Kvartalsrapporter

Sidst opdateret oktober 2011

 

Indhold

1. Indberetning af kvartalsrapporter 

2. Hvordan dannes Kvartalsrapporterne i EDB-Brugsen? 

3. Kontrol af priser i "Priskatalog" 

4. Kontrol af kursusuger for statsstøtte (valgfrie kursusuger) 

 

 

1. Indberetning af kvartalsrapporter 

Efterskoler indberetter kvartalsrapporter til Undervisningsministeriet som indeholder oplysninger om alle elevers statsstøtte for: 

• "Det lange kursus"/"Det almindelige kursus"/"skoleåret"
• "Korte kurser" (ofte benævnt f.eks. "sommerkurser"/"Konfirmandkursus")

I EDB-Brugsen debitor/skoleøkonomi dannes denne kvartalsrapport som en fil, som indberettes på Undervisningsministeriets hjemmeside. 

 

Skolerne har opbevaringspligt for disse kvartalsrapporter. De dannede kvartalsrapporter/filer gemmes derfor automatisk i EDB-Brugsen. 

 

 

 

2. Hvordan dannes kvartalsrapporterne i EDB-Brugsen? 

I Programskallen vælges knappen "Kurser"

Markér det ønskede skoleår/kursus (med "pil"). (I dette eksempel er valgt et kort kursus "konfimand09"...) 

 

Klik på knappen "Kursusdata" for at vælge kursets økonomidata og vælg derefter knappen "Kursusøkonomi": 

Her ses at der er tale om et kort kursus på 2 uger - det kursus der skal indberettes. 

 

Klik på fanebladet "Efterskole" og knappen "Kvartalsrapport". Klik på knappen "Nyt kvartal": 

Eksempel på indtastning for "Kort kursus"

Årstal = 2009 (Året hvor indberetningen foretages, "kalenderårstal") 

Kvartal = 0 (Kvartalsindberetning for et kort kursus til kvartalsindberetning er "kvartal 0")

Stats-år = 2009  (statsstøttetabellen der er anvendt) 

Første uge = 1

Sidste uge = 2  (her i eksemplet er der tale om et 2-ugers kursus) 

 

Eksempel på indtastning for "Langt kursus"

Årstal = 2011 (året hvor indberetningen foretages, "kalenderårstal") 

Kvartal = 1 (Kvartalsindberetning for et langt kursus til kvartalsindberetning er enten 1, 2, 3 eller 4) 

Sats-år = 2011 (Statsstøttetabellen der er anvendt) 

Første uge = 1 

Sidste uge = 7 

• Afslut med klik på knappen "OK".

 

Hvis der er tale om et kort kursus (kvartal 0) vælges/afkrydses det ønskede kursus for kvartalsrapportindberetningen. Her er det således kurset "konfirmand09" (markeres med "x"): 

Vælg det korte kursus, og klik på knappen "OK": 

 

• Klik på knappen "Beregn kvartal". OBS: Vær opmærksom på at det korrekte kvartal er valgt (markeret med pil ) 
• Vælg printer til udskriften og klik "OK". 

 

Nederst på udskriften er ligeledes en total sammentælling - sammenlign eventuelt med udskrift på priskataloget beskrevet senere afsnit: 

 

Nu er statsstøttebeløbet beregnet (her kr. 126.744 ,- for 158 statsstøtte-elevuger): 

Nu skal kvartalsrapporten indberettes: 

• Klik på knappen "Indberetning" (Vær opmærksom på at det korrekte kvartal er valgt (markeret med pil ) 

Nederst i dette billede står "Difference: 126774" - dette er differencen mellem det beregnede, men endnu ikke indberettede beløb) 

• Vælg printer til udskriften og klik "OK". Udskriften skal underskrives af forstander. 
• Nu skal filen med data for kvartalsrapporten gemmes et valgfrit sted (OBS. Det foreslåede filnavn skal IKKE ændres): 

• Vælg igen printer til udskriften af "kontrollisten" for indberetningen og klik "OK". 

System kvitterer med en dialogboks der fortæller hvor filen er placeret, og hvad filen hedder - notér dette! Eksempel: 

• Klik knappen "OK". 
• Slutteligt klikkes knappen "Internet" for indberetningen til Undervisningsministeriet. (Vær opmærksom på at det korrekte kvartal er valgt (markeret med pil ) 

• Der logges ind på denne side med brugernavn og password, og den dannede fil med kvartalsrapporten for det korte kursus findes. 

 

 

3. Kontrol af priser i "Priskatalog" 

Prisen "Statsstøtte" kan kontrolleres. Kontrollen foregår i priskataloget i de tilfælde hvor den pris, der skal undersøges, er gældende for hele kurset, som her hvor prisen "Statsstøtte konfirmand. 09" er gældende for hele kurset (kursusuge 1-2). Klik på knappen "Priskatalog": 

Hvis man ønsker at se hvor mange elever, der har prisen "statsstøtte" markeres prisen, man er interesseret i (her prisen "02" - "statsstøtte konfirmandkur. 2009") og dernæst klikkes knappen "Elever pr. Pris": 

 

Nederst på udskriften findes en total sammentælling med "antal uger og kronebeløb", for eksempel: 

 

(TIP: fremgangsmåden her kan generelt bruges til at undersøge "hvilke elever har hvilken pris i deres egenbetaling"). 

 

Denne totaloversigt kan udskrives eller noteres til eventuel "egenkontrol". 

Luk denne skærmudskrift ned på knappen "Close" og luk priskataloget ned igen på knappen "Exit". 

Hvis der skal undersøges statsstøtteprisen for valgfrie kursusuger, skal funktionen "Elevuger" bruges i stedet (Se afsnit nedenfor). 

 

 

 

4. Kontrol af kursusuger for statsstøtte (valgfrie kursusuger) 

På fanebladet/Knappen "Kursusøkonomi" vælges knappen "Elevuger" (kontrollér at det korrekte kursus er valgt): 

 

Sæt flueben i "Statsstøtte" og skriv de ønskede kursusuger (her ønskes fra kursusuge 1-7) og klik "Udskriv oversigt". På sidste side af rapporten findes en sammentælling over "Statsstøtte i alt": 

Denne oversigt KAN sammenlignes med kvartalsrapporten: