Afdragsordning af skolepenge

Sidst opdateret i 2018

Indhold

1. Intro

2. Klargøring

3. Flyt gælden

4. Afdrag på skolepengeopkrævningen

1. Intro

Problemstilling:

Skolen har nogle forældre, der har haft lidt svært ved at betale i en periode. Der er derfor truffet en aftale om, at de over de næste måneder, afdrager på det skyldige beløb.

Sekretæren der opkræver skolepenge via Nets/PBS, vil gerne kunne opkræve afdraget over de månedlige skolepengeopkrævninger.

Udgangspunktet er derfor, at der allerede er bogført nogle skyldige beløb hos forældrene, og at disse ved en opkrævning derfor vil blive DOBBELT-DEBITERET, hvis der bare oprettes en afdragspris på eleverne. Denne situation undgår vi ved, at følge nedenstående vejledning.

Inden du går i gang: Tjek lige forældrenes debitornr. så du ikke behøver, at lede efter det senere.

2. Klargøring

2.1 Opret "Afdragskartotek" og samlekonto

Opret et "Afdragskartotek". Lad for overblikkets skyld, forældrene beholde samme numre i det nye kartotek, som de har i det almindelige "Forældrekartotek" (Det primære betalernr).

Du opretter Afdragskartoteket på følgende måde:

Fra programskal vælges "Kurser"

• Vælg Opsætning
• Ret Kartoteksopsætning
• Opret kartotek (det er ikke et elevkartotek)
• Tildel kartoteket en kode og et navn
• Vælg en gruppeplacering
• Markér det kartotek, som feltnavne og skærmbilleder skal kopieres fra (markér det kartotek som dine primære betalere står i, ofte FK kartoteket). Tryk Afslut.

Du er nu klar til at oprette de skyldige debitorer.

Fra programskal vælges Kartoteker

• Vælg den gruppe i venstre side, som du placerede kartoteket i
• I højre side markeres Afdragskartoteket
• Tryk på knappen "Persondata"
• I nederste venstre hjørne trykkes "Data"
• Tryk på Opret-knappen
• I øverste venstre hjørne, skriver du nu det samme nr. som forælderen har i forvejen.
• Udfyld mors eller fars navn (og evt. andre oplysninger, som du synes er nødvendige, for at kunne finde vedkommende igen).
• Tryk Gem og Slut opret.

Opret en debitorsamlekonto (statuskonto), som du knytter det nye "Afdragskartotek" til.

Fra Programskallen vælges Finans, hvor du opretter kontoen.

3. Flyt gælden

Fra Programskallen vælges Finans.

På den nye konto med Afdragskartoteket, debitere du det beløb, der skal flyttes ud fra den "normale" betalerkonto.

På den almindelige Forældresamlekonto, kreditere du det beløb, som forældrene samlet skal afdrage.

4. Afdrag på skolepengeopkrævningen

I priskataloget opretter du en afdragspris - "afdrag skyldige skolepenge", som du konterer på forældrene (Betaleren) og kreditere (Modkonto) på den nye Afdragsordningssamlekonto.

Derved kommer opkrævningen med på den månedlige PBS-opkrævning, og samtidig nedskrives gælden på Afdragskontoen.

4.1 Overblik over gælden

Afdragsordningskontoen kommer derved til at optræde som en "oversigtskonto", hvor du altid har overblik over, hvor meget der er opkrævet gennem skolepengene.

Selve indbetalingen tjekker du gennem den "normale" skolepengedebitorkonto.

Hvis en elev, der er tilmeldt afdragsordningen, forlader skolen, skal du huske at overføre det skyldige beløb fra Afdragsordningskontoen til Forældresamlekontoen, så du kan gøre kontoen korrekt op.

Hvis der stadig er søskende på skolen, kan du vælge at forsætte afdragsprisen på en af dem.