Redigering af kartotek (gammel stamdata)

Indhold

1. Generelt om kartoteker i EDB-Brugsen

2. Hvilke felttyper består et kartoteksbillede af?

3. Hvordan redigere jeg i et stamdatabillede?

4. Hvordan flytter man felter i et kartotek?

5. Oplysninger om det felt man peger på

6. Tab-rækkefølge i et kartotek

7. Indsætte felter i et kartotek

8. Eksempel på indsætning af felter på kartoteksskærmbillede

9. Stamdatabilledet efter kartoteksvedligeholdelsen

10. Hurtig oprydning af felter i et kartotek

 

1. Generelt om kartoteker i EDB-Brugsen

Hvad er det?

Hvert kartotek har et selvstændigt skærmbillede (stamdatabillede). Disse skærmbilleder indeholder alle de felter, man kan indtaste i - f.eks. indtastningsfelterne "Fornavne", "Efternavn", "Adresse 1", "Adresse 2"...osv.

Kartoteksopsætning er redigering af dette stamdatabillede, både hvad angår HVILKE FELTER der er til rådighed for det enkelte kartotek, men også den "tab-rækkefølge" der er sat. I dette MånedsNyt gennemgås redigering af disse stamdatabilleder.

 

Alle kartoteker har en kartotekskode, f.eks. kartotek "E9". Da alle kartoteker haret selvstændigt skærmbillede, vil redigering af stamdatabilledet for "E9-kartoteksbilledet" derfor IKKE påvirke alle øvrige kartoteker.

 

Et stamdatabillede ser f.eks. sådan ud:

 

Øverst i den blå titellinie ser man, at der er tale om stamdatabilledet for kartotek "E9", samt et eventuelt kursusnavn (her: Elevholdet 2009/10). Knappen "Stamdata" er som udgangspunkt klikket ned. Ofte bruger skoler/menigheder udelukkende "Stamdata", men der er ligeledes en "Side 1", "Side 2" og "Side 3". Disse sider i et kartoteksbillede er alle redigerbare. Derimod kan man IKKE rette på billederne på knapperne "Referencer"/"Navigere" eller "Indberetning".

 

2. Hvilke felttyper består et kartoteksbillede af?

Tekstfelter

Indtastningsfelter

Opslagsfelter

Billede-felt (personbillede)

Memo-felt (notatfelt)

 

Tekstfelter er felter med en fast tekst, f.eks. herover er feltet "Fornavne" en fast tekst, der ikke kan indtastes i, modsat indtastningsfeltet til højre for tekstfeltet "Fornavne", hvor der er indtastet "Fætter".

 

Opslagsfelter derimod, kan der ikke indtastes i, men det er oplysninger systemet selv leverer. F.eks. er feltet "16:03:03" et eksempel på et opslagsfelt. Dette opslag foretager systemet selv, idet der er indtastet et CPR-nummer (er ikke synligt i MånedsNyt). Derfor ved systemet, at dette kartoteksmedlem er 16 år, 3 måneder og 3 dage. På billedet herover har man valgt, at indsætte en fast tekst (tekstfelt) på billedet hvor dette forklares "År : mdr : dage".

Kursusuger/Start-/Slutdato er ligeldes eksempler på system-opsalgsfelter. Systemet ved at personen er tilmeldt kurset.

 

Billedefelt kan også indsættes på et kartoteksbillede. Herover er det feltet med billedet af Fætter Højben. Hvis man indsætter et billedfelt på sit kartoteksbillede betyder det, at man kan indsætte et personbillede af eleven. Når man indtaster dagligt i sit kartotek, vil man i et billedfelt kunne højreklikke og finde et billed frem af personen.

 

Memo-felt er udelukkende et stort bemærkningsfelt, som man kan sætte på kartoteksbilledet, hvis man ønsker dette.

 

TIP: Det er vigtigt, at der ikke findes 2 indtastningsfelter med samme navn. F.eks. hvis man har indtastningsfeltet "CPR-nr." 2 gange i samme kartoteksbillede, vil det betyde, at der ikke kan indtastes i feltet! Systemet gør selv opmærksom på dette, samtidig med, at man gemmer sit redigerede billede (funktionen hedder "Tjek for dobbelte indtastningsfelter").

 

3. Hvordan redigerer jeg i et stamdatabillede?

Indgangen til at redigere i et kartoteksbillede: Fra Programskallen klikkes ikonet > menuen "Opsætning"/"Ret kartoteksopsætning":

 

I dette billede markeres det kartotek (Her "E9"-kartoteket i gruppen "Aktuelle"), som man ønsker at redigere > klik på knappen "Ret skærmbilleder":

 

 

På denne side ses alle de grundlæggende oplysninger om kartoteket. I forhold til dette billede skal/bør der ikke rettes noget som udgangspunkt! Man ser at der her er faneblade for "Stamdata" - "Side 1" - "Side 2" og "Side 3". Her klikkes på det faneblad, som man vil redigere i (oftest fanebladet "Stamdata"):

 

 

Herved ses en tro kopi af stamdatabilledet, men her står navnet på de felter, som man har anvendt. F.eks. kan man her i "Kartoteks-redigeringsmodus" se, at feltet "Fornavne" (hvor der før i "almindelig indtastningsmodus" stod "Fætter").

