Bogføringsguide

Kontoplan 

 

Kontoplanen generelt

Donna programmet indeholder en standardkontoplan, som er tilpasset ministeriets regnskabscirkulære. Kontoplanen er standardkontoplan for hele KOMiTs system. Det betyder, at der kun skal oprettes/vedligeholdes én kontoplan for alle programmer.

 

Kontoplanen og dens opbygning

Når kontoplanen skal opbygges skal følgende tilrettes:

• Kontoens nummer (op til 8 tegn)
• Kontoens tekst (op til 30 tegn)
• Kartotek (Debitor/kreditor specifikation)
• Evt. Momskode (se mere i vejledningen til Finans)
• Niveau (0 og 1 til bogføring, 2-9 til sammentælling)
• Streg
• Skip
• Kontoens art (0 for drift og 1 for status)
• Evt. startdato
• Evt. slutdato

Kontoens nummer

Kontoens nummer er kontoens identifikation, og der kan ikke være to konti med samme nummer. Feltet er venstrestille, fordi kontoplanen er numerisk hierarkisk opbygget, hvilket kan illustreres således:

Kontonummer 00998

Kontonummer 00999

Kontonummer 01000

Kontonummer 01100 osv.

Dette giver mange udbygningsmuligheder, blot man husker, at det er cifrets værdi til højre, der er afgørende for, hvor kontoen bliver placeret.

 

Kontoens tekst

Kontoens tekst kan indeholde 30 tegn. Det er vigtigt, at skolen benytter passende tekster, idet der flere steder i programmet er muligheder for at søge på kontoens tekst.

 

Kontoart

Kan være Resultat og Status. Kontoarten har betydning for, hvordan kontoen behandles under årsafslutning, idet alle resultatkonti bliver nulstillet. Det gør statuskontiene ikke.

Niveau

Når en konto oprettes, skal der indsættes en kode for kontoens niveau. Niveauerne opdeles i tre kategorier:

• Overskrift
• Bogføring
• Sammentælling

Overskrift/kommentar - niveau

Ved redigering af skolens kontoplan tilpasses ligeledes de saldolister, som udskrives af skolens finansregnskab. Niveauerne er derfor med til, at gøre disse udskrifter overskuelige, samt indsætte tekster, som overskrifter for de enkelte afsnit.

Niveau K:           - er en kommentar, der kommer med på alle udskrifter på niveau 3 og derunder

Niveau T:           - er en tekst, der kommer med på alle overskrifter på niveau 4 og derover.

Niveau "blank":  - er en overskrift, der kommer med på alle udskrifter uanset niveau.

 

Bogføringsniveau

Niveau 0 - 1 er niveauer, hvorpå der kan bogføres og skal derfor angives på alle konti, hvor der skal ske bogføring. Det normale bogføringsniveau er 1. Niveau 0 benyttes kun i tilfælde, hvor man ønsker at føre et meget detaljeret regnskab og ved udskrivning af saldolister, ønsker at udelade disse konti.

 

Sammentællings - /Totalniveau

Niveaukode angiver, hvilken type konto der arbejdes med.

Niveau "ingenting" er ikke en konto, men en overskrift eller en kommentar.

Niveau 0 og 1 er konti, som der kan bogføres på.

Niveau 2 til 9 er totalkonti, som har til formål, at sammentælle totaler ved udskrift af en saldobalance.

Princippet i totaler er, at f.eks. "Niveau 4" vil udskive summen af samtlige konti siden den sidste konto med niveau 4 (eller højere) og "Niveau 5" vil udskrive summen af samtlige konti fra sidste niveau 5 (eller højere).

I standardkontoplanen er de 4 øverste niveauer indlagt som:

Niveau 7:           - indtægter i alt, udgifter i alt, aktiver i alt og passiver i alt.

Niveau 8:           - driftsresultat, status i alt.

Niveau 9:           - afstemning af balancen.

Disse niveauer bør kun i særlige tilfælde ændres.

