I 2018 trådte ny GDPR-lovning i kraft. Dette betyder at virksomheder, myndigheder og organisationer skal leve op til nogle forpligtelser, blandt andet at personoplysninger skal slettes når det ikke længere er nødvendigt for den dataansvarlige at have oplysningerne.
Det er op til den dataansvarlige at vurdere, hvor længe det er nødvendigt at opbevare oplysningerne.

Du kan læse meget mere på datatilsynets hjemmeside. 
https://www.datatilsynet.dk/hvad-siger-reglerne 

 

Fra KOMiT's side anbefaler vi, at der ikke ligger nogen personoplysninger som er mere end 6 år gammelt. Dette gør vi på baggrund af, at der i henholdt til finansloven skal opbevares regnskabsmateriale for indeværende regnskabsår +5 år tilbage. 

 

 

Programmet er trin-baseret - Du kan derfor ikke komme til at slette i en forkert rækkefølge. 
OBS: Ingen må arbejde i Komit mens oprydningsprogrammet er åbent. 

Åben programmet: 

1. Tryk på "Programmer" på forside billedet. 

2. Tryk på "Oprydning Kartoteker"

3. Tryk på "Finans Kontoplan" (Udskriv saldobalance - til sammenligning bagefter) 

4. Tryk på "Beregn"

5. Tryk på "Print pdf" 

6. Tryk på "OK" 

7. Lav en sikkerhedskopi

8. Tryk på "Næste trin" 

Sikkerhedskopien vil blive opbevaret i ca. 14 dage hos KOMiT hvorefter den slettes og ikke vil kunne genskabes. 

 

Trin 1 - Slet poster 

1. Tryk på knappen "Slet poster" 

2. Ret feltet  ”Slet poster til og med dato:” så du når et ønsket antal poster til sletning.

KOMiT anbefaler at du sletter poster under 30.000 ad gangen af hensyn til hastigheden.

Tjek derfor om dette tal er under 30.000 (ellers sæt årstal og måneder tilbage) 

3. Tryk "Ok slet poster" 

4. Tryk "Ja" (Programmet arbejder) 

5. Når du er helt færdig tryk "Afslut" 

6. Tryk på "Næste Trin" 

 

Trin 2 - Slet kurser 

Læs teksten på skærmen. 

1. Tryk på "Slet kurser" 

2. Tryk på et skoleår som må slettes 

3. Tryk på "Kurser" 

4. Tryk på "Slet alle kurser"

5. Tryk "Ok" 

6. Tryk på "Skoleår"  

7. Tryk på "Slet skoleår" 

Udfør punkt 2.-7. igen, indtil du kun har skoleår som er op til 5 år gamle tilbage.  

 

8. Tryk på "Afslut" 

9. Tryk på "Næste trin" 

 

Trin 3 - Tjek Kartoteker 

Hvis der på din skærm står "Alle Kartoteker er i orden" skal du ikke foretage mere i dette trin. 

Tryk "Næste trin" og gå til trin 4 i vejledningen. 

 

Hvis der står "Der findes kartoteker i databasen...... osv." 

1. Tryk "Tjek kartoteker

2. Tryk på én linje til venstre. Linjerne har forskellige titler/navne.  Sæt prik i den knap til højre som tilhører den gruppe som passer bedst til gruppen. 

Det er vigtigt du er omhyggelig med at prikke de enkelte kartoteker ud og godkende typen af kartoteket, da det har betydning for den videre sletning. 

 

 

3. Tryk herefter "Godkend" 

Udfør punkt 2 igen til alle linjerne er væk. 

 

3. Tryk "Afslut" 

4. Tryk "Næste trin" 

 

Trin 4 - Slet kursister

1. Tryk "Slet kursister" 

Vælg det kartotek som gerne må slettes 

 

Stemmer de to tal i de grønne cirkler overens: 

2.  Tryk "Slet" 

3. Tryk herefter "Slet kartotek" 

 

Stemmer de to tal i de grønne cirkler IKKE overens: 

2. 1. Tryk alligevel "Slet" for så sletter systemet dem som er muligt. 

2.2 Notere Kartotekskoden på et papir fx. B2 

 

3. Udfør punkt 2 indtil du har slettet/noteret alle de kartoteker som må fjernes

 

4. Kontakt Supporten hvis du har et 'rest antal' som ikke kan slettes.
De skal enten slettes af os, eller I skal sammen med jeres revisor finde ud af hvad der skal gøres. 

 

5. Tryk "Afslut" 

6. Tryk "Næste trin" 

 

Trin 5 - Ikke Anvendte 

1. Tryk "Ikke anvendte" 

2. Tryk på knappen "Relationer der ikke længere anvendes" 

3. Tryk "Slet" 

4. Tryk på "Personer der ikke er elever eller relationer"

5. Tryk "Slet" 

Hvis du er en grundskole skal du lave punkt 6-8, ellers spring over. 

 

6. Tryk "Forældre der ikke længere har børn i grundskole" (Hvis du har den mulighed) 

7. Sæt prik i "Betalere der kan slettes" 

8. Tryk "Slet ikke anvendte betalere" 

 

9. Tryk "Diverse oprydning" 

10. Tryk "Slet billeder" 

11. Tryk "Slet udg. økonomi-oplysninger" 

12. Tryk "Afslut" 

13. Tryk "Næste trin" 

 

Trin 6 - Slet forsendelser 

1. Tryk "Slet forsendelser" 

2. Tryk "Multimail" 

3. Tryk "Slet multimail forsendelser" 

4. Tryk "Betal" 

5. Tryk "Slet betalforsendelser" 

6. Tryk Opkrævninger 

7. Tryk "Slet opkrævninger" 

8. Tryk "Afslut"

 

Luk programmet og beregn en saldobalance 

Tjek at tallene er de samme som da du startede. 

 

 

Slet konti i kontoplanen 

1. Åben kontoplan 

2. Tjek at det IKKE er en overskriftkonto eller en sumkonto

3. Tryk "Slet konto" (Hvis kontoen er tom, kan den slettes) 

 

 

 

Slet Kreditorer 

1. Tryk på "Kreditor"

2. Tryk på "Kreditorkartotek" 

3. Find en kreditor der ikke har været anvendt i +5 år. 

3. Tryk på "Slet kreditor" (Kreditor kan kun slettes hvis kreditorkontoen er tom) 

 

Slet Budgetter 

1. Åben budgetmodullet 

2. Tryk på et forældet budget 

3. Tryk på "Slet budget" 

 

Udfør trin 2-3 indtil alle forældet budgetter er slettet 

 

 

Slet data i gammelt løn program 

 

Gå i løn og medarbejdere    

 

 

Øverst i højre hjørne vælges ”Vis alle i kartotek”

 

 

 

Find en medarbejder som du ved er stoppet for mere end 5 år siden

Eller

Tryk på ”Stamdata” og tjek fratrædelsesdato

Tryk på ”Lønarter” (1) 

Tryk på ”Slet lønarter” (2)  og Hold Enter-knappen nede

 

 

 

Tryk ”Løndata”

 

 

Tryk ”Slet”

Tryk ”OK”

 

Tryk herefter på ”Stamdata” igen og du kan nu trykke ”Slet” og ”OK” hvorefter personen er slettet fra systemet.

 

 Udføres igen, indtil alle medarbejdere som er fratrådt før 2018 er slettet.