Vejledning stamdata

Elevlisten viser som udgangspunkt alle eleverne uanset status på kurset (aktiv/ikke aktiv), klassetrin og køn. Denne visning kan tilpasses alt efter status, klasse og køn.

Programmets "Listegenerator" (findes under ikonet ) medtager det, som man har valgt i denne elevliste. Har man f.eks. valgt 9/drenge, udskriver listegeneratoren kun drenge i 9. klasse.

Elevlisten kan også tilpasses med "udvidet søgning". Når "Udvidet søgning" er markeret, forsvinder stamdatabilledet til højre, så der er mere plads til at bestemme visningen af de kolonner. Kolonner kan trækkes/slippes. Træk fra oprindelig placering, og slip hvor kolonnen ønskes.

Hvis en kolonne ikke ønskes vist, højreklikkes på kolonneoverskriften og punktet "Skjul kolonne" vælges. Hvis en skjult kolonne ønskes vist igen, højreklikkes på kolonneoverskriften, og punktet "Vis skjulte kolonner...".

Hvis en kolonne ønskes vist med en anden farve, højreklikkes på kolonneoverskriften, og punktet "Ændre farve i kolonne" vælges.

Tilpasningen af elevlisten er brugerafhængigt, således "Bruger 1" kan have sin visning, og "Bruger 2" kan have en anden visning. En tilpasning gemmes af systemet, når der - efter tilpasning - vælges ikonet [Afslut].

Nederst ses hvor det antal elever, som opfylder de valgte kriterier (her 213 elever - elev 173 er markeret).

Ikonet indeholder disse undermenuer:

Disse funktioner gennemgås særskilt i denne vejledning.

Stamdata

Udover den sædvanlige visning med elevens kontaktoplysninger (navn, adresse, telefonnumre, klassetrin osv.) vises elevens samlede saldo (sammentælling af alle posteringer på elevens nr./kartotek).

Hvis elevens mailadresse er indtastet, vil enkeltklik på mailadressen, starte standardmailprogrammet, hvorefter der kan sendes en mail til eleven. Dette forudsætter, at der er konfigureret et standard mailprogram på computeren (ikke webbaserede mails som Gmail/Hotmail osv.)

Elevens relationer

Elevens relationer vises på elevens stamdata. Der kan oprettes uendeligt antal relationer til eleven, udover Far/Mor/Samlever.

Elevens relationer kan rettes/oprettes ved klik på . Ved klik på knappen [Opret] eller [Ret].

Når en elev oprettes, vælges/markeres relationers rolle til eleven. Der kan skrives supplerende oplysninger i feltet "Evt. supplerende oplysninger".

Alle oprettede relationer vises på elevens stamdata. Hvis relationen har en mailadresse, højreklikkes på linie med relationen, og der klikkes "Forbered email". Dette forudsætter, at der er konfigureret et standard mailprogram på computeren (ikke webbaserede mails som Gmail/Hotmail osv.)

Hvis en relation skal rettes, dobbeltklikkes på relationen.

Hvis elevens adresse ændres, ønskes denne adresse eventuelt også ændret på elevrelationerne, Mor / Far / Samlever / Søskende. Klik da og markér de relationer, som skal have samme adresse.

Genvejsikoner til øvrige programmer.

Ikonerne er genveje til de øvrige programmer i EDB-Brugsens programpakke.

er genvej til de rapporter/udskrifter der allerede er oprettet.

Egen menu

Fra "Egen menu" kan tilføjes programmer fra EDB-Brugsens programpakke, således at programmerne efterfølgende kan startes fra "Egen menu". Anvender man f.eks. hold/karakterprogrammerne fra EDB-Brugsen, kan de med fordel tilvælges til "Egen menu", så de kan startes, alt efter hvilken elev der er markeret.

Gl. stamdata

Fra "Gl. stamdata" kan man se, hvordan elevens data ville se ud i det tidligere stamdatabillede. Der kan ikke ændres på elevens stamdata i denne visning.

Stamkort

Fra "Udtræk, søg og ret" > "Stamdatakort" udskrives en oversigt/stamkort for den markerede elev, eller alle elever.

Egne felter (frifelter)

På stamdata ses den markerede elevs egne felter (frifelter). For at rette et felt, dobbeltklikkes på feltet.

