Aktivitetsindberetning højskoler

Sidst opdateret august 2022

 

Indhold 

1. Hvorfor indberette?

2. Hvordan tjekker jeg at eleverne har de rigtige informationer? 

3. Indberetning til Ministeriet  

4. Udskriftsmuligheder - afstemningslister 

4.1 Ønsker du at sortere listen inden udskrift 

4.2 Ønsker du at vælge enkelte kurser ud, inden udskrift 

5. Indberet fil til Ministeriet 

5.1 For højskoler og ungdomshøjskoler 

6. Elevliste - "Skuffelisten" 

7. Hvordan er elevtallene beregnet? 

 

 

1. Hvorfor indberette? 

Hvert år i september/oktober måned skal alle efterskoler, højskoler, ungdomshøjskoler og frie fagskoler
indberette al aktivitet i det forgangne skoleår til Undervisningsministeriet (Ministeriet).

Indberetningerne bruges til at følge op på, om det tilskud skolen har fået tildelt var berettiget, ligesom
aconto tilskud til kommende skoleår beregnes.

Indberetningen til Ministeriet skal underskrives af skolens revisor. For at tydeliggøre overfor revisoren,
hvordan de enkelte tal er beregnet, er der mulighed for at lave tjeklister med sammentællinger. Listen vil
kunne sammenholdes/kontrolleres mod de tal, der er udskrevet til indberetningen.

Fra KOMiT hentes oplysninger fra elevernes økonomikort og datakort under økonomien, hvilket betyder, at evt. rettelser skal foretages på de pågældende steder.

Filindberetningen giver mulighed for, at øvrige oplysninger til brug for indberetningen kan indtastes og
indsendes sammen med elevindberetningen. Det drejer sig bl.a. om oplysninger omkring indtægter fra
anden virksomhed, elever på kompetencegivende undervisning og inklusionselever.

Indberetningen skal afleveres og godkendes af revisor. Tidspunkter for åbning af indberetning og sidste frist for godkendelse af revisor findes på ministeriets hjemmeside.

 

 

2. Hvordan tjekker jeg, at at eleverne har de rigtige informationer?

Inden indberetningerne dannes, er det en nemmere arbejdsgang, hvis alle dine elever/kursister har de
rigtige informationer tilknyttet. Du vil blive afbrudt i indberetningen, hvis der er fejl og mangler og vil være nødt til at lave en ny indberetning. Nedenfor gennemgås derfor hvad du kan gøre for at gennemgå dine elevers registreringer og evt. rette dem til inden du laver indberetningen.

Du vil med fordel kunne tjekke mangler under hurtiglisten og efterfølgende rette alle i en arbejdsgang
under "Ret Data". Hurtiglisten findes under kurser – persondata – udtræk, søg og ret – hurtigliste:

 

Alle elever skal have informationer i følgende felter:

• Kostelev/dagelev
• Nationalitet (f.eks. 100 for Danmark)
• Statsborger
• Felterne nedenfor markeres med flueben, hvis det gælder for eleven at:
  • Ung uden kompetencegivende udd. – uden udd.plan
  • Ung ud en kompetencegivende udd. – med udd.plan

Du kan se hvilke elever, der har informationer i felterne ved at markere/udfylde feltet – og derefter trykke
på fanen “udvælg elever”. Dette er din liste med de elever, som har denne information på stamkortet.
Derefter trykkes på “ryd søgekriterier” - og næste felt kan markeres. Således kan du gå alle felterne
igennem og tjekke at grundlaget for indberetningen er i orden.

 

Oplysninger omkring økonomien skal med i filen – du skal derfor kende følgende tal. Disse fremgår af
skolens seneste godkendte årsrapport:

• Indtægter fra kurser, der ikke er omfattet af loven.
• Lejeindtægter – undtagen fra boliger lejet af ansatte.
• Øvrige indtægter fra virksomhed, der ikke er omfattet af loven.

Oplysninger omkring kompetencegivende undervisning skal med i filen – du skal derfor kende følgende tal fordelt på antal dag-/kostelever. Disse fremgår af skolens seneste godkendte årsrapport:

• Antal elever på kompetencegivende undervisning.
• Samlet timetal vedr. kompetencegivende undervisning.
• Heraf timetal vedr. elever, som har fuldført mindst 12 uger af højskolens kursus.
• Heraf timetal vedr. elever, som har fuldført mindst 12 uger af højskolens kursus og ikke har 10. klasse.

