Sidst opdateret i 2017
Indhold
2. Opsætning af Kursistkartotek
3. Oprettelse af skoleår og kursus
4. Oprettelse af konti i kontoplan
7. Kursisterne oprettes i Kartoteket
7.1 Opret Kursister i stamdatakartotek
10. Opkrævninger til kursister
11. Bogføring af indbetalinger
1. Tjekliste
Nedenstående liste vil du kunne bruge, som guide til, hvilken rækkefølge du mest hensigtsmæssigt kan oprette kartoteker og økonomi, i forbindelse med oprettelse af nyt skoleår/kursus.
På de følgende sider, er der forklaringer til hvert enkelt punkt.
- Opsætning af Kursistkartotek
- Oprettelse skoleår og kursus
- Oprettelse af konti i kontoplan
- Opsætning af kursusøkonomi
- Opsætning af priskatalog
- Kursisterne oprettes i kartoteket
- Læg priser på Kursisterne
2. Opsætning af Kursistkartotek
(elevkartotek og kursistkartotek er det samme)
Kursistkartoteket kan med fordel oprettes så snart kurset er kalendersat.
Inden indtastningen begynder, vil det være praktisk at have overvejet:
1. Hvad kartoteket skal hedde (praktisk at kalde det samme som kursusnavn)
2. Hvilken kode du vil give kartoteket (to tegn - bogstaver eller bogstav/tal)
3. I hvilken kartoteksgruppe du vil gemme kartoteket. (Typisk aktuelle eller kommende)
4. Hvilket andet kartotek har en opsætning, som du synes passer godt til det nye kartotek.
Fra Programskal vælges:
> Kartotek
> Opsætning
> Ret kartoteksopsætning
> Opret Elevkartotek
Læs teksten og tryk "Næste".
> Vælg kartoteksgruppe - tryk næste
> Angiv kartotekskode og kartoteksnavn
> Vælg det kartotek, du vil kopiere skærmopsætningen fra - tryk næste.
> Tryk "Opret elevkartotek"
Kartoteket er nu oprettet, og du kan starte opsætningen til et skoleår og kursus.
3. Oprettelse af skoleår og kursus
Skoleåret oprettes sammen med det første kursus i et år.
Skoleår og kursus kan med fordel oprettes så snart første kursus er kalendersat.
Inden oprettelsen er det bedst, at kende kursets præcise start- og slutdato, og antal uger det løber. Hvis du vælger, at oprette kurset med upræcise oplysninger, skal du være MEGET opmærksom på, at få dem rettet til, inden du begynder at lægge økonomi ind på Kursisterne.
Fra Programskal vælges:
> Opsætning
> Kurser
> Skoleår
> Opret skoleår
> Indtast tekst (f.eks. skoleår 17/18), start- og slutdato (altid 1/8-xx - 31/7-xx) - øvrige felter kan anvendes.
> Peg på det skoleår kurset ligger indenfor.
> Vælg fanebladet Kurser
> Opret kursus
> Indtast kursusnavn (gerne samme som Kursistkartoteket, for overskuelighedens skyld)
> Indtast start- og slutdato (skal ligge i det valgte skoleår og være de reelle datoer, hvor kurset finder sted. - Kender du dem ikke, læs da øverst i dette afsnit).
> Indtast antal uger
> Vælg Kursistkartotek
> Vælg skolens navn (hvis du er på en kombineret skole med flere skolekoder).
Skoleår, kursus og Kursistkartotek er nu forbundet.
Øvrige kurser oprettes under det allerede oprettede skoleår.
4. Oprettelse af konti i kontoplan
Inden oprettelsen af konti i kontoplanen, kan det være en fordel, at have undersøgt hvordan kontoplanen allerede er bygget op, så du kan følge den samme linje på de kommende kurser.
Der er forskel på hvordan bogføringen finder sted, for henholdsvis lange og korte kurser, der er derfor brug for forskellige konti, alt efter hvilke kurser der skal afvikles.
For hvert kort kursus, skal der som minimum oprettes:
- En skolepengekonto i driften
- En skolepenge- (debitorsamlekonto) i status. Husk at tilknytte Kursistkartotek. Hvis du bruger det samme kartotek til flere kurser, skal du ikke oprette ny debitorsamlekonto.