 

4. Hvordan flytter man felter i et kartotek?

Man kan flytte felter ved "drag and drop" (altså holde musetasten nede på et givent felt - flytte det - og slippe musen igen). VÆR OPMÆRKSOM på, at der skal stå de korrekte indtastningsfelter ud for de faste tekstfelter! (Ønsker man f.eks. at flytte indtastningsfeltet "Fornavne", må det tilhørende forklarende tekstfelt "Fornavn" også flyttes med (skal også flyttes):

 

 

Når man kører musen henover et felt, skifter den almindelige musemarkør sig til en hånd, for at gøre opmærksom på, at der er et felt. Det betyder at man kan flytte feltet til et andet sted på billedet. Ønsker man at flytte feltet til fra billedet "Stamdata" til "Side 1"/"Side 2" eller "Side 3", får man denne mulighed, hvis man højreklikker på feltet:

 

 

Her kan man ligeledes flytte feltet til "Side 1"/"Side 2" eller "Side 3". Vil man ændre farve- eller fontegenskaber for feltet, kan dette gøres ved menupunktet "Rette felt":

 

 

På ikonet er der yderligere forklaring til funktionen.

I feltet "Tab.nr:" kan man skrive den tab-rækkefølge, som man ønsker for feltet. Det anbefales IKKE at bruge denne funktion til at rette det enkelte felt, idet der er oprettet en ny funktion for dette (se næste afsnit) for alle felter samtidig.

 

Hvis et felt skal være længere/højere, kan dette ændres ved at pege på feltets nederste, højre hjørne og tilpasse feltets længde/bredde. Musepilen bliver til en diagonalpil (tilpasningspil).

Når man vil gemme sin felt-redigering, afsluttes med OK. Når redigeringsbilledet forlades og man ønsker at gemme ændringerne generelt, klikkes .

 

5. Oplysninger om det felt man peger på

I statuslinien nederst i redigeringsbilledet, kan man se oplysninger om det felt, som man peger på med musen. F.eks. ses denne statuslinie, når musen placeres på feltet "Fornavne" (som vist ovenover):

 

Man får altså at vide, at det er et felt af typen, der kan rettes på i indtastningen, når man er i det "almindelige" stamdatabillede (indtastningsfelt = Opret/Ret). Modsat kunne feltet også være af opslagstypen. Så ville statuslinien se sådan ud:

 

Dette ville bevirke, at der IKKE kunne indtastes noget i feltet på stamdatabilledet! I dette tilfælde må man fjerne feltet og indsætte det igen, som den rigtige feltype. På den måde anbefales det at bruge oplysninger i sin statuslinie, hvis noget ikke virker efter hensigten.

 

Endelig får man også oplysning om, hvilken tab-rækkefølge feltet har, når man holder musen over feltet.

 

6. Tab-rækkefølge i et kartotek

Tab-rækkefølgen er den rækkefølge markøren vil placere sig i, når man indtaster oplysninger og "tabber" videre med tab-tasten. Tab-tasten der den forholdsvis store tast, der sidder på et tastatur til venstre for tasten [Q]:

 

Når man indtaster på sit stamdatabillede til hverdag, er det rart at kunne bestemme denne rækkefølge, så den passer til det behov man har. På den måde bruger man musen mindst muligt, og bliver mere effektiv, når man indtaster, eller opretter nye kartoteksmedlemmer/elever.

Ved klik på ikonet fremkommer denne menu:

hvor man kan sætte/fjerne sine tabulatorer. Hvis man ønsker at fjerne alle tabulatorer, der er på kartoteksfelterne i forvejen (anbefales ved første "tab-rækkefølge-oprydning"), klikkes på menupunktet "Fjern alle tabulatorer". Valget bekræftes ved klik på "Ja" i denne boks:

 

Systemet fjerner alle oplysninger om indtastningsfelters hidtige tab-rækkefølge, og klargør til at indtastes/klikkes den på ny (hvis man ikke laver en ny tab-rækkefølge vælger systemet en standard-tab-rækkefølge - adgangen til kartoteket blokeres altså ikke...).

 

De indtastningsfelter der i forvejen havde en tab-rækkefølge, ses faktisk i feltet med en vandret streg og nummer efter feltnavnet, f.eks. her indtastningsfeltet "Fornavne" med tab-rækkefølge nr. 08: vil efter at tab-rækkefølgen er fjernet, se sådan ud: (OBS: Hvis feltet ikke er bredt nok, kan man ikke se tabulatornummeret - se det i statuslinien).

