Sidst opdateret i 2022
Indhold
2. Hvordan tjekker jeg, om eleverne har de rigtige informationer?
3. Indberetning til Ministeriet
4. Udskriftsmuligheder - afstemningslister
4.1 Ønsker du at sortere listen inden udskrift?
4.2 Ønsker du at vælge enkelte kurser ud inden udskrift?
5. Indberet fil til Ministeriet
7. Hvordan er elevtallene beregnet?
1. Hvorfor indberette?
Hvert år i september/oktober måned skal alle efterskoler, højskoler, ungdomshøjskoler og frie fagskoler indberette al aktivitet i det forgangne skoleår til Undervisningsministeriet (Ministeriet).
Indberetningerne skal bruges til at følge op på, om det tilskud skolen har fået tildelt var berettiget, ligesom aconto tilskud til kommende skoleår beregnes.
Indberetningen til Ministeriet skal underskrives af skolens revisor. For at tydeliggøre overfor revisoren, hvordan de enkelte tal er beregnet, er der mulighed for, at lave tjeklister med sammentællinger. Listen vil kunne sammenholdes/kontrolleres mod de tal, der er udskrevet til indberetningen.
Fra KOMiT hentes oplysninger fra elevernes økonomikort og datakort under økonomien, hvilket betyder, at evt. rettelser skal foretages på de pågældende steder.
Filindberetningen giver mulighed for, at øvrige oplysninger til brug for indberetningen kan indtastes og indsendes sammen med elevindberetningen. Det drejer sig bl.a. om oplysninger omkring indtægter fra anden virksomhed, elever på kompetencegivende undervisning og inklusionselever.
Indberetningen skal afleveres og godkendes af revisor. Tidspunkter for åbning af indberetning og sidste frist for godkendelse af revisor, findes på ministeriets hjemmeside.
2. Hvordan tjekker jeg, om eleverne har de rigtige informationer?
Inden indberetningerne dannes, er det en nemmere arbejdsgang, hvis alle dine elever/kursister har de rigtige informationer tilknyttet. Du vil blive afbrudt i indberetningen, hvis der er fejl og mangler, og vil være nødt til, at lave en ny indberetning. Nedenfor gennemgås derfor, hvad du kan gøre for at gennemgå dine elevers registreringer, og evt. tilrette dem, inden du laver indberetningen.
Alt efter skoleform, er der forskellige oplysninger, der bør være forberedt - se nedenstående omkring klargøring for skoleformen.
2.1 Efterskoler
Du vil med fordel kunne tjekke mangler under hurtiglisten og efterfølgende rette alle i en arbejdsgang under Ret Data. Hurtiglisten findes via kurser - persondata - udtræk, søg og ret - hurtigliste:
Alle elever skal have informationer i følgende felter:
- Klassetrin = nuværende klassetrin
- Kostelev/dagelev
- Klassetype
- Nationalitet (f.eks. 100 for Danmark)
- Statsborger
- Felterne nedenfor markeres med flueben, hvis det gælder for eleven at:
- Indvandrer eller efterkommer heraf
- Danskundervisning for tosprogede
- Feltet nedenfor markeres med antal uger, hvis det gælder for eleven at:
- Meritgivende brobygningsforløb er minimum 5 uger
Du kan se hvilke elever, der har informationer i felterne ved at markere/udfylde feltet - og derefter trykke på fanen "udvælg elever". Dette er din liste med de elever, som har denne information på stamkortet.
Derefter trykkes på "ryd søgekriterier" - og næste felt kan markeres. Således kan du gå alle felterne igennem og tjekke at grundlaget for indberetningen er i orden.
Hvis eleven er under 14 år ved kursusstart er det vigtigt, at feltet "afsluttet klassetrin" er udfyldt.
Hvis skolen afholder korte kurser, under 4 uger, er det vigtigt, at feltet "afsluttet klassetrin" er udfyldt.