Prisfelter/feltkoder

På eleven ses den markerede elevs prisfelter/feltkoder. For at rette værdien (indtastningen) i et prisfelt/feltkode, dobbeltklikkes på feltet.

Det indtastede i et felt kan kun være én karakter (f.eks. som her "x"). Der er forskel på STORE og små bogstaver.

I priskataloget i skoleøkonomi, kan det indtastede oprettes som en pris, som eleverne med en bestemt indtastning skal opkræves. Hvis der f.eks. er oprettet en pris, "CD projekt", hvor alle elever er med "x" for priskoden skal opkræves denne pris, kan man herved "styre" elevens opkrævning.

Hvis man ikke har oprettet en tilsvarende pris i priskataloget, kan man anvende disse felter til registrering alene. (Et tegn kan registreres).

Fra menuen "Filer" > "Priskodetekster" oprettes/rettes/slettes priskoderne.

Notat elev

I feltet kan skrives et notat for eleven. Dobbeltklik for at skrive i feltet. Notater gemmes automatisk.

2. Nye funktioner

I det nye stamdata, er tidligere funktioner forbedret/ændret.

Opret/ret elev/relationer til eleven
Multimail/forsendelser (ny liste om elever/relationer uden mailadresse)
Brevfletning (lettere fremgangsmåde mht. valg af brevflettefelter)
Eksport til fil
Ret data
Priskoder
Opret nyt kursus

I det nye stamdatabillede, er der også en del nye funktioner:

Udskriftsgenerator (fra egne felter)
Hændelser (dagbog for eleven)
Konti (mail kontoudtog)
Mail til relationer
Ny søgning
Opret kontaktlærer/linie/værelse/hus
Importer elever fra CSV-fil
Importer elever fra andet kartotek (tidligere flytning kartotek/kartotekspersoner

2.1 Opret / Ret elev / relationer til eleven

Klik på knappen eller :

"Rette-billedet" for eleverne indeholder både eleven selv, og elevens relationer.

Grønt: ELEVENS OPLYSNINGER

Rød: ELEVENS RELATIONER

2.2 Opret / Ret relation

På elevens "rette-billede" ses relationerne:

For at Oprette en ny relation til eleven, klikkes knappen "Opret...".*)
For at rette en eksisterende relation til eleven, klikkes knappen "Ret...". Det er den markerede relation der rettes (blå markering) - altså her relationen "Mor"
For at slette en relation til eleven, fjernes afkrydsningen/fluebenet ud for relationen.

*) Når man opretter en relation, er der mulighed for at søge navne/adresser i databasen (på tværs af skoleår/kartoteker). Klik knappen "Søg...". Skriv det der skal søges på, klik knappen "Ny søgning". Systemet vil nu søge de personer, der opfylder de indtastede søgekriterier. Når/hvis den person der søges, er fundet, dobbeltklikkes på personen, og adresser/telefonnumre fra denne person overføres automatisk, til den relation, der er ved at blive oprettet.

Når en relation oprettes/rettes, skal der vælges en rolle for relationen (obligatorisk). Denne rolle vælges i denne rulleliste:

Når man har valgt rollen i rullelisten, kan man skrive en evt. supplerende (intern) oplysning for den valgte relation. F.eks. kunne en relation være "Anden familie" og den supplerende oplysning være "Onkel" - "Øvrige kontakter" kunne være "Plejefamilie" eller "Sagsbehandler" osv.

Herefter udfyldes relationens øvrige felter:

Skriv de felter der kendes. Der skal i hvert tilfælde tages stilling til relationens markeringer:

2.3 Knappen "Egne felter" og udskriftsgenerator

På elevens stamdatabillede ses "Egne felter" (tidligere frifelter) - f.eks.:

For at rette det indtastede, dobbeltklikkes på et af felterne - f.eks. "Kontaktperson":

Indtast/overskriv det tidligere indtastede og afslut med "OK".

Generelt om "Egne felter"

Egne felter vedligeholdes på knappen . Her findes knappen "Rediger".

Fra knappen "Rediger" vedligeholdes egne felter. Fra knappen "Udskriv" kan der via en listegenerator udskrives elevernes værdier i egne felter.

Fra "rediger"-tilstand, kan man oprette nye egne felter, som skal være til rådighed for alle elever på kurset/kartoteket. Klik på knappen "Opret eget felt...".

