Import og eksport Stamdata

Import/eksport til/fra EDB-Brugsen

 

Eksport - lær feltnavnene at kende (1)

Ved eksport fra EDB-Brugsen kan man eksportere alle værdier i de felter (f.eks. feltet ´Fornavne´) man har i databasen for EDB-Brugsen. Eksporttypen er bl.a. .CSV - en kommasepareret fil, som kan importeres i de fleste 3. partsprogrammer og/eller behandles/manipuleres i Excel. Eksporten foregår fra et valgfrit kartotek, f.eks. "elever 20xx/20xx".

 

Derfor er det vigtigt først at finde ud af, hvilke felter man har stående værdier i, på sit stamdatabillede:

 

Fra Programskallen: [KURSER]/[KARTOTEKER] > "Opsætning" > Ret kartoteksopsætning, markér ønsket kartotek/kursus > [Ret skærmbilleder]. Feltnavnene kan nu ses på fanebladet "Stamdata" / "Side 1" / "Side 2" / "Side 3". Her i eksemplet ses fanebladet "Stamdata" for et elevkartotek:

 

Sådan ses feltnavnene på de felter, der kan eksporteres. F.eks. ses at oplysninger om HUSLÆRER findes i feltnavnet "Fri453".

 

TIP: Hvis der er et felt, der er for smalt til, at man kan se hele feltnavnet (f.eks. feltet med oplysninger om "Indvandrere", bør man trække feltet breddere, så man kan se hele feltnavnet. Det gøres ved at trække musen i feltets nederste højre kant:

Ved at trække et felt breddere med musepilen, i feltets nederste højre hjørne, ses hele feltnavnet. I oplysningsfeltet "Invandrere" ses at feltnavnet hedder "Kursusindvandrer".

 

Der er kun tale om, at se feltnavne på de felter man vil eksportere - skærmbilledet skal IKKE gemmes.

 

Man kan evt. skrive billedet ud, ved at trykke [Print Screen] og sætte det ind i et tekstbehandlingsprogram.

 

Når man har set alle feltnavnene, forlades kartoteksopsætning igen - sig "Nej" til at gemme, når der klikkes [Afslut].

 

Selve eksportfilen skal nu dannes (2)

Fra Programskallen: [KURSER]/[KARTOTEKER] > Markér ønsket kartotek/kursus for eksport > [Søgning] > tast evt. dine søge/eksportkriterier i det "tomme" stamdatabillede > [OK]

Markér eksporttypen "Eksport til fremmed system" laver en kommasepareret fil (.CSV).

 

På pick/vælgelisten efter knappen [Tilføj felt] vælges de feltnavne, i den rækkefølge man ønsker for eksportfilen. Efter hvert feltvalg klikkes knappen [Tilføj felt]. Efter hver felt-tilføjelse, skriver systemet den ønskede felt-definition i feltet "Felt-definition".

Her er feltdefinitionen således: "Fornavne, Efternavn, Adresse 1, Adresse 2, Adresse 3".

 

Når den ønskede feltdefinition er valgt, klikkes knappen [Eksport nu], og der dannes en kommasepareret fil med eksportoplysningerne. Eksportfilen hedder som udgangspunkt "Karto.exp". Filen kan gemmes med filnavn efter eget ønske. Filtypen er/skal være .EXP, men kan åbnes som var det en .CSV-fil i andre programmer. Her ses et eksempel på en eksportfil dannet fra EDB-Brugsen i Excel:

 

 

Filen kan importeres i et 3. partssystem og/eller behandles i Excel.

 

Import

Find ud af i hvilke felter for et kartotek, der ønskes IMPORTVÆRDIERNE og tilret evt. filen (1)

Det forudsættes at man kender felterne i det kartotek, man vil importere værdier til (se først i denne vejledning).

 

Filen der skal importeres i EDB-Brugsen, skal også være en kommasepareret, entydig og korrekt organiseret kommasepareret fil med entydige/ens værdier i hvert felt. Hvis ikke, skal den tilpasses.

 

TIP: Det er ofte et problem med "," komma, i semikolonseparerede værdier! Har man f.eks. et felt med komma (f.eks. Horneparken 2, 3. T), vil der blive et problem. Det anbefales da at bruge funktionen "Søg/Erstat" i et 3. partsprogram - f.eks. Notesblok, som alle Windows-computere har. Der henvises dette programs brugervejledning. I programmet Notesblok, findes funktionen "Erstat" dog i menuen "Rediger".

 

Selve importen af filen til et EDB-Brugs kartotek (2)

Den tilrettede fil vi vil importere ser f.eks. således ud:

 

 

Den er organiseret i felterne FORNAVNE, EFTERNAVN, ADRESSE 1, ADRESSE 2, ADRESSE 3 alle adskilt af tegnet "komma" ",".

 

Fra Programskallen: [KARTOTEKER] > "Opsætning" > "Ret kartoteksopsætning" > markér ønsket kartotek for importen > [Import kartotek]:

Markér "Import data fra "fremmed" system" og udfyld feltet "Skilletegn", samt evt. startnummer. De ønskede importegenskaber skal vælges alt efter hvordan den aktuelle importfil ser ud.

 

Klik herefter på knappen "Import nu".

Find importfilen og klik "Åbn". Dette billede vises:

Værdierne i importfilens første datalinie, vises i feltet "Første datalinie". Systemet skal nu vide hvilke felter der ønskes importeret til. I den forbindelse er det vigtigt, at vælge den korrekte feltrækkefølge/feltdefinition, selv om der IKKE NØDVENDIGVIS er data for samtlige felter i den første viste datalinie. Her er den første datalinie "Mogens, Larsen, Dronningensvej 2,, 5800 Nyborg". Der er jo således INGEN oplysninger om "Adresse 2" for den første datalinie, men feltet i importfilen har jo disse oplysninger generelt. Dette ses ved, at der er to skilletegn (komma) efter "ADRESSE 1" for den første datalinie.

 

På pick/vælgelisten efter knappen [Tilføj felt] vælges de feltnavne, i den rækkefølge man ønsker for importfilen. Efter hvert feltvalg klikkes knappen [Tilføj felt]. Efter hver felt-tilføjelse, skriver systemet den ønskede felt-definition i feltet "Felt-definition".

Her er feltdefinitionen således: "Fornavne, Efternavn, Adresse 1, Adresse 2, Adresse 3".

 

Udfyld den ønskede felt-definition, og klik på knappen [Import nu]. Systemet svarer "Import af data er afsluttet".

 

Nu er importen af de 4 personer afsluttet, og kan ses i det valgte importkartotek:

 

TIP: Der er yderligere onlinehjælp på ikonerne på forskellige skærmbillede. For yderligere oplysninger om kartoteker i EDB-Brugsen generelt, henvises til MånedsNyt juni 2010 Ekstra (vejledningen kartoteker generelt i EDB-Brugsen.