Finansposter - søg, erstat & eksport

Sidst opdateret i 2015

 

Indhold

1. Hvad kan man med programmet "Søg Post"?

2. Søge poster efter valgfrie kriterier

3. Eksporter poster til .CSV/regneark

4. Danne fil til revisor

5. Rette dimension på bogførte poster

 

1. Hvad kan man med programmet "Søg Post"?

I programmet "Søg Post", kan man:

1. Søge og se poster efter valgfrie kriterier
2. Eksporterer fundne poster til CSV (kommasepareret fil) internt til f.eks. regneark
3. Danne fil til revisor
4. Rette dimension på allerede bogførte poster

 

2. Søge poster efter valgfrie kriterier

I programmet kan man søge poster efter disse kriterier:

Kriterierne kan kombineres. Eksempel: Her søges poster efter 3 kriterier. Posterne skal opfylde:

 

Dato:                                        Posterne skal være fra perioden 01-01-2014 - 31-12-2015

Bilagsnummer:                         Skal være mellem nr. 500 - 550

Kontonummer:                         Skal være konto 05735

 

Når kriterierne er indtastet, klikkes på knappen

Resultatet ses nederst i billedet:

Specielt om søgekriteriet "TEKST":                       % = "Jokertegn"/Valgfrie tegn

I tekstfeltet kan indtastes en almindelig tekst:

Indtastes "%Kbh%", vil programmet finde alle poster, hvor posteringsteksten "Kbh" INDGÅR.

Indtastes "%Kbh", vil programmet finde alle poster, hvor posteringsteksten SLUTTER på "Kbh".

Indtastes "Kbh%", vil programmet finde alle poster, hvor posteringsteksten STARTER med "Kbh".

 

På den måde kan man "indskrænke" søgemulighederne. Hvis således vil finde posteringer fra en bestemt lønkørsel, f.eks. Lønkørsel 203, men man KUN have poster, der indeholder ordet "Løn", kan man i tekstfeltet skrive:

 

3. Eksporter poster til .CSV/regneark

De poster der er fundet frem, kan eksporteres.

Klik på giver dette vindue:

Alle felterne kan eksporteres til en CSV-fil i den rækkefølge (kolonnerækkefølge) man ønsker. De eksporterede poster kan importeres og behandles i et regneark:

 

Feltet "Kontonummer fast længde" er et indstillingsfelt, som sætter "0"´er foran kontonumrene i eksportfilen, så alle kontonumrene bliver lige lange. Hvis man i ovenstående eksempel valgte en fast længde på 8, ville resultatet se således ud:

 

Som udgangspunkt dannes CSV-filen med semikolon som skilletegn. Det anbefales at bevare skilletegnet som semikolon, men det kan ændres til "komma", hvis det ønskes. Hvis skilletegnet i stedet er "komma" kan det give problemer, hvis der er decimaltal angivet med komma.

 

4. Danne fil til revisor

Markering i dette felt, eksporterer en fil til revisor.

 - og giver dette foruddefinerede billede, med den feltrækkefølge, som er standard for revisor:

 

Hvis skolens/menighedens revisor ikke ønsker at eksempelvis moms skal eksporteres, eller hvis kontonummeret ikke skal have fast længde, skal værdierne (6, 7 og 8) slettes i de to felter. Ligeledes kan der være felter, der skal tilføjes. (Dette samme nummer må ikke forekomme 2 gange i rækkefølgefelterne).

 

Slettes 8 tallet i den øverste røde kasse, bliver de "overflødige" foranstående nuller slettet. 

 

En fil til revisor er kendetegnet ved en eksport af ALLE poster i et regnskabsår, altså 01-01-xx - 31-12-xx.

Samtidig dannes en CSV-fil med kontoplanen, så revisor har mulighed for importere den individuelle kontoplan. Der dannes altså to filer, hvis der eksporteres revisorfil for et helt regnskabsår:

1. Posteringer
2. Konto

 

FORUDSÆTNINGER FOR REVISORDISKETTE

1. Systemets regnskabsår anvendes, så det sikres, at der ikke laves revisordiskette for et fremtidigt eller et tidligere afsluttet regnskabsår. Systemets regnskabsdato findes under: Kontrollér datoerne. Hvis der ønskes en revisorfil, for et andet regnskabsår, f.eks. hvis man har kørt en tidligere årsafslutning, kan dette ændres her, men det er vigtigt, at ændre datoerne tilbage bagefter!
2. (Indtastning) (For en fil til revisor må/skal der ikke skrives andet end bogføringsdato, som vist her).                        Redigér/slet/tilføj eventuelt filens feltrækkefølge, hvis revisorfilen skal afvige fra standard, og klik

Der dannes nu to filer. Gem og navngiv filerne som ønsket. Filerne kan til revisor som vedhæftet fil.

1. Posteringer
2. Konto

 

Hvis der eksporteres poster, der ikke strækker sig over et helt regnskabsår, vil der komme denne boks:

 

JA: Her er der stadig mulighed for at danne en CSV-fil for en begrænset periode - det er altså ikke en "revisorfil", men en intern fil.

NEJ: Proceduren stopper.

 

Hvis systemets regnskabsdato er ændret (forudsætning 1) skal den rettes tilbage!

 

5. Rette dimensionen på bogførte poster

KUN FOR BRUGERE DER BOGFØRER MED DIMENSIONER

De dimensioner der er tilknyttet tidligere posteringer, kan ændres i dette program efter denne fremgangsmåde:

 

Søg posterne som skal ændres (se afsnit)

Klik knappen (Knappen ses kun for brugere af dimensioner - se denne vejledning):

Ret eller fjern de ønskede dimensioner (Se "Vejledning dimensioner", for yderligere oplysninger).