LISTEGENERATOR - Udskrivning af elevernes egne felter

Ikonet "Udtræk, søg og ret" og menupunktet "Liste generator":

...åbner en listegenerator, hvor der er mulighed for at markere (flueben) de oplysninger man vil have ud på en papirliste (LISTEGENERATOREN UDSKRIVER DE VALGTE ELEVER I ELEVLISTEN - KLASSE-KØN-AKTIV/IKKE AKTIV):

Hvis listen udelukkende skal indeholde elever med bestemte værdier i et felt, dobbeltklikkes på feltet:

Derefter markeres den værdi udskriften skal omhandle.

Eks. Her er dobbeltklikket på feltet "Mødt på Efterskolernes dag/Fri084 og markeret (flueben) "Ja" og afslut med "OK":

Ved klik på knappen "OK" > er der en mulighed for:

Udskrive det valgte (Max. 4 afkrydsninger/kolonner pga. papirstørrelse)
Eksportere det valgte til et regneark (.CSV/kommasepareret fil - ingen kolonnebegrænsninger)

2.4 Knappen "Hændelser"

Her ses alle elevens "Hændelser" - en dagbog med elevens notater:

En hændelse oprettes automatisk af systemet, f.eks. når en elev gøres "Ikke aktiv" eller "Aktiv", eller en hændelse kan oprettes manuelt.

Hændelser er delt op i prioritet 1 - 5, hvor prioritet 1 er vigtigst og prioritet 5 er mindst vigtig.

Hændelser med prioritet 1 viser ikonet på elevens stamdata.

Hændelser kan også oprettes manuelt efter prioritet 1 - 2 - 3 - 4 - 5. Hvis man opretter en prioritet 1-hændelse (den vigtigste prioritet), vil der på elevens stamdatabillede vises et ikon med et udråbstegn. Hvis man bevæger musen henover dette udråbstegn, vil hændelsens overskrift blive vist: .

Ved klik på udråbstegnet, vil man automatisk blive ført hen til hændelserne i dette billede.

Man kan rette en hændelses prioritet, når hændelsen er læst/bemærket, og at den ikke længere skal vise et udråbstegn på elevens stamdatabillede.

Endelig kan man udskrive en rapport over alle disse hændelser, eller hændelser med en bestemt prioritet.

Hvis rapporten skal omfatte ALLE ELEVERS HÆNDELSER efter prioritet, klikkes knappen .

Ønsker man at cpr-nr. skal medtages i rapporten, markeres .

Eksempel på samlet udskrift over prioritet 1 hændelser med elevens cpr-nr.:

2.5 Knappen "Konti" - mail af kontoudtog

I dette billede vises elevens konteringer:

Som udgangspunkt vises samtlige elevposteringer, for alle statuskonti tilknyttet elevkartoteket. Hvis kun en enkelt af disse statuskonti ønskes vist, dobbeltklikkes på en posteringslinie med den ønskede statuskonto.

Hvis alle elevens posteringer igen ønskes vist, klikkes knappen [Alle].

Den periode der ønskes vist, bestemmes med markering i henholdsvis:

Skoleåret
Regnskabsåret (det regnskabsår skolen har valgt i finansprogrammet)
Alle

Med knappen printes et kontoudtog for den valgte periode:

Det viste kontoudtog kan emailes til eleven/elevens mor/elevens far (eller øvrige relationer med emailadresse). Klik på knappen :

Ofte vil man have brug for, at skrive samme emne/meddelelse igen og igen. Til dette findes knappen/ikonet . Her kan man oprette standardtekster, som gemmes automatisk i databasen.

Opret ny standardtekst ved mail

Opret ny standardtekst, startes ved at klikke knappen

En ny standardtekst består af:

"Egen beskrivelse" (det "interne" navn på standardteksten)
"Email overskrift" (den faste overskrifte/emne til modtageren af mailen)
"Email tekst" (den faste meddelelsestekst til modtageren af mailen)

TIP: Standardtekster har "drag and drop"-funktionen, for det viste "kodefelter". Det betyder, at man kan få en modtager-individuel tekst i meddelelsen, for så vidt angår:

Mailmodtager
Elev
Mor
Far
Samlever
Og afslutte med skolens navn

Et kodefelt vælges ved at trække det fra ruden "Kodefelter" over i ruden "Email tekst", hvor man slipper det.

Et kodefelt ses med skarpe paranteser, f.eks. [modtager] / [elev] / [skolen navn] / [far] osv.

