Indberetning til UNI-C

Sidst opdateret i 2019

 

Indberetning af data til UNI C

 

Indhold

1. Generelt: Om kommunikationen/snitfladen til UNI-Login. NY WEBTJENESTE

2. Forberedelser

2.1.1 Informationer fra stamdata for eleverne og relationer

2.1.2 Informationer om de ansatte

2.1.3 Oprettelse af ny medarbejder i KOMiT

2.1.4 En bestående medarbejder rettes

3. Indsendelse af data til UNI C´s brugeradministrationsdatabase

4. Nye muligheder

5. Mulige fejlmeddelelser

 

1. Generelt: Om kommunikationen/snitfladen til UNI-Login. NY WEBTJENESTE

Fra KOMiT programmerne sendes - ved hjælp af en ny webtjeneste - stamoplysninger til UNI-C/UNI-Login, om skolens ELEVER/FORÆLDRE og/eller ANSATTE.

 

Tidligere blev der dannet en XML-fil med stamoplysninger for elever/forældre og/eller ansatte. Fra 2018 har UNI-C åbnet mulighed for, at dataleverandører i stedet leverer data til en webtjeneste.

Der anvendes nu formatet WSAImport.

 

Den nye webtjeneste betyder, at der er mulighed for skoler med KOMiT, løbende at indberette ændringer for en elev/forældre/ansat, uden at oplysninger om alle andre elever/forældre/ansatte nedlægges hos UNI-C.

 

KOMiT sender de informationer, som UNI-C´s standard stiller krav om, men ikke mere end krævet.

 

Import webservicen anvendes til at overføre data om brugere og grupper på en institution til UNI-Login. Importformatet er beskrevet i UNI-Login Importformat - Feltdefinitioner. Som led i importen straksoprettes brugere, som ikke allerede har et UNI-Login brugerid. I svaret på importen inkluderes brugerid for de berørte brugere.

 

2. Forberedelser

2.1.1 Informationer fra stamdata for eleverne og relationer

For at data kan sendes, kræves følgende informationer i stamdata.

For eleven:

Fuldt navn, cpr.nr. adresse samt klassetrin og - kode.

 

For relationer:

Fuldt navn, cpr.nr., adresse, forældremyndighed, samt unilogin.

 

Som noget nyt skal personnummer angives. Det bruges blandt andet til at se, om personen allerede har et UNI-Login på samme eller anden institution, og derfor ikke skal have et nyt. For relationerne betyder det, at hvis der ikke forefindes cpr.nr., overføres de ikke til UNI C. Det har betydning i de sammenhænge, hvor andre interessenter laver udtræk fra UNI C, f.eks. optagelse.dk eller skoleintra. Men ikke intrasystemet ViGGO, som synkronisere direkte med KOMiT´s program.

 

2.1.2 Informationer om de ansatte

For at data kan sendes, kræves følgende informationer i medarbejderkartoteket:

Fuldt navn, initial, cpr.nr. og stillingsbetegnelse.

 

Kartoteket hedder typisk LM eller MK. Medarbejder oprettes her via lønprogrammet. Hvis man er overgået til NY LØN, har man stadig et medarbejderkartotek i den lokale database. I skrivende stund, er der ingen synkronisering mellem NY og gammel løn. Derfor skal nye ansatte, der skal indberettes til UNI C, oprettes manuelt. Metoden ses nedenfor.

 

2.1.3 Oprettelse af ny medarbejder i KOMiT 

.

 

Dobbeltklik på den øverste linje, og opret dine medarbejdere.

På stamdatabilledet klikkes knappen , for at gå i "Oprettemodus".

Giv den nye medarbejder et nummer (Her "1").

Udfyld felterne.

BEMÆRK: CPR-nummeret skal være "rigtigt" og må ikke undlades.

 

Der SKAL skrives initialer på medarbejderen (Her "JL", for at medarbejderen kan indberettes til UNI-Login).

 

Når alle felterne er udfyldt på medarbejderen, klikkes knappen "Gem"

Når man har indtastet, forlades "Oprettemodus" ved at klikke "Slut opret"

 

2.1.4 En bestående medarbejder rettes

Fra Programskallen > Klik [Kartoteker] > markér dit medarbejderkartotek > [Persondata].

Dobbeltklik/klik [DATA] på linjen en medarbejder.

Dobbeltklik på den medarbejder, der skal rettes.

 

 

Skriv de ændrede oplysninger for medarbejderen (Her: VON) og klik knappen "Ret"

 

Klik "OK".

