tryk "Afslut"
Oprydningsprogrammet er nu færdigt, tryk derfor afslut og fortsæt med punkt 8.
8. Slet konti i kontoplanen
1. Åben kontoplan
2. Tjek at det IKKE er en overskriftkonto eller en sumkonto (sorter eventuelt på Niv.. Kun niveau 0 og 1 må slettes)
3. Tryk "Slet konto" (Hvis kontoen er tom, kan den slettes)
9. Slet Kreditorer
1. Tryk på "Kreditor "
2. Tryk på "Kreditor konto" og marker Vis poster
3. Find en kreditor der ikke har været anvendt i +5 år.
3. Tryk på "Konto sletning.." (der kan kun slettes hvis der ikke er poster på kreditoren - programmet fortæller hvis sletning ikke er muligt, så du kan vælge at starte fra en ende af og forsøge sletning på alle - husk ikke at slette nyoprettede kommende kreditorer)
10. Slet Budgetter
1. Åben modulet Budget
2. Tryk på et forældet budget
3. Vælg fanen Budget
4 Tryk på "Slet budget"
Udfør trin 2-4 indtil alle gamle budgetter er slettet.
Når du er færdig med at slette budgetterne er det vigtigt at de tilbageværende budgetter bliver opdateret med den nuværende kontoplan.
1. Tryk på et af budgetterne
2. Vælg fanen Budget
3. Tryk på Opdater konti
Udfør trin 1-3 indtil alle budgetter er opdaterede.
11. Slet data i gammelt løn program
Gå i løn og medarbejdere
Øverst i højre hjørne vælges ”Vis alle i kartotek”
Find den medarbejder du gerne vil slette data på og tryk på knappen Nedlæg
Indtast medarbejderens fratrædelsesdato og tryk OK nedlæg
Herved sættes slutdatoen på alle løndata og lønarter på medarbejderen
Gennemgå alle medarbejderne der skal slettes og sørg for at alle er nedlagt
Når medarbejderne er gennemgået, lukkes medarbejderbilledet og der vælges System > Oprydning
Indtast datoen der skal slettes til og tryk på Oprydning
Alle lønarter, løndata, saldi m.v. fra før den valgte dato er nu slettet
Vær OBS på at medarbejder kartoteket anvendes i forbindelse med indsendelse af data til UNI Login, så der bør ikke slettes medarbejdere som stadig findes på skolen.
De medarbejdere der ikke længere har løndata og lønarter, kan nu slettes fra systemet. Klik ind på medarbejdere og vælg Stamdata. Du kan nu trykke ”Slet” og ”OK” hvorefter personen er slettet fra systemet.
Dette gentages for alle de medarbejdere der ønskes slettet.
Kommentarer
0 kommentarer
Log ind for at kommentere.