 

Når tab-rækkefølgen nu skal bestemmes, klikkes ikonet og punktet "Sæt tabulator stop..." vælges. Nu skal der tages stilling til, hvilket tab-rækkefølge-nummer man vil starte med. (Svaret vil naturligvis være "1" i dette eksempel, hvor alle tabulatorer er fjernet).

 

Systemet foreslår tallet "1" som udgangspunkt - Klik på knappen "OK":

 

 

Ved klik på "OK" gør systemet klar til, at der kan indtastes (museklikkes, kontinuerligt) ønsket tab-rækkefølge i kartotekets indtastningsfelter. Kartoteksbilledet vises. Klik med musen i de INDTASTNINGSFELTER (tab-rækkefølgen er kun relevant for indtastningsfelter), der ønskes for kartoteket. (Her er klikket i 5 indtastningsfelter - vises med streg/tab-nummer FORNAVNE-EFTERNAVN-ADRESSE 1 - ADRESSE 2 - ADRESSE 3).

 

 

I statuslinien ses oplysning om, hvilket felt man peger på med musen. Skulle man komme til at klikke på et felt af en anden type end indtastning = Opret/Ret, tildeles feltet IKKE et tabulator-nummer...

 

Når der er klikket med musen i den ønskede tab-rækkefølge, skal tildelingen af tabulatornumre stoppes igen. Klik igen i menuen "Særlige Funktioner".

 

og vælg menupunktet:

System svarer at den automatiske tabulering stoppes:

Klik på knappen "OK".

 

Hvis man ønsker en udskrift af sin tab-rækkefølge, klikkes . Først ses en oversigt på skærmen. Hvis man ønsker at printe denne oversigt, klikkes "Udskriv" (udsnit herunder).

Når redigeringsbilledet forlades, og man ønsker at gemme ændringerne generelt, klikkes .

 

7. Indsætte felter i et kartotek

Hvis man finder et "blankt" sted i sit kartoteksbillede, hvor der ønskes et felt indsat, kan man højreklikke og vælge "Opret nyt felt":

 

 

Alternativet for at indsætte et nyt felt, er ikonet foroven:

Herved ses denne boks med felter der er tilgængelige:

 

I boksen ses alle felter, der er til rådighed. Nogle felter er måske allerede anvendt, og må derfor ikke bruges igen. Derfor er udgangspunktet for visning i denne boks, felter der IKKE er anvendt. (Man kan afmarkere flueben i feltet "Vis kun felter, der ikke er anvendt", hvis man ønsker at se alle felter. Det anbefales ikke som udgangspunkt).

 

Som udgangspunkt vises alle datafelter, uanset hvor de kommer fra i databasen (Person- eller økonomioplysninger på elever). Man kan dog markere med flueben, hvis man udelukkende ønsker felter vedr. "Økonomi" eller "Person" vist - det anbefales ikke som udgangspunkt.

 

Man indsætter felttyperne:

Tekst-felt - KAN BRUGES ALLE DE GANGE MAN ØNSKER ET TEKSTFELT PÅ KARTOTEKSBILLEDET.

 

Billede-felt - KAN/BØR KUN BRUGES ÉN GANG.

 

Opslags-felt - KAN BRUGES ALLE DE GANGE, MAN ØNSKER ET OPSLAGSFELT.

 

Memo-felt - KAN/BØR KUN BRUGES ÉN GANG.

 

(Ses i øverste rude) ved *) "drag and drop" - altså trække en af disse 4 felttyper med musen med musepilen nedtrykket hen til det sted man ønsker på kartoteksskærmbilledet, hvor musetasten slippes.

 

Felterne i den nederste rude, er de felter, der kan indsættes på kartoteksbilledet. Her er der f.eks. 15 frifelter "Fri081" - "Fri085", 8-tegnsfelter,

"Fri131-Fri135", 13-tegnsfelter,

"Fri451-Fri455", 45-tegnsfelter.

 

Disse "fri-felter", hvis de ikke allerede er anvendt, kan med fordel indsættes på kartoteksbilledet, hvis man ønsker yderligere felter tilgængelige. Indsættelse af disse felter foregår også med drag and drop *).

 

8. Eksempel på indsætning af felter på kartoteksbillede

Der ønskes en mulighed for at skrive LÆGE på vores kartoteksskærmbillede. Feltet ønskes indsat på fanebladet "Side 2":

 

1) INDSÆTTE TEKSTFELT

Klik på fanebladet "Side 2", ikonet for at få boksen med mulige feltnavne og "Tekstfelt" (øverst i boksen) trækkes et ind på kartoteksskærmbilledet. Nu kommer denne tekstboks, som skal udfyldes med den ønskede tekst for tekstfeltet.