Gem en standardtekst på knappen [Gem]. Herefter vil standardteksten være til rådighed for fremtidige mails.

Når en standardtekst med de individuelle kodefelter vælges, kan resultatet ses inden afsendelse.

Markér den standardtekst der ønskes, og klik knappen [Anvend].

2.6 Knappen "Indberetninger"

I dette billede ses elevens indberetningsmuligheder.

Funktionen for individuel elevindberetning, er i øjeblikket (oktober 2013) ikke i funktion.

Hvis der skal indberettes til f.eks. UNI-C foregår det pt. som en "fællesindberetning" for alle elever/medarbejdere på knappen [UNI C Login] øverst i dette billede.

EDB-Brugsen udarbejder vejledninger for indberetninger til 3. parter, når skolen skal indberette. Dette billede bruges derfor pt. ikke.

2.7 Knappen "Relation"

Her ses de relationer der er oprettet på eleven. Hvis man ønsker visningen ikke skal indeholde relationers notater, markeres (flueben) i "Vis som 2 kolonner" (færre oplysninger.

Sende en mail til relationen: Klik på relationens mailadresse.

Redigere relationen: Klik på relationens navn.

Skrive internt notat/bemærkning på relationen: Klik i feltet ved siden af relationen. (Notatfeltet er kun synligt, når der ikke er markering i "Vis som 2 kolonner" (færre oplysninger).

OBS - Her kan IKKE oprettes en ny relation. Hvis dette ønskes, klikkes knappen .

2.8 Søgning

En søgning er nødvendig førend en udskrift, brevfletning til Word, Massemail, Ret data eller eksport. En søgning omhandler, hvad en udskrift skal indeholde/ hvem der skal brevflettes til/ hvem der skal mailes til, hvilke der skal have rettet data, eller hvem der skal med i en eksport.

Funktionerne startes derfor alle i ikonet "Udtræk, søg og ret" > Udskrifter, forsendelser og ret data:

Fra dette billede, er der mulighed for at:

Udskrive. Først markeres/vælges en udskrift i en gruppe. Klik ikonet - tilpas hvad udskriften skal indeholde. (Se søgning herunder). Brug evt. en skabelon fra undergrupperne "Skabeloner" - en skabelon der ligner mest muligt det, som skal vises.

Rediger en valgt udskriftsskabelon - klik ikonet . For yderligere information omkring design af en udskrift, henvises til anden vejledning i dette emne.

Ret (masseret data) - brevfletning/massemail/forsendelser/eksporter oplysninger til fil (f.eks. .CSV-fil). Vælg da ikonet .

I billedet indtastes de ønskede søgekriterier for eleverne. Klik på det enkelte felts ikon for at se mulighederne i et felt. (Her er søgekriterierne f.eks. 9. klasse samt nationalitetskode 100).
Aktiv/ikke aktive elever i ruden "Vælg".
Sortering (til udskrifter) vælges i ruden "Sortering".
Elevens relationer og/eller beskyttede oplysninger medtages ved markering.
På fanebladet "Egne felter" kan man ligeledes indtaste eventuelle søgekriterier.

På fanebladet "udvælg elever" vises de elever, der opfylder de indtastede søgekriterier, f.eks.:

Som udgangspunkt vises alle eleverne med markering (her 5 elever) - fjern fluebensmarkeringen ved de elever, som alligevel ikke ønskes medtages.

Man kan nu vælge at:

Udskrive de fremsøgte elever.

Oprette individuel .PDF-udskrift/bilag eller et fælles bilag til de fremsøgte. Udskriften kan sendes med multimail, hvis de fremsøgte/de fremsøgtes relationer har en mailadresse.

Rette data for de fremsøgte.

Brevflette for de fremsøgte.

Eksportere/danne en fil for de fremsøgte.

2.9 Søgning til PDF / RET DATA / WORD / EKSPORT

Det forudsættes, at der er valgt/markeret en udskrift samt eventuelt foretaget en søgning (se afsnit "søgning".

På ikonet kan man se hvad der udskrives:

Den valgte/markerede udskrift "Rykker 1 med OCR-linie" i undergruppen "Skabeloner" består af 5 sider med de fremsøgte elever.