Oplysninger omkring økonomien skal med i filen - du skal derfor kende følgende tal fra skolens seneste godkendte årsrapport:
- Indtægter fra kurser, der ikke er omfattet af loven
- Lejeindtægter, undtagen fra boliger lejet af ansatte
- Øvrige indtægter fra virksomhed, der ikke er omfattet af loven
For en almen efterskole gælder: Oplysninger omkring tilskud til inklusion af elever med særlige behov, skal med i filen. Du skal derfor kende følgende tal fordelt på antal dag-/kostelever. Disse fremgår af skolens seneste godkendte årsrapport:
- Antal elever i hele uger
- Antal elever, hvor første eller sidste kursusuge er mindst 4 døgn og under 7 døgn
For en §26 efterskole godkendt med et samlet særligt undervisningstilbud gælder: Oplysninger der skal udløse grundtakst, tillægstakst 1 og tillægstakst 2 skal kendes. Der henvises til vejledning under Skoleøkonomi Kostskoler, hvor vejledningen "SPS-skoler grundtakst" kan komme med forslag til, hvordan det kan håndteres ligger.
Oplysninger omkring årselever omfattet af betalingsloven skal også indberettes. Du skal derfor kende de forskellige aftaler, der er lavet omkring eleverne.
Du kan læse mere i:
- LBK nr. 94 af 08/02/2018 Bekendtgørelse af lov om efterskoler og frie fagskoler
- Finansloven
For elever der har skiftet status fra kost- til dagelev (eller omvendt) i løbet af opholdet, kender programmet kun sidste status. Vi opfordrer derfor til, at du opretter eleven med to kartoteksnr., med afgrænsninger på de uger, en tidligere status er gældende. Samme vil gøre sig gældende omkring skift af tilskudsform fra f.eks. elevstøtte til støtte iflg. betalingsloven. Husk at den første periode skal være IKKE-AKTIV.
Det er muligt, at rette manuelt på ministeriets hjemmeside, hvis den løsning foretrækkes.
2.2 Frie Fagskoler
Du vil med fordel kunne tjekke mangler under hurtiglisten og efterfølgende rette alle i en arbejdsgang under Ret Data. Hurtiglisten findes via kurser - persondata - udtræk, søg og ret - hurtigliste:
Alle elever skal have informationer i følgende felter:
- Kostelev/dagelev
- Nationalitetskode (f.eks. 100 for Danmark)
- Statsborger
- Felterne nedenfor markeres med flueben, hvis det gælder for eleven at:
- Indvandrer eller efterkommer heraf
- Danskundervisning for tosprogede
- Felterne nedenfor markeres med prik, hvis det gælder for eleven at:
- Ung uden kompetencegivende udd. - uden udd.plan
- Ung uden kompetencegivende udd. - med udd.plan
Hvis eleven er under 16 år ved kursusstart er det vigtigt, at feltet "afsluttet klassetrin" er udfyldt.
Alle elever skal have markering i kursustype - oplysningen kan findes på stamdatakortet:
Eller på elevens elevøkonomi - under fanen DATA:
- 2411 "Husholdningskursus" for en elev på husholdningskursus, der ikke er på 10. klassetrin
- 2421 "Håndarbejdskursus" for en elev på håndarbejdskursus, der ikke er på 10. klassetrin
- 2510 for elever i 10. klasse eller derover, for elever der er på 10. klassetrin UANSET om eleven går på et "Husholdningskursus" eller "Håndarbejdskursus".
Oplysninger omkring økonomien skal med i filen. Du skal derfor kende følgende tal. Disse fremgår af skolens seneste godkendte årsrapport:
- Indtægter fra kurser, der ikke er omfattet af loven
- Lejeindtægter, undtagen fra boliger lejet af ansatte
- Øvrige indtægter fra virksomhed, der ikke er omfattet af loven
Oplysninger omkring tilskud til inklusion af elever med særlige behov, skal med i filen. Du skal derfor kende følgende tal, fordelt på antal dag-/kostelever. Disse fremgår af skolens seneste godkendte årsrapport:
- Antal elever i hele uger
- Antal elever, hvor første eller sidste kursusuge er mindst 4 døgn og under 7 døgn.
Siden 2014/2015 er der præmie for optagelse på erhvervsuddannelser, for elever der opfylder kravene i lovens §34. Du skal derfor kende følgende tal, fordelt på antal dag-/kostelever:
- Antal elever i hele uger
- Antal elever, hvor første eller sidste kursusuge er mindst 4 døgn og under 7 døgn
Oplysninger omkring årselever, omfattet af betalingsloven, skal med i filen. Du skal derfor kende de forskellige aftaler, der er lavet omkring eleverne.
