Brevfletning til Word

Sidst opdateret november 2011.

Indhold

1. Reference-kartoteker til brevfletning

2. Søgning til brevfletning

2.1 Specialtegn - jokertegn "%" og underscore "_"

2.2 Gem søgekriterier

3. Brevfletning

3.1 Brevhoved til aktuel person

3.2 Brevfletning til Word

1. Reference-kartoteker til brevfletning

Et kartotek kan have øvrige "referencekartoteker". Til et kartotek kan der ære op til 9. referencer, reference 1.-9.
F.eks. er reference 4. altid kommunekartoteket. For grundskoler (børneskoler) er reference 5., forældrekartoteket.

Disse referencekartoteker står på knappen "Kartotekstype/Referencer" i "Ret kartoteksopsætning".

Man finder kartoteksbilledet med REFERENCER således:

Fra Programskallen >
Klik på ikonet [KARTOTEK]>
Klik på menuen "Opsætning" (menulinjen)>
Klik på menupunktet "Ret kartoteksopsætning">
Markér det ønskede kartotek >
Klik på knappen [Ret skærmbilleder]
Klik på knappen [Kartotekstype/Referencer]

Eksempel på et skærmbillede med referencer for et elevkartotek.

I dette billede ses at elevkartoteket har flg. referencer:

Reference-kartotek 1 = kartotek A1 (kartotek med skolens navn)
Reference-kartotek 2 = kartotek AN (kartotek med "andre betalere")
Reference-kartotek 4 = kartotek AK (kommunekartotek)
Reference-kartotek 5 = kartotek FK (forældrekartotek)

Yderligere oplysninger om kartoteker og redigering af kartoteksskærmbillede:

Via FTP hentes vejledningen "Vejledning KARTOTEK" i mappen "Kartotek Stamdata".

2. Søgning til brevfletning

Brevfletning bør altid kombineres med en søgning af de kartoteksmedlemmer/elever man vil brevflette til.

Klip på ikonet [Søgning]

Hvis der er valgt et kursus-kartotek (elever) bekræftes kartoteket, samt om der kun skal søges blandt aktive eller ikke-aktive elever.

Hvis der er valgt et kartotek, der ikke har med elever at gøre bekræftes kartoteket/kartotekskoden alene:

Klik "OK". Systemet viser nu et tomt stamdatabillede for det valgte (kursus)kartotek.

I det tomme stamdatabillede kan skrives søgekriterier, f.eks. "9." i klassetrin. Søgekriterier kan også kombineres, dvs. at der kan skrives i mere end 1. felt.

2.1 Specialtegn - jokertegn "%" og underscore "_"

"%" procenttegn, (betyder valgfri tekst/tal) kombineret med en fast tekst/tal.
Placeringen af %-tegnet bestemmer om man ønsker at systemet skal finde alle kartoteksmedlemmer/elever FØR eller EFTER den faste tekst.

Eksemplet ses her i feltet "Efternavn" hvor der er valgt "%sen". Dette søgekriterium betyder at systemet skal finde alle der i feltet "Efternavn" slutter på den faste tekst "sen" (f.eks. Hansen og Petersen).

Skrives i stedet "sen%" finder systemet alle kartoteksmedlemmer der starter med "sen" i feltet "Efternavn".

"_" Underscore, (betyder valgfrit enkelt-tegn). Underscore kunne eksempelvis anvendes i feltet "CPR-nummer". Alle kartoteksmedlemmer der har fødselsdag i februar har det tilfælles, i CPR-numret, at de har tallene "02" på plads 3. og 4. Herover er skrevet 2. underscore-tegn efterfulgt af 02 og herefter et %-procentegn, altså "__02%" - dvs. alle kartoteksmedlemmer der har et CPR-nummer der netop på 3. og 4. pladsen har "02".

Ovenstående 3 søgekriterier vil altså finde:

Alle kartoteksmedlemmer der har "9" stående i klassetrin + har fødselsdag i februar + har et efternavn der slutter på "sen". Når der klikkes "OK" søges efter dette:

Systemet finder altså 3 personer, som alle opfylder de ønskede søgekriterier.

Hvis der ikke ønskes søgekriterier, klikkes blot "OK", og alle kartoteksmedlemmer findes.