 

Streg

Stregkoden benyttes til at gøre udskriften af kontoplan, saldobalance mv. mere overskuelige, ved at indsætte en vandret streg i udskriften lige efter den konto, hvor koden er angivet. Stregkode "=" vil f.eks. udskrive denne streg "============".

 

Skip

Funktionen "Skip" benyttes til at indsætte tomme linjer eller skifte side efter en bestemt konto. 

Skip linje L:        - angiver, at der skal indsættes en tom linje i kontoplanen/saldolisterne efter kontoen.

Skip side S:        - angiver, at der efter kontoen I kontoplanen/saldolisterne skal skiftes til en ny side.

Skip niveau:       - kan benyttes i stedet for "Skip S". Skal der ske et sideskifte efter alle konti med niveau 7 indsættes skip 7.

 

Debitor - /kreditorspecifikation

En konto kan tilknyttes til et bestemt kartotek. Dette benyttes på status - og kun på statuskonti - til f.eks. Konto for egenbetaling, kommunestøtte, statsstøtte, forældrebetaling, kreditor, lønkonti osv. Tilknytningen betyder, at en bogføring på denne konto skal have oplysninger om, hvem i det aktuelle kartotek, der berøres ved bogføringen. Konti med tilknytning til et kartotek bør ikke genbruges før alle poster fra tidligere finansår er slettet.

 

Startdato/slutdato

Ved Startdato og slutdato kan man angive, hvornår en bestemt konto tages i brug - og hvornår den går ud af brug. Denne afgrænsning har kun betydning for, om kontoen kan vælges ved indtastning i kassekladden.

 

Opret konto

Når der skal oprettes en ny konto, gøres dette ved at kopiere en anden konto

Find en konto i kontoplanen som ligger i samme område som den konto du ønsker at oprette og marker en konto der ligner den du ønsker at oprette.

Tryk herefter på Kopi af konto



Ret kontonummer og kontotekst og tryk herefter på OK

 

Ret konto

En konto kan rettes under visse forudsætninger:

Kontoens tekst, streg og skip samt start- og slutdato kan altid rettes

Nummer, kontoart, niveau, momskode, debitor/kreditor - kan aldrig rettes, hvis der er bogført på kontoen.

 

Marker den konto der ønskes rettet og klik på



Hvis der er poster på kontoen, vil der være låst for rettelser i Nummer, kontoart, niveau, momskode, debitor/kreditor

 

Lav den ønskede rettelse og  afslut med "OK".

 

Slet konto

En konto kan nedlægges/slettes fra kontoplanen, hvis der ikke er nogen poster på den. 

Ønsker man at slette en konto og der stadig er poster på, skal disse slettes først. Vær opmærksom på, at posterne først kan slettes når de ligger i et regnskab som ligger 5 år før indeværende regnskabsår.

Hvis det er muligt at slette kontoen ud fra ovenstående, klikkes på Slet konto (knappen vil først være synlig, hvis det er muligt at slette kontoen)

 

Opslag på konto

For at se poster på en enkelt konto, sættes flueben i Vis poster

Når en konto markeres, vises posterne i højre side af billedet


Hvis der er tale om et købsbilag, vil der i kolonnen faktura stå "ja" og dette gør at bilaget kan åbnes ved at dobbeltklikke på posten.

I øverste højre afsnit gives en række informationer fra kontoen.

Kontoplan Dato afgrænsning

Datoerne "Primo pr:" og "Ultimo pr:" har betydning for beregningen af de saldofelter, som står til højre i skærmbilledet. Det betyder, at alle poster, hvis dato ligger før primodatoen, optælles i den øverste linje. Poster som ligger mellem primodatoen og ultimodatoen, i perioden, optælles i den midterste linje. Den sidste linje er summen af primo og perioden. Poster hvis dato ligger efter ultimo tælles ikke med.

 

Søg og sorter i kontoplan

Der kan søges og sorteres på

• Kontonummer
• Kontotekst
• Kartotekskode

De fremsøgte oplysninger kan herefter udskrives på skærm og/eller printer.