Klik ikonet :

Kryptering:

Hvis man ønsker en krypteret forsendelse, sættes markering i feltet "Krypter PDF". Kryptering af et dokument betyder, bl.a. at modtagere ikke kan åbne dokumentet uden den korrekte "afkrypteringsnøgle". Som udgangspunkt krypteres dokumentet med elevens CPR-nummer (inklusiv bindestreger når dette eksisterer på eleven). I feltet "Egen kode" kan man indtaste en generel intern kode, som kan åbne alle de krypterede dokumenter. (I dette eksempel er "Egen kode" valgt til pedersen?1212).

Som udgangspunkt er krypteringen AES-kryptering med 128 bit, hvilket yder meget god sikkerhed i skrivende stund. Såfremt der ønskes stærkere kryptering, kan vælges "256 bit AES kryptering".

Foretag dine valg på billedet og klik knappen .

Nu oprettes PDF udskrifterne i den valgte mappe for alle de valgte modtagere, der har en emailadresse. Hvis der skal oprettes PDF-filer for alle, uanset om emailadresse mangler, markeres feltet "Opret Pdf udskrifter selvom emailadresse mangler":

Hvis man havde markering i feltet , starter multimailprogrammet op:

Svar "Ja":

Klik for at skrive en overskrift og en meddelelse til modtagerne:

Afslut med klik på knappen :

Klik knappen for at sende den individuelle rykkerskrivelse til de 3 elever.

2.10 Ret data

Det forudsættes, at der er foretaget en søgning (se afsnit "søgning").

På ikonet kan man masserette de fremsøgte:

2.11 Brevfletning/eksport

Det forudsættes, at der er foretaget en søgning (se afsnit "søgning").

På ikonet kan man brevflette/eksportere til de fremsøgte:

Brevfletning til Word

Forinden brevfletning (til Word) kan finde sted, skal man vælge de felter/oplysninger, som skal være til rådighed for Word. Dette kan gøres på knappen eller man kan selv vælge felterne på knappen .

Herefter vil knappen blive aktiveret. Herefter kan man vælge at starte med et tomt dokument, et allerede eksisterende dokument, eller man kan vælge et dokument, som tidligere er gemt i databasen:

Markér "Anvend et nyt tomt dokument", hvis der ønskes at Word skal starte op med et "tomt" dokument. (Hvis dette vælges, kan flettedokumentet gemmes på computeren, når man er færdig med at benytte Word). Klik herefter på knappen "OK".

Markér "Anvend lokalt gemt dokument (brevpapir)", hvis det ønskes at Word skal starte på et tidligere gemt Worddokument på denne PC/Fællesdrev. Klik herefter på knappen [SØG DOKUMENT] for at finde det drev/mappe hvor dokumentet findes.

Markér "Vælg dokument fra dokumentdatabasen", hvis det ønskes at Word skal starte på et tidligere gemt Worddokument i dokumentdatabasen, eller man ønsker at tilføje et nyt dokument til dokumentdatabasen. Klik herefter på knappen [SØG DOKUMENT], for at markere dokumentet i dokumentdatabasen.

TIP: Hvis man allerede har et Worddokument på PC´en/Fællesdrevet, men endnu ikke har gemt dokumenter i dokumentdatabasen, er det en god ide, at vælge denne funktion alligevel, da det valgte dokument kan tilføjes i dokumentdatabasen. Fordelen er, at et dokument gemt i dokumentdatabasen, vil blive omfattet af den daglige automatiske backup. Herved vil dokumentet være til rådighed, når man udskifter sin PC.

TILFØJ ET NYT DOKUMENT I DOKUMENTDATABASEN:

Klik på "Tilføj dokument" > Find/markér et eksisterende Worddokument på PC´en/Fællesdrevet > klik "Åbn". Husk at angive en "sigende" overskrift for det tilføjede dokument, så det senere let kan findes her i dokumentdatabasen.

I feltet "Notat" kan man skrive en yderligere tekst til egen information. Herefter vil det tilføjede dokument, være til rådighed i dokumentdatabasen.

Eksport

Forinden eksport (til fil) kan finde sted, skal man have valgt de felter/oplysninger, som skal ønskes eksporteret på knappen .

Foruden muligheden for at gemme en CSV-fil (kommasepareret til - med eller uden gåseøjne), er der mulighed for at gemme i yderligere formater.

Vælg eksporttype, og tag stilling til om 1. linie i eksportfilen skal indeholde feltnavnene som overskrift. Elevens nummer/kartotekskode kan ligeledes medtages.