2.2 Gem søgekriterier

Når søgningen er foretaget, kan klikkes "Gem" for at gemme de faste søgekriterier.

Giv søgningen et valgfrit navn og klik "OK".

Næste gang der søges vælges "Hent søgekriterium" i stedet for "OK".

Nu kan søgekriteriet hurtigt findes igen.

TIP: Der er yderligere hjælp på de skærmbilleder man møder på ikonet

3. Brevfletning

Hvis man bruger tekstbehandlingssystemet Word©, kan man hurtigt oprette et brev/Word-dokument til eleven/forældre.
Hvis man bruger tekstbehandlingssystemet Word©, kan man også brevflette til flere elever/forældre. På den måde kan man hurtigt oprette dokumenter til hjemmet, med de data man har indtastet i EDB-Brugsen.

For at få det fulde udbytte af brevfletning, bør man:

Kende FELTNAVNENE i det kartotek man vil brevflette til (udskrevet i "opgave 1.")
Kombinere brevfletningen med en SØGNING (se punkt 2.)

En Word-bruger kan hurtigt oprette et brevhoved.

3.1 Brevhoved til aktuel person

Finde det kartotek som indeholder de personer, der skal laves brevhoved til.

Når man finder kartoteksoversigten > [Persondata] med alle medlemmer, markeres det medlem man vil skrive til:

TIP: Hvis man vil skrive til forælderen "ANDERSINE", klikkes i kolonnen hvor navnet findes (her klikket kolonnen Mors navn" og navnet/dele af navnet (her er skrevet "Anders") i søgefeltet.

Klik på menupunktet "Word" og vælg underpunktet: "Brevhoved til aktuel person".

Nu starter Word op med et automatisk brevhoved:

OBS: Kostskoler (Efter- og højskoler) har eleven som debitor/elevkartotek, hvorfor der kun kan indsættes brevhoved til elevens navn. Adressen vil stå i brevhovedet.

3.2 Brevfletning til Word

Når man vil brevflette til flere kartoteksmedlemmer i kartotek:

1. Fra Programskallen vælger man enten ikonet "KURSUS" eller "KARTOTEKER".

[Kurser] = elever, aktive eller ikke-aktive

[Kartoteker] - alle øvrige kartoteksmedlemmer, herunder menighedsmedlemmer-kartotek.

2. Marker ønsket kartotek/kursus og klip på ikonet

3. Skriv søgekriterier i det "tomme" stamdatabillede for kartoteket, eller klik "OK" hvis alle elever/kartoteksmedlemmer skal medtages til brevfletningen.

4. Start brevfletningsproceduren ved at vælge et af punkterne:

5. Der vises nu en boks, hvori man (en gang for alle for kartoteket) skal skrive hvilke FELTNAVNE der ønskes til rådighed for Word (redigeres efter behov).

Redigering af disse bokse foregår ved at klikke i et felt og skrive "Feltnavn" i venstre kolonne - og tilhørende navn i højre kolonne.

"$"-tegnet foran et felt i EDB-Brugsen vil få Word til at hente feltet i referencekartoteket. F.eks. vil feltet "$4Navn" være kartotekets reference 4 (kommune/AK). Især grund-/børneskoler vil have brug for "$5" da elevkartoteket har et forældrekartotek i reference 5.

Hvornår skal man skrive "$" i feltnavne:

Forståelse: Når der f.eks. stå $5$4Navn = Kommune for grundskolers elevkartotek, er det fordi:

Der brevflettes fra elevkartoteket (som brevflettes fra), som i reference 5. har forældrekartoteket (FK) = "$5"

Forældrekartoteket har kommunen (AK) i reference 4 = "$4"

I alt "$5$4Navn" = kommunens navn, når man står i elvekartoteket.

"$" kan altså oversættes til "gå til referencekartotek".

$5 = Gå til referencekartotek 5.

$4 = Gå derfra videre til det kartoteks reference 4 = i alt $5$4.

6. EDB-Brugsen spørger nu om der tidligere er gemt et standardbrev:

7. Første gang man brevflytter, er der naturligvis ikke et standardbrev - klik derfor "Nej" og Word åbnes:

8. Indsæt de fletfelter der skal indsættes i flettedokumentet, og skriv din faste tekst. (Afhængig af version af Word kan det være udseende og funktion være forskellig).

Når ikonet vælges, ses denne boks: