Filer til/fra PBS

Indhold

1. Opkrævning af skolepenge

2. Indhentning af betalinger

3. Opkrævning af faktura

 

Info

Betalingsmodulet bruges til overførsel af filer mellem Pengeinstitutter, Nets og KOMiT.

Der kan overføres til danske pengeinstitutter, som modtager fil-betalinger og modtages indbetalinger ligeledes fra danske pengeinstitutter, der tilbyder denne mulighed.

For skoler der opkræver gennem Nets gælder, at de skal være tilmeldt Nets Totalløsning. Gennem Betalingsmodulet opkræves skolepenge, lige som de hentes ind gennem samme program.

 

1. Opkrævning af skolepenge via Nets/PBS

Inden der kan opkræves skolepenge hos forældrene, er der nogle forberedelser, som skal være på plads.

Der skal, som det vigtigste, være truffet en aftale med Nets om brug af Totalløsningen. Har man tidligere brugt andre løsninger hos Nets, kan det anbefales at lukke den ned og tildele betalerne nye numre, da en konvertering til Total-løsning kan være en lang proces hos Nets.

 

Den person som står på opkrævningen, skal være oprettet med et "0" i feltet PBS-aftale. Hvis enkelte personer ikke skal opkræves via Nets, skal der stå "-1" i PBS-aftalefeltet på vedkommendes stamkort.

 

Når du laver skolepengeopkrævningen, skal du være opmærksom på de datofrister Nets har for indsendelse af filen til opkrævning. Typisk ligger sidste mulige opkrævningsdag omkring d. 18. - 19. i en måned - dog skal du være opmærksom på weekender og helligdage, som kan indvirke på både dato for aflevering af filen og den forfaldsdato penge opkræves på.

 

Har du mere end et kursus med samme kartotek der skal opkræves via Nets, skal du være opmærksom på, at forfaldsdatoerne ikke må falde ens (husk at weekender og helligdage rykker forfaldsdatoer).

 

I skoleøkonomiprogrammet er det vigtigt, at du opkræver skolepengene som en PBS-opkrævning.

Hvis ikke opkrævningsformen er valgt rigtigt, kan du ikke danne PBS-filen til Nets.

Når du under Kursusøkonomi er nået så langt i opkrævningen, at du kan trykke på

Åbnes Betalingsprogrammet.

Vælg PBS opkræv.

Du får nu en oversigt over de opkrævninger, der er oprettet i Skoleøkonomiprogrammet.

Hvis du tidligere har opkrævet ved bogføring, vil der ligge en række opkrævninger. Du skal derfor være opmærksom på, at vælge den rigtige (den der ligger øverst). Hvis du har opkrævet flere kurser vil begge opkrævninger ligge her.

Sæt musen ved den ønskede opkrævning.

Tryk opret

Betal løber nu data igennem, hvis der er fejl meddeles disse og du kan rette. Husk ved adressefejl at rette i Stamdata efterfølgende.

Filen skal nu overføres til Nets.

Tryk Overfør . Du logger nu på hos Nets og overfører filen du netop oprettede.

 

Har du mere end en opkrævning?

Du skal opkræve og indlæse filerne hos Nets én ad gangen. Filerne gemmes under samme navn, så den nyeste vil derfor altid overskrive en allerede eksisterende fil. Der ligger altid kun en fil i den valgte mappe.

 

2. Indhentning af skolepenge gennem Nets/PBS

Log ind på Nets og Hent den ønskede indbetalingsfil.

 

Der ligger 4 typer af filer - 2 af dem stammer fra indlæsning af opkrævningsfilen, de starter med K og T, de to kunne være udskrevet som dokumentation for indsendelse af opkrævningsfilen. De to andre typer hedder F og D. F er følgesedlen, der kommer med pengene, den kan udskrives - D er den fil der indeholder indbetalingsoplysninger, den må under ingen omstændigheder åbnes, men skal gemmes i den mappe du lavede i Betal under Filer > PBS-oplysninger (se evt. Betal Opsætning).

Vælg nu

Der åbnes nu i den placering, hvor filen ligger.

Dobbeltklik på filen og den indlæses.

Hvis indbetalingerne stemmer med tidligere bogførte opkrævninger indlæses de, og du vil få en oversigt over, hvad der er indlæst.

 

I nedenstående eksempel bestod indbetalingen af en enkelt post, som er blevet indbetalt på et FI-kort, som debitor har modtaget fra Nets.

 

Hvis opkrævning og indbetaling ikke stemmer overens, vil Betal udelukkende køre de betalinger ind der kan udlignes. øvrige indbetalinger vil blive vist i det gule billede.

 

Du skal nu tage stilling til, om du vil manuelt udligne, eller manuelt bogføre indbetalinger.

 

Hvis du vælger manuel udligning, skal der være en ikke indbetalt opkrævning af udligne op mod.

Her er der ingen ikke udlignede. Det kunne tyde på, at debitor er kommet til at indbetale 2 gange (eller du har indlæst filen dobbelt - tjek i banken, hvor mange indbetalinger du reelt har modtaget).

Hvis indbetalingen er korrekt, kan du i stedet vælge Manuel bogføring.

Hvis du kender Debitor, kan du søge vedkommende ud (husk at tjekke om Debitor samlekonto passer).

Tryk Bogfør på debitor.

Hvis indbetalingen ikke er mulig for dig at identificere, kan du bogføre på Fejlkonto, for senere at ompostere, når du ved hvem den rigtige debitor er.

 

Hvorfor er der fejl i indlæsningen?

Typiske fejl er:

• Når en debitor har indbetalt et andet beløb end det opkrævede.
• Når en debitor/eller Nets har trukket en betaling tilbage. 0-kr. indbetalinger skal du slette

Når den gule del af skærmbilledet er fri for indbetalinger - trykker du

 

3. Opkrævning af faktura via Nets/PBS

Hvis du i forvejen opkræver skolepenge over Nets, kan en evt. ekstraopkrævning også opkræves den vej. Husk forfaldsdatoen ikke må være sammenfaldende med andre opkrævninger til debitoren.

Fakturaen skal være oprettet som en PBS-faktura og Debitoren skal have et "0" i PBS-aftalenr.

Lav fakturaen færdig og bogfør.

Åben Betal > Opkræv > og følg ellers samme vejledning, som ved opkrævning af skolepenge.