Vælg hvor eksportfilen skal gemmes på PC´en/netværket med knappen "Vælg...".

Når der er taget stilling til dette, klikkes knappen [OK]

Afslut med "OK".

Systemet spørger slutteligt, om man vil åbne eksportfilen i Excel:

Afslut med "Ja". Herefter redigeres filen i Excel og gemmes i ønsket format.

2.11.1 Søg relation

Hvis man har brug for, at finde en elev/elevs relation, på baggrund af en "sparsom" oplysning, som f.eks. et telefonnummer fra en relation, kan denne funktion benyttes.

Fremgangsmåde: Indtast så mange informationer som muligt, som kendes fra relationen og klik knappen "Søg".

Hvis det f.eks. kun kendes et telefonnummer, søger funktionen i samtlige mulige telefonnumre - altså både Fastnettelefon, arbejdstelefon eller mobilnumre. Systemet søger på de skrevne, uanset om man har oprettet telefonnumre med mellemrum (format-uafhængig søgning).

TIP: Det er en fordel, at de indtastede søgekriterier er "unikke" - f.eks. et telefonnummer, da systemet her kun vil fremsøge netop en elev...

Den/de personer der matcher søgekriteriet/søgekriterierne, vil fremkomme i vinduet "Resultat af søgning". Nedenfor i vinduet "Relationer", vil den fremsøgtes relationer/roller fremgå.

Systemet søger i alle skoleår/kurser. I kolonnen "Evt. kartotek" kan elevens kartotekskode og nummer aflæses.

2.12 Priskoder

Fra menuen "Filer" > "Priskodetekster" oprettes/slettes priskoder:

De oprettede priskoder ses på elevens stamdata:

Der er mulighed for, at oprette op til 10 forskellige priskoder. Klik i kolonnen "Priskodetekst" for at oprette en priskode.

Hvis man vil nedlægge en tidligere indtastet priskode, markeres denne > klik på knappen [Nedlæg priskode]:

Når en priskode 0-1-2-3-4-5-6-7-8-9 er oprettet, er de tilgængelig for alle elever, og kan have forskellig indhold/indtastning på 1 karakter. I skoleøkonomiens priskatalog, kan oprettes en "kodestandardpris", der er gældende for priskode 0-1-2-3-4-5-6-7-8-9, og de elever der har en bestemt indtastning. Eks.:

På en måde, kan man direkte på stamdata "tildele" bestemte elever bestemte priser.

Når man vil nedlægge en tidligere anvendt priskode, nedlægges alle tidligere elevindtastninger for priskoden, og der kan oprettes en ny for samme priskode.

Eksempel

Der oprettes en priskode 0 med priskodeteksten "CD fra musical". Den pris vil være tilgængelig for indtastning på alle elever. Man bestemmer internt, at denne pris "CD fra musical" kan have de indtastede værdier "x" hos eleverne, der skal opkræves denne pris for CD´en.

I priskataloget oprettes en pris, som standardpris for kode 0.

Den ene pris i priskataloget navnives "CD fra musical" - kode: "0" - indhold "x" med 49,- (pris pr. kursus).

Det betyder, at prisen "CD fra musical" kr. 49,- vil blive beregnet, for de elever, der på stamdata har indtastet et "x" i priskodefeltet "CD fra musical".

Denne beregning vil blive foretaget for den enkelte elev, når man i elevens økonomi klikker knappen [Opret Standardpriser].

Fordele ved priskoder

På den måde kan man - når en priskode er oprettet i skolens priskatalog - nemt "styre" elevers priser.

OBS - FORSKEL MELLEM STORE og små karakterer for priskodeindhold x/X

2.13 Ret kontaktlærer

På elevernes "rette-billede" vælges en kontaktlærer - f.eks.:

Disse kontaktlærere oprettes i programmet > "Lærere" fra Programskallen, eller man kan springe direkte til programmet "Opsætning" fra stamdatabilledet i menuen "Filer" > "Opsætning":

Her ses de oprettede lærere også (vinduet til venstre), og nye kan tilføjes her:

Opret en ny lærer ved at klikke > angiv initialer og et nyt ikke-anvendt nummer. (Tip: Hvis man har løn/medarbejderkartotek, vil de personer der er oprettet i lønkartoteket vises i ruden til højre. Her kan man markere en bestående lærer, for at vælge dennes navn ved knappen .

