Vejledning i Anlæg

Sidst opdateret i 2011.

 

Indhold

1. Krav til et anlægskartotek

1.1 Integration med øvrige programmer i EDB-Brugsen/øvrige kartoteker

2. Opret et regnskab

3. Opret aktiver

4. Årets afskrivning

4.1 Afskrivningsreglen "Lineære princip"

4.2 Periodisering ud fra Købsdato

5. Historik

6. Fremskrivning

7. Billede

8. Forsikring mv.

9. Udskrifter

10. RET egenskaber for aktiver

11. Bogføring

12. Specialfunktionen "Sælg aktiv"

13. Specialfunktionen "Kassér aktiv"

14. Årsafslutning

 

1. Krav til et anlægskartotek

I bekendtgørelsen om regnskab for frie grundskoler og private skoler for gymnasiale uddannelser mv. vedr. anlægskartotek og afskrivningsmetoder, er opsat disse krav til skolers anlægskartotek (Uddrag af lovbekendtgørelse nr. 785 af 18. juli 2008):

 

 

I EDB-Brugs ANLÆG opfylder disse minimumskrav:

Mulighed for oprettelse af aktiver i et kartotek - med eller uden afskrivninger.

Mulighed for afskrivning af aktiver i forhold til det lineære princip og købsdato, som skal anvendes.

 

Derudover har programmet følgende funktioner:

Mulighed for at koble billeder til sine anlæg.

Liste over aktiver med forsikringsoplysninger.

Lister med afskrivningsprognoser.

 

 

1.1 Integration med øvrige programmer i EDB-Brugsen/øvrige kartoteker

Oversigt over et egenskaber:

 

Forinden programmet tages i brug, skal der oprettes et regnskab. Når dette er oprettet, oprettes de øvrige kartoteker, så det kan kobles på et anlæg:

• Kartoteket "Medarbejdere/Ansvarlig"
• Typekartotek
• Gruppekartotek
• Placering (lokaler)

 

Disse egenskaber kan kobles til aktiverne. Der kan søges for den samlede flok aktiver på disse kriterier. Det anbefales at have det for øje, når man opretter disse kartoteker - de skal passes til skolens/menighedens behov.

 

 

2. Opret et regnskab

Første opstart. Når anlæg åbnes første gang, fremkommer dette skærmbillede:

 

Både regnskabet og regnskabsåret skal oprettes i Anlæg.

 

Klik "OK"

 

Klik "Opret regnskab"

 

 

 

Klik "Nyt regnskabsår" og udfyld billedet med de ønskede perioder.

 

Skriv den ønskede regnskabsperiode (her 01-01-2011 - 31-12-2011)

 

Vælg regnskabstype "Budget" og klik "Godkend":

 

 

Klik "Anvend"

 

Nu gør programmet klar til at oprette aktiver i regnskabsperioden:

 

 

Inden man opretter sine anlæg, bør øvrige kartoteker oprettes:

• Medarbejdere (ansvarlig)
• Gruppekartotek
• Evt. også typekartotek

 

3. Opret aktiver

"Hovedbilledet" i programmet viser de oprettede anlæg i kolonnen til venstre, efterhånden som de oprettes. Til højre ses det markerede anlægs egenskaber.

 

 

For at oprette et aktiv klikkes knappen "Opret".

 

• Indtast navn på aktiv.
• Indtast antal (f.eks. 4 PC´er).
• Indtast købspris pr. stk.
• Indtast evt. scrapværdi - den skrotværdi aktivet vil have, når den ikke længere skal bruges.
• Indtast evt. den værdi, der ikke er afskrivningsberettiget.
• Vælg den medarbejder der er ansvarlig for aktivet på listen.
• Vælg købsdato (står som default til dags dato).
• Indtast levetid i år.
• Vælg statuskonto, hvor afskrivningerne skal udgiftsføres.
• Vælg Type.
• Vælg Gruppe.
• Sæt evt. flueben i "Afskrivning er pt. ikke igangsat (Bero)", hvis der ikke skal afskrives på aktivet.      (Hvis aktivet er sat i "Bero" - at der ikke afskrives på det, er der ingen grund til at vælge Status- og driftskonto).
• Afslut aktivets oprettelse med knappen "OK".  

 

Når anlægget er oprettet, ser hovedbilledet sådan ud:

 

I kolonnen til venstre, ses det oprettede anlæg nu, og til højre ses aktivets egenskaber.

 

Der kan nu tilknyttes en fysisk placering på rullelisten i feltet "Fysisk placering":

 

Aktivets fysiske placering vælges i denne liste.

