Hvad sker der i en periodisering

Sidst opdateret august 2024

Indhold

1. Hvad er en periodisering? 

1.1 Kursusøkonomi - udligningskonto 

2. Priskataloget 

3. Skolepenge opkræves 

4. Indbetaling af skolepenge 

5. Periodisering 

6. Afstemning/Fejl

1. Hvad er periodisering? 

På en kostskole med lange kurser opkræves skolepengene i starten af måneden. Det vil sige at eleverne bliver bogført med et skyldigt beløb i begyndelsen af måneden. 
Imidlertid må skolerne ikke indtægtsføre de skyldige beløb før de opkrævede kursusuger er afholdt. 
For at kunne opkræve forældrene og have det fulde overblik over de skyldige beløb kører opkrævningerne ind over en udligningskonto. (altså en mellemregningskonto), hvorfra indtægterne sidenhen (ved periodisering) automatisk føres fra og videre ind på de konti beløbene måtte vedrøre. 

Nedenstående er et simplificeret eksempel, som viser hvordan de enkelte konti påvirkes under henholdsvis: 

• Opkrævning 
• Indbetaling 
• Periodisering 

1.1 Kursusøkonomi - udligningskonto 

Udligningskontoen er uden kartotekstilknytning - det er en mellemregningskonto, som udelukkende bruges til at fordele de opkrævede skolepenge efterhånden som kursusugerne er afviklet og bliver periodiseret. 

Udligningskontoen er altid en statuskonto.

Hvilke beløb der overføres til udligningskontoen afhænger af hvorledes priserne er sat op i priskataloget. 

Husk udligningskontoen kan ikke bruges til afstemning pr. 31.12., da den først skal være helt udlignet efter skoleårets sidste undervisningsdag.

2. Priskataloget 

I Priskataloget kan du se hvilken konto  f.eks. skolepenge er konteret på.
Skolepengeprisen i ovenstående er sat til Periodisering pr. uge. Det betyder at beløbet ved opkrævning bogføres på udligningskontoen og modkonteres på debitorkontoen.

Havde markeringen stået i Beløb pr. Rate eller Beløb pr. kursus var pengene blevet bogført direkte på modkontoen (Hvilket skolepenge ikke må - men f.eks. et afbrudt ophold skal...). 

3. Skolepenge opkræves 

Når raterne opkræves gennemløber programmet hver enkelt elev.

Priser oprettet som ugepriser lægges sammen i et beløb pr. elev, som bogføres på debitoren og modkonteres på udligningskontoen.

Priser oprettet som Rate eller kursuspriser bogføres individuelt på debitoren og modkonteres på den valgte modkonto.

4. Indbetaling af skolepenge 

Indbetaling af skolepenge vedrører udelukkende elevens debitorkonto og bankkontoen. 
I forbindelse med indbetaling er der derfor kun 2 poster: 

• Debet på banken 
• Kredit på eleven 

5. Periodisering 

Pengene er opkrævet og i mange tilfælde indbetalt, men ikke nødvendigvis. Periodiseringen tager udgangspunkt i den enkelte elev og de priser der er på vedkommende. 

Under Kursusøkonomi findes knappen Periodisering, som flytter beløbene på ugepriser fra status (periodiseringskontoen) til de modkonti der er i opsætningen på eleverne. 

Periodiseringen påvirker ikke elevens debitorkonto, men udelukkende de konti, som priserne på eleverne er sat op til og så selvfølgelig udligningskontoen. 

Eksempel: 
Skolen har 42 undervisningsuger som opkræves over 11 rater - dvs. hver rate opkræver 3,9 undervisningsuger. Det beløb du opkræver pr. rate svarer således ikke til det beløb du periodiserer pr. uge.  Med udgangspunkt i eksemplet vil der efter 2 opkrævninger, således være krediteret 7,8 ugers skolepenge på udligningskontoen. 
Vi forudsætter at der efter 2 opkrævninger har fundet undervisning sted i 4 uger og kan derfor kun periodiserer derfor 4 uger. 

I forbindelse med overgang til nyt finans år, vil der være forudopkrævet skolepenge pr. 31/12, som derfor vil stå på udligningskontoen.

Hvis der er 18 undervisningsuger i gammelt år - altså inden 31.12, kan skolen således på dette tidspunkt have opkrævet rater til betaling 1/8, 1/9, 1/10, 1/11 og 1/12 i alt 5 rater á 3,9 uger = 19,5 uger som alle er bogført skyldige på eleverne og modposteret på udligningskontoen. Da der kun er afviklet 18 undervisningsuger vil udligningskontoen altså stadig have 1,5 uger som endnu ikke kan periodiseres før undervisningen har fundet sted i det nye år. Udligningskontoen vil derfor ikke være gået i 0 ved årsafslutningen, vær opmærksom på det ved afstemning. 

6. Afstemning / Fejl 

Når skoleåret er gået - går udligningskontoen i 0 og alle posteringer er kørt på plads på de ønskede konti. 

Automatikken i periodiseringen betyder at du ALDRIG må begynde at bogføre manuelt på udligningskontoen - alle rettelser skal køres gennem skoleøkonomiprogrammet.

Når du så alligevel ikke kan få udligningskontoen til at slutte på 0, er det fordi du har lavet nogle ændringer på elever eller priserne, som du ikke har fået kørt korrekt.

Der findes forskellige måder du kan fejlfinde på.

1. Start med at udskrive Periodiseringslisten for den sidste uge du har periodiseret (typisk 41 eller 42).

• Er der ændringer i nogle af eleverne?, så sørg for at periodiseringen er opdateret, kør den igen.
• Stemmer det stadig ikke?
• Ud for hver modkonto står der en total i sammentællingen, stemmer den med det beløb du har bogført i finans?
  • Tjek modkonti i finans. Tag alle de beløb der har teksten "Periodisering" og sammenlign med beløbet på periodiseringsjournalen.
    • Hvis der er fejl (typisk fordi der er bogført manuelt), skal du bogføre dig ud af fejlen.
• Stemmer det stadig ikke?
• Fra skoleøkonomi vælger du "Udskriftsmodul" -> Skabeloner -> Hent markeret på nedenstående. Gem den et sted hvor du selv kan finde den igen. Tryk OK og udskriv
• 
• Du får nu en liste som viser en oversigt over alle i kurset. Hvis der bare er streger betyder det at alle  elever både er beregnet og opkrævet de priser der er på dem. Hvis enkelte elever er vist i listen med en pris er der noget galt. 
  • Prisen er lagt på eleven, men ikke bogført.
  • Prisen er aldrig opkrævet eleven, men er bogført som indtægt fordi de er en ugepris.
• Du skal nu åbne økonomikortet for hver enkelt elev og finde ud af hvad der er gået galt og rette det.
• Stadig udbalance på udligningskontoen?
  • Hvis man har slettet en ugepris efter den er blevet opkrævet, men inden den er blevet periodiseret går det galt.
    • Prisen vil være bogført på debitoren og udligningskontoen, men aldrig være periodiseret fordi den er fjernet.
  • Tjek udmeldte elever, måske har de været med i en opkrævning?
  • Du er nødt til at bogføre de fejlagtige opkrævninger manuelt væk - også selvom du ellers aldrig må bogføre på udligningskontoen - men ligesom udligningskontoen ikke stemmer, gør modkontoen det heller ikke - og du har ingen andre muligheder, da eleven er væk fra kurset.