PDF-faktura via massemail

Sidst opdateret i 2014

 

Indhold

1. Forudsætninger

2. PDF-faktura

3. PDF-udskrift af faktura

4. Sende PDF-faktura via massemail-programmet

5. Fakturering fra et kartotek, der er konverteret til nyt stamdatakort

 

1. Forudsætninger

Igennem EDB-Brugs har skolerne mulighed for, via massemailprogrammet, at sende fakturaer, som vedhæftede PDF-filer til modtagere, hvor der er oprettet en e-mail på stamdatakortet.

 

For ikke konverterede skoler kan der faktureres til email1.

 

For konverterede skoler er det markeringerne på elev og relationer, der bestemmer, hvilken email fakturaen sendes til.

 

Særligt for grundskoler: Email1 skal være kopieret over på elevens stamdatakort, for at der kan sendes fakturaer via massemailprogrammet.

 

Vedr. selve faktureringen henvises til vejledningen "Faktura og massefaktura". Vedr. opsætning og brug af massemail, henvises til vejledningen "Vejledning Massemail - en del af kartotek". Vejledningerne findes under FTP, Vejledninger/Manualer.

 

2. PDF-faktura

Når skolen har faktureret eller massefaktureret, ligger fakturaerne under knappen "Faktura", som kan tilgås fra enten Kartoteker, Kurser eller Finans.

 

Markér det fakturabundt, der skal omdannes til PDF-fakturaer og sendes via Massemailprogrammet.

Tryk på PDF-Faktura og PDF-print.

Hvis der faktureres fra et kartotek, der er konverteret til nyt stamdata-kort - gå til pkt. 5.

 

Nedenstående billede åbnes.

 

I feltet "Datamappe til PDF-faktura" skrives den adresse, hvor skolen vil have PDF-fakturaerne gemt. F.eks. C:\Fakturaer. Det er en forudsætning af den valgte mappe, er oprettet i forvejen.

For at danne PDF-fakturaer, som kan sendes via Massemailprogrammet, trykkes på "Print til E-mail".

 

3. PDF-udskrift af faktura

Skolens udskriftsmodul åbner, og den fakturamodel, som skolen vil sende til modtageren vælges. Tryk på "OK".

 

I nedenstående billede trykkes på "Printer" eller knappen med "Printer-ikonet".

 

I udskrivningsbilledet trykkes på PDF specialprint.

 

Hvis skolen ikke vil se printet af fakturaerne på skærmen, inden afsendelse, fjernes fluebenet i "Vis specialprint".

 

Hvis skolen ikke fjerner fluebenet fra "Vis specialprint", vises samtlige fakturaer i fakturabundtet på skærmen, og skolen skal lukke dem en for en, inden man kan komme videre.

 

Tryk "OK" og luk derefter udskriftsmodulet.

 

 

4. Sende PDF-faktura via massemail-programmet

Nu er man tilbage i PDF-print modulet igen.

Tryk på "Multimail"

 

Massemailprogrammet åbner og i nedenstående boks trykkes "OK".

 

Tryk "OK".

 

 

Tryk "Vælg Emailforsendelse".

 

På knappen "Modtagere" kan skolen se, hvilke emailadresser, der sendes til.

 

Feltet "Overskrift til modtagerne" er lig med emnefeltet til modtagerne.

 

Rubrikken "Meddelelse til alle email modtagere" er lig med besked-feltet til modtagerne.

 

Når skolen har skrevet i disse felter trykkes på "Vælg".

 

Nedenstående billede åbner, og skolen kan sende mail med faktura via massemailprogrammet ved at trykke på "Send".

 

5. Fakturering fra et kartotek, der er konverteret til nyt stamdata-kort.

Nedenstående billede åbner og skolen skal tage stilling til, hvem mailen med fakturaen skal sendes til.

 

Sættes prikken i "Elev", er det den email, der står på elevens stamdata, fakturaen sendes til.

 

Sættes prikken i "Relationer", skal der tages stilling til, om relationen skal have samme adresse som eleven, og/eller være registreret som modtager af korrespondance.

 

Sendes fakturaen til Relationer, bliver der kun sendt til en emailadresse pr. elev. Afhængig af hvordan markeringerne på relationerne på elevens stamdata er sat, sendes mailen med faktura til mor, hvis de valgte betingelser, som beskrevet ovenfor, er opfyldt. Er betingelserne ikke opfyldt hos mor men hos far, sendes mail med faktura til far. Er de valgte betingelser heller ikke opfyldt hos far, sendes mailen med faktura til en af de øvrige relationer, der opfylder de valgte betingelser.

 

 

Når skolen har valgt, i henhold til ovenstående, trykkes på ikonet "Udskriv Rapport".

Gå tilbage til pkt. 3 og forsæt derfra.