 

 

Der kan nu ses forskellige afskrivningsprognoser på de 3 knapper:

 

 

Der kan indsættes billede samt indskrives forsikringsoplysninger på de 2 knapper:

 

 

 

4. Årets afskrivning

Knappen (Det ønskede anlæg markeres i kolonnen til venstre), viser hvad der kan afskrives på anlægget i det indeværende år:

 

 

4.1 Afskrivningsreglen "Lineære princip"

Systemet har beregnet afskrivning for december 2011 - kr. 1000 i henhold til det lineære princip om afskrivninger:

 

Aktivets afskrivningsgrundlæg (købspris - scrapværdi) = 60.000,- - Levetid 5 år/60 måneder.

 

60.000 = årlig afskrivning kr. 12.000,- delt på 60 måneder (aktivets løbetid i måneder) = kr. 1000,- månedligt.

 

4.2 Periodisering ud fra Købsdato

Anlægget periodiseres ud fra købsdato den 1. december. Derfor er der afskrivning for december måned. Var købsdatoen den 16. i måneden, afskrives aktivet ikke før den efterfølgende måned.

 

Købsdato mellem d. 1. - 15.       AFSKRIVNING STARTER INDEVÆRENDE MÅNED

Købsdato fra d. 16.                      AFSKRIVNING STARTER FRA OG MED EFTERFØLGENDE MÅNED

 

Hvis linierne er med grøn farve, er der tale om en rate, der endnu ikke er bogført (Linierne bliver røde, når der er foretaget bogføring - se afsnittet bogføring)

 

 

 

5. Historik

Knappen fortæller med hvilke beløb aktivet afskrives med historisk:

 

 

 

6. Fremskrivning

Knappen fortæller, hvilke beløb aktivet afskrives med fremover (fremskrivningsprognose):

 

 

Denne "fremskrivningsprognose" kan opdeles i henholdsvis måneder eller år.

 

 

7. Billede

Der kan sættes et digitalt billede på aktivet på knappen :

 

 

Med knapperne "Indsæt billede" og "Slet billede", kan man indsætte/slette et billede af aktivet.

 

For forsikringsbestemmelserne er det en god ide, at indsætte et billede på sine aktiver. Når man vil udskrive en liste over sine aktiver, kan man vælge at udskriften medtager evt. billeder.

 

 

8. Forsikring mv.

På billedet er der mulighed for, at skrive notater vedr. aktivets forsikrings- og garantibestemmelser:

 

 

Når man vil udskrive en liste over sine aktiver, kan man vælge at udskriften skal medtage forsikringsbestemmelserne. Hvis disse forsikringsbestemmelser indskrives hver gang et aktiv oprettes, giver det et godt forsikringsoverblik.

 

 

9. Udskrifter

Der er en del udskrifter i systemet. Den i materialet oprettede rygepavillion, er her et gennemgående eksempel:

UDSKRIV STAMOPLYSNINGER (PÅ ENKELT AKTIV):

>   "stamoplysninger":

 

 

UDSKRIV INDEVÆRENDE ÅRS AFSKRIVNINGER:

>

 

Vælg "I alt året" >

 

 

UDSKRIV AFSKRIVNINGSPROGNOSE FOR ALLE AKTIVER:

 

Vælg hvad udskriften skal indeholde med "Type" og "Gruppe". Der kan udskrives en månedsvis eller årlig prognose.

 

Her er valgt en prognose pr. år for alle aktiver.

 

Udskriv stamdata over et eller flere aktiver - medtag de egenskaber der ønskes:

 

 

Dette giver en søgeboks, hvor man vælger:

• HVILKE AKTIVER SKAL MEDTAGES I UDSKRIFTEN
• HVAD SKAL MEDTAGES I UDSKRIFTEN

Inden udskriften dannes, vises dette "søgekriteriebillede":

 

 

I venstre kolonne kan vælges disse kriterier. Afslut med knappen .

Med flueben i felterne, vælges hvad udskriften skal medtage.

Inden udskriften dannes, vælges henholdsvis eller

 

Her er eks. valgt en udskrift over og der er sat flueben i at billeder skal medtages:

 

Denne totalliste giver et godt overblik i henhold til forsikring/dokumentation til forsikring, hvis man skulle have brug for dette. Der er talrige muligheder for, at danne sin egen udskrift, hvis man opretter alle anlæg med placering/ansvarlig/gruppe osv.

 

Udskriv rapport til revisor (regnskab).

 

 

Udskriv rapport til revisor (placering).

 

 

 

10. RET egenskaber for aktiver

Fra programmet er det muligt at "masserette" aktiver for

• Ansvarlig (medarbejder)
• Placering (lokale)
• Gruppe

...så man ikke skal ændre disse egenskaber for hvert aktiv alene.

