Indlæsning i kassekladde

Sidst opdateret i 2015

Indhold

1. Om funktionen "Import af fil i kassekladde" (CSV-fil)

2. Forudsætninger - Opsætning i Finansprogrammet

2.1 Se CSV-filen på skærmen

2.2 Redigér CSV-filen

2.3 Klargøring i EDB-Brugsen (Finans > Indstillinger > "Import fil fra bank")

3. Funktionen i kassekladden

4. Resultatet af indlæsning af den redigerede CSV-fil

1. Om funktionen "Import af fil i kassekladde" (CSV-fil)

Der er mulighed for, at indlæse/importere en CSV-fil (kommasepareret fil) i din kassekladde. F.eks. kan man have brug for at indlæse en fil fra sit pengeinstitut eller fra en dankortterminal.

Hvis man blot har mulighed for at eksportere en CSV-fil, kan man også indlæse den i kassekladden. På den måde kan man spare tid i forhold til manuel indtastning.

Når filen er eksporteret som en CSV-fil, er der mulighed for at tilpasse filen i et regneark, inden importen i kassekladden.

I de fleste banksystemer, er der mulighed for eksport af poster - her f.eks. Danske Bank:

Her vælges f.eks. poster i perioden 27.05.2015 - 08.06.2015 - skilletegnet her vælges til "semikolon". Det anbefales at vælge dette skilletegn (SEMIKOLON), da "komma" som dataadskillelsestegn kan give problemer, såfremt beløbet indeholder et komma foran et ørebeløb, f.eks. "99,95".

2. Forudsætninger - Opsætning i Finansprogrammet

Forinden man kan indlæse CSV-filer i kassekladden, skal finansprogrammet tilpasses. Finansprogrammet skal kende feltrækkefølgen (kolonnerækkefølgen) af den CSV-fil der indlæses. Derfor anbefales denne fremgangsmåde.

1. Se CSV-filen på skærmen
2. Indtast/vælg dette i EDB-Brugs Finans (Indstillinger) - det skal kun gøres én gang (ændres hvis CSV-filen ændrer sig senere) Ved finanskonto kan van vælge at sætte kontonr ind i csv filen eller angive en konto. Man slipper ikke for at skulle angive modkonto hvis posterne indlæses i en linje.

2.1 Se CSV-filen på skærmen

Åbn CSV-filen med det program du ønsker at se/redigere filen med:

2.2 Redigér CSV-filen

Dette skal redigeres i filen:

Datofeltet skal redigeres så det står som nedenfor (vist med rød)

Det er god bogføringsskik, at bogføringsteksterne beskriver transaktionen kort og præcist. Derfor anbefales det at undersøge hvem, der står for hver enkelt indbetaling, og/eller skrive at der overhovedet er tale om en indbetaling. En del bevægelser på et kontoudtog fra banken viser blot det, som indbetaleren har valgt at skrive, f.eks. "Irma Hansen" eller måske en standardtekst fra pengeinstituttet. Gå derfor posteringsteksterne igennem, og ret dem hvor det ønskes:

• Det er ikke nødvendigt, at fjerne kolonneoverskrifter (ses her bevaret i række 1).
• Det er ikke nødvendigt, at slette de kolonner, som ikke ønskes indlæst. (Bevaret i kolonnerne D, E, F = Saldo, Status, Afstemt) - de vælges blot ikke til indlæsning (se afsnit "Klargøring i EDB-Brugsen").
• Det er ikke nødvendigt, at fjerne tusindstalsseperator (.)

Det anbefales ar redigere filen, så den er så "klar til import" som muligt, men efter indlæsning i kassekladden, kan man evt. redigere manglende ting (det tager imidlertid længere tid).

2.3 Klargøring i EDB-Brugsen (Finans > Indstillinger > "Import til bank")

Import fil fra bank:

I dette billede indtastes de kolonnebogstaver, som ønskes indlæst i kassekladden. I dette tilfælde:

A = Dato

B = Beløb

C = Tekst

Den konto (Finanskontonummeret) som posterne i CSV-filen skal indlæses til, kan vælges i dette felt:

- eller man kan angive, at man vil spørges ved indlæsning, ved at markere dette felt:

Feltet afkrydses, hvis man ønsker forløbende bilagsnumre - nyt bilagsnummer pr. linje i filen. Hvis feltet ikke er afkrydset, vil samtlige importlinjer på samme bilagsnummer.

Denne opsætning skal kun foretages en gang, og skal kun ændres, hvis CSV-filen eller redigeringsprincippet/arbejdsgangen for redigeringen af CSV-filen ændres.

3. Funktionen i kassekladden

Indlæsningen i kassekladden foregår ved at:

1. Klikke knappen "Afslut" i kassekladdens indtastningsvindue "Ny post":
2. Klikke på knappen i kassekladden (knappen bliver først aktiv, når indtastningsvinduet er afsluttet, jf. pkt. 1
3. Find den redigerede CSV-fil:
4. Da vi i opsætningen valgte, at vi skulle spørges om finanskonto ved hver indlæsning (se foregående afsnit) vil systemet spørge:                                  Systemet svarer hvor mange linjer i filen der er indlæst og

 (Her indlæses den redigerede CSV-fil fra billedet afsnit 2.2 - 1 linje blev ikke godkendt (overskrift)).

4. Resultatet af indlæsning af den redigerede CSV-fil

Posterne bliver nu indlæst som ønsket i "Indstillinger" (afsnit 2.3). Positive beløb bliver debiteret - negative krediteret på den finanskonto, som vi indtastede (her "79550"):

Da der ikke er modpost på nogle af posterne, er der en difference . Ret bilag for hver post/linje og vælg en individuel modpost. Herefter balancerer posterne, og kassekladden kan bogføres som vanligt:

Bemærk: Man kan indlæse filen igen og igen. Hvis der derfor er foretages en uønsket indlæsning, skal man huske at slette posterne fra den første indlæsning.