 

Søgning på kontonummer

Søgningen er som standard sat op til at søge på kontonummer

Skriver man f.eks. 01 i søgefeltet, vil systemet finde alle de konti der starter med 01

Ønskes en gruppe af konti indtastes f.eks. 01 - 03 hvilket betyder, at alle konti i dette interval vises. Denne søgning har betydning for bl.a. hvilke konti, der udskrives under "Print".

Søgning på kontotekst

Ønsker man i stedet at søge på en kontotekst, sættes prik i "Tekst"

Markeres under søgning, at der skal søges/sorteres på en bestemt tekst, indtaster man søgeværdien, hvorefter programmet vil starte søgningen.

Indtastes f.eks. M, vil programmet finde alle de konti, som begynder med M.



Skrives efterfølgende Ma, vil programmet frasortere alle konti med M, som ikke har nummer to bogstav a. Herved kan man søge/sortere på næsten alle tekster i kontoplanen.

Som beskrevet ovenfor, har søgningen/sorteringen betydning for udskrivning af saldolister mv. Det betyder, at hvis alle tekster på konti, som indeholder lønninger begynder med ordet Løn, vil man kunne udskrive en saldobalance på samtlige konti, som indeholder lønudgifter.

Søgning på kartotekskode

Start med at sætte prik i "kartotek"

Herved vises alle konti med tilknyttet kartotek



Ønsker man kun at finde de konti der er tilknyttet KR kartoteket, kan man skrive KR i søgefeltet

 

Print kontooplysninger

Er der ikke sat prik i "Vis poster" er det kun muligt at udskrive kontoplanen

Klik på "Print".

 

 

Sættes der flueben i Vis Poster, vil der være yderligere muligheder for udskrifter

 

• Kontoudtog for konto X (i dette tilfælde konto 0) - kontoudtog for den konto man havde markeret da der blev trykket på Print
• Saldobalance for alle viste konti - Saldobalance for den valgte periode
• Kontoudtog for alle viste konti - Kontoudtog for alle konti for den valgte periode
• Udskriv kontoplan - udskrift af kontoplanen
• Filer til revisor - kan danne filer til revisor
• Saldobalance med budget - Saldobalance for den valgte periode som sammenlignes med et indtastet budget

Kassekladde

Generelt

Der findes 3 kassekladder der kan tastes i; Kassekladde 1, 2 og 3

Ved manuelle indtastninger i kassekladde 1-3, skal man være opmærksom på, at der ingen forbindelse er mellem bilagsnummereringen. Man skal altså manuelt holde styr på, hvilke bilagsnumre der benyttes i den enkelte kassekladde.

I kassekladde nummer 1, vises saldoen på de afstemningskonti, der er indsat under Regnskabs-status.

I kassekladde 2 + 3, vises saldoen på pengekontiene, men kun efter de bevægelser, som er indtastet i den aktuelle kassekladde.

Bilag fra Digiflow lægges i kassekladde 3

Bilag fra Løn bliver lagt i en selvstændig kassekladde Løn

Systemkassekladden indeholder de poster, der genereres af de forskellige systemer, som lægger poster til bogføring. Denne kassekladde skal/kan man ikke rette i, men man har mulighed for at se, hvilke poster f.eks. Betaling af Kreditorer, opkrævning af skolepenge osv. har dannet.

Den fysiske bogføring foretages fra hver enkelt kassekladde. Der er ingen krav om, at alle tre kassekladder skal tømmes samtidig. Dette betyder, at der kan indtastes poster i f.eks. Kassekladde nummer 2 - som blot skal bogføres én gang om måneden. Et andet eksempel kunne være, at der ved årsskiftet bliver bogført i det nye år i kassekladde nummer 1 og i det gamle år i kassekladde nummer to osv.

 

Bogføring af poster

Ud for hver af kassekladderne er der mulighed for at bogføre de poster der er lagt i kassekladden. Dette gøres ved at trykke på Bogfør ud for kassekladden

Når der bogføres, bliver det gemt hvem der har lagt posten i kassekladden, hvem der har trykket på bogført. samt hvilken dato der er trykket på Bogfør.

 

Poster fra Digiflow og fra løn hentes ved at trykke på de respektive knapper - se nærmere i vejledningerne til disse programmer.