 

Forudsætningen er, at der for ovenstående kartoteker, er ajourført med den nye egenskab. Hvis en række aktiver eksempelvis skal have en ny ansvarlig (medarbejder), forudsættes det, at den nye ansvarlige (medarbejder) er oprettet (se afsnit 3) i medarbejderkartoteket.

 

Et andet eksempel kunne være den fysiske placering (lokalekartoteket).

 

Fra ikonet foretages først en søgning blandt de oprettede aktiver:

 

 

De ønskede aktiver findes frem (her er fundet 3 aktiver frem, der alle overholder søgekriterierne).

På knappen er der mulighed for, at rette de aktiver der er søgt frem:

 

 

De fremsøgte 3 aktiver, skal alle have en ny ansvarlig medarbejder "Uffe Uffesen".

Derfor er Uffe Uffesen oprettet i medarbejderkartoteket.

...og findes derfor på listen "ANSVARLIG", hvor der vælges til "masserettelse".

 

Klik slutteligt knappen . Systemet svarer at rettelsen er udført.

 

Alle udskrifterne i programmet, vil automatisk blive opdateret samtidig med en masserettelse. Således vil en ny oversigt over ansvarlige se således ud:

 

 

11. Bogføring

Der skal bogføres fra anlægsprogrammet - enten månedligt eller årligt.

 

Udfyld den måned, der skal bogføres (til og med), vælg bogføringsdato og klik knappen

 

 

Det anbefales at skrive en oversigt ud (Udskrifter > Oversigt), inden bogføring foretages.

 

 

 

Klik på knappen "Poster til kassekladde" .

 

Systemet bogfører de ønskede poster, og svarer:

 

Klik "OK".

 

Denne bogføring KAN gøres månedligt, hvis man ønsker at følge afskrivningerne månedligt i sit totale regnskab.

 

Hvis man vælger at bogføre TIL OG MED december, vil de foregående måneders bogføring dog blive medtaget.

 

Bogføringen er integreret med EDB-Brugs Finans, og bogføringerne "mellemlander" i systemkassekladden:

 

 

12. Specialfunktionen "Sælg aktiv"

Hvis et aktiv sælges, skal dette registreres i anlægsprogrammet. Find aktivet i oversigten.

 

Tryk på knappen "Sælg aktiv".

 

Vælg den dato aktivet er solgt - indtast salgspris. Der kan desuden skrives hvem aktivet er solgt til, samt et eventuelt notat. Tryk Ok.

 

Som det fremgår, er det afskrevet 38.444 kr. på bussen fra købstidspunktet til salgstidspunktet. Der er altså en gevinst ved salg af aktivet på 8.944 kr. Dette beløb SKAL BOGFØRES MANUELT!

 

 

13. Specialfunktionen "Kassér aktiv"

Hvis et aktiv går i stykker, skal det kasseres i anlægsprogrammet. På samme måde, som ved salg af et aktiv, findes det frem i oversigten.

 

Tryk på knappen "Kassér aktiv".

 

Tryk Ok i informationsboksen.

 

Når aktivet er kasseret, skal eventuelt tab/gevinst bogføres manuelt.

 

 

I dette tilfælde, er der en restværdi på 25.186 kr. som altså er tabt.

 

 

Vær opmærksom på, at systemet opgør tab/gevinst på afhændelsestidspunktet. Dette vil sige, at hvis man i systemet har afskrevet for hele året, men aktivet afhændes før 31.12, så tages der ikke i beregningen hensyn til, at der er bogført forud. Avance/tab skal altså reguleres med det beløb, der reelt er afskrevet.

 

 

14. Årsafslutning

Når året er gået, skal der oprettes et nyt år - årsafslutning i programmet.

 

OBS: Det anbefales først at se, om der er bogføringer, der ikke er foretaget (Bogfør > Bogfør til og med december):

 

Klik knappen "Vis aktiver til bogføring i perioden". Hvis der (som her i billedet) ikke er nogle bogføringslinier, foretages årsafslutningen.

 

Ved en årsafslutning sker følgende:

• Der oprettes et nyt regnskabsår
• Alle aktiver kopieres til det nye regnskabsår
• Historik-oplysningerne opdateres
• Den afsluttede regnskabsperiode lukkes for posteringer

 

Klik knappen .

 

Når systemet har foretaget årsafslutningen, meldes dette:

 

 

Det nye regnskabsår fremgår af "filer" > Finansår:

 

 

Når man åbner programmet, vil man automatisk stå i det nye regnskabsår.