Oplysninger omkring årselever omfattet af betalingsloven skal også indberettes - du skal derfor kende de
forskellige aftaler, der er lavet omkring eleverne.
Du kan læse mere i:

• LBK nr. 280 af 25/03/2019 om folkehøjskoler
• Bekendtgørelse nr. 202 af 13/03/2018 om tilskud m.v. til folkehøjskoler
• Finansloven

For elever der har skiftet status fra kost- til dagelev (eller omvendt) i løbet af opholdet kender programmet kun sidste status. Vi opfordrer derfor til, at du opretter eleven med to kartoteksnr., med afgrænsninger på de uger en tidligere status er gældende. Samme vil gøre sig gældende omkring skift af tilskudsform fra f.eks. elevstøtte til støtte iflg. betalingsloven. Husk at den første periode skal være IKKE-AKTIV. Det er muligt at rette manuelt på ministeriets hjemmeside, hvis den løsning foretrækkes.

 

 

3. Indberetning til Ministeriet 

Når du er sikker på, at dine elever/kursister har alle de rigtige oplysninger, er du klar til at indberette til
Ministeriet.

Fra Programskal vælges Kurser:

• Kursusdata (Husk det er senest afsluttede skoleår du skal gå ind i).
  • Vælg fanebladet Kursusøkonomi.
    • Vælg knappen ”Aktivitetsindberetning MBU".

De kurser du har haft i det forrige skoleår, vil nu være vist i det øverste gule vindue.

Hvis der har været afviklet kurser, som ikke er tilskudsberettiget, fjernes fluebenet fra kurset.

Har I afviklet et kursus med afkortet start- eller slutuge markeres det/de pågældende kurser (et ad gangen) i den gule liste og knapperne ”Afkortet start” eller ”Afkortet slut” vælges.

Øverst i vinduet vælges ”Højskoler” eller ”ungdomshøjskole” (ungdomshøjskoler skal vælge ”beregning for” ungdomshøjskole først).

 

Du har nu mulighed for at udskrive skemaerne, hvori alle beregninger der skal overføres til Ministeriet, kan findes.

Bemærk, der vil være nogle rubrikker (f.eks. pkt. 10 og 11) som ikke vil kunne beregnes/udskrives fra KOMiT, da oplysninger ikke findes på dine elever i kartotekerne – disse rubrikker udfylder du selv inden du danner filen.

 

 

4. Udskriftsmuligheder - afstemningslister 

Du har muligheder for at udskrive afstemningslister, der vil kunne dokumentere de oplysninger du har
indgivet.

I oversigtbilledet hvor du har alle dine kurser listet op, kan du i det hvide vindue se alle oplysninger på
eleverne.

 

Herfra kan du nu vælge evt. at sortere dine oplysninger i den rækkefølge, du ønsker og udvælgelse af de
oplysninger (evt. udskrift af enkelte kurser), som du har brug for.

 

 

4.1 Ønsker du at sortere listen inden udskrift:  

 

Tryk på den overskrift du ønsker at sortere efter: f.eks. ”Kart”. Listen vil herefter blive sorteret efter kartotekskode. Skulle du ønske en yderligere sortering på, kan du holde SHIFT-knappen nede samtidig med at du f.eks. vælger ”KursusUger”. Din liste vil nu blive sorteret først efter Kartoteksnavn, herefter efter
elevernes antal uger på kurset. Hold SHIFT-knappen nede og tryk på næste sorteringsvalg. Du kan vælge
alle de sorteringsniveauer, du ønsker, bare hold SHIFT nede og vælg løs. Husk man kan godt vælge så mange kriterier, at det ikke længere har nogen effekt.

Efter du har valgt sorteringen ud, kan du nu trykke på knappen ”Udskriv”.

 

 

 

4.2 Ønsker du at vælge enkelte kurser ud, inden udskrift 

Hvis du kun skal bruge en udskrift for f.eks. et enkelt kursus, nogle elever med en bestemt type Tilskud
eller..…, har du mulighed for at benytte ”udvælgelsestragten”.

 

Er det ét eller flere kartoteker du skal udskrive fra kan du vælge enten i det gule vindue, kun at ”vinge” dem af du vil se – eller i rubrikken under Kart at skrive koden på det kartotek du vil se (hvis du kun skal se et kartotek).

Hvis du kun skal se et kartotek. Hvis du skal se mere end et kartotek vælger du de ønskede ud herfra.

Efter du har valgt det ønskede ud, kan du nu trykke på knappen ”Udskriv”.

