Dimensioner i Finans

Sidst opdateret i 2015

 

Indhold

1. Hvad er dimensioner?

1.1 Dimensioner - økonomistyringsværktøj

1.2 Dimensioner fra øvrige programmer - f.eks. løn

2. Hvordan oprettes dimensioner?

3. Hvordan bruges dimensionerne i den daglige bogføring?

3.1 Tving dig til at huske, at bogføre på en konto med dimension

3.2 Rette en dimension på en post der allerede er bogført

 

1. Hvad er dimensioner?

Når man bogfører en postering, kan man tilknytte en "dimension". F.eks. kan en postering "Indkøb af undervisningsbøger", tilknyttes en dimension "Tysk" eller "Dansk" osv. Der er altså kun tale om en bogføring med en selvvalgt tilknytning/registrering.

Hvor man før havde en særskilt konto til udgifter på "Indkøb materialer, Tysk" og en særskilt på "Indkøb materialer, Dansk", ville man kunne nøjes med én konto: "Indkøb af undervisningsmaterialer".

På den måde kan man begrænse antallet af konti i sin kontoplan. Brug af dimensioner er ligeledes et økonomistyringsværktøj, hvor man i sin udskrift af saldobalance, kan vælge at få en kontoudskrift eller saldobalance pr. dimension:

 

Når der bogføres med dimensioner på alle konti, kan man ligeledes udskrive en saldobalance/resultatopgørelse pr. dimension:

 

1.1 Dimensioner - økonomistyringsværktøj

I foregående eksempel bruges kun én dimension, men der kan vælges op til 3 dimensioner i EDB-Brugsen. De 3 forskellige dimensioner i EDB-Brugsen hedder:

1. *)Sted
2. *)Projekt
3. *)Formål

...men det er kun navne - det er blot kaldt således. Dimension 1, 2 og 3 kan anvendes til hvad som helst og på kryds og tværs af hinanden. F.eks. kunne vælge at lave en dimension 2, der hedder indkøbernes navne, og en dimension 3, der med formål for indkøb, f.eks. "undervisningsformål" og "administrationsformål".

Der oprettes altså 3 dimensioner:

 

1.2 Dimensioner fra øvrige programmer - f.eks. løn

I lønprogrammet er der ligeledes mulighed for at tilknytte en dimension, når der bogføres/køres en lønkørsel. Se hvordan der kan oprettes medarbejder-dimensioner i vejledningen "Dimensioner i løn (V1)".

 

Det betyder, at der oprettes dimensioner på de nuværende medarbejdere (EDB-Brugs Løn opretter automatisk nye medarbejderdimensioner på nye medarbejdere, såfremt det ønskes).

Der er især 2 fordele ved dette:

• Kontoplanen kan mindskes
• Overblikket bliver større

Kontoplanen kan mindskes, f.eks.:

... i stedet for en konto til hver medarbejder (04042. Løn, undervisning, Knud / 04043 Løn, undervisning, Lise). Herved mindskes kontoplanen, idet der nu kun er én konto for alle lærer/personer der har undervisningstimer.

 

Når der bogføres en lønkørsel, registreres medarbejderdimensionerne automatisk. Det giver overblik. Her køres en løn for disse 5 medarbejdere, på samme konto, men med medarbejderdimensionen:

Hvis man ser posterne på konto 04041 i kontoplanen, ses nu medarbejderdimension på kontoen:

 

Hvis man vil udskrive kontoudtog eller saldobalance, er der søgemuligheder, for at vælge den ønskede dimension:

 

2. Hvordan oprettes dimensioner?

Bortset fra lønprogrammet (se vejledningen "Dimensioner i løn (V1)"), der selv kan oprette medarbejderdimensioner, oprettes alle dimensioner i Finans > Indstillinger > fanbladet "Sted / projekt /&formål":

OBS! For at bruge dimensioner forudsættes det, at der er markering i feltet "Flere dimensioner i kontoplanen: Sted / Projekt / Formål

 

Herefter oprettes de ønskede dimensioner i de 3 kolonner "Sted" / "Projekt" og "Formål". Disse 3 ord er KUN et forslag/overskrift for de 3 dimensioner.

En dimension oprettes ved klik på

En dimension slettes ved klik på . En dimension kan ikke slettes, hvis der er poster, som der er registreret/tilknyttet en dimension. Hvis man ikke længere skal bruge en sådan dimension, fjernes flueben "Aktiv" ud for dimensionen - f.eks. .

 

TIP! Hvis skolen ønsker at følge udgifter/indtægter for et ad-hoc-formål, f.eks. følge udgifter for et byggeri, kan denne ad-hoc-dimension oprettes til formålet. Når der bogføres dagligt i kassekladden, skal udgifter/indtægter vedrørende dette byggeri, blot tilknyttes/registreres denne ad-hoc-dimension.

 

3. Hvordan bruges dimensionerne i den daglige bogføring?

Når man har oprettet dimensioner (se eksempel i afsnit 2) vil indtastningsbilledet i kassekladden, åbne mulighed for at tilknytte dimension, til en bogføring:

Her tilknyttes dimensionen "IDRÆT" og "NYBYGGERI HAL A" til bogføringen af lysdetektoren.

Hvis man gennemgående bogfører med dimensioner, vil man opnå et rigtig godt overblik - alene ved udskrift af en kontoudtog, uden man skal have fat i regneark, lommeregner eller arkivmapper!

 

3.1 Tving dig til at huske at bogføre på en konto med dimension

Hvis man ikke vil risikere at glemme, at registrere en bogføring på en dimension, kan man sikre sig mod forglemmelse i kontoplanen, ved at markere, at det er obligatorisk, at tilknytte en eller flere dimensioner.

Her er f.eks. valgt "Ret konto" for en konto:

For denne konto "Bygninger" er valgt, at det er obligatorisk at vælge et formål, når der bogføres dagligt i kassekladden. Hvis man alligevel skulle glemme det, svarer systemet:

 

3.2 Rette en dimension på en post der allerede er bogført

Dimensioner tilknyttes således posteringer ved:

1. Daglig bogføring i kassekladden
2. Fra øvrige porgrammer i EDB-Brugsen: Løn/Faktura/Skoleøkonomi

Hvis man vil ændre/slette/oprette en tilknytning/registrering af en dimension, på en allerede bogført posteringspost, skal man finde posten/posterne via programmet "Søg post" i Finans:

Programmet finder posterne der opfylder søgekriterierne (her 24 poster).

 

EKSEMPEL:

2 af disse poster med dimension/sted: IDRÆT ønskes ændret til en anden dimension:

Debiteringen på kontoen 0584 Bygninger og krediteringen på kontoen 2920 bankbeholdningen.

 

Når der klikkes "Ret dimension", har man mulighed for, at ændre eller slette dimensionen:

Markér den post der ønskes ændret, ved at klikke på den med musen. Hvis flere poster ønskes markeret, holdes tasten [CTRL] nede, mens der klikkes med musen.

 

Dimensioner på posten kan ændres for henholdsvis dimensionen STED, PROJEKT eller FORMÅL.

 

Hvis markerede poster ønskes rettet for dimensionen: kontrollér om der er markering i

Hvis alle posterne ønskes rettet for dimensionen: sæt markering i .

 

Klik på knappen "Ret poster":

 

Systemet beder om bekræftelse:

Afslut med "OK".

 

De to posters dimension "STED" er nu rettet til "ØVRIGE UV. LOKALER":