For hvert langt kursus, skal der som minimum oprettes:
- En skolepengekonto i driften.
- En skolepenge- (debitorsamlekonto) i status. Husk at tilknytte Kursistkartotek.
- En udligningskonto i status. Hvis du bruger det samme kartotek til flere kurser, skal du ikke oprette ny debitorsamlekonto.
Mange skoler har ud over ovennævnte konti, også brug for:
Depositumkonti, Indmeldelsesgebyr, Individuelle støttesatser, dragter, sangbøger... Kig i dine nuværende priser i priskataloget, de kan give dig et fingerpeg om, hvad du får brug for.
5. Opsætning af kursusøkonomi
Kursusøkonomien er de data, der gælder for hele kurset, og alle Kursister på kurset.
Inden du begynder at sætte kursusøkonomien op, kan det være en fordel, at have udvalgt, hvilket tidligere kursus, du kan kopiere rater fra. Ligeledes er det en fordel, at have kontonumre oprettet. Ved kurser, der løber over 2 kalenderår, bør du vide, hvor mange kursusuger der undervises i, fordelt på første kalenderår/finansår (gammelt år), samt det nyeste kalenderår/finansår.
Fra Programskal vælges:
> Kurser
> Peg på skoleår og kursusnavn
> Vælg kursusdata
> Vælg fanebladet kursusøkonomi
> Vælg kopier fra andet kursus - vælg det der ligner mest muligt, så tilretninger kan undgås.
> Indtast antal uger der afvikles i "gammelt år" - altså det kalenderår/finansår der er skoleårets start år.
> Ret evt. antal rater og datosæt
> Indtast udligningskonto hvis langt kursus (til brug ved periodisering).
> Indtast debitorkonto (debitorsamlekonto i status).
> Indtast Standard indtægtskonto (skolepenge i driften) - kan undlades, fungerer udelukkende som reminder.
> Tryk "Gem opsætning" og "Opdater Kursister". Hvis der endnu ikke er aktive Kursister i kartoteket, vil der komme en infoboks op, som du ser bort fra.
6. Opsætning af priskatalog
Forberedelse inden indtastningen
Inden indtastningerne i priskataloget, er det en fordel at have følgende forberedt:
1. Hvilke priser kan der komme på Kursisterne i dette kursus
2. Hvilket kontonr. i driften skal der modposteres på
3. Er prisen en standardpris, der skal på alle Kursister, eller skal det være en "plukkepris", som du sætter på Kursisterne efterhånden som behovet opstår, hvis det opstår.
4. Kan jeg med fordel lave kodepriser på mine Kursister.
5. Findes der et priskatalog i forvejen, som du med fordel kan kopiere priserne fra.
Opret katalogpriser
Fra Programskal vælges:
> Kurser
> Peg på skoleår og kursus
> Vælg kursusdata
> Vælg priskatalog
Der skal nu vælges om der skal kopieres fra andet kursus, eller priserne skal oprettes fra bunden.
> Vælg "Hent priser" fra andet kursus
> Udvælg det ønskede kursus - OK
ELLER
> Vælg opret katalogpris
Vær omhyggelig ved indtastning - Husk, at der er forskel på, om prisen bogføres ved opkrævning eller periodiseres.
Kan du oprette priserne pr. uge, vil det ofte være en fordel, da det letter tilbageførslen af for meget opkrævet ved f.eks. afbrudte ophold.
Priser der altid skal betales 100% - også hvis Kursisten vælger at afbryde kurset - kan oprettes som kursuspriser, der er tilknyttet en rate. De bogføres ved opkrævning.
7. Kursisterne oprettes i Kartoteket
7.1 Opret kursister i stamdatakartotek
Ved oprettelse lægges kursisterne automatisk på kursus, medmindre du aktivt vælger at underkende det.
Fra Programskal vælges:
> Kurser
> Peg på skoleår og kursus
> Vælg Persondata
> Opret nu Kursisterne ved at vælge "ny elev" og "opret ny elev"
8. Læg priser på Kursisterne
Der er to typer priser standard og ikke-standardpriser. De lægges på Kursisterne på to forskellige måder:
1. Standardpriser - Alle på én gang
- Alle standardpriser lægges automatisk på alle Kursister, når der trykkes beregn alle under kursusøkonomien.
