Opdatering af stamdata

Sidst opdateret i 2014

 

Update Stamdata - til alle der er konverteret før 20. februar 2014

 

Indhold

1. Intro

2. Stamdatakortet

3. Skoleøkonomi - elevstøtteansøgning

4. Udskrifter, multimail, brevfletning, eksportfiler og ret data

4.1 Udskrifter

4.2 Multimail, Brev, Eksportfiler og Ret data

4.2.1 Hvis mail eller breve

4.2.2 Hvis Eksportfiler eller Ret data

 

1. Intro

Gennem de sidste mange måneder, har vi konverteret efterskoler.

Vi har lyttet til ønsker og løbende forsøgt, at indarbejde dem undervejs.

 

Alle jer, der har fået jeres data konverteret, inden d. 20. februar 2014, har naturligvis ikke fået vist og forklaret de sidste nye ændringer, og tiltage i forbindelse med konverteringen.

 

Denne lille up-date vejledning, skulle gerne hjælpe jer til også at få glæde af de små ændringer og forbedringer, der er sket, siden I overgik til det nye stamdatakort.

 

2. Stamdatakortet

1. Mulighed for kaldenavn på eleverne.

• - dette er nu indbygget og udfyldes automatisk med elevens fornavn ved oprettelse af ny elev. 

Ønsket af sekretærer der gerne ville kunne udskrive lister med kaldenavne, og samtidig bevare det korrekte fornavn til f.eks. beviser o.lign.

Kaldenavne kan medtages på listegeneratoren, i eksportfiler, ved brevfletning og i udskrifter.

 

2. Evt. eget nr.

• Kan bruges hvis man ønsker at tildele eleven et internt skolenr. (det er IKKE et elevnr. og kan ikke bruges på betalingsopgørelser eller til karakterlister. - Udelukkende internt nr.)

Ønsket af sekretærer, der havde alle ting på skolen nummergivet fra f.eks. 1-150 og derfor gerne ville kunne tildele eleverne "hul" i rækkefølgen ved nye elever. F.eks. hvis man er nået til elev nr. 161, da elev nr. 45 går ud. Den nye elev får nu nr. 161, men i eget nr. får han nr. 45, som betyder, at han har tildelt cykelstativplads nr. 45, seng nr. 45 osv.

 

Eget nr. kan medtages på listegeneratoren, i eksportfiler, ved brevfletning og i udskrifter.

 

3. Nye synlige felter på elevernes stamkort

• Startdato
• Slutdato
• Kursusuger
• Kun uger

Alle informationer er hentet fra elevernes økonomikort, og er kun "se" felter.

• SPS - felter

Er skolen en SPS-skole, og har dette valgt i skolens indstillinger, vil eleverne vises med den enkelte elevs kode på forsiden af stamdatakortet.

 

4. Relationer i forhold til eleven

• Modtag korrespondance vedr. eleven

Det er blevet muligt, at foretage endnu et valg/fravalg, i forbindelse med udskrifter og multimail. Hvis man sætter flueben i "Modtage korrespondance vedr. eleven", vil den relation man har oprettet, uanset type, komme med på lister og få sendt mail.

 

Rettelsen er lavet, da der var ønsker fra flere om, at kunne oprette f.eks. en plejeforældre eller en søskende, der som værge ville kunne modtage mails om eleven.

• Afdød

Funktionaliteten er blevet udbygget således, at en evt. afdød forældre ikke længere kommer med på maillister og udskrifter.

Eneste mulighed for at få en afdød forælder med "ud af systemet", er ved udskrift af stamkortet (vælges gennem udtræk, søg og ret, og dernæst stamkort).

 

3. Skoleøkonomi - elevstøtteansøgning

Der har været et stort ønske blandt mange, at man kunne indsende datafil til SU, uden at få allerede indsendte med ind igen - og dermed spare, at få en masse enslydende papirer retur.

 

I forbindelse med det nye stamdatakort, hvor vi har været nødt til at ændre arbejdsgangen en smule, har vi valgt også at indarbejde dette ønske.

 

Ansøgningsskemaerne, Oplysningsskemaerne og Dannelse af filen findes stadig under Efterskolefanebladet på Kursusøkonomien (Fra Programskal vælges Kurser - Kursusdata og dernæst fanebladet Efterskole).