Hvis man vil slette en lærer, klikkes . PAS PÅ MED AT NEDLÆGGE EN LÆRER, DA DENNE KAN HAVE ET HOLD!!! I det tilfælde skal HOLDDATA tilpasses.

Hvis man udelukkende OPRETTER lærere, vil det aldrig påvirke holddata!

2.14 Ret værelser/hus

På elevens "rette-billede" vælges et hus med tilhørende værelse - f.eks.:

Klik på den blå linie "Hus/Værelse" for at vælge/markere et allerede oprettet hus/værelse for en elev.

(Hus/værelse vælges/markeres i dette billede):

Hvis der er brug for at oprette et nyt hus/bygning, klikkes . Herefter indtastes husnavn i denne boks:

Afslut med "OK".

Herefter oprettes husets værelser ved klik i feltet "Værelse / Adresse".

Bemærk, hvis efterskoler - under konverteringen - havde oplysninger om "værelse", vil alle disse fremgå i huset "skolen".

2.15 Ret linie

På elevens "rette-billede" vælges en linie - f.eks.:

Disse linier oprettes i programmet > "Linie" fra Programskallen, eller man kan springe direkte til programmet "Opsætning" fra stamdatabilledet i menuen "Filer" > "Opsætning":

Opret ny linie ved at klikke > skriv navn på den linie, der skal oprettes. Afslut med "OK".

Den nyoprettede linie vil fremgå af billedet, og være valgbart på elevens "rette-billede" i stamdata:

Masseret elevernes linievalg

Hvis alle elever på en eksisterende linie, skal skifte linie, markeres den linie, der skal ændres ved klik på :

Disse elevers liniefag (Fodbold) skal rettes til "Klaver". Skriv den nye linie i "Ret linie til:"

Linien "Fodbold" skifter navn til "Klaver", og linien "Fodbold" bliver slettet.

2.16 Importer elever fra andet kartotek

OBS: For at importere elever fra et andet kartotek, skal man være i det kartotek/kursus, som skal have importeret elever fra et andet kartotek. I dette eksempel importeres til kartotek B7 ved import fra kartotek B6.

Fra menuen "Filer" vælges "Opret tilmeldte / Importer fra andet kartotek..":

I dette billede er der mulighed for, at importere elever fra et andet kartotek, til kurset.

Det kartotek der indeholder de elever, der ønskes importeret, skrives i feltet "Vælg kartotek" (her er indtastet B6 - den tocifrede kartotekskode) og knappen [Hent elever fra kartotek] vælges/klikkes.

OBS: IMPORTKARTOTEKET BØR/SKAL INDEHOLDE SAMME FELTER, SOM DET DER HENTES OPLYSNINGER FRA!!! SYSTEMET VIL UNDERSØGE, OM DET ER TILFÆLDET. HVIS DER IKKE ER OVERENSSTEMMELSE MELLEM DE TO KARTOTEKERS "EGNE FELTER/FRIFELTER", VIL SYSTEMET GØRE OPMÆRKSOM PÅ DETTE:

EKSEMPEL: Her advares man om, at feltet "Musikinstrument" ikke er til stede i B7-kartoteket, men findes i B6-kartoteket, som der importeres fra. Alene de felter, som er identiske i begge kartoteker, er afkrydset. Hvis man ønsker, at det er de samme felter, som skal være til rådighed i begge kartoteker, skal det oprettes (se afsnit 2.3 om oprettelse af egne felter) eller markere feltet "B6 - Fri 085 - Musikinstrument" og klik på knappen .

Systemet gør opmærksom på, at feltet oprettes:

Klik "OK" og "Afslut".

Nu vender systemet tilbage til dette billede, hvorfra der kan importeres elever:

Herefter vælges eleverne på listen ved manuel afkrydsning (brug evt. [SHIFT]-knappen (fra og til markering) eller [CTRL] (enkeltklikmarkering) eller der kan vælges mellem drenge/alle piger.

Når de ønskede elever er valgt/markeret, vælges sortering ved klik i kolonnerne (Nr./Kartotek - Fornavn - Efternavn MK osv.)

De elever, som har markering på stamdata i feltet (på elevens rette-billede) vil som udgangspunkt være markeret.

...altså her de 3 elever B6 1401, B6 1402 og B6 1407. Disse kan til enhver tid afmarkeres, hvis de alligevel ikke skal oprettes.

