Sidst opdateret august 2011
Indhold
1.1 Kursusøkonomi - udligningskonto
1. Hvad er periodisering?
På en kostskole med lange kurser opkræves skolepengene i starten af måneden. Det vil sige at eleverne bliver bogført med et skyldigt beløb i begyndelsen af måneden.
Imidlertid må skolerne ikke indtægtsføre de skyldige beløb før de opkrævede kursusuger er afholdt.
For alligevel at kunne opkræve forældrene og have det fulde overblik over de skyldige beløb kører opkrævningerne ind over en udligningskonto. (altså en mellemregningskonto), hvorfra indtægterne så sidenhen (ved periodisering) automatisk føres fra og videre op på de driftskonti beløbene måtte vedrøre.
Nedenstående er et simplificeret eksempel, som viser hvordan de enkelte konti påvirkes under henholdsvis:
- Opkrævning
- Indbetaling
- Periodisering
1.1 Kursusøkonomi - udligningskonto
Udligningskontoen er uden kartotekstilknytning - det er en mellemregningskonto, som udelukkende bruges til at fordele de opkrævede skolepenge efterhånden som kursusugerne er afviklet og bliver periodiseret.
Udligningskontoen er altid en statuskonto.
Hvilke beløb der overføres til udligningskontoen afhænger af hvorledes dine priser er sat op i priskataloget.
Husk udligningskontoen kan ikke altid bruges til afstemning pr. 31.12., da den først skal være helt udlignet efter skoleårets sidste undervisningsdag (se pkt. 1.5).
2. Priskataloget
Ved opslag i Priskataloget kan du umiddelbart se hvilken konto f.eks. skolepenge er konteret på i driften (Modkonto 002102), men først når du åbner prisen (Ret Katalogpris) kan du se hvordan den er sat op vedr. Periodisering.
Skolepengeprisen i ovenstående er sat til Periodisering pr. uge.
Havde markeringen stået i Bogfør ved opkrævning var pengene blevet bogført direkte på driftskontoen. (Hvilket skolepenge ikke må - men f.eks. et afbrudt ophold skal...).
Reserveret (ikke i funktion - forberedt til ny funktion).
Markeringen kunne også have været ved Fakturer ved periodisering:
Prisen er typisk en tilskudspris, der fungerer således, at tilskuddet bogføres på eleven og på udligningskontoen, men først bogføres på tilskudsgiveren i det øjeblik, der foretages periodisering.
Nogle kommuner accepterer ikke en opkrævning før undervisningsperioden har fundet sted.
Bemærk modkonto-Referencenr., som sikrer at konteringen finder sted til den kommune hvor eleven har bopæl. Referencen til kommunekartoteket AK ligger i nr. 4.
Når prisen lægges på eleven retter du prisen til (husk det er eleven, der er debitor, så det skal være et negativt tal).
I eksemplet skal pigen have kommunalstøtte de sidste 23 uger og da raterne til og med 7 allerede er opkrævet, vælger jeg at lade dem gælde de sidste rater.
Systemet har selv fundet Tønder kommune, som er elevens bopælskommune, fundet gennem referencenr. 4.
Elevens økonomi ser derefter ud som følgende:
Ved opkrævning - bogføres eleven.
Modkonto er udligningskontoen.
3. Skolepenge opkræves
Hvordan skolepengene bogføres afhænger af opretningen i priskataloget og tilretningen på de enkelt elever. Nedenstående priskatalog gennemgås kort.
Priserne 01 Skolepenge, 02 Statsstøtte og 07 individuel støtte er alle oprettet som Periodisering pr. uge. (Kode U for ugepris). At de periodiseres pr. uge kan ses ved at åbne de enkelte priser.
Priserne 04 og 05 er oprettet som Kursuspriser (Kode K for kursuspris). Priserne bogføres ved opkrævning. Bemærk at 04 er sat til opkrævning i rate 2 for ALLE elever. 05 SKAL have en fordeling, når den lægges på eleven, men da alle jo ikke afbryder i samme rate, har jeg valgt at lade den "stå åben".
Pris 10 er omtalt i eksemplet 1.2 faktureres ved periodisering.