Kontroller og ret alle medarbejdere. Husk at skrive/oprette initialer på alle medarbejdere!

 

 

3. Indsendelse af data til UNI C´s brugeradministrationsdatabase

Indberetning af data til UNI C, sker fra stamdatabilledet i Kurser -> Persondata. Her vælges: , som åbner nedenstående billede.

 

Det nye er, at man skal markere i brikken til højre, alle de kurser, som har elever, der skal indberettes. Man kan ikke mere indberette delvist.

 

I billedet vises antallet af "Elever" med navn, klasse, cpr. samt hvornår de senest er opdateret.

 

Vælges fanebladet "Medarbejdere" ses de ansatte, som kan indberettes til UNI C.

 

Hvis en ansat ikke findes på listen, vælg da .

 

Så vises billedet med samtlige ansatte i medarbejderkartoteket. Hvis den ansatte skal med, kræver det, udover et navn, cpr.nr. og et initial, også et flueben i "Uni C Login" og en stillingsbetegnelse.

 

 

Efter at have valgt de elever og ansatte, der skal med til UNI C, kan man under "Indberetningsopl." se de data, der sendes afsted. For henholdsvis Elever (med relationer) og Medarbejdere.

 

Herefter er man klar til trin 1 i oprettelse af en indberetning.

 

Her vælges "Opret indberetning"

 

Hvis data er korrekte, ses nedenstående billede, og man kan gå til trin 2.

 

 

Vælg:

 

Trin 2 består i afsendelse af data til UNI C.

Når man har fået godkendt sin indberetning i trin 1, vil der være en linie som nedenfor.

 

Ved at vælge "Send til Uni Login" afleveres data. Der sker følgende:

 

Tryk "JA", så er der to mulige svar, afhængig af, om der ikke er nye brugere eller ej.

 

Hvis man ikke får nye informationer om Unilogin, kommer nedenstående:

 

Hvis der er nye brugere, får man mulighed for at opdatere deres informationer i stamdata.

 

Tryk "OK", så kan man foretage en opdatering.

 

 

Tryk "Opdater UserID" og eleven har fået Uni Login sat ind på stamdatabladet.

Herefter trykkes "Afslut", og man kan se en oversigt over de afsendte filer.

 

 

4. Nye muligheder

I det nye format, er der kommet nogle nye muligheder for skolen. I svaret fra UNI C får man elevernes og de ansattes unilogin retur. Dette muliggør, at eleverne kan få overført unilogin til deres stamdata til brug for login i ViGGO og til lister til eksamen.

 

I billedet ovenfor er der mulighed for:

 

"Slet indberetning": Kan man slette xml-filen, men selve indberetningen hos UNI C kan kun ændres ved at bliver overskrevet.

 

"Vis xmldata": Vis den XML-fil, som sendes til UNI C.

 

"Vis svar fra Uni-login": Her vises de elever, som man har sendt afsted til UNI C. Som noget nyt returneres elevernes Uni Login UserId. Det kan bruges til at opdatere uniloginfeltet i stamdata, så man ikke behøver at hente en fil hos UNI C.

 

Hvis man ønsker at opdatere elevernes UserId (unilogin), sker det via den knap.

 

Tryk afslut for at slutte opdateringen.

 

Man kan hele tiden sende en ny fil, hvorefter data i UNI C´s brugerdatabase er opdateret, så informationerne matcher dem, der findes i KOMiT´s database.

 

 

5. Mulige fejlmeddelelser

Nedenfor følger nogle mulige fejlmeddelelser. De opstår i forbindelse med valideringen af data, når de sendes til UNI C. Fejlene skal rettes før man kan indberette.

 

Uni C fejlmuligheder:

 

Forskellig antal mellemrum i klassekode - skolen havde skrevet 10I E10 og 10I  E10

 

 

Nuv. klassetrin er angivet med en ukorrekt værdi (lovlige 0-10).

 

Der findes et cpr.nr., som forekommer flere gange. Typefejl: Kan være en ansat, som har to ansættelser, eller en relation, som har samme cpr. nr. som eleven og/eller en anden relation.

 

En elev, der ikke har angivet køn.

 

 

Mangler at blive godkendt hos UNI C, så KOMiT må sende data. Det gør Lene eller Laurits.

 

 

Mangler landekode - kan være både elev og relationer.

 

 

Dernæst

 

Fejlene skyldes, at vores system ikke kan lide "&" i en tekst.