Sidst opdateret i 2011

Budgetter og Eksport/Import

Indhold

1. Budget

1.1 Budgetudskrifter med tekster

1.2 Oprettelse af budget og procentregulering

1.3 Budget - indtastning og Gem/Hent nøgletal

2. Eksporter budget

3. Hvis man har Excel på computeren

4. Rediger budget i andet program/regneark

5. Gem den redigerede budgetfil (andet end Excel )

6. Importer budgetfil

 

1. Budget

Fra BUDGET kan der lægges budget på de konti, der er oprettet i EDB-Brugsen. Budgettet er integreret med kontoplanen. Når man ser på kontoplanen, vil man derfor kunne se, hvor mange % af det budgetterede beløb der er opnået.

 

Budgethovedbilledet:

TIP! Det er en god ide at skrive tekst for hele budgettet, samt en tekst for budgetlægningen for den enkelte konto, idet det kan komme med på budgetudskrifter:

 

1.1 Budgetudskrifter med tekster

Der findes også en budgetsammenligningsudskrift, hvor man kan sammenligne op til 5 budgetter/udgaver:

 

1.2 Oprettelse af budget og procentregulering

Oprette et nyt budget :

Der kommer en ny boks op:

... hvor der skal vælges, om der ønskes oprettet:

1. Et tomt budget (dvs. uden budgettal, hvis man selv ønsker at indtaste nye tal)
2. En kopi af budget (hvis dette vælges, skal det budget man ønsker at kopiere fra, markeres og der kan angives en procent (indextal) , som budgettet skal fremskrives med (feltet "Procentregulering").
3. Et kopi af regnskab. (Hvis dette vælges, oprettes budgettal pr. konto med regnskabets realiserede tal for månedsperioderne og der kan angives en procent (indextal), som budgettet skal fremskrives med (feltet "Procentregulering"). Der er tale om regnskabstal for indeværende finansår.

Budgetindtastningen

Felt 1 - 12 svarer til de 12 måneder i budgetåret. Her er beløb i minus, da der er tale om en indtægt på en driftskonto.

 

Når man kigger på sin kontoplan, ses de realiserede poster sammenlignet med budgettallene til dato. Hvis man IKKE ønsker at budgetlægge pr. måned, bør man skrive totaltallet (kr. - 7.943.718) i januar måned, da det ikke skal være gældende for hele året. Har man eksempelvis indtastet beløbet i måned 11 (november), vil tallet først være synligt i kontoplanen på det tidspunkt. Her ses kontoplanen for netop den budgetlagte konto "01100" med budgetbeløb fordelt på månederne som vist ovenfor:

Budgetudgave 0 der vises som udgangspunkt kan ændres i STATUS!

 

1.3 Budget - indtastning og Gem/Hent nøgletal

Her er indtastet summen - 12001 for konto 01100 "Generelt driftstilskud".

Knappen [Fordel total] fordeler denne sum ligeligt for de 12 budgetlægningsmåneder:

Her er indtastet tallet budgettallet ´4´ for alle 12 budgetlægningsmåneder for kontoen.

Knappen [Sum] lægger alle disse tal for hver måned sammen.

Her er indtastet PROCENT for alle måneder i kolonnen "Nøgletal", samt et totalbeløb kr. - 40000,- der skal fordeles. Der SKAL IKKE NØDVENDIGVIS skrives ´0´ i månederne, som ikke skal fordeles. Programmet opfatter et tomt nøgletal som 0%.

Knappen [Fordel total] fordeler denne sum i %-Nøgletal for de 12 budgetlægningsmåneder:

Disse nøgletal (%-nøgletal) kan gemmes på knappen [Gem nøgletal]

Skriv en sigende beskrivelse i feltet "Nøgletalsbeskrivelse" og klik [OK]. Nu er nøgletallet gemt, og kan anvendes når der budgetlægges på en konto, der skal have samme %-fordeling med knappen [Hent nøgletal].

Nøgletallene kan nu hentes til den anden konto der budgetlægges:

Nu kan man nøjes med at skrive et totalbeløb (Her - 800000) og klikke knappen [Fordel total]. Afslut med knappen [Gem].