 

 

5. Indberet fil til Ministeriet 

Fra kursus - kursusøkonomi - aktivitetsindberetning MBU vælges skoleformen (efterskole, højskole eller Frie Fagskoler) dernæst trykkes på knappen ”Indberet…”

 

 

5.1 For højskoler og ungdomshøjskoler 

Åbner nedenstående skærmbillede, som du udfylder.
Når skærmbilledet er udfyldt, trykker du ”Opret datafil”, OK og dernæst ”Åben browser og start indlæsning af aktivitetsskema”.

 

• Indberetningshjemmesiden åbnes og du logger dig ind med skolens UVM-kode.
• Vælg indberetning af Skema ”253 Aktivitetsindberetning fra Folkehøjskoler”
• Vælg Indtast.
• Vælg Indlæs fil.
• Filen ligger gemt under C:/temp og er navngivet enten ”skolekode-AktIndb-Højskole.csv” eller ”skolekodeAktIndb-ungdomshøjskole.csv”
• Følg dernæst ministeriets vejledning.

 

 

6. Elevliste - "Skuffelisten" 

Du kan udskrive den såkaldte ”skuffeliste”. Listen er tilpasset de lovmæssige krav, som skolen skal kunne
dokumentere og en del revisorer vil gerne have den.
Fra Programskal vælges Kurser:

• Kursusdata (husk det er sidste skoleår du skal markere)
• Fanebladet Kursusøkonomi
• Vælg Elev-liste

Du skal være opmærksom på at evt. rettelser i skemaet ikke gemmes og derfor vil skulle genskabes, hvis du danner en ny elevliste.

 

 

7. Hvordan er elevtallene beregnet? 

Hvis du ikke synes alle dine elever kommer med, kan det skyldes nogle oplysninger du har glemt
at sætte ind.
Vi har afgrænset de steder loven giver os mulighed for det, men husk at tjekke dine lister inden
du indberetter dem.

 

Højskoler
For alle indberetningsskemaer er tjekket på om eleven er fyldt 17,5 ved kursusstart.
For tillægstakster ved elever uden kompetencegivende uddannelse er tjekket på om eleven er
fyldt 17,5 men endnu ikke 25 ved kursusstart.

 

Ungdomshøjskoler
For alle indberetningsskemaer er tjekket på om eleven er fyldt 16,5 år men ikke 19 år ved
kursusstart.
Der er ligeledes tjekket på om eleven er fyldt 16 år men ikke 16,5 og har en uddannelsesplan. Og
der er tjekket på om eleven er fyldt 19 år og deltager i et kursus på under 4 uger.

 

Hvordan tjekker du om tilskudskravene opfyldes for højskoler/ungdomshøjskoler:
Loven stiller forskellige krav til indberetningerne, og du har mulighed for at tjekke dine indberetninger ved at bruge knappen ”Aktivitetsindberetningen MBU” i kursusøkonomi til hjælp.

 

Vi har nedenfor opstillet nogle forskellige beregninger, som skulle gøre det tilgængeligt for dig at
gennemskue beregningen af elevtallene:

 

BEMÆRK FOR DE NÆVNTE EKSEMPLER KAN DER VÆRE FLERE BETINGELSER DER SKAL INDGÅ FOR AT DU KAN SAMMENLIGNE MED INDBERETNINGERNE.
For nogle er der betingelser vedr. kursuslængde, der kan betingelsen indsættes i kolonnen Kursuslængde.
For nogle er der betingelser vedr. elevens antal kursusuger, her kan betingelsen indsættes i Elevens
Kursusuger i alt.

For hovedparten skal der også skrives UVM i tilskudskolonnen.

Husk når du skifter, mellem flere forskellige søgninger, at rydde filteret ved at trykke på knappen ”ryd
filter”.

 

Eleverne skal være mindst 17, 5 år ved kursusstart.

• Sæt flueben i det ønskede kursus.
• Find kolonnen Alder ved kursusstart.
• Skriv >17,4 tryk enter.
• Du kan nu udskrive en liste over elever der var min. 17,5 år ved kursusstart
•  

Liste over elever ved kursusstart

• Sæt flueben i det ønskede kursus.
• Find kolonnen Startdato.
• Skriv Startdatoen på kurset i formatet dd-mm-åååå tryk enter.
• Du kan nu udskrive en liste over elever ved kursets start.

