Ekstra rate midt i skoleåret

Ekstra rateopkrævning - Grundskoler

Når du først er påbegyndt opkrævning af rater, er det en opgave der kræver en del opmærksomhed og omhyggelighed, hvis skolens bestyrelse beslutter at ændre antallet af rateopkrævninger midt i skoleåret.

 

Hvis du har mulighed for at vælge mellem at tillægge de resterende rater et ekstra beløb, frem for at oprette en ekstra rate, kan du spare dig selv for et omfattende arbejde - ellers skal du planlægge, at skulle bruge en del timer på projektet, alt efter hvor mange elever du har.

 

Det er vigtigt at dit elevkartotek er ajourført med rette datoer på eleverne.

 

Husk at starte med at tage en sikkerhedskopi og udskrive næstkommende opkrævningsoversigt, så du har noget at tjekke op imod.

 

For at minimere fejlmulighederne, vil det være en idé at følge nedenstående tjekliste:

Træk en opkrævningsoversigt.

• Fra Programskal vælges Kursus
• Peg på det ønskede kursus
• Vælg Kursusøkonomi
• Vælg "opkrævningsoversigt" for den kommende opkrævning
• Print

Alle elevers start- og slutdato tjekkes

• Fra Programskal vælges Kursus
• Peg på det ønskede kursus
• Vælg Persondata

- Find kolonnen "startdato" og sortér på den.

- Noter de elever der har en anden startdato end kursets (husk både elevnr. og dato).

- Find kolonnen "slutdato" og sortér på den (husk både elevnr. og dato)

- Noter de elever der har en anden slutdato end kursets

 

Tjek at de elever, der ikke længere går på skolen, er meldt "ikke aktiv"

• Fra Programskal vælges Kursus
• Peg på det ønskede kursus
• Vælg Kursusdata

- Vælg data

- Vælg "Nej" hvis eleven ikke længere er på skolen

• Vælg elevøkonomi
• "Beregn denne"

 

Ligesom start og slutdatoer er vigtige at notere, er det også vigtigt at vide, hvilke rater de enkelte elever er opkrævet i. Du kan gribe det an på 2 forskellige måder. Det er et spørgsmål om, hvad du synes er lettest. Læs de 2 metoder igennem, og vælg den ene.

 

Metode 1:

Tjek priskatalogets priser

• Fra Programskal vælges Kursus
• Peg på det ønskede kursus
• Vælg Kursusdata
• Vælg Priskatalog
• Markér priserne en ad gangen (alle priser skal gennemgås)

- Vælg elever pr. pris (Hvis enkelte elever har anderledes rater end de i priskataloget beregnede, noteres disse, da de efterfølgende skal rettes til. Benyt også lejligheden til, at slette ubrugte priser og rydde op i priskataloget).

- Tjek under elevøkonomien, hvilke rater det drejer sig om, for de enkelte elever. Notér disse rater.

• Vælg priserne én ad gangen

- Tryk ret og sæt "fordeling på rate" på samtlige priser i kataloget.

- Vælg "opdater priser"

- Sæt flueben i "fordeling", og tryk OK

• Alle elever har nu priskatalogets fordelinger. De elever der skal have andre rater/uger, rettes under elevøkonomien.

 

Metode 2:

• Vælg elevøkonomi
• Vælg eleverne ud én ad gangen
• Ret samtlige priser på alle eleverne med "fordeling på rate"

Så blev det forberedende arbejde færdigt, og du kan nu oprette den ekstra rate, samt de nye priser i priskataloget.

 

Opret en ekstra rate i kursusøkonomien

• Fra Programskal vælges Kursus
• Peg på det ønskede kursus
• Vælg Kursusdata
• Vælg Kursusøkonomi
• Ret "Antal rater" til det ønskede
• Vælg "Ret data"
• Vælg "Alle elever"
• Vælg OK

Opret nye priser i priskataloget

• Fra Programskal vælges Kursus
• Peg på det ønskede kursus
• Vælg Kursusdata
• Vælg Priskatalog

- Opret de priser, der skal opkræves og bind dem til den nye rate (husk du med fordel kan bruge kodefelterne, hvis f.eks. det kun er 0. - 8. klasse der opkræves).

• Læg priserne ud på eleverne
• Vælg "Opdater priser på alle elever"

- Hvis alle elever skal have prisen vælges "Oprettes desuden hos elever, hvor den ikke er oprettet".

- Hvis kodefelterne skal bruges, vælges "Do. men kun som standard".

 

Ret senere ankomne og tidligere stoppede elevers datosæt

• Fra Programskal vælges Kursus
• Peg på det ønskede kursus
• Vælg Kursusdata
• Vælg Elevøkonomi
• Ret de elever, der blev fundet, som ikke havde samme start/slutdato og første/sidste-rate som kurset
• "Beregn denne"
• Der vil på nogle af de afmeldte elever fremkomme den "nye" pris, men da raten er sluttet og prisen sat pr. rate, er det uden betydning

Alle elever er nu rettet til, og det afsluttende arbejde kan påbegyndes.

 

Sammenkæd familiemedlemmerne og beregn alle.

• Fra Programskal vælges Kursus
• Peg på det ønskede kursus
• Vælg Kursusdata
• Vælg Kursusøkonomi
• "Beregn alle"
• Vælg Grundskole
• "Beregn alle familier"

Sammenlign opkrævningsoversigter

• Fra Programskal vælges Kursus
• Peg på det ønskede kursus
• Vælg Kursusøkonomi
• Vælg "opkrævningsoversigt" for den kommende opkrævning
• Print
• Sammenlign den opkrævningsoversigt du trak fra begyndelsen med denne her. Hvis de er ens er din mission lykkes.

Vær´ meget omhyggelig, når du sammenligner opkrævningsoversigterne. Hvis der er differencer, må du kigge på familierne, der skaber disse, og rette dem til...