Opsætning - Nyt skoleår grundskoler

Sidst opdateret i 2017

 

Indhold

1. Tjekliste

2. Oprettelse af skoleår og kursus

3. Evt. oprettelse af nye konti i kontoplan

4. Opsætning af kursusøkonomi

5. Opsætning af priskatalog

6. Opret hold i Holdprogrammet

7. Klargøring før klasseoprykning

8. Oprykning fra Børnehave, Vuggestue og Førskole til Skolen

9. Klasseoprykning i skolen

10. Læg priser på eleverne

11. Tjek kommende opkrævning

 

1. Tjekliste

Nedenstående liste vil du kunne bruge som guide til hvilken rækkefølge, du mest hensigtsmæssigt kan oprette kartoteker og økonomi i forbindelse med oprettelse af nyt skoleår.

 

På de følgende sider er der forklaring til hvert punkt.

1. Oprettelse af skoleår og kursus
2. Oprettelse af konti i kontoplan
3. Opsætning af kursusøkonomi
4. Opsætning af priskatalog
5. Opret hold
6. Nye elever oprettes og rettes i kartoteket
7. Foretag klasseoprykning
8. Læg priser på eleverne
9. Tjek priser inden kommende opkrævning

 

2. Oprettelse af skoleår og kursus

Kommende skoleår og kurser kan man med fordel oprette, så snart eleverne begynder at blive indskrevet (eleverne indskrives i det skoleår og kursus de skal begynde på skolen, og kommer derved ikke til, at påvirke det nuværende skoleår).

 

Inden oprettelsen er det godt at kende kursets præcise start - og slutdato. Hvis du vælger at oprette kurset med upræcise oplysninger, skal du være opmærksom på, at få dem rettet til, inden du begynder at lægge økonomi ind på eleverne (efter tilretning på kursusøkonomi - tryk "gem opsætning" og "opdater alle elever").

 

Fra Programskal vælges:

1. Opsætning

2. Kurser 

a. Skoleår

b. Opret skoleår

c. Indtast Tekst (f.eks. skoleår 17/18), start- og slutdato (altid 1/8-xx - 31/7-xx)

Øvrige felter kan anvendes.

3. Peg på det skoleår kurset ligger indenfor.

4. Vælg fanebladet Kurser

a. Opret kursus

b. Indtast kursusnavn (f.eks. elever 17/18, for overskuelighedens skyld)

c. Indtast start- og slutdato (skal ligge i det valgte skoleår, og være de reelle datoer, hvor kurset finder sted. Kender du dem ikke - læs øverst i dette afsnit).

d. Vælg elevkartotek

e. Vælg skolens navn (hvis du er på en kombineret skole med flere skolekoder).

f. Hvis I bruger Egne felter, skal I tage stilling til hvilket kursus I vil kopiere disse egne felter fra. 

 

Skoleår, kursus og elevkartotek er nu forbundet.

Hvis skolen har både børnehave, førskole og vuggestue, oprettes disse på samme måde som skolekurset (start ved ovenstående pkt. 3 i det rigtige skoleår).

 

3. Evt. oprettelse af nye konti i kontoplan

Inden oprettelsen af eventuelle konti i kontoplanen, kan det være en fordel at have undersøgt hvordan kontoplanen allerede er bygget op, så du kan følge den samme linje de kommende kurser.

 

For hvert kursus skal der som minimum være:

• En skolepengekonto i driften (Samme som sidste skoleår).
• En skolepenge- (debitorsamlekonto) i status - husk at tilknytte betalerkartotek (igen den samme, da familierne jo fortsætter på skolen).

De fleste skoler har, ud over ovennævnte konti, også brug for nogle af nedenstående:

Søskendemoderation, SFO-betaling, Indmeldelsesgebyr, tilskud fra fordelingssekr.. Individuelle støttesatser, bus, dragter, sangbøger.

 

4. Opsætning af kursusøkonomi

Kursusøkonomien er de data, der gælder for hele kurset, og alle elever på kurset.