Ovenstående priser vil medføre følgende bogføring ved opkrævning på eleverne:
01 skolepenge:
Statuskonti:
Skolepenge med kartotekstilknytning debiteres
Udligningskontoen krediteres
02 Statsstøtte:
Statuskonti:
Skolepenge med kartotekstilknytning krediteres
Udligningskontoen debiteres
04 Uniform:
Driftskonto:
Skoletøj krediteres i rate 2
Statuskonto:
Skolepenge med kartotekstilknytning debiteres i rate 2
05 Afbrudt ophold:
Driftskonto:
Afbrudt ophold krediteres i den rate prisen er sat på eleven
Statuskonto:
Skolepenge med kartotekstilknytning debiteres i den rate prisen er sat på eleven
07 Individuel elevstøtte:
Statuskonti:
Skolepenge med kartotekstilknytning debiteres
(Debiteres??? - ja, husk prisen er negativ, og kommer således til at virke som en kreditering)
Udligningskontoen krediteres
10 tilskud fra kommunen:
Statuskonti:
Skolepenge med kartotekstilknytning debiteres
Udligningskontoen krediteres
Bemærk at beløbene vil blive bogført samlet pr. elev på skolepenge kontoen og ligeledes på udligningskontoen, i bogføringsjournalen vil de enkelte poster være udspecificeret.
En opkrævning vil give følgende posteringer, samlet set:
4. Indbetaling af skolepenge
Indbetaling af skolepenge vedrører udelukkende elevens debitorkonto og bankkontoen.
I forbindelse med indbetaling er der derfor kun 2 poster:
- Debet på banken
- Kredit på eleven
5. Periodisering
Pengene er opkrævet og i mange tilfælde indbetalt, men stadig ikke indtægtsbogført for de beløb der står på udligningskontoen.
Under Kursusøkonomi findes knappen Periodisering, som i princippet foretager sig det mange "gamle sekretærer" kan huske de gjorde manuelt. Nemlig flytter beløbene fra status til drift.
Periodiseringen påvirker ikke elevens debitorkonto, men udelukkende de konti, som priskatalogets priser er sat op til og så selvfølgelig udligningskontoen.
Eksempel:
Skolen har 42 undervisningsuger som opkræves over 11 rater - dvs. hver rate opkræver 3,9 undervisningsuger. Det beløb du opkræver pr. rate svarer således ikke til det beløb du periodiserer pr. uge.
Se nedenstående figur.
Med udgangspunkt i ovenstående eksempel vil der efter 2 opkrævninger, således være krediteret 7,8 ugers skolepenge på udligningskontoen.
Vi forudsætter at der efter 2 opkrævninger har fundet undervisning sted i 4 uger og periodiserer derfor 4 uger.
Hvis der er 18 undervisningsuger i gammelt år - altså inden 31.12, kan skolen således på dette tidspunkt have opkrævet rater til betaling 1/8, 1/9, 1/10, 1/11 og 1/12 i alt 5 rater á 3,9 uger = 19,5 uger som alle er bogført skyldige på eleverne og modposteret på udligningskontoen. Da der kun er afviklet 18 undervisningsuger vil udligningskontoen altså stadig have 1,5 uger som endnu ikke kan periodiseres før undervisningen har fundet sted i det nye år. Udligningskontoen vil derfor ikke være gået i 0 ved årsafslutningen, vær opmærksom på det ved afstemning.
De forskellige tilskudsgivere er nu (endelig) blevet bogført med deres skyldige beløb.
Beløbet på kommunesamlekontoen kan du nu udskrive på en faktura/e-faktura, da prisen jo blev oprettet som faktureret ved periodisering.
De øvrige tilskudsgivere kan du sende et kontoudtog.
6. Afrunding
Når skoleåret er gået - går udligningskontoen i 0 og alle posteringer er kørt på plads på de ønskede konti.
Automatikken i periodiseringen betyder at du ALDRIG må begynde at bogføre manuelt på udligningskontoen - det kan nemlig kun gå en vej - den forkerte.
Kommentarer
0 kommentarer
Log ind for at kommentere.