Du kan læse mere i:
- LBK nr. 94 af 08/02/2018 Bekendtgørelse af lov om efterskoler og frie fagskoler
- Finansloven
For elever, der har skiftet status fra kost- til dagelev (eller omvendt) i løbet af opholdet, kender programmet kun sidste status. Vi opfordrer derfor til, at du opretter eleven med to kartoteksnr., med afgrænsninger på de uger, en tidligere status er gældende. Samme vil gøre sig gældende omkring skift af tilskudsform fra f.eks. elevstøtte til støtte iflg. betalingsloven. Husk at den første periode skal være IKKE-AKTIV.
Det er muligt at rette manuelt på ministeriets hjemmeside, hvis den løsning foretrækkes.
3. Indberetning til Ministeriet
Når du er sikker på, at dine elever/kursister, har alle de rigtige oplysninger, er du klar til at indberette til Ministeriet.
Fra Programskal vælges Kurser
> Kursusdata (Husk det er senest afsluttede skoleår, som du skal gå ind i)
> Vælg fanebladet Kursusøkonomi
> Vælg knappen "Aktivitetsindberetning MBU"
3.1 Efterskole
De kurser du har haft, i det forrige skoleår, vil nu være vist i det øverste gule vindue.
Hvis der har været afviklet kurser, som ikke er tilskudsberettiget, fjernes fluebenet fra kurset.
Har I afviklet et kursus med afkortet start- eller slutuge, markeres det/de pågældende kurser (ét ad gangen) i den gule liste, og knapperne "Afkortet start" eller "Afkortet slut" vælges.
Har I afviklet korte kurser minimum 4 og max. 7 døgn, markeres disse, og der trykkes "Afkortet start".
Øverst i vinduet vælges "Efterskoler"
Vælg hvilken type efterskole, der skal indberettes for:
- Almen efterskole
- §26 Efterskole godkendt med et samlet særligt undervisningstilbud
Du har nu mulighed for, at udskrive skemaerne, hvori alle beregninger, der skal overføres til Ministeriet, kan findes. Øverst i billedet kan bladres mellem de forskellige dele af indberetningen, og du skal selv udfylde de rubrikker, som ikke kan beregnes fra KOMiT (pkt. 7 - 9)
3.2 Frie Fagskoler
De kurser du har haft i det forrige skoleår, vil nu være vist i det øverste gule vindue.
Hvis der har været afviklet kurser, som ikke er tilskudsberettiget, fjernes fluebenet fra kurset.
Har I afviklet et kursus med afkortet start- eller slutuge, markeres det/de pågældende kurser (ét ad gangen) i den gule liste, og knapperne "Afkortet start" eller "Afkortet slut" vælges.
Har I afviklet korte kurser minimum 4 og max. 7 døgn, markeres disse og der trykkes "Afkortet start".
Øverst i vinduet vælges Linket "Frie fagskoler".
Du har nu mulighed for at udskrive skemaerne, hvori alle beregninger der skal overføres til Ministeriet kan findes.
Øverst i billedet kan bladres mellem de forskellige dele af indberetningen, og du skal slev udfylde de rubrikker, som ikke kan beregnes fra KOMiT (Punkterne 10 til 17)
4. Udskriftsmuligheder - afstemningslister
Du har muligheder for at udskrive afstemningslister, der vil kunne dokumentere de oplysninger, du har indgivet.
I oversigtsbilledet, hvor du har alle dine kurser listet op, kan du i det hvide vindue, se alle oplysninger på eleverne.
Herfra kan du vælge evt. at sortere dine oplysninger, i den rækkefølge du ønsker, og udvælgelse af de oplysninger (evt. udskrift af enkelte kurser), som du har brug for.
Revisor vil som udgangspunkt gerne se listen, med de samlede antal elever og kursusuger, og det er også denne, som du skal bruge til din afstemning af skolepenge for året m.m.
4.1 Ønsker du at sortere listen inden udskrift:
Tryk på den overskrift du ønsker at sortere efter: F.eks. "Kart". Listen vil herefter blive sorteret efter kartotekskode. Skulle du ønske en yderligere sortering på, kan du holde SHIFT-knappen nede, samtidig med, at du f.eks. vælger "KursusUger". Din liste vil nu blive sorteret først efter kartoteksnavn, herefter efter elevernes antal uger på kurset. Du kan vælge alle de sorteringsniveauer du ønsker, bare hold SHIFT nede og vælg løs. Husk man kan godt vælge så mange kriterier, at det ikke længere har nogen effekt.