 

Inden du begynder at sætte kursusøkonomien op, er det en fordel at have oprettet de nye konti, du vil få brug for.

 

Fra Programskal vælges:

Kurser

Peg på skoleår og kursusnavn

Vælg kursusdata

Vælg kursusøkonomi

 

Kopier fra andet kursus - vælg det der ligner mest muligt, så flest mulige tilretninger kan undgås.

Ret evt. antal rater.

Indtast debitorkonto (debitorsamlekonto i status).

Tryk "gem opsætning" og "Opdater elever".

 

5. Opsætning af priskatalog

• Opret katalogpriser

1. Den hurtige måde:

a. Vælg hent priser fra andet kursus

b. Udvælg det ønskede kursus - OK

 

2. Den knap så hurtige måde:

a. Vælg opret katalogpris og opret alle priser en ad gangen.

 

Inden eleverne skal have priserne på, bør du bruge tid på, at gennemgå det priskatalog du har oprettet (især hvis du har kopieret et gammelt meget omfattende priskatalog).

• Er der de priser du skal bruge?
• Er konteringen korrekte?
• Er muligheden for delvis standardpriser udnyttet?
• Er muligheden for automatisk moderation udnyttet?
• Og sidst men ikke mindst - har du slettet priser der er overflødige, så priskataloget er trimmet og overskueligt fra starten?

 

6. Opret hold i Holdprogrammet

Ønsker du at oprykke klasser, hvor de eksisterende hold skal flyttes med, skal følgende foretages inden klasseoprykningen:

 

Alle de nye hold oprettes i holdprogrammet.

• Fra Programskal vælges Hold
• Markér kommende skoleår og kursus
• Vælg Holddata
• Kopier
• Vælg det skoleår/kursus for indeværende år.

I forbindelse med klasseoprykningen vil eleverne, der var tilmeldt f.eks. Dansk 1. klasse, blive rykket til Dansk 2. klasse.

 

Du skal være opmærksom på, at lærer og lokaler fortsat er de samme, så hvis 7.A havde KJ i mat7A i lokale 3, og 8.A havde MH i mat8A i lokale 4, så vil 7.A, når de rykkes til 8.A, få MH i mat8A i lokale 4.

 

Sørg derfor for at du inden klasseoprykningen har rettet de kommende hold til med kommende oplysninger.

 

7. Klargøring før klasseoprykning

• Nye elever oprettes og rettes i kartoteket

Hvis de nye elever på nuværende tidspunkt ikke er oprettet i kartoteket, gøres dette gennem stamdata. Husk du skal stå i det kommende skoleår, når du indtaster dem.

 

8. Oprykning fra Børnehave, Vuggestue og Førskole til Skolen

• Børnehavebørn/Vuggestuebørn og førskolebørn der skal flyttes op i skolen.

Bruger du samme kartotek til elever, førskoleelever og/eller børnehavebørn, rykkes disse op gennem kursusøkonomi.

Fra Programskal vælges:

• Kurser
• Peg på det indeværende skoleår og kursus
• Vælg Kursusdata
• Vælg Grundskole
• Vælg Klasseoprykning
• Vælg nyt skoleår og vælg nyt kursus (det kommende skoleår vil, på de fleste skoler være valgt, men vær´ opmærksom på, at det er det kommende elevhold, der er valgt under "vælg nyt kursus".
• Udfyld den nye klassekode og klassetrin. Sæt X hvis i enkeltvis, hvis ikke alle elever i en klasse skal oprykkes, og minus hvis en klasse ikke skal med op.
• Tryk Klasseoprykning
• Du trykker nu OK, ud for de elever, der skal med i skole, og sætter - (minus) ud for de elever, der ikke skal med.
• På elevernes datafaneblad rettes de nødvendige oplysninger nu til (eller di laver en multiretning gennem stamdata).

Bruger du IKKE samme kartotek til elever, førskoleelever og/eller børnehavebørn, er du nødt til at oprette eleverne i skolekartoteket.

