Indhold
3. Oprettelse af skoleår og kursus
4. Oprettelse af konti i kontoplan
7. Eleverne oprettes i Kartoteket
1. Tjekliste
Nedenstående liste vil du kunne bruge som guide til, hvilken rækkefølge du mest hensigtsmæssigt, kan oprette kartoteker og økonomi, i forbindelse med oprettelse af nyt skoleår.
På de følgende sider er der forklaringer til hvert enkelt punkt.
- Opsætning af elevkartotek
- Oprettelse skoleår og kursus
- Oprettelse af konti i kontoplan
- Opsætning af kursusøkonomi
- Opsætning af priskatalog
- Eleverne oprettes i kartoteket
- Læg priser på eleverne
2. Opsætning af elevkartotek
Elevkartoteket kan med fordel oprettes, så snart den første elev melder sig til kommende skoleår.
Inden indtastningen begynder, vil det være praktisk at have overvejet:
1. Hvad skal kartoteket hedde (praktisk at kalde det samme som kursusnavn)
2. Hvilken kode man vil give kartoteket (to tegn - bogstaver eller bogstav/tal)
3. I hvilken kartoteksgruppe man vil gemme kartoteket. (Typisk aktuelle eller kommende)
4. Hvilket andet kartotek, der har et skærmbillede, som man synes passer godt til det nye kartotek (hvilke frifelter og kodefelter er der brug for i det kommende kartotek?)
Fra Programskal vælges:
> Kartotek
> Opsætning
> Ret kartoteksopsætning
> Opret elevkartotek
Læs teksten og tryk "Næste".
> Vælg kartoteksgruppe
> Angiv kartotekskode og kartoteksnavn
> Vælg det kartotek, du vil kopiere skærmbilledet fra (egne felter og kodefelter)
> Tryk næste
> Tryk "Opret elevkartotek"
> Start "Opsætning"
Kartoteket er nu oprettet, og opsætningen til skoleår og kursus åbnes.
3. Oprettelse af skoleår og kursus
Skoleåret oprettes sammen med kurset. Skoleår og kursus skal oprettes inden du kan indtaste eleverne i kartoteket.
Inden oprettelsen er det bedst at kende kursets præcise start- og slutdato og antal uger det løber. Hvis du vælger at oprette kurset med upræcise oplysninger, skal du være MEGET opmærksom på, at få dem rettet til, inden du begynder at lægge økonomi ind på eleverne.
Opsætningsvinduet er åbent
> Vælg Kurser
> Skoleår
> Opret skoleår
> Indtast tekst (f.eks. skoleår 17/18), start- og slutdato (altid 1/8-xx - 31/7-xx) - øvrige felter kan anvendes.
Peg på det skoleår kurset ligger inden for.
> Vælg fanebladet Kurser
> Opret kursus
> Indtast kursusnavn (gerne samme som elevkartoteket, for overskuelighedens skyld)
> Indtast start- og slutdato (skal ligge i det valgte skoleår og være de reelle datoer, hvor kurset finder sted. Kender du dem ikke - læs øverst i dette afsnit).
> Indtast antal uger
> Vælg elevkartotek
> Udvælg den rigtige skolekode (vær opmærksom, hvis du er på en kombineret skole med flere skolekoder).
Skoleår, kursus og elevkartotek er nu forbundet.
4. Oprettelse af konti i kontoplan
Inden oprettelsen af konti i kontoplanen, kan det være en fordel at have undersøgt hvordan kontoplanen allerede er bygget op, så man kan følge den samme linje de kommende kurser.
For hvert kursus skal der som minimum oprettes:
- En skolepenge- (debitorsamlekonto) i status - husk at tilknytte elevkartotek
- En udligningskonto i status
- En Statsstøttekonto i status - husk at tilknytte Andre tilskudsgivere og vælge Staten
Mange skoler har ud over ovennævnte konti også brug for:
Skolepengekonto pr. år, Depositumskonti, Indmeldelsesgebyr, Kommunetilskud, afbrudt ophold, Individuelle støttesatser, dragter, sangbøger... Kig i dine nuværende priser i priskataloget. De kan give dig et fingerpeg om, hvad du får brug for, eller tal med din revisor.