Kommer der bilag fra Digiflow i anden valuta end danske kroner, vil du ved indlæsningen blive bedt om at indtaste kursen for den pågældende valuta og beløbet omregnes herefter til danske kroner. På posten kan man efterfølgende se hvilken valuta fakturaen er modtaget i, den indtastede kurs og det beløbet i den oprindelige valuta. (se evt. nedenfor omkring manuel bogføring i anden valuta).

Købsbilag indhentet gennem Digiflow knyttes til den bogførte post og kan findes ved dobbeltklik på den.

Ved bogføringen gemmes posterne i databasen med de indtastede oplysninger og et fortløbende entydigt id. Samtidig gemmes det hvem der har oprettet (eller rettet) posten samt hvem der har bogført den.

Yderst til højre i posterne, vises hvem der har oprettet posten (Udført af) og hvem der har trykket på bogfør (Bogført af)

Bogførte poster kan ikke slettes eller redigeres, de skal altid omkonteres.

Det er kun muligt at slette poster, når disse ikke længere skal opbevares iflg. gældende lovgivning (indeværende år + 5 år).

Bogføring af beløb i udenlandsk valuta

Har du en postering i Euro (eller anden valuta)  vælger du dette når du taster i kassekladen



Når der er valgt valuta, indtaster du beløbet i den valgte valuta og taster herefter kursen. Når det er gjort omregnes beløbet til danske kroner i feltet beløb.

Når beløbet bogføres gemmes oplysningerne omkring det indtastede valutabeløb og den valgte kurs og kan efterfølgende ses yderst til højre når posten vises på kontoen. Er der bogført i danske kroner vises bare DKK i feltet valuta og der skrives ikke noget i "valutakurs" eller i "Valutabeløb"

Genudskriv journal

Knappen ´Genudskriv journal nummer´ genudskriver en journal, som tidligere er bogført. Inden man kan gøre dette, skal man indtaste nummeret på den ønskede journal.

 

Åben Kassekladde

Når der valgt kassekladde, åbnes indtastningsbilledet sammen med kassekladden.

Det er muligt at rette i den rækkefølge man hopper fra felt til felt, ved at vælge "Tab række"

 

Indtastning i kassekladden

Ved de daglige indtastninger i kassekladden, er en række genvejsfunktioner. Disse beskrives i nedenstående skema.

 

De enkelte felter/knapper/meddelelser

Datofeltet:

Indtastningen af dato kan ske ved f.eks. almindelig indtastning 091202. Programmet vil, når feltet forlades, indsætte det rigtige datoformat.

Ved oprettelse af en ny post sættes datoen = datoen fra den foregående post (Dags dato i den første post).

Indtastes 2 cifre f.eks. 09, opfattes disse som dagen, og kombineres med måned og år fra den foregående post.

Indtastes 4 cifre f.eks. 0912, opfattes dette som dag + måned, og kombineres med året fra den foregående post.

Indtastes alle 6 cifre, opfattes dette som en dato og indsættes ved posten.

Indtastes en * i feltet, vil datoen fra den foregående post blive indsat.

Der kan manuelt fremdateres. Dette betyder, at der kan indtastes poster, som bogføres på en fremtidig dato (bliver liggende i kassekladden, indtil den aktuelle dato nås).

NB! Posterer man på en dato der ligger efter dags dato, vil datoen lyse op med rødt.

Bilag:

Dette felt opdateres automatisk af systemet - afhængig af, om felterne "Auto" eller "Semi" er markeret.

Auto = Bilagsnummeret forøges med 1 for hver ny post.

Semi = Bilagsnummeret forøges med 1 hver gang summen af Debet og Kredit stemmer.

Hverken Auto eller Semi = manuel bilagsnummerering.

Indtastes en * i feltet, indsættes bilagsnummeret fra den foregående post.

 

Debetkonto:

I feltet indtastes postens debetkonto.

Indtastes en * indsættes kontonummeret fra den foregående post.