 

Antal dagelever max 15%

• Sæt flueben i det ønskede kursus.
• Find kolonnen Kost-Dagelev.
• Skriv Dagelev tryk enter.
• Antallet af dagelever fremkommer nu nederst i venstre hjørne, skriv tallet ned.
• Skriv nu Kostelev og tryk enter.
• Antallet af kostelever fremkommer nu nederst i venstre hjørne, skriv tallet ned.
• Lav regnestykket dagelever/kostelever * 100 du vil kunne se om der er max 15%.

 

Flertal af danske statsborgere/sidestillede pr. uge

• Sæt flueben i det ønskede kursus.
• Find kolonnen Statsborger.
• Skriv Andet og tryk enter.
• Antallet af elever med statsborgerskab der ikke er dansk eller sidestillet fremkommer nu nederst i venstre hjørne. Skriv tallet ned.
• Ryd filter du vil nu kunne se det samlede antal deltagere på holdet, skriv tallet ned.

 

Lav regnestykket Antal elever med statsborger Andet/Antal elever i alt * 100. Du vil nu kunne se, om der er under 50% af eleverne, der er med anden baggrund end dansk eller sidestillet.

Husk, at bevare om du ønsker at se alle eller statsborger Andet.

 

 

Elever der er mindst 17,5 år men ikke fyldt 25 år ved kursusstart – kursus minimum 12 uger

• Sæt flueben i det ønskede kursus.
• Find kolonnen Kursuslængde.
• Skriv >11 og tryk enter.
• Find kolonnen Alder ved kursusstart.
• Skriv < 17,5 tryk enter.
• Antallet af elever der IKKE er fyldt 17,5 ved kursusstart fremkommer nu nederst i venstre hjørne, skriv tallet ned.
• Skriv nu <25 og tryk enter.
• Antallet af elever der er under 25 ved kursusstart fremkommer nu nederst i venstre hjørne, skriv tallet ned.
• Lav regnestykket elever under 25 minus elever under 17,5 og du vil få svar på ovenstående krav.

 

Elever der er mindst 17,5 år men ikke fyldt 25 år ved kursusstart og gennemfører mindst 12 uger af et kursus

• Sæt flueben i det ønskede kursus.
• Find kolonnen Elevens kursusuger i alt.
• Skriv >11 og tryk enter.
• Find kolonnen Alder ved kursusstart.
• Skriv < 17,5 tryk enter.
• Antallet af elever der IKKE er fyldt 17,5 ved kursusstart fremkommer nu nederst i venstre hjørne, skriv tallet ned.
• Skriv nu <25 og tryk enter.
• Antallet af elever der er under 25 ved kursusstart fremkommer nu nederst i venstre hjørne, skriv tallet ned.
• Lav regnestykket elever under 25 minus elever under 17,5 og du vil få svar på ovenstående krav.

 

 

For ungdomshøjskoler:

Eleverne skal være mindst 16,5 år, men ikke fyldt 19 år ved kursusstart

• Sæt flueben i det ønskede kursus.
• Find kolonnen Alder ved kursusstart.
• Skriv <16,5 tryk enter.
• Antallet af elever der IKKE er fyldt 16,5 ved kursusstart fremkommer nu nederst i venstre hjørne, skriv tallet ned.
• Skriv nu <19 og tryk enter.
• Antallet af elever der er under 19 ved kursusstart fremkommer nu nederst i venstre hjørne, skriv tallet ned.
• Lav regnestykket elever under 19 minus elever under 16,5 og du vil få svar på ovenstående krav.

 

Elever der er fyldt 16 år, men ikke 16,5 år med uddannelsesplan

• Sæt flueben i det ønskede kursus.
• Find kolonnen Med udd. plan.
• Skriv Ja, tryk enter.
• Skriv < 16 tryk enter.
• Antallet af elever der IKKE er fyldt 16 ved kursusstart fremkommer nu nederst i venstre hjørne, skriv tallet ned.
• Skriv nu <16,5 og tryk enter.
• Antallet af elever under 16,5 ved kursusstart fremkommer nu nederst i venstre hjørne, skriv tallet ned.
• Lav regnestykket elever under 16,5 minus elever under 16 og du vil få svar på ovenstående krav.

 

Elever over 19 år på kurser af max 4 uger

• Sæt flueben i det ønskede kursus
• Find kolonnen Kursuslængde
• Skriv <5 tryk enter. 
• Find kolonnen Alder ved kursusstart. 
• Skriv >19 tryk enter. 
• Du kan nu udskrive en liste over eleverne.