5. Opsætning af kursusøkonomi
Kursusøkonomien er de data, der gælder for hele kurset, og alle elever på kurset.
Inden man begynder at sætte kursusøkonomien op, kan der være en fordel, at have udvalgt hvilket tidligere kursus, som man kan kopiere rater fra. Ligeledes er det en fordel, at have kontonr. klar.
Ved kurser der løber over 2 kalenderår, bør man vide, hvor mange kursusuger der undervises i - fordelt på første kalenderår (gammelt år) og det nyeste kalenderår.
Fra Programskal vælges:
> Kurser
> Peg på det skoleår og kursusNavn
> Vælg kursusdata
Du skal stå på fanen Kursusøkonomi, vælg den hvis du står på en anden.
Kopier fra andet kursus - vælg det der ligner mest muligt, så tilretninger kan undgås. (Årstallet fremskrives til det årstal det kommende kursus er i, men dag og måned bevares).
Indtast antal uger der afvikles i "gammelt år" - altså det kalenderår, der er skoleårets start.
> Ret evt. antal rater
> Indtast udligningskonto (til brug ved periodisering)
> Indtast debitorkonto (debitorsamlekonto i status, den kartoteket er knyttet til)
> Indtast standard indtægtskonto - skolepenge i driften (kan undlades)
Tryk "ret data" og opdater elever.
Der vil komme en meddelelse om fejl i kartoteket, hvis der endnu ikke er elever indtastet - det er uden betydning, hvis du er sikker på, at debitorkontoen er oprettet med korrekt kartotekstilknytning (tjek kontoplanen).
6. Opsætning af priskatalog
Forberedelse inden indtastningen
Inden indtastningerne i priskataloget, er det en fordel, at have følgende forberedt:
- Hvilke priser kan der komme på eleverne i dette kursus.
- Hvilke kontonumre i driften skal der modposteres på.
- Er prisen en standardpris, der skal på alle elever, eller skal det være en "plukkepris", som man sætter på eleverne, efterhånden som behovet opstår, hvis det opstår.
- Findes der et priskatalog i forvejen, som man med fordel kan kopiere priserne fra.
Opret katalogpriser
Fra Programskal vælges:
> Kurser
> Peg på skoleår og kursus
> Vælg kursusdata
> Vælg priskatalog
Der skal nu vælges, om der skal kopieres fra andet kursus, eller priserne skal oprettes fra bunden.
> Vælg Hent priser fra andet kursus
> Udvælg det ønskede kursus - OK
ELLER
> Vælg opret katalogpris
Vær omhyggelig ved indtastning. Husk der er forskel på, om prisen bogføres ved opkrævning eller periodiseres.
Kan man oprette priserne pr. uge, vil det ofte være en fordel, da det letter tilbageførslen, af for meget opkrævet ved f.eks. afbrudte ophold.
Priser der risikere at skulle refunderes, bør ikke oprettes fordelt som ratepriser, men som kursuspriser bundet på en enkelt rate.
7. Eleverne oprettes i Kartoteket
Opret elever
Fra Programskal vælges:
> Kurser
> Peg på skoleår og kursus
> Vælg Persondata
> Opret nu eleverne
8. Læg priser på eleverne
Der er to typer priser - standard og ikke-standardpriser.
De lægges på eleverne på to forskellige måder:
1. Standardpriser - Alle på én gang (vælg fanen kursusøkonomi)
Alle standardpriser lægges automatisk på alle elever, når der trykkes beregn alle under kursusøkonomien.
2. Enkeltvis.
> Fra elevkartoteket sættes priserne på eleverne enkeltvis (vælg fanen elevøkonomi og peg på en elev).
> Opret elevpris
> Vælg elevpris
> Vælg evt. ret elevpris
Når alle standardpriser er lagt på alle elever, gennemgås kartoteket for tilretninger på den enkelte elev. Individuelle priser tilføjes, og evt. ændringer i priserne rettes til.
Under kursusøkonomi beregnes alle.
Kurset er nu klar til første opkrævning.
Kommentarer
0 kommentarer
Log ind for at kommentere.