Indtastes 1*, 2*, 3*, 4* eller 5* indsættes én af de 5 faste pengekonti, som er indsat under status (Kasse, Bank, Giro).

Indtastes et andet nummer f.eks. 046* vil systemet slå op i kontoplanen på det kontonummer.

Indtastes derimod en tekst f.eks. Kred*, vil programmet slå op på den første konto, hvis tekst begynder med Kred. 

Indtastes + i feltet indsættes både kontonummer og specifikation fra den foregående post.

Indtastes en konto med kobling til et kartotek, vises indholdet af dette kartotek med det samme på skærmen. Dette benyttes til skolepenge + kreditorsystemet.

 

Kreditkonto:

I feltet indtastes postens kreditkonto.

Indtastes en * indsættes kontonummeret fra den foregående post.

Indtastes 1*, 2*, 3*, 4* eller 5* indsættes én af de 5 faste pengekonti, som er indsat under status (Kasse, Bank, Giro).

Indtastes et andet nummer f.eks. 046* vil systemet slå op i kontoplanen på det kontonummer.

Indtastes derimod en tekst f.eks. Kred*, vil programmet slå op på den første konto, hvis tekst begynder med Kred.

Indtastes + i feltet indsættes både kontonummer og specifikation fra den foregående post.

Indtastes en konto med kobling til et kartotek, vises indholdet af dette kartotek med det samme på skærmen. Dette benyttes til skolepenge + kreditorsystemet.

 

Beløb:

I feltet indtastes postens beløb. Ved hele kroner behøver man ikke taste .00.

Indtastes en * indsættes beløbet fra den foregående post.

 

Debettekst:

Her indtastes postens tekst.

Indtastes * indsættes teksten fra den foregående post.

indtastes < laves et opslag på kontoen og der vises en liste med tidligere brugte tekster

Indtastes + indsættes teksten fra debetkontoen.

Indtastes - indsættes teksten fra kreditkontoen.

Indtastes s+ indsættes teksten fra specifikation til debetkontoen.

Indtastes s- indsættes teksten fra specifikation til kreditkontoen.

Indsættes en tekst i debettekst og ingen tekst i kredittekst, kopieres debetteksten til kredittekst.

Indsættes en tekst i begge tekstfelter, vil posten blive oprettet med to tekster. Den ene på debetkontoen og den anden på kreditkontoen.

 

Kredittekst:

Her indtastes postens tekst.

Indtastes * indsættes teksten fra den foregående post.

indtastes < laves et opslag på kontoen og der vises en liste med tidligere brugte tekster

Indtastes + indsættes teksten fra debetkontoen.

Indtastes - indsættes teksten fra kreditkontoen.

Indtastes s+ indsættes teksten fra specifikation til debetkontoen.

Indtastes s- indsættes teksten fra specifikation til kreditkontoen.

Indsættes en tekst i debettekst og ingen tekst i kredittekst, kopieres debetteksten til kredittekst.

Indsættes en tekst i begge tekstfelter, vil posten blive oprettet med to tekster. Den ene på debetkontoen og den anden på kreditkontoen.

 

Debitorspecifikation:

Hvis debetkontoen har en tilknyttet kartotekskode, skal debitor angives her.

Programmet åbner automatisk kartoteket, hvorefter den aktuelle debitor kan søges/udpeges.

Se endvidere gennemgang af debitor/kreditor - indtastninger.

 

Kreditorspecifikation:

Hvis kreditkontoen har en tilknyttet kartotekskode, skal kreditor angives her.

Programmet åbner automatisk kartoteket, hvorefter den aktuelle kreditor kan søges/udpeges.

Se endvidere gennemgang af debitor/kreditor - indtastninger.

 

Kortart:

Dette felt benyttes kun, hvis skolen benytter kreditorstyring. Hvis en kreditorbetaling har følgende koder: 01, 04, 15, 40, 71, 73 og 75.

 

Betalerid:

Hvis kortartkoden indeholder en kode for et betalingskort, som indebærer en betalerid, er dette felt aktivt. Her indtastes den 15 eller 16 cifrede kode.