 

Hvis man har skrevet et budgetbeløb for de 12 måneder, og vil danne et nøgletal for at gemme det, klikkes knappen [Dan nøgletal].

 

Ved dannelse af nøgletal dannes nøgletallene i kolonnen "Nøgletal":

Disse nøgletal kan så gemmes ved klik på knappen og hentes igen ved

 

2. Eksporter budget

Der er mulighed for at eksportere et budget fra EDB-Brugsen, så man kan redigere budgettallene i et 3. parts program, f.eks. Excel eller et andet 3. parts-program.

Når man klikker knappen undersøger EDB-Brugs Budget automatisk, om man har Excel .

1. Hvis man har Excel på computeren, åbner Excel automatisk den eksporterede budgetfil i Excel med den rigtige formatering. Filen gemmes automatisk som en CSV-fil.
2. Hvis man ikke har Excel på computeren, gemmes en standard CSV-fil, som man selv skal redigere den korrekte formatering. Filen gemmes af EDB-Brugs Budget som standard i C;\Temp \Budget1.csv

Efter endt redigering (uanset om man har redigeret filen i Excel eller et andet program), kan budgettet importeres igen på knappen .

 

3. Hvis man har Excel på computeren

Hvis man har Excel på computeren, åbnes budget automatisk i Excel. Linjerne repræsenterer hver budgetkonto:

I de 12 månedskolonner ´Jan´ (kolonne C) til ´Dec´(kolonne N) skrives/overskrives de budgettal man ønsker. I kolonne ´JAN - DEC´ (Kolonne O) sammentælles linjens budgettal automatisk.

I kolonne ´Kommentar´ (Kolonne P) kan skrives en kommentar til den budgetlagte konto.

 

Eksempel på en redigering i Excel

Luk Excel ned på krydset i øverste højre hjørne.

Svar [Ja] til dette billede:

Klik [Gem] til at gemme filen med navnet "Budget 1.csv".

Klik [Ja] ved denne boks:

Nu kan den redigerede budgetfil indlæses i EDB-Brugsen:

Åbn budget i EDB-Brugsen, og markér det budget/udgave, som skal have importen:

Klik knappen .

Markér og åbn filen, der skal importeres (Budget 1.csv). Bekræft med "OK" at importen skal foretages.

De redigerede budgetkonti er nu importeret.

Importen er nu foretaget:

 

4. Rediger budget i andet program/regneark

Filen der er eksporteret fra EDB-Brugs Budget skal åbnes. Åbn først 3-partsprogrammet og derefter importeres/åbnes csv-filen.

 

ANBEFALES:

Når budgettet er åbnet, anbefales det at kolonne O (JAN - FEB) oprettes som en sum af linjens kolonne C - N. Hvis der ikke står en korrekt sammentælling i kolonne O, vil importen dog godt kunne foretages, men med et forkert sammentællingsbeløb for den enkelte budgetkonto.

 

Kopier sum-funktionen til øvrige linjer i kolonne O (JAN - DEC)

 

Eksempel på en redigering

Der kan nu indtastes budgettal i linjernes celler C til N og disse tal summeres i kolonne 0. Der kan også skrives en kommentar i kolonne P. Det er VIGTIGT, at der ikke indtastes i andre celler, eller rettes/oprettes nye celler/tal/funktioner, da filen SKAL overholde denne formatering.

 

I kolonnen ´Kommentar´ (Kolonne P) kan skrives en kommentar til den budgetlagte konto.

 

5. Gem den redigerede budgetfil (andet end Excel )

Filen skal gemmes som .CSV-fil (komma/semikolonsepareret fil)

(Husk at kolonne B forinden skal være formateret som tekst!)

 

Vælg placering for filen, filnavn og vælg "Filtype: CSV (semikolonsepareret)".

Nu skal den redigerede budgetfil indlæses i EDB-Brugsen.

 

6. Importer budgetfil

I EDB-Brugsen Budget markeres det budget, som skal have importeret filen, og klik knappen "Importer".

Klik knappen .

Markér og åbn filen der skal importeres (Budget 1.csv). Bekræft med "OK" at importen skal foretages. Find/markér den redigerede CSV-fil, der skal importeres og klik knappen "Åbn". Bekræft at der indlæses.

(Indlæsningen tager få sekunder)