Når de ønskede elever er valgt/afkrydset, og eleverne er sorteret efter (sortering foretages ved klik i den kolonne, der skal sorteres efter), klikkes knappen . Herved kommer eleverne over i ruden/feltet til højre:

Sluttelig tages stilling til:

Om eleverne skal KOPIERES eller FLYTTES, fra de kartoteker eleverne er importeret fra.
Om eleverne skal oprettes med samme elevnummer, som de havde i det kartotek de importeres fra, eller om de skal have en ny nummerserie. Hvis de skal have en egen nummerserie, skrives ønsket startnummer i feltet "Start nr.".

Slutteligt klikkes knappen [Opret ovennævnte elever i kartoteket xxx]

2.17 Importer elever fra en .CSV-fil (kommasepareret fil)

Fra menuen "Filer", vælges punktet "Importer elever fra csv-fil..."

Filerne der kan importeres, skal være af typen .CSV (kommasepareret) som er skrevet i regneark (f.eks. Excel). Denne filtype kan gemmes i de fleste regnearkprogrammer (bl.a. Excel, hvor det findes som "Andre formater"). Det er nødvendigt, at kende det skilletegn, som adskiller filens felter (ved kommasepareret fil er det enten semikolon eller komma).

Skriv skilletegnet i feltet - (systemet foreslår som udgangs semikolon)
Indlæs .CSV-filen der indeholder elevoplysningerne på knappen . Derefter finder man den fil der skal importeres på computeren:

.CSV-FILEN FINDES (Her fil "Imortfil-elever")

I dette eksempel indlæses en .CSV-fil med 3 elever - Kasper, Jesper og Jonathan (se filens indhold herunder).

Sådan ser filen ud (Excel) - Første linie indeholder overskrifter:

Sådan ser filen ud i Notesblok - her kan man se skilletegnet ";":

Den importerede fil er nu klar til import i EDB-Brugsen. Billedet ser nu sådan ud:

Billedet viser nu .CSV-filens første linie med kolonneoverskrifter i ruden til venstre.

Til højre vises de felter, der er til rådighed i kartoteket.

(I nederste felt vises de 3 rækker elever, der kan importeres).

Der skal nu trækkes/slippes kolonneoverskrifter til de felter, der er til rådighed i kartoteket - f.eks. således:

I nederste felt har man mulighed for, at afmarkere de elever, der ikke ønskes importeret. (Her er Jonathan afmarkeret). Kasper og Jesper importeres således alene i dette eksempel.

Importen foretages ved klik på knappen . Feltet markeres, såfremt de importerede elever skal oprettes direkte på kurset (kan også gøres efterfølgende i skoleøkonomiens knap "Elever på kurset").

Systemet svarer hvor mange elever, der nu importeres:

Klik "Ja".

Herefter er eleverne importeret til kartoteket/kurset.

2.18 Opret nyt elevkartotek/kursus

OBS: DET ER VIGTIGT, AT OPRETTE ET NYT ELEVKARTOTEK/KURSUS PÅ DENNE MÅDE, HVIS MAN SENERE VIL IMPORTERE ELEVERNE TIL ET ANDET KURSUS!!!

(Programskallen > "Opsætning" > "Ret kartoteksopsætning")

Når skoler har fået det nye stamdatabillede (konverterede skoler), skal dette elevbillede også oprettes for nye skoleår.

På konverterede skoler, vil der derfor være denne nye knap: . Når denne klikkes, starter en guide for oprettelse af det nye skoleår:

Klik på knappen [Næste ->]

Markér ønsket gruppeplacering for det nye elevkartotek og klik på knappen [Næste ->]

Skriv en ønsket kartotekskode for det nye elevkartotek/kursus (her eks. F1) samt et navn (her eks. "Nyt elevkartotek").

Vælg med flueben det kartotek, som der skal kopieres (billede + egne felter) fra (her eks. markeret B6). Klik på knappen [Næste ->].

Bekræft valget med knappen eller gå tilbage og ret oplysninger på knappen .

Herefter bekræfter systemet, at elevkartoteket er oprettet:

Resten af oprettelsen foregår som vanligt. Se evt. vejledningen under FTP > skoleøkonomi kostskoler > "nyt skoleår efterskoler", for information om oprettelse af nyt skoleår.

Artikler i denne sektion