Feltet indeholder modulusskontrol, hvilket betyder, at der fremkommer en fejlmeddelelse, hvis koden ikke er rigtig.

 

Kredkonto:

Dette felt kan indeholde et Giro-nummer (FI-kortnummer) eller en bankkontonummer. Et bankkontonummer består af 4 cifre, som bank reg. nr. efterfulgt af en bindestreg, herefter selve banknummeret. 1199 - 12345678. Det er bindestregen i position 5, der afgør, om der er tale om et bankkontonummer.

 

Tekst til kreditor:

Dette felt indeholder den tekst, som skal meddeles kreditor ved betaling af posten.

Ved FI-kort slukkes dette felt, idet der ikke skal medsendes en tekst.

NB! HUSK, at der er forskellige længder på dette felt, afhængig af, hvilket banksystem der benyttes.

 

Egen tekst:

Dette felt kan indeholde en tekst, som kommer på eget kontoudtog fra banken ved betaling af kreditor. NB! HUSK, at der er forskellige længder på dette felt, afhængig af, hvilket banksystem der benyttes.

 

Forfald:

Når den aktuelle kreditor er fundet i Kreditorspecifikation, beregnes forfaldsdatoen ud fra kreditors betalingsbetingelser og den indtastede dato i datofeltet. NB! Feltet kan overskrives.

 

Debet 2/Kredit 2

I disse to felter kan man indtaste hhv. debetkonto/kreditkonto, hvis en post skal indgå i der regnskab, som kontoplan 2 indeholder. Klikkes på ? laves opslag på kontoplanen.

 

Debet 3/Kredit 3

I disse to felter kan man indtaste hhv. debetkonto/kreditkonto, hvis en post skal indgå i der regnskab, som kontoplan 3 indeholder. Klikkes på ? laves opslag på kontoplanen.

 

Arbejdsgang ved indtastning i kassekladden

Det vil i praksis altid være hurtigst at bogføre, når alle bilag er konteret og evt. debitor/kreditor med forfaldsdato, er påført bilaget inden indtastningen.

 

Ved indtastning af en ny post, indtastes en dato, herefter et bilagsnummer.

Der kan skiftes fra felt til felt på følgende måde:

Tab-tasten

F12

Musen

NB! Felterne ændres først, når feltet forlades.

I Debet kan tastes kontonummer eller et nummer efterfulgt af en *. Herefter foretages opslag i kontoplanen.

 

Opslag i Kontoplan

Det er muligt at foretage opslag i kontoplanen ved at klikke på ?.

 

NB! Ved søgning er det underordnet, om der indtastes store eller små bogstaver.

Der kan ikke oprettes/slettes/rettes konti i kontoplanen ved disse opslag.

 

Tekstfelter

I tekstfelterne indsættes den tekst man ønsker - f.eks. på kontoudtog, posteringsjournaler mv.

Vil man have samme  tekst i både debet og kredit, kan man nøjes med at skrive i "debet-tekst" så vil teksten automatisk blive sat på i kredit i forbindelse med bogføringen.

Ønsker man forskellige tekst i debet og kredit, skal man skrive i begge felterne.

 

Søg debitor-/kreditorspecifikation

Ved indtastning af skolepenge, andre debitorer, rettelser til kreditor mv., skal der indsættes oplysninger vedrørende debitor/kreditor.

Arbejdsgangen for debitor/kreditor er den samme, derfor gennemgås disse to under ét.

Der er to måder at hente elev/kreditoroplysninger på:

Indtastes en samlekonto for f.eks. skolepenge i kreditfeltet, åbnes automatisk det kartotek, som er tilknyttet denne konto. Herfra udvælges elev/kreditor og oplysningerne indsættes i felterne.

Indtastes i stedet under debitorspecifikationen en kartotekskode.

 

Når der indtastes det kartok

vises det kartoteks, som der søges på.

Dobbeltklik på den debitor man ønsker at bogføre på (eller marker og tryk på OK)

 

 

Elevens/kreditors navn indsættes i specifikationen. Samtidig indsættes kontonummeret for kartotekstilknytningen i enten debet eller kredit.