 

Udskriv ansøgningsskemaer til forældrene:

1. Ansøgning om Elevstøtte

 

De udfyldte ansøgningsskemaer er kommet retur:

2. Indtast oplysningsskema

 

Oplysningerne hentes fra elevernes relationer på stamkortet, hvorfra de også skal rettes. Vi har lavet en hurtig genvej, således at du markerer eleven og trykker "Ret oplysninger", hvis der er ændringer.

Relationerne oprettes/rettes nu så alle data er korrekt. Husk at skrive antal bopælsbørn og krydse af, om eleven skal tildeles en "forælder uafhængig støtte".

Tryk OK når alt er rettet.

Vælg næste elev og ret.

Når alle rettelser er overstået tastes "Afslut".

 

3. Dan datafil til SU

Som udgangspunkt vises alle aktive elever.

Alle elever er markeret med en farve, som viser hvilken status de har i forhold til Elevstøtte.

Hvis der tidligere har været indsendt datafil til SU, vil de elever, der var med, være markeret som hvide. (Bemærk, at de elever, der har været indsendt inden programopdateringen, stadig vil stå som grønne).

Kun elever der er grønne, kommer med i den nye fil.

Elever eller forældre der er fejl på, er markeret med rød, og kommer ikke med i filen.

 

Skulle du have indberettet en elev med forkerte oplysninger (f.eks. glemt søskende), kan du markere den hvide elev og trykke "nulstil ansøgningsdato", hvorved eleven bliver grøn og dernæst igen kan indberettes.

 

Når du har de "grønne elever" med som du ønsker, trykker du "Dan datafil til SU".

Bemærk Datafilens navn og placering, og tryk Ja til at åbne websiden.

 

I næste billede bliver du bedt om, at registrere ansøgningsskema på elever som aftalt, tryk Ja og eleverne vil blive "hvide".

 

Udskriv kontrolliste.

 

Bemærk: Det er kun første gang du indsender de grønne elever, at tidligere indberettede er med - dernæst vil alle indsendte være hvide.

 

4. Udskrifter, multimail, brevfletning, eksportfiler og ret data

En af de mest omfattende ændringer i brug af det nye stamdatakort, er måden at tænke udskrifter på.

Omdrejningspunktet for udskrifter er Søgning og Sortering - det handler om fravalg og tilvalg.

 

4.1 Udskrifter

Fra Stamdatakortet vælges "Udtræk, søg og ret".

Herefter vælges "Udskrifter, forsendelser og ret data".

 

Overbliksbilledet tager udgangspunkt i udskrifter.

Du vælger den udskrift du skal udskrive, og har herefter mulighed for, at ændre i de søge og sorteringskriterier der ligger på udskriften.

TIP: Husk at angive i "Beskrivelse af rapporten", hvilke søge og sorteringskriterier du har gemt på den.

 

Vælg knappen "Søgning og sortering".

Er du i tvivl om, hvad du skal vælge, eller hvordan felterne fungere, så tryk på "i" øverst i højre hjørne.

 

Udskriv med de valgte kriterier og gem evt. udskriften, hvis det oftest er dem du bruger.

 

Nyt felt/ny mulighed:

Hvis du sætter flueben i Relation: "Modtage korrespondance vedr. eleven", vil der komme et ekstra filter på, som sorterer fra på de valgte relationer.

F.eks. en plejeforælder er oprettet som øvrige relationer. Det samme er en læge og en psykolog. Du ønsker at plejeforælderen skal med på elevlisterne som pårørende, så du sætter flueben i "modtag korrespondance om eleven" på elevens stamkort under relationen. Det gør du ikke på lægen eller psykologen.

I forbindelse med udskrifter, sætter du flueben under søgning og sortering Relation "modtager korrespondance vedr. eleven" og vælger så f.eks. mor, far, samlever og øvrige relationer.

Pga. fluebenet vil kun de mødre, fædre, samlevere og øvrige relationer, der også har markeringen, komme med.

 

4.2 Multi, Brev, Eksportfiler og Ret data

Fra Stamdatakortet vælges "Udtræk, søg og ret".

Herefter vælges "Udskrifter, forsendelser og ret data".

 

Vælg knappen "Multimail, Brev, Eksportfiler og Ret data".

 

4.2.1 Hvis mail eller breve

Vælg de betingelser der skal afgrænse modtagerne af Multimail eller Breve.

 

4.2.2 Hvis Eksportfiler eller Ret data

Vælg de betingelser der skal afgrænse, hvem der skal med i en eksportfil eller have rettet data.

 

Er du i tvivl om, hvad du skal vælge eller hvordan felterne fungerer, så tryk på "i" øverst i højre hjørne.