 

Her skrives den ønskede tekst til tekstfeltet - "LÆGE".

 

2) Dette tekstfelt "LÆGE", skal have et tilhørende indtastningsfelt med 45 tegn. Feltet "Fri454" er ikke anvendt, så det kan med fordel anvendes.

 

Dette indtastningsfelt trækkes fra ovenstående boks "Feltnavne" (*drag and drop) ind på kartoteksbilledet ved siden af tekstfeltet "LÆGE":

 

 

Da det skal være et indtastningsfelt, skal markeringsprikken i "Felttype" være af typen "opret/ret".

 

Øvrige formateringsønsker som skrifttype/font og farve, kan også tilrettes her i oprettelsen. Ønsker man at rette disse egenskaber senere, kan dette gøres ved "Ret datafelt" som beskrevet ovenfor.

 

Når der er indsat både tekstfelt og tilhørende indtastningsfelt, ser kartoteksbilledet "Side 2" således ud:

 

De to felter er tilpasset med font/skrifttype, og feltstørrelsen på indtastningsfeltet "Fri454" er rettet ved, at finde feltets nederste højre hjørne (se ovenover beskrevet - tilpasningspil ).

 

Nu skal kartoteksopsætningen gemmes. Klik på ikonet "Gem" . Når en kartoteksopsætning gemmes, undersøger systemet selv om der er dobbelte indtastningsfelter (hvis der er det, kan man ikke skrive i felterne).

 

Hvis kartoteksopsætningen gemmes uden problemer, kvitterer systemet ved at sige "Skærmbillede definitioner er gemt".

 

Hvis der er dobbelte indtastningsfelter, gør systemet opmærksom på dette med denne boks:

 

"Ignorér" = tillad og gem alligevel (anbefales ikke!)

"Ja" = ja til at se de dobbelte indtastningsfelter:

 

 

Her viser systemet at feltet "Fri454" er anvendt mere end en gang, én gang på "Side 2" og samtidig én gang på "Side 3". Da indtastningsfeltet netop blev indsat på "Side 2", er vi interesseret i, at få at vist det dobbelte indtastningsfelt på Side 3.

 

Dette felt markeres. Derved vises hvor det dobbelte indtastningsfelt findes. Det dobbelte indtastningsfelt blinker rødt/gult.

 

Hvis det dobbelte indtastningsfelt kan fjernes, klikkes "Fjern felt", hvorefter kartoteksopsætningen igen gemmes med klik på:

 

Hvis der nu ikke er nogle dobbelte indtastningsfelter, vises denne boks:

 

 

9. Stamdatabilledet efter kartoteksvedligeholdelsen

Når man nu går ind på sit stamdatabillede "Side 2", kan man se, at der nu er et indtastningsfelt til "LÆGE" i kartotek "E9":

 

 

TIP: Hvis man også redigerer udskrifter med at medtage datafeltet "Fri454", vil man kunne få elevens læge udskrevet! EDB-Brugsen afholder udskriftskurser efteråret 2010 - tilmelding sker på hjemmesiden.

 

TIP 2: Hvis man har problemer med at gemme oplysninger i et felt, kan man med fordel kontrollere - uden at indsætte nye felter - om man har dobbelte indtastningsfelter i sit kartotek, ved at klikke , og vælge "Tjek for dobbelte indtastningsfelter".

Herved tjekkes manuelt for dobbelte indtastningsfelter i kartoteket. Fjern de dobbelte indtastningsfelter, som ovenover beskrevet, og gem kartoteksopsætningen med .

 

 

10. Hurtig oprydning af felter i et kartotek 

Under "Særlige funktioner" findes funktionen "Slet alle felter". På kartoteksbilledet "Side 1", "Side 2" og /eller "Side 3" er der ofte en del "gamle" felter, som man ikke bruger mere. Felterne gør ingen skade, men kan nu hurtig fjernes med denne funktion. Helt gamle DOS-felter starter med "#" som på billedet herunder.

Her ses "Side 2" i kartoteksvedligeholdelse for et kartotek "KR", med en del felter der ikke bruges længere:

 

 

I ikonet "Særlige funktioner" vælges menupunktet "Slet alle felter". Systemet beder om at bekræfte valget på kartoteks-billedet "Side 2":

 

 

Bekræft med "Ja" og gem kartoteksopsætningen med ikonet .

 

OBS: Hvis man fortryder, at man har fjernet felterne, beholdes kartoteksopsætningen, hvis man IKKE gemmer kartoteksopsætningen. Der fjernes INGEN data, selv om man fejlagtigt skulle fjerne et felt i kartoteksopsætningen, men felterne er blot ikke synlige. Hvis feltet oprettes igen, vil der igen være de indtastede data i felterne.