Du kan vælge enten at importere dem fra andet kartotek, gennem stamdata eller at oprette dem enkeltvis (husk at søge dem ud som eksisterende, da de allerede findes i databasen, men skal oprettes med nyt kartoteksnummer i elevkartoteket).

 

9. Klasseoprykning i skolen

• Fra Programskal vælges kursus
• Markér skoleår og kursus på nuværende skoleår
• Vælg Kursusdata
• Vælg fanebladet grundskole
• Vælg Klasseoprykning

I klasseoprykningsbilledet vises nuværende klassers klassekoder.

 

Hvis du har elever i kartoteket, som har fået fjernet klassekoden - eller aldrig har haft den, vil der være en linje med "blank" klassekode. Det er nødvendigt at få eleven rettet inden klasseoprykningen - den manglende klassekode indskrives på eleven.

 

Kolonnen "Ny klassekode" udfyldes med den klassekode, den nuværende klasse skal have næste år. Nyt klassetrin med elevens kommende klassetrin.

Brug knappentil at komme med forslag.

F.eks. Nuværende klasse 2A, bliver til Ny klassekode 3A. Nyt klassetrin bliver til 3.

 

For klasser der ikke skal oprykkes, udfyldes med - (minus) i kolonnen for nye klasse.

 

Ex. Nuværende klasse 9 går ud af skole, og skal derfor have - i "Ny klassekode" og "Nyt klassetrin".

 

Er der klasser, hvor ikke alle elever skal rykkes op, sætter du et X i kolonnen Enkeltvis, og får derved mulighed for, at tage stilling til, hvilken klasse hver enkelt elev skal gå i.

 

Ex. Nuværende 0 har nogle elever, der fortsat skal blive i børnehaveklassen det kommende år. Sæt derfor X i kolonnen Enkeltvis og skriv 1 i "Ny klassekode" og "Nyt klassetrin" (det er ikke nødvendigt med bogstavbetegnelse i klassekoden, hvis skolen kun har et enkelt spor på klassetrinet), hvorefter alle elever i 0 vises enkeltvis på skærmen.

Du skal nu skrive de klassekoder, hvert enkelt barn skal have og sætte minus, hvis nogle elever forlader skolen.

 

10. Læg priser på eleverne

Der er to typer priser standard, som tilføjes alle elever/alle elever indenfor angivne kriterier (f.eks. klassetrin eller kodepriser) og ikke-standardpriser. De lægges på eleverne på to forskellige måder:

 

1. Standardpriser - Alle på én gang

a. Alle standardpriser lægges automatisk på alle elever, når der trykkes beregn alle, under kursusøkonomien, hvorefter moderationen beregnes.

 

2. Enkeltvis

a. Fra elevkartoteket sættes priserne på eleverne enkeltvis.

b. Vælg Elevøkonomi

           i. Opret elevpris > vælg elevpris

           ii. Vælg evt. ret elevpris

 

Priser der lægges på enkeltvis, kan være individuelle tilskud, musikskole, klubordning osv.

For yderligere oplysninger omkring priser og priskatalog, henvises til I-boblen under priskataloget på skærmen.

 

11. Tjek kommende opkrævning

Alle elever har nu fået tildelt priser, og alle debitorer kan få en oversigt over kommende forventede opkrævninger.

• Fra programskal vælges kursus
• Markér Skoleår og kursus på nuværende skoleår
• Vælg Kursusdata
• Vælg Kursusøkonomi
• Vælg Betalingsoversigt/Pdf - Sæt pris efter opkrævningsform

Ingen = opkrævning via PBS

OCR-linje = Forældrene får udleveret betalingsopgørelse med FI-kode.

Konto nr. 1 = Forældrene indbetaler til skolens konto.

• Afkryds hvilke betalingsoversigter du vil se, og udskriv til skærm eller printer, for at gennemgå hver enkelt debitor.

Foretag dernæst evt. rettelser på eleverne og Beregn alle igen.

Gentag til betalingsopgørelser viser det resultat du ønsker.

 

Næste skoleår er nu klar til at blive opkrævet.