- Hvis du har oprettet kode-standardpriser (betingede standardpriser) lægges disse også på.
2. Enkeltvis
- Fra Kursistkartoteket sættes priserne på Kursisterne enkeltvis
- Vælg elevøkonomi
- Opret standardpriser
- Opret elevpris
- Vælg elevpris
- Vælg evt. ret elevpris eller slet elevpris
Når alle standardpriser er lagt på alle Kursister - gennemgås kursisterne økonomi for tilretninger på den enkelte. Individuelle priser tilføjes.
Under kursusøkonomi beregnes alle.
Kursister der kommer til senere, oprettes under "elev økonomi", enten ved at vælge:
Opret standardpriser eller Opret elevpris
Husk at "beregne denne" alene.
9. Opkrævning og kontering
Når hele økonomien er sat op, kan kursisterne opkræves.
Opkrævning og bogføring i systemet.
Opkrævningen og bogføringen finder sted i tre trin:
- Beregning af Kursisterne
- Opkrævningsoversigt til kontrol
- Bogføring af de opkrævede beløb
Fra Programskal vælges:
> Kursus
> Kursusdata
> Opkrævningsoversigt
> Print og tjek at alt ser rigtigt ud
> Opkrævning elever
> Kun bogføring
> Vælg en forfaldsdato
> Opkræv nu
> Angiv bogføringsdato
> Udskriv afstemningsjournal
> Udskriv bogføringsjournal
> Færdig
Korte kurser:
Kursisterne er nu debiteret det opkrævede beløb - skolepengekonto i driften er krediteret.
Lange kurser:
Kursisterne er nu debiteret det opkrævede beløb - udligningskonto i status er krediteret.
Hvis der er priser, som ikke skal periodiseres for de lange kurser, er disse krediteret de ønskede konti i driften.
10. Opkrævninger til kursister
Kursisterne er nu bogført i systemet, og der kan udsendes en betalingsopgørelse med FI-kode til dem.
Fra Programskal vælges:
> Kurser
> Skoleår og kursus udpeges
> Vælg kursusdata
> Vælg knappen nederst i højre hjørne "Udskriftsmodul".
> Når du har valgt den betalingsopgørelse du vil bruge, har du nu mulighed for at udvælge, hvilke kursister der skal modtage, hvorefter du beslutter, om den skal printes eller sendes pr. mail.
11. Bogføring af indbetalinger
Efterhånden som kursisterne indbetaler i banken, har du mulighed for, gennem bankprogrammet, at danne en fil, som kan importeres til KOMiT.
Ved at bruge KOMiT Betal-programmet, får du automatisk udlignet kursisternes skyldige beløb, når filen fra banken indlæses.
Det er en forudsætning af banken er sat op under Betal > filer > opsætning.
Fra Programskal vælges:
> Betal
> Indbetal
> Fanebladet FI-indbetalinger vælges. (Der gives nu mulighed for, at søge efter bank-filen på computeren)
> Vælg den ønskede fil
> Tryk klargør bogføring og bogfør indbetalingerne.
Kursisterne er nu registreret med indbetalinger på deres respektive konti - pengene er bogført som indtægt i banken.
Du kan naturligvis også vælge manuelt, at indtaste og bogføre posteringerne fra bankens kontoudtog.
12. Saldooversigt
Der er mulighed for at udskrive både kontoudtog og saldobalancer på enkelte eller samtlige kursister på et hold.
Vær opmærksom på, at indbetalinger først bliver registreret på kursisten, når systemkassekladden er bogført.
Fra Programskal vælges:
> Finans
> Debitor
> Find det rigtige kartotek og markér "vis poster"
> Hvis det er en enkelt kursist du vil se, markeres denne - ellers trykkes print.
> Der kan vælges mellem:
- Kontoudtog for den udvalgte kursist
- Kontoudtog for alle kursister i søgning
- Saldobalance for alle
Kommentarer
0 kommentarer
Log ind for at kommentere.