Efter du har valgt sorteringen ud, kan du nu trykke på knappen "Udskriv".
Husk du kan både udvælge og sortere (se nedenstående for, hvordan du udvælger).
4.2 Ønsker du at vælge enkelte kurser ud inden udskrift.
Hvis du kun skal bruge en udskrift for f.eks. et enkelt kursus, nogle elever med en bestemt type tilskud eller... , har du mulighed for, at benytte søge via det tomme felt i kolonnen.
Hvis du f.eks. kun vil se 10. klasserne skriver du 10 i feltet under klasse, hvis du vil se 8. OG 9. klasserne, må du bede om <10 på klasse.
Er det ét eller flere kartoteker du skal udskrive fra, kan du vælge enten i det gule vindue, kun at "vinge" dem af, som du vil se - eller i rubrikken under Kart, at skrive koden på det kartotek du vil se (hvis du kun skal se et kartotek).
Efter du har valgt det ønskede ud, kan du nu trykke på knappen "Udskriv".
Husk du kan både udvælge og sortere (se ovenstående for, hvordan du sortere).
5. Indberet fil til Ministeriet
Fra kursus - kursusøkonomi - aktivitetsindberetning MBU vælges skoleformen (efterskole, højskole eller Frie Fagskoler). Dernæst trykkes på knappen "Indberet..."
5.1 For efterskoler
Åbner nedenstående skærmbillede, som du udfylder.
Når skærmbilledet er udfyldt, trykker du "Opret datafil", OK og dernæst "Åben browser og start indlæsning af aktivitetsskema".
Indberetningshjemmesiden åbnes og du logger dig ind med skolens UVM-kode.
> Vælg indberetning af Skema "254 Aktivitetsindberetning fra Efterskoler"
> Vælg Indtast
> Vælg Indlæs fil
Filen ligger gemt under C:/temp og er navngivet med "skolekode-AktIndb_efterskole.csv"
Følg dernæst ministeriets vejledning.
5.2 For Frie Fagskoler
Åbner nedenstående skærmbillede, som du udfylder.
Når skærmbilledet er udfyldt, trykker du "Opret datafil", OK og dernæst "Åben browser og start indlæsning af aktivitetsskema".
Indberetningshjemmesiden åbnes og du logger dig ind med skolens UVM-kode.
> Vælg indberetning af Skema "243 indberetning fra husholdnings- og håndarbejdsskoler"
> Vælg Indtast
> Vælg Indlæs fil
Filen ligger gemt under C:/temp og er navngivet "Skolekode-AktIndb-Frifagskole.csv"
Føl dernæst ministeriets vejledning.
6. Elevliste - "Skuffelisten"
Du kan udskrive den såkaldte "skuffeliste". Listen er tilpasset de lovmæssige krav, som skolen skal kunne dokumentere, og en del revisorer vil gerne have den til revisionen, i forbindelse med det afsluttende skoleår.
Fra Programskal vælges Kurser
> Kursusdata (husk det er sidste skoleår du skal markere)
> Fanebladet Kursusøkonomi
> Vælg Elev-liste
Du skal være opmærksom på, at evt. rettelser i skemaet ikke gemmes, og derfor vil skulle genskabes, hvis du danner en ny elevliste.
7. Hvordan er elevtallene beregnet?
Hvis du ikke synes alle dine elever kommer med, kan det skyldes nogle oplysninger, som du har glemt at sætte ind.
Vi har afgrænset de steder i loven giver os mulighed for det, men husk at tjekke dine lister, inden du indberetter dem.
Efterskoler:
For alle indberetningsskemaer er tjekket på, om eleven er fyldt 14 år ved kursusstart ELLER har minimum 7 års afsluttet skolegang.
Frie Fagskoler:
Der er tjekket på om eleven er fyldt 17,5 år ved kursusstart, og endnu ikke er fyldt 25 år.
På fane 5 og 6 tjekkes både på klassetrin og kursustype. For fane 5 gælder, at nuværende klassetrin skal være = 10 og kursustype = 2510. For fane 6 gælder nuværende klassetrin IKKE må være 10 og kursustypen IKKE må være 2510.
Kommentarer
0 kommentarer
Log ind for at kommentere.